Como construir uma política de despesas corporativas eficiente

Criar uma política de despesas é essencial para gestão e organização do financeiro. Afinal, é por meio dela que a empresa evitará desperdícios e possíveis fraudes, assim como, criará regras e dará segurança aos colaboradores mediante gastos e processos de reembolsos.

Ter uma política de despesas é muito importante para empresas que lidam com serviços, viagens e equipes externas. Isso porque, muitas organizações sinalizam dificuldades para que as políticas de despesas corporativas sejam cumpridas. 

Segundo o Benchmark de Viagens e Despesas Corporativas 2022 realizado pela Paytrack, 45% dos gestores acompanham os custos de desvios diariamente.  Ainda assim, quanto mais recursos são alocados em viagens e deslocamentos corporativos, mais resultam em desafios para realizar a ​gestão.

O que é uma política de despesas corporativas?

Com intuito de deliberar regras aos colaboradores e evitar possíveis fraudes, a política de despesas visa tratar sobre:

• deveres do colaborador; 
• processos de pagamento, como adiantamento ou reembolso;
• permissões de valores para serem gastos em compras, viagens, hospedagem e demais despesas corporativas, por exemplo.

Após a definição das políticas de despesas, é essencial que os gestores repassem aos colaboradores as normas, para que desta forma, não haja desentendimento nas informações.

Qual a importância de uma política de despesas na empresa?

Como falamos anteriormente, a política de despesas é necessária para a gestão financeira de uma empresa. 

Todos os valores que entram e saem de uma empresa precisam ser declarados, principalmente pelos colaboradores que utilizam valores em nome desta. Sem a existência de um método que alinhe essas atividades, burocracias e possíveis desfalques podem atingir o setor financeiro.

Grande parte das corporações que atuam com colaboradores em viagens, eventos ou realizando compras, já vivenciaram situações com gastos em cartões de crédito ou uso indevido de dinheiro. Ações como estas trazem à empresa, além do estresse, um possível rombo no caixa. E são ações como estas que as políticas de despesas corporativas irão erradicar.

Dentro deste contexto, as políticas vêm para evitar dúvidas dos colaboradores quanto aos valores que podem utilizar, o que pode e não pode ser pago com o dinheiro da empresa, prazos de solicitação, prazos de reembolso entre outras questões que, se não oficializadas entre gestão e colaborador, trarão prejuízos.

Principais dificuldades enfrentadas com a política de despesas

Nenhuma empresa gosta de encontrar obstáculos em processos, principalmente se tratando do financeiro.

Sabendo que você está no caminho para criar uma política de despesas eficiente, confira algumas situações clássicas que podem ser evitadas através destas normas internas:

Insatisfação do colaborador com os processos

Este é um problema que pode ser presente, embora o processo seja necessário. Arquivar notas fiscais, produzir relatórios ou até mesmo ter os gastos rastreados pode trazer certa insatisfação aos colaboradores e à equipe financeira, afinal, são passos meticulosos e que precisam ser efetuados frequentemente.

Em caso de realização manual do processo de despesas, o trabalho é mais árduo e pode trazer dores de cabeça aos gestores e aos funcionários. Uma solução automatizada traria mais conforto e mais facilidade.

Perda de Notas Fiscais

Ao solicitar para o colaborador um serviço externo que precise de reembolso de despesa ou adiantamento, automaticamente você precisa receber notas fiscais e relatórios.

Se a sua empresa ainda trabalha com a prestação de contas manuais, está propensa a enfrentar perdas de notas fiscais e relatórios com erros e rasuras. Além disso, o acúmulo de documentos e papéis será algo presente.

Com uma política de despesas bem elaborada e uma prestação automatizada, estes problemas não serão mais parte da sua realidade. Isto porque, tendo um sistema parametrizado como o Paytrack, isto é, que vai de acordo com a política interna da sua empresa e possui tecnologia OCR, os cupons fiscais podem ser escaneados no momento da compra e arquivados no relatório automatizado.

Assim, além de ter segurança contra fraudes e garantir que os documentos não se percam, o relatório será efetuado dentro da plataforma.

Fraudes nas despesas corporativas

Uma política de despesa frouxa abre oportunidade para fraudes. Embora o pilar fundamental entre empresa e colaborador seja a confiança, algumas questões podem acabar passando despercebidas, e esta não é uma realidade que a sua empresa queira encontrar.

Através da automatização na prestação de contas e definição de políticas através do Paytrack, é possível encontrar possíveis sinais de fraude. Em tempo real, conforme os pagamentos são efetuados e os cupons são registrados, valores acima dos permitidos geram notificações aos gestores responsáveis, solicitando ao colaborador envolvido uma justificativa para tal ato, pendente de aprovação.

5 passos para construir uma política de despesas corporativas eficiente

Lembre-se que a política de despesas é algo único e moldado às necessidades da sua empresa. Porém, há algumas coisas necessárias para incluir.

Construa categorias e orçamentos claros

Os colaboradores precisam saber quais valores podem gastar quais as categorias. 

Por exemplo, a política de despesas permite o gasto de R$25,00 em alimentação para almoço em uma viagem e não permite gastos com bebidas alcoólicas. Para que isso seja cumprido, os colaboradores precisam estar cientes.

Opte pelo simples

Se o intuito é fazer com que todos compreendam as políticas de despesas e estejam conscientes de seus deveres e direitos perante a empresa, é de extrema importância que o documento seja feito de forma simples, com uma linguagem clara e objetiva.

Uma política para todos

Crie a política de despesas pensando em todos os funcionários. Não é de bom tom que as normas sejam tratadas de formas diferentes para funcionários diferentes.

Atualize frequentemente

Assim como todos os processos da empresa, a política de despesas precisa ser avaliada frequentemente. É importante verificar a usabilidade, os cumprimentos e a necessidade de atualização.

Automatize os processos de despesas

Simplifique os processos de prestação de contas através de um sistema unificado, que parametrize as suas políticas de despesas, gere os relatórios e se molde às necessidades da sua empresa, assim como o Paytrack.

Esteja dentro dos regulamentos

Acima de todos os pontos citados anteriormente, estar dentro das leis locais é o mais importante.

O que incluir em uma política de despesas

Agora você já sabe o que é uma política de despesas e como criar o modelo ideal para a sua empresa. Mas afinal, o que incluir nela?

• O que são despesas corporativas;
• Orçamentos para cada categoria de despesas;
• Hierarquia de aprovação;
• Orientação de reembolso de despesas;
• Controle e reembolso de quilometragem;
• Métodos de pagamento;
• Prazos e modelo de relatório de despesas a ser preenchido pelo colaborador.

Como acompanhar a violação das políticas de despesas?

Não há dúvidas que a tecnologia, cada vez mais, impacta no dia a dia de pessoas e organizações. ​Quanto antes entenderem como a tecnologia pode contribuir, antes terão seus benefícios​. 

Processos manuais necessitam de pessoas constantemente qualificadas – o que já requer investimento para operar e executar as atividades. Além disso, a margem de erro e o tempo dedicado são significativos.

De acordo com o Benchmark 2022 realizado pela Paytrack, 42% das empresas entrevistadas ainda utilizam o acompanhamento manual, enquanto 37% dos entrevistados optaram por automatizar os processos, otimizar tempo, reduzir o número de pessoas envolvidas em uma única tarefa e conquistar assertividade.

Uma solução especializada em viagens corporativas como a Paytrack, permite a parametrização da política de viagens. Quando todos os envolvidos lançam informações na plataforma, o sistema faz rapidamente a validação sobre as solicitações e sinaliza se estão de acordo com o que pode ou não. 

Assim, os colaboradores ganham produtividade, investem seu tempo em analisar as informações geradas pelo sistema de viagens e promovem melhores estratégias. 

Lembre-se: Todos os itens devem ser avaliados constantemente. Além de gerar o cumprimento das políticas de viagens e despesas, promove o conhecimento do impacto para as organizações e melhor experiência aos colaboradores e terceiros.

A sua empresa está cumprindo as políticas de despesas e tendo bons resultados na prestação de contas?

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