Como usar alçada de aprovação nas despesas corporativas

Quando o assunto é gestão financeira, um dos instrumentos mais importantes para garantir a direção adequada, é a alçada de aprovação. 

Dentro do processo de gerir custos existem muitas especificidades nas operações de gastos de uma empresa que vão de mobilidade, compras a reembolso, tudo precisa ser muito bem documentado, avaliado para enfim receber uma aprovação.

É neste estágio que entra a alçada de aprovação. Através de processos claros e bem estruturados com fluxos, hierarquias definidas, um sistema flexível e políticas de aprovação adequadas, a alçada funciona como uma solução para trazer eficiência para o time financeiro.

Neste artigo vamos aprofundar mais sobre o tema e explorar os ganhos e benefícios em adotar a alçada de aprovação para a gestão de despesas da sua empresa.

O que é alçada de aprovação?

Alçada de aprovação é um conjunto de normas que delimita valores que podem ou não serem gastos. Em outras palavras, é uma forma de regulação dos gastos corporativos que funciona como uma contenção de segurança para os recursos da empresa.

Se tratando de despesas realizadas pelo colaborador, é necessário que um relatório de prestação de contas seja entregue à empresa para regulamentar o ressarcimento dos gastos, a alçada de aprovação de despesas funciona de forma a criar uma coesão entre esses processos.

Além de garantir a autonomia do colaborador, usar a alçada promove melhores tomadas de decisões, delegando as aprovações às pessoas certas dentro dos seus respectivos setores e melhorando os parâmetros de gastos extras.

O que é nível de alçada de aprovação?

O nível da alçada de aprovação é um recurso que permite estruturar níveis de despesas e hierarquias de aprovação, a fim de promover um processo organizado quando se trata de despesas.

É possível estabelecer uma alçada de compras, uma alçada financeira, diretrizes sobre as despesas divididas por cargo e setor, de encontro aquilo que a empresa considera mais viável.

Ao estabelecer níveis de aprovação e hierarquias, a empresa consegue mais eficiência e agilidade — principalmente quando utiliza um sistema de gestão. Com um sistema parametrizável, o próprio sistema bloqueia automaticamente as despesas que não seguem as políticas de alçadas da instituição, evitando assim gastos supérfluos.

Benefícios da alçada de aprovação nos processos de viagens e despesas

Quando se determinam regras e acordos entre empresa e colaborador, todos os processos se tornam mais práticos e eficientes.

Da mesma forma, quando a empresa estrutura e define bem sua política de alçada de aprovação, ela aperfeiçoa os processos administrativos e financeiros, favorecendo seu próprio desenvolvimento.

Confira os principais benefícios que esta prática proporciona:

Determinar limite de gastos

A alçada de aprovação configura um limite de gastos aos colaboradores, não permitindo que o orçamento seja extrapolado, uma vez que a falta de controle financeiro para os gestores pode refletir em prejuízos para a empresa.

Autenticar despesas conforme a política

Ao trabalhar com um processo automatizado na gestão de gastos, a empresa bloqueia automaticamente as solicitações de despesas feitas fora da política interna. Assim, é necessária a liberação pelo líder responsável, que avaliará a demanda e decidirá a aprovação ou impedimento de tal gasto.

Otimizar processos

A elaboração da alçada de aprovação reduz o número de pessoas envolvidas em uma única solicitação e conferência de dados. Desta forma, os colaboradores poderão otimizar seu tempo em outras tarefas, fazendo com que a aprovação de despesas se torne mais eficiente e simples.

Advertir fraudes

Uma alçada de aprovação é capaz de identificar tentativas de gastos superiores aos permitidos ou em serviços não permitidos. Esse bloqueio automático traz segurança às empresas e previne possíveis fraudes corporativas.

Por exemplo: se a empresa automatiza o processo e algum colaborador tenta superfaturar o pagamento, o sistema notifica automaticamente os gestores e bloqueia a tentativa.

Como construir uma alçada de aprovação eficiente

Se você leu até aqui e acredita que a sua empresa precisa criar uma alçada de aprovação eficiente e que atenda às necessidades da empresa, saiba que alguns passos são essenciais. Confira:

Crie um fluxo

A criação de um fluxo auxiliará na visualização dos processos internos. Por meio de um infográfico, ou fluxograma, por exemplo, as etapas ficarão mais claras e auxiliarão na criação de uma rotina.

Um exemplo de modelo de fluxo:

Construa um workflow de aprovação

Com o fluxo pronto e compreendido por todos os colaboradores, é hora de criar um workflow.

Será ele quem garantirá o desempenho de cada função pelas pessoas certas, de forma eficiente e na sequência correta. Utilizando um sistema automatizado, o workflow poderá, inclusive, ajudar a evitar erros no processo de forma mais eficiente.

Com uma solução digital, como o Paytrack, o workflow da sua empresa funcionará de maneira fluida, levando em conta a hierarquia estruturada, a política de despesas e viagens, bem como as preferências de pagamentos e valores.

O Paytrack desenvolve autonomia para colaborador e gestor, permitindo que os fluxos de atividades, como solicitações, pagamentos, reembolsos e prestações de contas sejam realizados em tempo real, com praticidade e confiabilidade.

Conte com um sistema flexível

Ao levar em conta o tamanho da sua empresa, equipe financeira e das demandas, a alternativa de utilizar um sistema que traga automatização e eficiência é essencial. 

Desta forma, além de não sobrecarregar nenhum colaborador ou demandar excesso de tempo para as aprovações, conferências e reembolsos, você garante que o workflow seja assertivo.

Não esqueça do compliance 

Na alçada de aprovação, o compliance precisa ser seguido à risca. Cumprir as regras e normas regulamentares, assim como manter a ética e as políticas internas são totalmente necessárias dentro de todo o processo. E é claro que com o apoio de um sistema que controla as políticas da empresa, o compliance será sempre seguido.

Como um sistema de gestão pode fazer a diferença

Com um sistema de gestão de despesas completo, além de configurar as alçadas de aprovação, ainda é possível otimizar outros recursos financeiros como: reembolsos, viagens corporativas, conciliação de faturas e até mesmo a mobilidade dos colaboradores.

Dentro do Paytrack, as alçadas de aprovação também são responsáveis por garantir a segurança das ações dos colaboradores. Isso porque, sem a aprovação de um gestor responsável ou sem estar parametrizado dentro das regras e políticas da empresa, o colaborador não receberá o adiantamento solicitado.

O importante é não deixar de automatizar a alçada de aprovação da sua empresa, flexibilizado de acordo com as suas necessidades! Fale com um de nossos especialistas e leve a digitalização para o seu negócio!