Os melhores softwares de gestão de despesas em 2023

A média de despesas com viagens corporativas no Brasil em 2024 está estimada em US$ 16.52 bilhões. Isso faz com que o Brasil fique no Top 10 do ranking mundial, segundo o The World Bank. 

Para que sua empresa esteja preparada para lidar com essas despesas, é preciso contar com recursos encontrados nos softwares de gestão de despesas.

Um software de gestão de despesas é uma ferramenta que integrada à rotina corporativa é capaz de conduzir os processos de gastos de maneira mais assertiva, reduzindo erros, fraudes e custos.

Neste material vamos trazer os melhores softwares de gestão de despesas em 2023, que se destacam no mercado pela competência técnica e capacidade de ganho de atividade.

Acompanhe!

O que é um software de gestão de despesas?

Um software de gestão de despesas corporativas é um sistema completo que ajuda a equipe financeira a gerenciar e rastrear os gastos dos colaboradores em nome da empresa.

O software também simplifica os processos de reembolso ou adiantamento, coloca as despesas de acordo com as políticas da empresa e ajuda a criar relatórios de despesas precisos. 

Em resumo, o software de gestão de despesas corporativas é fundamental para empresas que lidam com processos de reembolso, adiantamento, despesas com viagens corporativas e precisam monitorar essas despesas para que os processos estejam dentro das políticas e que controlem as fraudes corporativas.

Qual é o momento correto de contratar um software de gestão de despesas?

A gestão de despesas precisa ter processos claros, funcionais e eficientes. Vale ficar atento aos sinais que indicam que é o momento certo de procurar um software de gestão de despesas. São eles:

Gasto excessivo com viagens

Empresas que contam com viagens corporativas em suas atividades, sabem como esse recurso exige investimento e padronização de processos.

Um sistema de gestão ajuda a contabilizar as despesas com viagens, permitindo até mesmo identificar onde seria possível economizar, centralizando os processos em um único lugar, dando visão aos gestores e mais controle ao financeiro.

Falta de clareza com os dados

Dados são os insumos mais importantes para conduzir os projetos da empresa. No entanto, dependendo do modelo de processos que sua instituição mantém, muitas informações se perdem, muitos dados ficam em aberto, isso dificulta a visão e objetividade dos negócios.

Alto índice de erros

Se a gestão da sua empresa sofre com o alto índice de erros com processos, desfalques de informações, operações inadequadas, retrabalho e afeta qualidade do tempo dos times envolvidos é o momento certo de investir em um software de gestão.

Déficit dos meios de pagamento

Processos de reembolso, adiantamento, ou pagamento no geral exigem muitos detalhes e informações corretas — tanto dos colaboradores quanto da empresa — essa operação funciona como via de mão dupla e quanto mais organizado, automatizado, quanto mais política claras e parametrizadas, mais simples será de evitar fraudes ou transtornos como despesas pagas em atraso.

Falta de controle sobre as despesas

A falta de controle com as despesas corporativas afetam diretamente a saúde financeira do negócio, a falta de visão não permite que sua empresa atinja a margem de lucro atingindo negativamente o planejamento e inviabilizando projetos.

Os melhores softwares de gestão de despesas em 2023

1. Paytrack

Categoria: Gestão de despesas e viagens corporativas

Indicado para: empresas de diferentes segmentos com grande fluxo de viagens.

O Paytrack é uma empresa de gestão de despesas e viagens, feito para viajantes, administradores, gestores e agências.

Sua capacidade técnica moderniza os processos de reembolso e conduz as operações financeiras da solicitação de viagens até a prestação de contas, dividido através de módulos o sistema é dotado de recursos para:

• Despesas e reembolso: É possível solicitar adiantamentos, reembolso, realizar a prestação de contas.
• Viagens: Esse módulo conecta sua empresa aos principais fornecedores e dá acesso a ofertas de serviços de viagens, toda solicitação pode ser feita via app móvel validando as políticas automaticamente.
• Uber e 99 empresas: Mobilidade é uma outra vantagem, o Paytrack integra ao Uber e 99 e permite criar aplicação de políticas de uso e gerir esses gastos em um único lugar.
• Cartão corporativo: Conectado ao módulo de despesas permite a automação de adiantamentos e lançamentos de despesas.
• Gestão de reembolso de Km: Simplifica os processos de reembolso garantindo processos ágeis e eficientes.
• Conciliação de fatura: Este módulo permite a redução de até 75% do tempo gasto em conciliação, através de um processo digitalizado e eficiente.

O Paytrack é um sistema altamente parametrizável que elimina os problemas com políticas de despesas e centraliza todas as operações em uma única tela, tudo isso de forma acessível integrada com qualquer ERP do mercado e disponível na versão mobile.

Avaliação de usuários: Com avaliação 4.9 no Google.

O Paytrack aparece muito bem avaliado pelos usuários pela qualidade do suporte, pela usabilidade e dinamismo do sistema e pelo desempenho dos recursos oferecidos.

Confira os depoimentos de clientes Paytrack! 

2. Expensify

Categoria: gerenciamento de despesas, automatização de processos

Indicado para: todas as empresas e segmentos.

O Expensify automatiza os processos de gerenciamento de despesas, através de recursos robustos para conciliação de faturas, fluxo de trabalho e aprovação, a parametrização do sistema permite categorizar as despesas e codificar os recibos melhorando os processos de reembolso.

Avaliação dos usuários: com avaliação 4.4 no Capterra.

A Expensify se destaca pela qualidade dos serviços prestados, pela praticidade e o atendimento ao cliente.

3. Omie

Categoria: sistema financeiro, ERP.

Indicado para: pequenas e médias empresas.

O Omie Sistema é um software de gestão ERP, que permite a integração com sua contabilidade. O sistema permite ter um processo de faturamento de produtos e serviços, incorporar qualquer software contábil ao sistema Omie. Além de oferecer controle financeiro em tempo real, como controle o fluxo de caixa, conta corrente, conciliação bancária e emissão de boletos.

Avaliação dos usuários: com avaliação de 3.5 no Capterra.

Quanto custa um bom sistema de gestão de despesas?

O custo de um sistema de gestão de despesas pode variar significativamente dependendo do fornecedor, recursos incluídos e do tamanho da sua empresa.

Existem opções gratuitas disponíveis, como a planilha para gestão de despesas, que pode ser usada para acompanhar as despesas manualmente. No entanto, para empresas maiores com muitos funcionários e despesas, um sistema mais robusto pode ser necessário.

Em geral, os sistemas de gestão de despesas são baseados em modelos SaaS e podem ter um custo mensal ou anual por usuário.

Alguns sistemas cobram uma taxa única de implementação ou de migração de dados. Os custos podem variar por usuário, por tipo de recursos e serviços extras que sua empresa poderá solicitar.

Considere cuidadosamente os recursos necessários para atender às necessidades operacionais da sua empresa, além de comparar os preços de diferentes fornecedores antes de tomar uma decisão de compra.

Recursos essenciais em um software de gestão de despesas corporativas

Uma gestão eficaz das despesas provém da união de processos bem definidos aliados a uma tecnologia de ponta, as principais características de um bom sistema de gestão está na amplitude de suas funcionalidades.

Abordaremos a seguir alguns recursos essenciais nos sistemas de gestão de despesa:

Relatórios de despesas 

Os relatórios de despesas são documentos importantes que registram as movimentações incorridas pela empresa e os colaboradores.

Esses relatórios costumam conter dados importantes como datas, descrição, valor, método de pagamento etc, usados para fim de contabilidade, o levantamento e monitoramento adequado dessas informações garantem a redução de violações de despesas, a contabilização correta dos custos e a confiabilidade sobre os processos.

A automação das despesas através de sistemas de gestão são a melhor alternativa pois permitem que todos os dados sejam registrados em tempo real, trazem relatórios prontos e completos entre outras funcionalidades que abordaremos adiante.

Rastreamento de despesas

O rastreamento de despesas é a atividade de monitorar todas as transações de uma empresa — das compras de caráter simples até grandes investimentos — o objetivo é manter controle sobre os recursos da empresa, portanto fica evidente a importância desse rastreio e como a digitalização desse processo facilita o controle dos dados.

Um software de gestão de despesas é o método mais indicado pois garante que todos os dados importantes sejam registrados, essa funcionalidade é fundamental para o planejamento financeiro e as estratégias da empresa.

Reembolsos

Como uma prática muito comum nas empresas, o reembolso de despesas corporativas é um processo detalhado que envolve um preenchimento adequado de dados para garantir conformidade.

Existem diferentes formas de realizar essa operação financeira, no entanto a automatização é a maneira mais eficiente pois garante agilidade e redução de erros, uma vez que um sistema de gestão é capaz de garantir o cumprimento das políticas de reembolso eliminando problemas com fraudes.

Gerenciamento de cartões de crédito

Solucionando as questões de adiantamento de despesas, inibindo fraudes, eliminando a logística de dinheiro em espécie e agregando segurança, os cartões de crédito são uma excelente ferramenta para gerir com mais praticidade os recursos disponibilizados aos colaboradores.

Integrar o cartão de crédito a um sistema de gestão de despesas permite uma parametrização das normas, automação de adiantamentos, alçadas de aprovação e de maneira 100% online.

Integração com outros softwares

A integração de ERP, é uma ótima solução para identificar novas oportunidades de economia, tomadas de decisões mais assertivas, melhorar o gerenciamento do fluxo de caixa e custos com viagens corporativas.

Prestando auxílio a diversos setores a integração simplifica operações financeiras e principalmente com viagens corporativas, eliminando os processos desnecessários, minimizando riscos de perda de dados contribuindo para um ambiente de trabalho mais organizado.

OCR

A tecnologia OCR (Optical Character Recognition), é um forte aliado dos gestores transformando a gestão de despesas e a prestação de contas automatizada e simples.

Essa tecnologia consiste na digitalização de recibos fiscais, ou seja, armazenar papel se torna ultrapassado, essa ferramenta captura imagens — pode ser pela câmera do celular — e a transforma em texto e posteriormente em dados.

Essa solução atrelada a um sistema de gestão de despesas reduz as fraudes corporativas, inibe a duplicidade no momento da prestação de contas e sintetiza tudo isso ao cumprimento das políticas de despesas previamente parametrizadas.

Software de gestão de despesas para sua empresa

Na hora de considerar um software para sua empresa leve em consideração a forma como essa solução vai agregar a rotina do seu negócio, prefira sistemas com bastante profundidade e recursos com grande capacidade de desempenho.

Como dicas adicionais, avalie:

• Adaptação e usabilidade;
• Fluxos de trabalho;
• Capacidade técnica;
• Nível de parametrização;
• Flexibilidade;
• Ampla capacidade de gerar dados, relatórios e indicadores;
• Segurança;
• Suporte técnico.

Uma boa gestão de despesas também é ganho de atividade, com um controle adequado sobre as operações internas, é possível economizar, promover uma cultura organizacional mais saudável, garantir a satisfação dos colaboradores e tudo isso contribui para decisões mais assertivas.

Está considerando implementar um software de gestão de despesas na sua empresa? Invista no que realmente vai trazer resultados!

Consulte nossos especialistas e veja o que o Paytrack pode fazer pela sua empresa.