Como conservar nota fiscal: 4 dicas para evitar perder os documentos da sua empresa

Notas fiscais são importantes mecanismos de controle financeiro para as empresas. O caráter comprobatório desses documentos é essencial nas prestações de contas para reembolsos. 

Além disso, as notas fiscais também vão dar suporte a uma auditoria completa e precisa. Por isso, saber como conservar nota fiscal é muito importante para a sua empresa.

A boa notícia em relação a isso é que não faltam recursos para arquivar com segurança e praticidade nos dias atuais. 

O avanço das tecnologias e a chegada da era digital são as bases principais para que setores financeiros tenham uma gestão mais eficiente e organizada.

Este conteúdo vai tratar em maiores detalhes a importância da gestão de notas fiscais, o que diz a lei sobre o arquivamento das notas e dicas de como conservar esses documentos da melhor forma na sua empresa. Acompanhe!

A importância da nota fiscal para o setor financeiro das empresas

O ponto de partida para o entendimento do que as notas fiscais representam às empresas é saber que estamos falando de documentos. 

Como qualquer outro registro do tipo, são arquivos com finalidade de atestar algo e que podem ser usados como instrumento legal para as empresas. Ou seja, guardar notas fiscais de maneira organizada é essencial.

Na rotina operacional de uma empresa, realizar e receber pagamentos é uma atividade completamente comum. As notas fiscais são os documentos associados a essas atividades e que descrevem, além dos valores, encargos e tributos pagos naquelas operações. Por isso, as notas têm grande importância também para a gestão tributária de uma companhia.

Em processos de reembolso, por exemplo, é essencial ter acesso às notas fiscais referentes às despesas. Só assim o financeiro da empresa poderá repassar ao colaborador os valores reais, seguindo as políticas de reembolso. 

Qual o tempo de arquivamento das notas fiscais?

Dentro da importância de saber como conservar nota fiscal, é preciso se atentar também ao tempo de arquivamento. Isso porque há imposições da legislação brasileira que tratam sobre como essa conservação precisa ser feita.

Mais especificamente, o artigo 37 da Lei nº 9430/1996, diz que as empresas estão obrigadas a guardar documentos comprobatórios “até que se opere a decadência do direito de a Fazenda Pública constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios.”

Além disso, o artigo 195 da Lei nº 5172/1996 trata que “os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados devem ser conservados até a prescrição dos créditos tributários dessas operações.”

Portanto, é importante entender que a gestão das notas fiscais não se dá apenas como uma atividade de organização de documentos. Uma empresa que não está pronta para apresentar suas notas quando for solicitado pode estar em risco.

Quanto ao tempo específico de arquivamento dos documentos, é preciso se atentar às suas variações. Para qualquer tipo de documento com a finalidade fiscal, cinco anos é o tempo certo. Esse período contempla notas como:

• Livros fiscais e contábeis;
• Comprovantes de pagamento de faturas de cartões de crédito;
• Comprovantes de pagamentos de água, luz, telefone, internet e gás;
• Comprovantes de pagamentos de IPTU, IR, CSLL, Cofins, Simples Nacional;
• Comprovantes de lançamentos;
• Livros fiscais e contábeis;
• DIPJ, DCTF, DIRF e declaração de ajuste anual.

É possível guardar notas fiscais digitalmente? O que diz a lei?

Saber como conservar nota fiscal é uma necessidade, tanto para uma gestão eficiente, quanto para seguir as definições da lei que tratam esse período de guarda dos documentos. 

Contudo, conservar nota fiscal em sua forma física pode ser altamente arriscado e ultrapassado, uma vez que demanda espaço e preocupação com a integridade do documento, por exemplo.

O uso de tecnologias para o armazenamento de notas fiscais tem sido cada vez mais recorrente. Nesses formatos, os custos são reduzidos e, ainda que escalados se houver a necessidade de maior espaço de armazenamento, esse aumento é considerado um investimento relativamente baixo.

Nos termos da lei, as notas digitais são um formato legal desde 2016, graças ao Decreto nº 70235/72 e à Portaria nº 1674/2016. Sendo assim, as notas fiscais armazenadas de forma digital possuem o mesmo valor que as notas físicas. 

As 4 melhores formas de conservar nota fiscal

Agora que você já sabe que o uso da tecnologia é o melhor caminho para a gestão das notas fiscais, confira as três principais dicas de como conservar uma nota fiscal de maneira otimizada e segura na sua empresa!

1. Pasta na rede interna

Uma opção não tão moderna, mas que pode ser eficaz, são as pastas na rede interna da empresa. 

Neste modelo, os arquivos podem ficar disponíveis na rede, para que todos tenham acesso, mas o arquivamento do conteúdo é físico, em HD, por exemplo. 

Nesses casos, pode haver o risco de perda dos dados, caso haja algum problema de hardware, por exemplo.

Nesse tipo de armazenamento, pode ser necessário escanear documentos, o que demanda tempo e esforço operacional. No entanto, muitas empresas já trabalham com as notas fiscais em versão digital como formato principal, o que facilita muito mais trabalho, uma vez que é só salvar esses arquivos na devida pasta.

Para evitar maiores riscos de perdas de documentos, um backup regular é a melhor opção, de preferência, diariamente. Assim, os arquivos se mantêm devidamente protegidos e de forma atualizada, ou seja, as chances de perder algo importante são reduzidas.

2. Sistema próprio

Um sistema próprio também pode funcionar bem para que empresas consigam ter uma solução personalizada em que as notas fiscais são devidamente organizadas. Muitas dessas notas podem ficar anexadas aos custos às quais estão relacionadas, por exemplo. 

Isso facilita muito o processo de conferência e a emissão de reembolsos.

Contudo, o preço de fazer um sistema próprio pode ser alto de manter, já que melhorias contínuas são necessárias, além de estrutura e time para realizar a manutenção.

3. Nuvem

O armazenamento em nuvem é uma das principais opções atuais para qualquer tipo de arquivo e dados importantes de empresas. 

Essa opção consiste em um espaço online, ligado a um servidor de alta potência, como o da Amazon, em que tudo pode ficar salvo de maneira remota.

Serviços como o Google Drive e o Dropbox podem ser considerados para armazenar as notas fiscais na nuvem.

Uma das principais vantagens do armazenamento em nuvem é o rápido acesso a qualquer arquivo, sem a necessidade de estar conectado à rede interna da empresa. 

O acesso em nuvem também representa maior segurança. As permissões de uso ajudam a manter um controle maior de quem acessa e o que acessa, uma limitação importante e que evita fraudes. Além disso, as nuvens têm sistemas de criptografia integrados, impedindo o vazamento de dados ou ataques hackers.

Por fim, outra importante vantagem no armazenamento de notas fiscais na nuvem é a possibilidade de escalar o espaço disponível. Sua empresa pode começar com um volume e, se for necessário, aumentar esse espaço futuramente. O único impacto será um aumento do valor do plano, o que nem sempre representa uma despesa corporativa muito alta.

4. Sistema completo de gestão de despesas corporativas

Uma opção que une o uso de um sistema e o armazenamento em nuvem pode ser a solução, como o Paytrack.

O uso do Paytrack permite que o colaborador carregue a foto da nota fiscal diretamente do celular, por meio do aplicativo. Assim, os gastos em uma viagem corporativa, por exemplo, são registrados digitalmente e inseridos no relatório, facilitando o trabalho do setor financeiro.

O sistema vai muito além da gestão de notas fiscais, possibilitando uma gestão completa das despesas corporativas, incluindo todo o processo de reembolso.

Os riscos e consequências da má gestão de nota fiscal

A má gestão das notas fiscais pode levar a problemas como a perda dos documentos, informações das notas apagadas ou a dificuldade de apresentá-los em um momento necessário como em auditorias ou na prestação de contas, por exemplo.

Além disso, a empresa também precisa observar os riscos e problemas de gestão que a falta desses documentos, ou a dificuldades em acessá-los, pode causar. 

Um exemplo é a dificuldade em manter as notas fiscais acessíveis podem gerar um impasse na hora de aprovar despesas corporativas e reembolsos. 

O ideal é usar um sistema que faça a leitura e o armazenamento desses documentos de maneira dinâmica, garantindo a aprovação automática dos custos. Considere utilizar uma das dicas acima!

O impacto da tecnologia no trabalho de gestão de notas fiscais

A tecnologia afasta completamente as pastas, arquivos, salas lotadas de documentos, a perda de notas fiscais por desgaste natural, além de todo custo e esforço relacionado a métodos manuais. 

Fazer uma gestão automatizada dessas notas é a maneira mais segura de garantir que tudo se mantenha guardado em locais seguros e com um acesso completamente facilitado.

Independentemente se você usa um software como a Paytrack ou uma nuvem simples, os documentos sempre estarão armazenados em um servidor online remoto. Essa é a maneira recomendada nos dias de hoje, tendo em vista o rápido acesso e a segurança.

Imagine o grande volume de notas geradas todos os dias por sua empresa. Agora, lembre- se da necessidade de analisar as despesas corporativas e emitir reembolsos de todos os colaboradores. Fazer tudo isso com agilidade sem o uso de um sistema de gestão se torna praticamente impossível.

Menos esforços, mais tempo para dedicar a demandas estratégicas, proteção legal e precisão na gestão de recursos corporativos. Esses e muitos outros benefícios mostram a importância de saber como conservar suas notas fiscais da maneira correta.

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