Reembolso de despesas corporativas: um guia sobre estratégias eficientes

O reembolso de despesas corporativas é uma prática comum de ressarcir colaboradores que fazem o pagamento das despesas de viagens com seu próprio dinheiro em detrimento da empresa.

Essa é a rotina de diversas organizações, principalmente as que deslocam seus colaboradores para fechar negócios, participar de eventos e cumprir com demandas em outras cidades e até países.

A conta de reembolsos costuma ter um valor significativo para as operações e impacta diretamente na saúde financeira da empresa.

Sendo uma das maiores demandas do financeiro, o reembolso de despesas corporativas é um assunto fundamental e precisa ser melhor debatido.

É por isso que detalharemos como ele funciona e de que maneira fazê-lo adequadamente. Acompanhe!

O que é reembolso de despesas corporativas?

Reembolso de despesas corporativas é quando um funcionário gasta o próprio dinheiro para pagar algo relacionado ao trabalho e a empresa deve devolver o dinheiro para ele.

É importante que a empresa determine quais são despesas passíveis de reembolso e quais não são — esse quesito é particular de cada instituição — é deixe seus colaboradores cientes, os gastos mais comuns são:

• Alimentação;
• Deslocamento;
• Hospedagem;
• Aluguel de carro.

Todas as diretrizes de boas práticas de ressarcimento devem estar registradas em políticas de reembolso bem claras e objetivas e a disposição de todos os funcionários.

Quais tipos de despesas podem ser reembolsadas pela empresa?

Geralmente os gastos passíveis de reembolso estão relacionados a deslocamento realizados pela empresa como: viagens corporativas, visita aos clientes, mas fica a critério da empresa flexibilizar essas normas.

Alguns exemplos de despesas passíveis de reembolso são:

• Acomodação: Quando surge a necessidade do colaborador prolongar a estadia — que não estava previamente definido — e precisa arcar com esse custo.

• Alimentação: A empresa é responsável por arcar com os custos relacionados às refeições básicas dos colaboradores.

• Mobilidade: Para se deslocar aos destinos definidos na viagem, muitas vezes é necessário depender de um transporte.

Aluguel de veículo: Como um meio seguro de locomoção, muitas vezes alugar um veículo pode ser a melhor opção.

E quais são as despesas não reembolsáveis?

As despesas não reembolsáveis, no entanto, devem ser tão esclarecidas quanto às reembolsáveis e estar bem especificadas nas políticas de reembolso da empresa. As mais comuns são:

• Compras pessoais;
• Gastos por atraso;
• Multas de trânsito;
• Alimentação não condizente com abonação como bebidas alcóolicas.

O que diz a lei sobre reembolso de despesas corporativas

A legislação trabalhista brasileira não tem uma norma específica sobre reembolso de despesas corporativas.

Contudo, despesas com viagens, deslocamento ou materiais de trabalho, é comum as empresas estabelecerem suas próprias políticas de reembolso, que podem ser formalizadas em um contrato de trabalho ou em um documento específico.

Existem algumas formas de realizar o reembolso, como:

• A empresa pode estipular um valor fixo pela diária, realizando o pagamento de forma antecipada;
• O colaborador pode reunir todos os comprovantes durante a viagem e os apresenta à empresa para reembolso posterior;
• A empresa antecipa os custos com transporte e hospedagem e apenas faz o ressarcimento de gastos com alimentação, deslocamentos e outras despesas mediante as notas.

É importante destacar que as despesas corporativas não compõem o salário do colaborador. Por isso, não há qualquer incidência de taxas ou impostos.

Quais as formas de fazer o controle de reembolso de despesas corporativas

Aqui é onde muitas empresas acabam tendo dificuldades. Existem, basicamente, duas formas de se realizar o controle de reembolsos de despesas: manualmente ou de forma automatizada. Saiba como elas funcionam e qual a melhor para o seu negócio.

Processo manual

O uso de planilhas de despesas e processos manuais é comum, no entanto, ao menor erro de digitação, além do retrabalho, o reembolso pode demorar para ser liberado.

No processo de reembolso de despesas manual, cada funcionário faz o registro de todos os seus gastos e anexa os comprovantes correspondentes.

Depois disso, o setor financeiro confere todos os dados para realizar o reembolso. Acontece que durante todo esse processo, desde o preenchimento da planilha até o envio de toda a documentação, imprevistos podem ocorrer.

Por exemplo, um comprovante que não foi anexado, mas o funcionário lançou na planilha, ou mesmo um cupom que já está ilegível.

Além de todo esse transtorno, isso também dificulta a empresa de ter uma noção exata de todas essas despesas corporativas e é claro que a demora pode trazer dificuldades e insatisfação para o funcionário, dependendo do nível de gasto que teve.

Processo automatizado

Devido à vulnerabilidade do processo manual, diversas empresas hoje estão recorrendo a softwares de gestão de despesas e reembolsos.

Além de agilizar todo esse processo, o uso destas soluções permite que o gestor tenha acesso a todos os gastos envolvidos e o colaborador possa fazer a solicitação em poucos segundos. Aumentando a precisão das informações e inibindo erros humanos com a validação das políticas de reembolso da empresa.

Ou seja, resulta em satisfação no ambiente de trabalho e a empresa pode se programar melhor quanto aos custos de despesas corporativas. 

E ainda, os colaboradores podem realizar o processo pelo celular, de qualquer lugar, sem perder tempo.

Qual é o prazo para o reembolso de despesas corporativas?

Não existe uma prazo previsto por lei para o reembolso de despesas corporativas, no entanto, a mérito de manter a ordem nos processos do negócio e preservar a relação empresa-funcionário a instituição deve estipular um prazo para as políticas de reembolso.

Esse prazo serve tanto para o funcionário fazer a prestação de contas quanto para a empresa cumprir seus deveres legais.

Como é feita a comprovação das despesas para o reembolso?

O ressarcimento só pode acontecer mediante a comprovação dos gastos — uma medida protetiva que garante a conformidade das despesas — normalmente os documentos requisitados nessa ação são:

• Cupons fiscais
• Recibos
• Notas Fiscais
• Comprovante de débito

Esses documentos precisam estar em um bom estado e legíveis contendo informações como: valor, data de transação, nome do fornecedor, descrição da despesa, meio de pagamento. 

No caso de extravio desses documentos comprobatórios, o colaborador precisa providenciar uma segunda via.

Uma alternativa muito eficiente e segura, tanto para empresa quanto para o colaborador, é a tecnologia OCR, uma ferramenta que digitaliza os documentos fiscais garantindo que não se perca e que os dados sejam preenchidos corretamente.

Quando a solicitação é feita o tipo de pagamento tem que estar configurado como “Reembolsável ao Viajante”, essa é a maneira adequada de iniciar o processo de reembolso.

Lembrando que tudo isso precisa estar previsto de forma esclarecida na política de reembolso da empresa e de acesso coletivo.

A empresa pode recusar o reembolso de uma despesa?

O reembolso é assegurado por meios legais. No entanto, a recusa do ressarcimento deve ser muito bem avaliada. 

Em casos de não corresponder às políticas de reembolso, ou outros motivos, o colaborador deve ser acionado e todo processo deve ocorrer de maneira legal, para que não haja transtornos ou até problemas jurídicos.

O reembolso de despesas é considerado salário?

De forma simplificada, não.

Isso porque as despesas relacionadas à empresa são consideradas de natureza indenizatória, ou seja, a empresa é responsável por repor determinado valor.

Como as empresas podem evitar fraudes no processo de reembolso de despesas?

Existem algumas formas de mitigar as fraudes envolvidas no processo de reembolso e manter operações mais seguras e simplificadas.

1. Estabelecer uma política clara: Estipular diretrizes sobre as boas práticas do reembolso é fundamental — tanto para auxiliar os colaboradores quanto para guiar processos internos — essas regras ajudam os colaboradores a possuírem mais discernimento sobre seus deveres e entenderem os processos de reembolso.
2. Estipular limites de gastos: Estabelecer limites de gastos para cada tipo de despesa é uma estratégia para evitar custos exorbitantes e possíveis fraudes.
3. Padronizar processos: Estruturar um processo claro é importante para que todas as partes envolvidas estejam cientes de seus deveres e contribuições, além de ajudar a conter as fraudes através da clareza do cenário de reembolso.
4. Monitorar os gastos: A melhor forma de manter a conformidade dos processos de reembolso é monitorar as despesas, isso ajudará a identificar previamente qualquer fraude. Esse rastreamento pode ser feito manualmente ou através de um sistema de gestão.
5. Requisitar comprovantes: Estipular um processo de prestação de contas que exija que todos os gastos sejam comprovados mediante os documentos comprobatórios corretos.
6. Investir em tecnologia: A melhor forma de prevenir fraudes nas despesas corporativas e ainda obter um ganho de atividade através de processos seguros e bem estruturados é investindo em um sistema de gestão de despesas.

Qual a importância de uma gestão eficiente de reembolso de despesas corporativas?

Se tratando de gastos significativos — uma vez que despesas corporativas são rotineiras — é importante se ter um processo bem definido, com etapas claras e seguras de resultados tanto para empresa quanto para o colaborador.

Independente do tamanho ou segmento, uma gestão eficiente de reembolso de despesas tem um impacto generalizado nos negócios. 

A seguir separamos alguns pontos de destaque sobre a importância de uma gestão assertiva de reembolso de despesas:

1. Redução de custos: Um sistema de gestão completo e eficiente ajuda a discernir alguns padrões de gastos, trazendo uma visão mais ativa para empresa podendo alterar políticas que reduzam custos.
2. Transparência: Um sistema de gestão permite a centralização das tarefas e um olhar mais geral o que torna as operações de reembolso mais fluidas, a empresa consegue acompanhar o andamento dos processos e os colaboradores conseguem acompanhar as políticas.
3. Eficiência: Uma gestão ágil reduz o tempo envolvido nesses processos gerando um grande valor e ganho de atividade dos times envolvidos.
4. Satisfação dos colaboradores: Um sistema de gestão de despesas permite que a empresa tenha mais controle sobre esses processos, garantindo que os funcionários tenham o devido reembolso com prazos corretos.

Quais são os principais erros relacionados a reembolso?

A seguir, vamos descobrir quais são os principais erros em reembolsos de despesas corporativas que devem ser evitados pela empresa e pelo colaborador, garantindo uma boa gestão das despesas e viagens corporativas.

Não ter uma política de gastos elaborada

Deixar de ter uma política de gastos bem estruturada é um dos principais erros em reembolsos de despesas corporativas. A ausência de uma política de viagens e gastos, deixa sua empresa suscetível à ocorrência de fraudes e põe em risco seu orçamento.

Entre os principais impactos da falta de uma política de despesas e viagens bem definida, podemos citar:

• Falta de controle sobre custos de viagens e deslocamentos;
• Falta de documentos fiscais, impactando nas auditorias;
• Adiantamentos cedidos sem prestações de contas;
• Realização de despesas com itens não permitidos (Exemplo: cerveja, cigarros, vinho…);
• Ocorrência de fraudes em despesas.

Em muitas empresas, definir as políticas de despesas pode ser desafiador. Por isso, criamos um modelo para te auxiliar nesta tarefa. Clique aqui e baixe gratuitamente o modelo de políticas de viagens que te auxiliará neste processo!

Mas é claro que apenas definir suas políticas não é o suficiente. Os colaboradores devem ter pleno conhecimento da política de gastos reembolsáveis, para que quando realizarem uma viagem saibam o que podem solicitar reembolso e até qual valor e prazos de solicitação.

Por isso, lembre-se: a divulgação interna das políticas e normativas de despesas é essencial para não comprometer sua gestão de viagens e despesas corporativas.

Não definir e acompanhar um modelo de relatórios de despesas

Quando a empresa não elabora e acompanha de forma frequente os relatórios de despesas criados pelos seus colaboradores, torna- se fácil a ocorrência de erros e fraudes por parte dos viajantes. 

Colaboradores podem solicitar um reembolso sem a despesa ter ocorrido, e se a sua gestão não acompanhar de perto, por meio de relatórios e comprovantes, é provável que o reembolso seja realizado e sua empresa perca dinheiro.

Além disso, quando não há um padrão para a realização do processo, a aderência entre os colaboradores é baixa.

Sejam relatórios em planilhas de despesas ou utilizando aplicativos para a prestação de contas, é preciso que a empresa disponibilize modelos de relatórios de fácil preenchimento e padronizados, para que os colaboradores realizem a solicitação de reembolsos. 

Estes relatórios devem conter todas as informações necessárias para que seu time financeiro possa justificar as despesas em uma eventual auditoria e lançar os valores para reembolso com praticidade. 

Simplificar a solicitação de reembolsos otimiza o tempo do colaborador, que dedica-o para atividades com foco em resultados diretos para seu negócio. E ainda, beneficia o time de backoffice financeiro, responsável pela realização dos reembolsos, que recebe todas as informações necessárias para os lançamentos no ERP.

Não ter etapas de processo bem definidas

Não ter etapas bem definidas impede que os colaboradores da sua empresa sigam de forma correta o processo, facilitando a ocorrência de erros em reembolsos de despesas corporativas.

Quais os passos que seus colaboradores devem realizar para receber reembolsos de despesas?

Você pode definir estas etapas em conjunto com o setor financeiro, responsável pela realização dos reembolsos. Identifique quais as informações cruciais para que os reembolsos sejam realizados de acordo com as normas de auditoria da sua empresa.

A etapa inicial pode ser a própria realização das despesas, que devem ser realizadas dentro das políticas da empresa. Em seguida, o colaborador deverá encaminhar a documentação para os responsáveis pela conferência das despesas e, após a esta etapa, finalmente, são encaminhadas para reembolso as despesas que estiverem de acordo com o processo.

Dessa forma, os colaboradores saberão como realizar a prestação de contas da viagem e como solicitar reembolso e o setor responsável pelo processo de reembolso, terá de forma mais clara e simples os dados necessários para realizar o reembolso.

E ainda, é possível simplificar e automatizar todas estas etapas, tornando-as assertivas e mais ágeis.

O colaborador não especifica o motivo das despesas

Não especificar os motivos das despesas e reembolsos faz parte dos erros em reembolsos de despesas corporativas. Sem a classificação das despesas a gestão de gastos fica comprometida, visto que saber a origem das despesas é crucial para o registro contábil e para o consumo do orçamento destinado a determinadas despesas.

Quando o assunto é controle financeiro, quanto mais informações sobre os gastos, melhor. Com a definição de um modelo de relatório de despesas, você poderá exigir esta informação para que o colaborador possa solicitar reembolso das despesas. Eliminando este gargalo para seu time financeiro.

Como evitar os erros em reembolsos de despesas corporativas

Os principais erros em reembolsos de despesas corporativas, como vimos, são ligados diretamente ao processo que é definido pela sua empresa.

Por isso, invista tempo na definição deste processo. Construa políticas alinhadas às necessidades da empresa, defina um modelo padronizado para prestação de contas que simplificará o fluxo de informações e defina todas as etapas para solicitação, aprovação e realização dos reembolsos.

Contar também com o uso da tecnologia, facilitará ainda mais a gestão do processo de reembolso da sua empresa. 

Como garantir que as demandas de reembolsos sejam feitas de maneira correta?

É comum que empresas de diversos setores se vejam em dificuldades na hora de estruturar processos de reembolso de despesas corporativas. 

Apesar de não ser a mais complexa das demandas, ela requer uma atividade devidamente organizada. É por isso que faz toda diferença estabelecer um processo sólido e claro.

Para evitar qualquer infração aos direitos trabalhistas, veja algumas dicas de boas práticas que vão ajudar na organização do setor financeiro da sua empresa!

Garanta que os comprovantes sejam devidamente recolhidos

As empresas precisam também manter uma política de reembolsos que exija os comprovantes de despesas. Isso evita riscos de ações trabalhistas com alegações de que os reembolsos são algum tipo de complemento salarial.

Se há essas comprovações, a companhia se mantém devidamente protegida do ponto de vista jurídico.

Os comprovantes de despesas são documentos importantes também para manter o controle de tudo que foi gasto. Assim, o departamento financeiro tem uma base auditável mais sólida e detalhada.

Para que essas informações estejam à disposição de maneira rápida e acessível, é importante digitalizar e arquivar todos esses comprovantes.

Mantenha uma rotina de análise e pagamento de reembolsos

É importante definir também uma agenda de pagamentos dos reembolsos. Parece algo simples, mas faz toda diferença para não perder prazos.

Esse cronograma também dá suporte para a organização do setor financeiro, que sabe os dias certos em que terá que se dedicar às demandas de reembolso.

O cronograma deve contemplar as diferentes fases, como:

• Captação de e conferência de comprovantes;
• Cruzamento e análise de informações;
• Pagamentos.

Isso garante um processo otimizado e que resulte no pagamento adequado de todos os valores devidos.

Faça um cálculo de previsão de reembolso de despesas corporativas

Antecipar a demanda é sempre uma boa ideia quando falamos de reembolso de despesas corporativas. Portanto, o ideal é que o setor financeiro seja capaz de prever quais serão os custos. Isso ajuda a manter as finanças organizadas e o caixa devidamente e pronto.

Em algum momento, pode ser que os custos com uma viagem, por exemplo, sejam altos demais. Se a empresa se organizou e conseguiu prever isso, há tempo para repensar os custos. Assim, opções mais em conta podem ser acordadas com o colaborador.

Avalie se é melhor antecipar ou reembolsar

Uma boa estratégia pode ser também avaliar qual situação é melhor: antecipar parte dos pagamentos para custear as despesas ou esperar e reembolsá-las futuramente. Essa é uma questão importante a nível de organização quanto às demandas.

A antecipação pode ser mais prática, já que garante que o colaborador não gaste, ou gaste menos, do seu próprio dinheiro.

Além disso, a utilização de adiantamentos para viagens e despesas possibilita o uso de opções como cartões corporativos. Estas opções evitam que os recursos da empresa sejam depositados na conta do colaborador, protegendo a empresa de eventuais ações trabalhistas.

Como a tecnologia pode ajudar nessas demandas?

O processo de reembolso de despesas corporativas tende a sofrer com erros, fraudes, atrasos e descumprimentos de termos legais quando é feito manualmente.

Isso acontece porque estamos de valores altos, despesas variáveis e, em muitos casos, uma quantidade relevante de reembolsos a serem feitos.

Fora isso, há a necessidade de controlar documentos de comprovação das despesas, o que também complica o trabalho. Diante desse cenário, o que parece mais seguro e responsável é automatizar todas as atividades. 

Quando conduzidas por tecnologias digitais, como as soluções Paytrack, os erros reduzem, o trabalho é mais seguro e muito mais rápido.

As soluções de gerenciamento de reembolso podem ajudar em pontos estratégicos fundamentais, como:

• Categorização de despesas dos colaboradores;
• Controle em tempo real de cartão de crédito corporativo ( integrado à solução de gestão de reembolso);
• Digitalização e armazenamento de notas fiscais e comprovantes de custos com ajuda de leitores de QR Code e leitura de OCR;
• Leitura de recibos de aplicativos de mobilidade a partir de e-mails;
• Controle completo e amplo de todos os reembolsos a serem pagos;
• Automação de autorização de reembolsos para as datas previstas;
• Ajuste automático e adequação para moedas estrangeiras.

Garantir o reembolso de despesas corporativas dentro dos termos da lei é uma obrigação das empresas e do setor financeiro. 

Evitar sanções legais, atrasos e erros no compromisso com os funcionários é importante para uma gestão adequada e manutenção da credibilidade da empresa.

Em termos gerais, a devida comprovação da origem e objetivo das despesas é grande aliada das empresas para evitar ações trabalhistas.

Este registro pode ser feito de forma automatizada, com tecnologias especializadas, ou com formulários padronizados, o importante é que exista um processo bem definido e permita acesso rápido a estas comprovações.

Um bom registro sobre as despesas que demandam reembolso é fundamental.

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