Aprenda a contabilizar despesas de viagem corporativa de forma eficiente

Contabilizar despesas de viagem corporativa é o exercício de documentar todos os gastos envolvidos no pré e pós viagem, através de um relatório minucioso que compila informações como hospedagem, deslocamento, gastos extras e que é de suma importância para o controle de gastos da empresa.

As viagens corporativas representam uma oportunidade de expansão da carteira de clientes, mas demandam uma responsabilidade mútua tanto do viajante quanto do setor financeiro. 

Um relatório de despesas bem feito, por exemplo, possibilita o reembolso para o colaborador e um maior controle do financeiro sobre as despesas.

Quer entender melhor como contabilizar despesas de viagem corporativa e como esse processo automatizado pode ser mais eficiente para empresa e colaboradores? Neste conteúdo separamos algumas dicas para te ajudar.

Acompanhe!

Por que é necessário contabilizar as despesas logo após a viagem?

O processo de viagem corporativa demanda uma gama de investimentos como a liberação de valor prévio no caso do adiantamento, reserva de hospedagem, alimentação, mobilidade como Uber e em alguns casos até com a imprevisibilidade de gastos variáveis.

Contabilizar as despesas logo após a viagem é um ato de organização e controle desses custos que viabiliza o reembolso de certos valores para o colaborador e permite à empresa ter uma visão mais certeira sobre o sucesso da viagem, possibilitando o cálculo de ROI, por exemplo.

A viagem corporativa tem um propósito muito claro e estratégico de trazer novos clientes e oportunidades de negócio aliado ao desafio de reduzir custos envolvidos nessas viagens. E isso só é possível através do controle imediato dos gastos.

Uma política clara de reembolso e um controle organizado e eficiente dos relatórios de despesas corporativas são a chave para zelar pelos recursos da empresa.

Processos com reembolso

O reembolso de despesas é o conceito de ressarcimento do funcionário por um gasto pertinente ao cumprimento de suas atividades. 

Para que esse processo aconteça da forma correta, é preciso estabelecer uma política de reembolso. Isso porque, em muitos casos, podem ocorrer fraudes, gastos excessivos e até problemas de compliance.

Mas, como definir a política de reembolso correta para minha empresa? A primeira dica é definir o que é reembolsável, ou seja, o que se encaixa como um custo de viagem, para evitar o ressarcimento indevido de gastos como entretenimento, bebida alcoólica etc.

Outro dado importante é incluir limite de gastos que os colaboradores podem ter em viagens, assim como estabelecer prazos para realizar a prestação de contas. 

Quanto mais transparente for a política de reembolso, mais prático será para que funcionários e gestores cruzem informações na hora de receber notas fiscais e recibos.

Processos com adiantamento

O adiantamento de despesas acontece quando o colaborador recebe o valor que irá utilizar antecedente à viagem. Essa é uma prática que concede menos processos de reembolso.

Contudo, para que essa atividade seja realizada com sucesso, é necessário seguir boas práticas como armazenar notas fiscais e ter processos que não afetam o compliance da empresa.

O que melhorar nos processos com despesas?

É notável que contabilizar despesas com viagens corporativas é um processo minucioso e de suma importância, já que corresponde a um dos maiores gastos corporativos. 

O grande desafio é encontrar maneiras de reduzir custos e fazer o melhor proveito dos recursos da empresa.

Existem maneiras mais práticas de controlar os gastos em viagens corporativas? Aderindo a novas tecnologias como um sistema de gestão, um aplicativo para contabilizar gastos com autonomia e um cartão de adiantamento, por exemplo. 

Essas ferramentas vêm sendo utilizadas por empresas como WEG, Seara, Cia Hering, para tornar seus processos mais eficientes e reduzir custos.

Sua empresa conta com alguma dessas tecnologias para facilitar a rotina financeira? Vale entender essas 3 dicas para aprimorar os processos operacionais. 

Ter um único sistema de gestão de viagens e despesas corporativas

É um software que permite o controle, análise e monitoramento das despesas de viagens corporativas. 

Mas, como escolher o melhor sistema para meu negócio?

Avaliando as funcionalidades, a Paytrack é autoridade quando se fala em um sistema de gestão de despesas e viagens corporativas com uma plataforma robusta e completa onde é possível o colaborador solicitar o reembolso e verificar o andamento da operação, controlar pré e pós viagem, além de facilitar a  prestação de contas.

Integrando a qualquer ERP do mercado, facilita a troca de informações dentro do sistema possibilitando relatórios mais transparentes e assertivos e tudo isso disposto em uma única plataforma que garante mais compliance do seu negócio. 

Contar com um aplicativo para contabilizar despesas de viagem corporativa

Autonomia e economia de tempo são os principais benefícios de um aplicativo para contabilizar despesas de viagem corporativa. Na palma da mão, o colaborador pode agilizar processos que manualmente tomam tempo como atualizar planilhas e montar relatórios.

O aplicativo Paytrack conta com a tecnologia OCR, onde, no lugar de guardar todas as notas fiscais das despesas, o colaborador pode escanear o recibo e rapidamente o sistema armazena as informações já parametrizadas pela empresa.

Economizando tempo com processos menos burocráticos e mais ágeis, fica possível direcionar toda a energia para o que realmente importa, a viagem.

Cartão corporativo

O cartão corporativo serve para custear as despesas do colaborador no exercício de suas atividades. O objetivo é manter mais controle sobre os gastos já previamente definidos pela empresa evitando surpresas e gastos errôneos.

O Paytrack Card é estrategicamente pensado em sanar todas as questões de despesa, disponibiliza adiantamento direto a todos os colaboradores que estão viajando, integrado ao sistema é possível realizar esse acompanhamento em tempo real e de forma segura. 

O cartão corporativo da Paytrack possui:

• Pagamentos de todo tipo de despesa e lançamento em tempo real;
• Possibilidade de recuperação de saldo e histórico de solicitações;
• Possibilidade de vincular o cartão na wallet do celular;
• Aceito em estabelecimentos nacionais e internacionais;

O futuro da gestão de despesas agora é digital!

Contabilizar despesas de viagem corporativa não precisa mais ser um processo de longa data e muita dor de cabeça, aliando tecnologia e a plataforma certa é possível agregar eficiência e agilidade aos processos e a Paytrack pode te ajudar!

Fale com um dos nossos especialistas e eleve o nível do seu negócio!