Como usar alçada de aprovação nas despesas corporativas

Quando o assunto é gestão financeira, um dos instrumentos mais importantes para garantir a direção adequada, é a alçada de aprovação. 

Dentro do processo de gerir custos existem muitas especificidades nas operações de gastos de uma empresa que vão de mobilidade, compras a reembolso, tudo precisa ser muito bem documentado, avaliado para enfim receber uma aprovação.

É neste estágio que entra a alçada de aprovação. Através de processos claros e bem estruturados com fluxos, hierarquias definidas, um sistema flexível e políticas de aprovação adequadas, a alçada funciona como uma solução para trazer eficiência para o time financeiro.

Neste artigo vamos aprofundar mais sobre o tema e explorar os ganhos e benefícios em adotar a alçada de aprovação para a gestão de despesas da sua empresa.

O que é alçada de aprovação?

Alçada de aprovação é um conjunto de normas que delimita valores que podem ou não serem gastos. Em outras palavras, é uma forma de regulação dos gastos corporativos que funciona como uma contenção de segurança para os recursos da empresa.

Se tratando de despesas realizadas pelo colaborador, é necessário que um relatório de prestação de contas seja entregue à empresa para regulamentar o ressarcimento dos gastos, a alçada de aprovação de despesas funciona de forma a criar uma coesão entre esses processos.

Além de garantir a autonomia do colaborador, usar a alçada promove melhores tomadas de decisões, delegando as aprovações às pessoas certas dentro dos seus respectivos setores e melhorando os parâmetros de gastos extras.

O que é nível de alçada?

O nível da alçada de aprovação é um recurso que permite estruturar níveis de despesas e hierarquias de aprovação, a fim de promover um processo organizado quando se trata de despesas.

É possível estabelecer uma alçada de compras, uma alçada financeira, diretrizes sobre as despesas divididas por cargo e setor, de encontro aquilo que a empresa considera mais viável.

Estabelecendo níveis de aprovação e hierarquias é possível se ter mais eficiência e agilidade — principalmente se contar com um sistema de gestão — pois tendo um sistema parametrizável, as despesas que não corresponderem às políticas de alçadas da instituição serão automaticamente bloqueadas, evitando gastos supérfluos.

Benefícios da alçada de aprovação nos processos de viagens e despesas

Quando se determinam regras e acordos entre empresa e colaborador, todos os processos se tornam mais práticos e eficientes.

Da mesma forma, com uma política de alçada de aprovação bem estruturada e definida, os processos administrativos e financeiros são aperfeiçoados, favorecendo o desenvolvimento da empresa.

Confira os principais benefícios que esta prática proporciona:

Determinar limite de gastos

A alçada de aprovação configura um limite de gastos aos colaboradores, não permitindo que o orçamento seja extrapolado, uma vez que a falta de controle financeiro para os gestores pode refletir em prejuízos para a empresa.

Autenticar despesas conforme a política

Trabalhando com um processo automatizado na gestão de gastos, as solicitações de despesas feitas fora da política interna são bloqueadas automaticamente. Assim, é necessária a liberação pelo líder responsável, que avaliará a demanda e decidirá a aprovação ou impedimento de tal gasto.

Otimizar processos

A elaboração da alçada de aprovação reduz o número de pessoas envolvidas em uma única solicitação e conferência de dados. Desta forma, os colaboradores poderão otimizar seu tempo em outras tarefas, fazendo com que a aprovação de despesas se torne mais eficiente e simples.

Advertir fraudes

Uma alçada de aprovação é capaz de identificar tentativas de gastos superiores aos permitidos ou em serviços não permitidos. Esse bloqueio automático traz segurança às empresas e previne possíveis fraudes corporativas.

Por exemplo: caso o processo seja realizado de forma automatizada e algum colaborador tente superfaturar o pagamento, automaticamente os gestores serão notificados e a tentativa será bloqueada.

Como construir uma alçada de aprovação eficiente

Se você leu até aqui e acredita que a sua empresa precisa criar uma alçada de aprovação eficiente e que atenda às necessidades da empresa, saiba que alguns passos são essenciais. Confira:

Crie um fluxo

A criação de um fluxo auxiliará na visualização dos processos internos. Por meio de um infográfico, ou fluxograma, por exemplo, as etapas ficarão mais claras e auxiliarão na criação de uma rotina.

Um exemplo de modelo de fluxo:

Construa um workflow

Com o fluxo pronto e compreendido por todos os colaboradores, é hora de criar um workflow.

Será ele quem garantirá o desempenho de cada função pelas pessoas certas, de forma eficiente e na sequência correta. Utilizando um sistema automatizado, o workflow poderá, inclusive, ajudar a evitar erros no processo de forma mais eficiente.

Com uma solução digital, como o Paytrack, o workflow da sua empresa funcionará de maneira fluida, levando em conta a hierarquia estruturada, a política de despesas e viagens, bem como as preferências de pagamentos e valores.

O Paytrack desenvolve autonomia para colaborador e gestor, permitindo que os fluxos de atividades, como solicitações, pagamentos, reembolsos e prestações de contas sejam realizados em tempo real, com praticidade e confiabilidade.

Conte com um sistema flexível

Ao levar em conta o tamanho da sua empresa, equipe financeira e das demandas, a alternativa de utilizar um sistema que traga automatização e eficiência é essencial. 

Desta forma, além de não sobrecarregar nenhum colaborador ou demandar excesso de tempo para as aprovações, conferências e reembolsos, você garante que o workflow seja assertivo.

Não esqueça do compliance 

Na alçada de aprovação, o compliance precisa ser seguido à risca. Cumprir as regras e normas regulamentares, assim como manter a ética e as políticas internas são totalmente necessárias dentro de todo o processo. E é claro que com o apoio de um sistema que controla as políticas da empresa, o compliance será sempre seguido.

Como um sistema de gestão pode fazer a diferença

Com um sistema de gestão de despesas completo, além de configurar as alçadas de aprovação, ainda é possível otimizar outros recursos financeiros como: reembolsos, viagens corporativas, conciliação de faturas e até mesmo a mobilidade dos colaboradores.

Dentro do Paytrack, as alçadas de aprovação também são responsáveis por garantir a segurança das ações dos colaboradores. Isso porque, sem a aprovação de um gestor responsável ou sem estar parametrizado dentro das regras e políticas da empresa, o colaborador não receberá o adiantamento solicitado.

O importante é não deixar de automatizar a alçada de aprovação da sua empresa, flexibilizado de acordo com as suas necessidades! Fale com um de nossos especialistas e leve a digitalização para o seu negócio!