O que é um cartão corporativo e como escolher o seu!

Realizar o acompanhamento de pagamentos corporativos feitos em dinheiro pode ser um desafio intenso para os gestores financeiros de uma empresa. Sendo assim, uma solução prática e eficiente é a adoção do cartão corporativo.

Além de auxiliar na gestão de despesas corporativas e refletir em segurança e confiabilidade tanto para a empresa quanto para os viajantes, os cartões corporativos simplificam os passos de conferência e prestação de contas.

Sua empresa está pronta para aderir aos modelos de cartão e deixar os adiantamentos em dinheiro para trás? No artigo a seguir mostraremos o são os cartões corporativos e quais os benefícios e modelos que a sua gestão vai encontrar no mercado.

O que é um cartão corporativo?

Diferente dos cartões pessoais, os cartões corporativos são utilizados apenas para despesas da empresa, ou seja, gastos ligados a um CNPJ.

A partir do uso de cartão corporativo, gestores podem realizar adiantamentos para os colaboradores, eliminando a necessidade de utilizarem, e carregarem consigo, dinheiro em espécie. 

Além disso, será possível ajustar os valores de adiantamento em caso de o colaborador já estar em viagem ou realizando uma compra não prevista em nome da empresa.

Outra facilidade que o uso do cartão corporativo traz às instituições é a simplicidade e otimização na hora de realizar as conferências de gastos. Isso porque as despesas efetuadas em cartão corporativo trazem veracidade às informações.

Para o que serve o cartão corporativo?

O cartão corporativo funciona da mesma forma que um cartão pessoal, o que significa, em poucas palavras, que se há limite ou crédito disponível, o usuário poderá efetuar compras.

O cartão corporativo pode ser utilizado para quaisquer tipos de despesas geradas em nome da empresa, desde que haja, além dos valores disponibilizados, aval da gestão para tal gasto, ou ainda, previsto na política de despesas da organização. 

Quem pode ter um cartão corporativo?

Empresas que possuem CNPJ ativo e têm geração de despesas podem ter cartões corporativos.

No geral, os detentores do cartão corporativo são executivos, gestores e líderes de cada área, porém, não há uma regra para isso. A própria empresa é responsável por definir quem pode ter, dentro da instituição, o cartão corporativo e quais usos poderão ser feitos.

Como os cartões corporativos facilitam o gerenciamento de despesas?

Se você ainda está considerando um cartão corporativo para substituir seus processos de reembolso e adiantamento por depósito em conta, essa é a hora de descobrir como ele facilita a gestão das suas despesas! 

Nos últimos anos, os cartões corporativos tornaram-se mais sofisticados, inteligentes e ajustados às necessidades dos empresários. 

Com um cartão corporativo, as empresas podem gerenciar todas as despesas dos colaboradores a partir de uma única plataforma. Isso porque muitos dos sistemas de gestão de despesas já possibilitam a integração das faturas, o que simplifica a análise dos gastos e a prestação de contas, por exemplo. 

Além disso, um cartão corporativo integrado ao sistema de gestão de despesas, como o da Paytrack, possibilita funções como:

• Definir limites de gastos e aplicar regras de transação de cartão por colaborador ou unidade de negócios;
• Controlar fornecedores aprovados e locais de transações com cartão corporativo;
• Monitorar o fluxo de despesas por meio de uma única plataforma;
• Facilitar o processo de relatório de despesas;
• Limitar a fraude e o uso indevido dos cartões.

Algumas empresas ainda evitam os cartões corporativos por medo de perder o controle das despesas. No entanto, com uma política de despesas clara, o cartão corporativo ajuda a economizar tempo, recursos e dinheiro.

Como escolher um cartão corporativo para a sua empresa

Na hora de escolher o cartão corporativo ideal, é necessário analisar a necessidade da empresa. Além de auxiliar na rotina e gestão financeira, o cartão tem como objetivo otimizar a rotina do colaborador, gerando autonomia e segurança.

Cartão de crédito corporativo

Assim como um cartão de crédito pessoal, o cartão de crédito corporativo recebe um limite de valor estipulado pela operadora e pode ser utilizado para compras com pagamento posterior em fatura.

Cartão pré-pago corporativo 

O cartão pré-pago corporativo tem como modo de uso para os colaboradores em crédito, porém o valor é previamente adiantado pela empresa. Sendo assim, os gestores precisam aprovar um valor de adiantamento dentro do cartão corporativo, liberando assim o colaborador para efetuar as compras e demandas externas em nome da empresa.

Como contabilizar despesas com cartão corporativo?

Ao aderir o uso do cartão corporativo pré-pago Paytrack, integrado às despesas, permitindo automações de lançamentos e despesas, facilitando os processos na gestão financeira da empresa.

Com o cartão corporativo integrado ao sistema de despesas, é possível acompanhar os gastos em tempo real, assim como será possível acessar os lançamentos de gastos diretamente ao sistema, sendo possível manter a veracidade das informações e a parametrização com as políticas internas da empresa.

Realizar a conciliação de faturas manualmente, além de gerar excesso em materiais físicos, como papéis e notas fiscais (que facilmente podem ser perdidas), demandará tempo extra, muita atenção e possivelmente, muitas pessoas envolvidas no processo.

Ao automatizar estes processos, a gestão poderá centralizar todas as despesas em um único lugar, conciliar as faturas de forma simples e segura e ainda otimizar tempo e equipe, podendo remanejar outras atividades essenciais para a equipe.

4 práticas para ter o controle dos gastos do cartão corporativo da sua empresa

Para que o uso de cartão corporativo seja bem sucedido, a empresa deve definir expectativas e comunicar claramente as responsabilidades do titular do cartão desde o início. 

Na Paytrack, desenvolvemos um conjunto de práticas recomendadas para gerenciar o uso e ter mais controle dos gastos do cartão corporativo da sua empresa. Confira!

Crie uma política de despesas

Antes de colocar os cartões para uso dos colaboradores, reserve um tempo para configurar uma política de despesas corporativas que englobe o uso desses cartões. Com isso, seus colaboradores devem utilizar os cartões apenas dentro das regras da empresa.

Além de manter as despesas comerciais sob controle, implementar e seguir uma política de despesas auxilia caso sua empresa passe por uma auditoria futura.

Monitore os hábitos de gastos dos funcionários

Gerencie proativamente os hábitos de gastos dos funcionários definindo alertas e monitorando a atividade de transações regularmente, não apenas quando o extrato mensal é entregue. 

Isso é especialmente importante e útil, tanto para pequenas empresas que possuem um orçamento limitado, quanto para grandes empresas que estão altamente sujeitas a fraudes corporativas.

Facilite seus relatórios de despesas de cartão de crédito corporativo

Quanto mais simples for o processo de relatório de despesas, maior a probabilidade de seus funcionários o seguirem. Investir em uma ferramenta de gestão é uma ótima maneira de simplificar e eliminar o atrito do seu processo de relatório de despesas.

Sincronize os gastos diretamente com seu sistema de gestão de despesas corporativas

O cartão corporativo, quando integrado a um sistema de gestão de despesas, dá a capacidade de economizar tempo com a conciliação de faturas, aumenta a segurança no cumprimento de políticas e possibilita que seu time financeiro extraia automaticamente recibos e faça uma prestação de contas mais ágil, já que todas as informações estão disponíveis no mesmo lugar.

Como o cartão corporativo da Paytrack pode ajudar a sua empresa contra fraudes?

Obter uma plataforma moderna e flexível para gerir as finanças do seu negócio é uma boa opção, mas se até aqui você ainda acredita que manter o trabalho manual nas despesas funciona, vamos destacar alguns diferenciais que fazem da Paytrack uma ótima opção para seu negócio.

Com foco em gestão de despesas e viagens corporativas, a Paytrack garante a economia de tempo e redução de custos do seu negócio através da conciliação de faturas parametrizadas com as políticas internas de despesas e do cartão corporativo Paytrack.

Através da plataforma de despesas, com o cartão corporativo Paytrack sua empresa disponibiliza adiantamentos diretamente a todos os cartões de seus colaboradores que estão eventualmente viajando a negócios.

Com ele é possível que o colaborador utilize o valor depositado para as despesas da viagem e todos os custos são automaticamente integrados à prestação de contas. O colaborador pode digitalizar os comprovantes pelo aplicativo com as funções de leitura (OCR) e enviar com facilidade a conferência da gestão, que irá posteriormente, conciliar os valores com o que foi depositado.

Além disso, o cartão pré-pago da Paytrack possui chip, senha e restrições de uso; possibilidade de transferência de saldo e histórico de solicitações; saques podem em qualquer caixa 24h além de ser aceito em todos os locais com a bandeira VISA, inclusive internacionalmente.

Com essa solução seu negócio terá transparência nos gastos, evitando fraudes que possam prejudicar o caixa empresarial, permitirá um caminho mais fácil para viagens corporativas internacionais, afinal, será possível realizar o adiantamento em moedas estrangeiras, além de evitar o uso de outros métodos de pagamento.

O futuro da gestão de despesas da sua empresa é digital e integrado!

Garanta segurança, agilidade e otimização nos processos como parte essencial no desenvolvimento da sua gestão de sucesso! 

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