O que fazer quando as despesas corporativas foram pagas em atraso ao funcionário?

Toda empresa que realiza reembolso de despesas já teve que lidar com transtornos relacionados a um processo defasado.

Apesar de simples, o reembolso de despesas é assegurado por leis e merece atenção, uma vez que pode causar danos à saúde financeira da empresa. 

É necessário que o gestor esteja ciente de todas as etapas para evitar gastos extras, fraudes, perda de dinheiro e para preservar os recursos do negócio.

Neste artigo reunimos instruções importantes que podem te ajudar a entender melhor sobre como agir em casos de atraso no reembolso e como garantir processos mais seguros e eficientes na gestão de despesas. Boa leitura!

O que pode fazer um reembolso atrasar?

A falta de uma política de reembolso corporativo é um dos erros mais comuns. Ao não estipular prazos e não esclarecer os deveres dos colaboradores, o processo de ressarcimento se torna um grande transtorno.

A perda de documentos físicos é outro item muito comum. Muitas vezes não é do conhecimento do viajante corporativo a necessidade do armazenamento de notas fiscais e o extravio desses documentos podem tornar o processo mais moroso.

Métodos manuais também impactam as operações de reembolso: a necessidade de preencher planilhas e documentar gastos afetam a produtividade do processo.

Para evitar problemas judiciais ou com os colaboradores, é preciso investir em boas práticas e processos bem definidos.

Quanto tempo a empresa tem para reembolsar o funcionário?

Embora o reembolso seja regido por algumas legislações, como o caso da reforma trabalhista que deixa claro que todas as despesas do colaborador em prol da empresa devem ser ressarcidas, não existe nenhuma lei referente ao prazo para pagamento de reembolso.

Esses prazos devem ser realistas e previamente definidos pela empresa e acordado em conjunto com os colaboradores, reforçando a necessidade de uma política de reembolso.

Atrasou, e agora? Saiba o que fazer quando atrasa pagamento de reembolso ao funcionário

O primeiro passo em casos de pagamento de reembolso atrasado é conversar diretamente com o colaborador em questão e esclarecer os ocorridos.

O segundo passo é identificar quais etapas do processo não estão funcionando, constatar a origem dos erros, se envolvem perda de documentos, preenchimento inadequado dos dados e se certificar da frequência dessas falhas.

Após fazer um diagnóstico minucioso vale considerar outros meios de realizar os processos de reembolso na sua empresa, talvez recorrer ao adiantamento como respaldo para o viajante corporativo, ou cogitar automatizar seu sistema de gestão.

Simplificar as operações de reembolso e tornar esse processo pontual e ágil é possível através dos sistemas de gestão de despesas disponíveis no mercado, a seguir iremos explorar mais essa solução.

Como evitar o atraso do pagamento das despesas corporativas ao funcionário?

O reembolso de despesas corporativas é uma ferramenta que está diretamente ligada a saúde financeira da empresa e a relação com os colaboradores. 

Um sistema de gestão de despesas e viagens corporativas é uma solução prática e 100% eficaz, que reduz os riscos de atraso no pagamento de reembolso, fraudes corporativas e minimiza os erros voltados a essa operação.

Além da economia, promove maior produtividade do time financeiro e um ambiente mais seguro para a empresa e os colaboradores, uma vez que o sistema é parametrizável com as políticas da empresa, além do controle do gestor em relação aos gastos.

Outro grande trunfo dos sistemas de gestão são os meios de pagamento mais eficientes, seguros e ágeis, garantindo sempre a precisão do reembolso para nunca mais sofrer com atrasos e problemas de processo.

Deixe suas despesas corporativas de um jeito mais produtivo e eficiente!

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