Política de reembolso: o que é e como criar para sua empresa

Gastos com transporte, hospedagem e alimentação fazem parte das viagens e eventos corporativos. Sempre que o colaborador paga com o próprio dinheiro despesas realizadas em função do trabalho, a empresa é obrigada por lei a ressarcir. 

O reembolso de despesas corporativas é, portanto, a prática de devolver ao colaborador o dinheiro gasto para cumprir suas atividades. Para isso, ele deve apresentar à empresa um comprovante do pagamento, como a nota fiscal. Com isso em mãos, o setor financeiro pode compensar o valor.  

A gestão dos reembolsos deve ser feita com transparência e cuidado para evitar problemas de orçamento e conflitos com os colaboradores. A melhor forma de garantir que o processo corra bem é criando uma política de reembolso. 

Continue lendo este artigo para saber como fazer!

O que é política de reembolso nas empresas? 

A política de reembolso é um documento que contém todas as normas para reembolso de despesas de uma empresa. Ela é fundamental para deixar claro quais tipos de despesas são reembolsáveis e em quais circunstâncias, além de definir os processos necessários para a efetivação do reembolso. 

O que deve ter em uma política de reembolso?

Uma vez que cada organização possui um contexto distinto, não há um modelo padrão a ser seguido. Mas este documento pode conter informações como:

Despesas reembolsáveis

Listar os tipos de gastos que serão reembolsados. Passagens aéreas, combustível, táxi ou apps de mobilidade, diárias em hotéis e contas em restaurantes são alguns exemplos.

Valores

Determinar um limite de gastos pode ajudar a empresa a ter um melhor controle financeiro. Isso pode ser feito por tipo de despesa ou por cada cargo, considerando as funções e atividades. 

Outras possibilidades são pagar antecipadamente um valor fixo por viagem, ou adiantar apenas transporte e hospedagem.  

Processo de solicitação

Descrever passo a passo de que forma os colaboradores devem solicitar o reembolso. Esse processo pode ser por e-mail, planilhas ou softwares de gestão de despesas e reembolso. 

Prestação de contas

Informar como os gastos devem ser comprovados e quais informações e documentos devem constar no pedido de reembolso. A nota fiscal é o documento padrão e indispensável para a prestação de contas.   

Processo de aprovação

Explicar como funciona a aprovação dos reembolsos, indicando quais os critérios avaliados e prazo para finalizar a aprovação. Se houver uma forma do colaborador acompanhar o status, ela também deve ser descrita. 

Baixa dos pagamentos

Especificar de que forma os reembolsos serão realizados, considerando prazos e forma de pagamento – transferências ou na própria folha, por exemplo.  

Após criar a política de reembolso, é fundamental que a empresa comunique os colaboradores. Todos devem estar cientes dos direitos e deveres, e o processo para o reembolso deve estar claro. Por isso, no momento da divulgação, também vale a pena abrir um espaço para tirar dúvidas. 

Quais empresas devem utilizar política de reembolso de despesas 

As empresas são obrigadas por lei a arcar com todas as despesas relacionadas ao trabalho. Assim, se um colaborador precisa se deslocar para uma reunião de vendas em um restaurante, por exemplo, os custos do meio de deslocamento e da alimentação são responsabilidade da organização. O mesmo vale para viagens e eventos corporativos. 

Logo, empresas que possuem equipes externas ou colaboradores que precisam se deslocar ou viajar para exercerem suas atividades devem utilizar a política de reembolso como forma de organizar e controlar as despesas. 

Veja a seguir algumas vantagens de criar uma política de reembolso para a sua empresa. 

7 vantagens da política de reembolso 

1. Contribui para que a empresa fique em conformidade com a lei, evitando processos trabalhistas. Caso ocorram, há os registros e documentos comprobatórios das despesas e reembolsos; 
2. Organiza e otimiza o processo de reembolso. Por se tornar mais ágil e eficiente, toma menos tempo da equipe financeira para o ressarcimento dos colaboradores e prestação de contas; 
3. Possibilita um melhor planejamento e controle financeiro da empresa. Com uma política de reembolsos bem desenhada, é possível ter maior previsibilidade dos gastos e elaboração de orçamentos mais realistas; 
4. Reduz erros nos reembolsos e pagamentos indevidos ou desnecessários. Também ajuda a conscientizar os colaboradores sobre os gastos, pois deixa claro quais são as despesas reembolsáveis; 
5. Permite identificar fraudes nas prestações de contas com maior facilidade. Também simplifica auditorias; 
6. Dá mais transparência ao processo de reembolso de despesas. Passa maior credibilidade e confiança aos colaboradores, aumentando a satisfação;  
7. Acaba com conflitos com colaboradores gerados por erros nos reembolsos ou gastos indevidos. 

Dicas para montar uma política de reembolso 

Crie um processo bem definido

A política de reembolso deve facilitar, e não complicar. Para que ela funcione bem, é preciso criar um processo claro e bem amarrado. 

Isso é muito importante tanto para o financeiro, pois otimiza as rotinas e garante uma boa gestão do orçamento, quanto para o colaborador, que sabe exatamente o que fazer para obter o ressarcimento, sem complicações. 

Para definir esse processo, pode ser útil entender primeiro quais são os tipos de reembolso e mapear o fluxo, etapa a etapa, da solicitação à efetivação do pagamento, com responsáveis e prazos. 

Adote um sistema para automatizar o processo

A gestão manual dos reembolsos, além de ser mais demorada, é mais suscetível a erros. Digitalizar notas, enviar por e-mail, registrar em planilhas são processos mais difíceis de organizar, controlar e resgatar informações. 

Principalmente em empresas com grande volume de pedidos de reembolsos, adotar um sistema de gestão de reembolsos é a melhor forma de cumprir essa tarefa com agilidade, facilidade, eficiência e segurança. 

Seja objetivo e simples

A função da política de reembolso é deixar claro quais são as regras para o ressarcimento de despesas. Por isso, ao elaborar esse documento, busque ser o mais objetivo e simples possível. 

Algumas empresas, especialmente as que não têm muitos casos de deslocamento e viagens, podem ter uma política bem enxuta. Já aquelas que precisam reembolsar com frequência devem trazer mais detalhes. 

Em todos os casos, pontuar as normas com clareza contribui para que todos os colaboradores compreendam e assimilem as normas, aumentando a adesão.

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