O que é OCR e como essa tecnologia pode auxiliar o financeiro da sua empresa

Uma forte aliada dos gestores e analistas, a tecnologia OCR vem para tornar os processos com despesas corporativas e gestão de prestação de contas muito mais simples.

Mas, afinal, o que é OCR? Como funciona? Quais são suas vantagens e a importância da sua utilização na gestão financeira?

Para deixar você por dentro de todo o assunto, hoje responderemos todas essas perguntas e mostraremos de que maneira o uso de OCR pode ser útil à rotina da sua empresa.

O que é OCR

A sigla OCR é referente a Optical Character Recognition, que em português pode ser traduzido como “Reconhecimento Óptico de Caracteres” A tecnologia atua em transformar uma imagem capturada (impressa ou digital) em um conteúdo legível e editável.

A tecnologia OCR detecta letras, símbolos e números, a partir das partes claras e das partes escuras da imagem. 

Assim que a letra, símbolo ou número é reconhecido, ele é convertido em um código de caracteres. Em poucas palavras essa tecnologia passa um documento impresso para um digital, sem ser necessário fazer o processo manualmente.

Esse funcionamento garante que um grande volume de informações seja extraído de materiais estáticos e não digitais. 

Uma das propostas do OCR é dispensar o arquivamento de documentos físicos que demandam cuidados de conservação, além de espaço físico de armazenamento para contratos, comprovantes, documentos de funcionários, atestados, notas fiscais, entre outros.

Além disso, todas as informações contidas nesses documentos físicos são naturalmente gerenciadas e utilizadas no âmbito digital. Isso acontece porque é nesses ambientes que são executadas tarefas rotineiras como:

• Arquivamento em nuvem;
• Análise de dados em softwares de gestão de finanças;
• Envio de informações por e-mail ou consulta dentro de ferramentas utilizadas na rotina do setor financeiro.
  

Em meio a esse cenário, a tecnologia de OCR ajuda a fazer uma transição de informações que seria impossível sem a ajuda da automação. Isso gera otimização de tempo, produtividade, segurança de informações estratégicas e economia de custos.

Como funciona o OCR?

Para que ocorra o funcionamento do OCR, é necessário utilizar uma ferramenta para reconhecimento. 

Existem algumas opções que podem ser usadas, como a câmera do próprio celular, scanner ou outro dispositivo de hardware. Estas ferramentas capturam a imagem que é transformada em texto para posteriormente poder pesquisar, alterar ou editar o mesmo.

É importante destacar que uma tecnologia de OCR tem como base principal a Inteligência Artificial. Graças a esse recurso, imagens podem ser detectadas e entendidas como caracteres variados, como letras e números. A detecção só transforma o que captou em informações reais por causa da Inteligência Artificial.

Outra ciência básica utilizada por essa tecnologia é a de Machine Learning, ou “Aprendizado de Máquina”. Sua aplicação é direcionada para que softwares consigam comparar as informações captadas nessas imagens com bases de informação que já mantêm.

Por exemplo, se a ideia é aprovar uma solicitação de acordo com o que for detectado na imagem, essa associação só acontece porque o sistema aprendeu que determinado símbolo significa um caractere. Assim, progressivamente, o software em questão será mais capacitado a identificar imagens de diferentes complexidades e entender quais informações ali estão.

Tipos de OCR

Uma das partes mais essenciais é entender os diferentes tipos existentes, de que forma eles funcionam e qual a melhor opção de software de OCR para sua empresa. Confira:

OMR

O Reconhecimento Óptico de Marcas (Optical Mark Recognition) é um tipo de leitor capaz de identificar e reconhecer as marcas feitas por lápis ou caneta em formulários pré-impressos. Por isso, é muito utilizado em casos como correção de gabaritos de provas impressas ou em bilhetes de loteria. 

OCR Zonal

O OCRT Zonal nada mais é do que uma ferramenta que auxilia na transformação de pequenos pedaços de informações contidos em um documento. Entretanto, é importante ressaltar que o documento necessita ter uma estrutura fixa para que ele funcione da forma correta.

Full Text OCR

Ao contrário da OCR Zonal, com o Full Text OCR é possível replicar documentos em textos inteiros. Ao utilizar essa tecnologia, você consegue definir seu formato final como, por exemplo, em um arquivo de Word. Por ter essa facilidade, a ferramenta escolhida é a mais utilizada pelas empresas!

ICR

Já o Reconhecimento Inteligente de Caracteres (Intelligent Character Recognition) traz uma proposta diferente dos anteriores. A ferramenta faz o reconhecimento das escritas feitas a mão. Entretanto, por cada pessoa possuir uma caligrafia própria com seus diferenciais, essa ainda é uma opção que possui casos de sucessos muito específicos por não possuir um padrão.

O que é necessário para usar OCR na gestão de documentos

Utilizar uma gestão de documentos com a integração de uma tecnologia como a OCR faz com que o fluxo de trabalho seja muito mais otimizado, além de ajudar de forma exponencial com a localização de documentos para uma empresa. 

Para isso, é essencial que a empresa tenha os requisitos necessários para funcionar, como a disponibilidade de um software/aplicativo que possa fazer a leitura e a conversão do documento com o uso de tecnologia inteligente.   

Como a tecnologia OCR proporciona acessibilidade?

Com certeza a utilização de uma ferramenta dessa no dia a dia da empresa é um grande diferencial, principalmente quando o assunto é a praticidade e a conversão dos documentos em dados. 

Porém, mais do que isso, a tecnologia OCR vem para proporcionar um grande avanço quando falamos sobre acessibilidade. 

Isso porque, com a possibilidade de transformar um documento em um texto digital, pessoas que possuem deficiência visual podem utilizar aplicativos de leitores de tela que transmitam o conteúdo em voz sintetizada. Uma ferramenta que ajuda a dar mais autonomia e independência.

As vantagens e benefícios da tecnologia OCR

A tecnologia OCR foi pensada para trazer maior dinamismo às análises de documentos, focando na captação de informações estratégicas. Isso pode funcionar de diferentes maneiras, sobretudo para o setor financeiro.

Para mostrar a utilidade da tecnologia, listamos a seguir algumas de suas vantagens e benefícios.

Economia de tempo

Como não é necessária a digitalização manual das informações do documento, ocorre redução do tempo utilizado pelo setor ou pessoa responsável por determinado processo.

Se não fosse a capacidade de leitura do OCR, cada cupom fiscal precisaria ser analisado detalhadamente e, após checar as informações, alguém precisaria confirmar ou negar as compras. Isso tudo é feito de maneira automática graças à tecnologia OCR.

Automação de processos

Com a utilização de informações extraídas dos documentos, não há necessidade de digitar novamente as informações quando preciso. O processo é automatizado graças à combinação da tecnologia de leituras de caracteres com as políticas de reembolso previamente configuradas na ferramenta.

Melhor experiência para o colaborador

O colaborador também precisa ter uma experiência prática e positiva quando fizer o uso de ferramentas que a empresa oferece para prestar contas. Isso é totalmente possível com o OCR. 

Com a tecnologia, basta tirar fotos das notas fiscais e enviar para o setor financeiro por meio do aplicativo no celular. Assim, há menos gasto de tempo em tarefas rotineiras.

Maior segurança

A prestação de contas se torna muito mais transparente e livre de erros. Afinal, todos os custos devidos estão nas notas que são apresentadas ao sistema.

Isso é importante também para inibir qualquer comportamento inadequado e possíveis fraudes, especialmente nos reembolsos. Isso por conta do alinhamento da análise de OCR com as políticas utilizadas pela empresa.

Acessibilidade

Ter informações estratégicas registradas em softwares que todo o setor financeiro pode acessar sem dificuldades é um ganho de gestão realmente grande.

Todas as informações captadas pelas soluções OCR podem ser gerenciadas a qualquer momento e ficam registradas por quanto tempo for necessário. Ou seja, é fácil criar um histórico de informações que ficará à disposição da empresa.

Entender o que é OCR vai ajudar muitas empresas a saber como usar essa tecnologia para automatizar a checagem de valores na hora da prestação de contas de colaboradores. Assim, fica mais fácil ter uma auditoria precisa e evitar fraudes, sobretudo em reembolsos.

A importância de utilizar OCR na sua gestão financeira

Em um local onde o fluxo de documentos é constante, todo cuidado é essencial para que problemas maiores não ocorram. 

Ao utilizar uma ferramenta com OCR na sua gestão financeira, é possível reduzir as fraudes corporativas, por exemplo. 

A tecnologia impede que notas sejam registradas em duplicidade no momento da prestação de contas. Dessa forma, a empresa evitará fraudes empresariais por parte dos colaboradores, reduzindo custos e tempo na conferência. 

Outro benefício da leitura com OCR, é a lista de palavras permitidas e não permitidas. Palavras essas que são definidas conforme as políticas de reembolso de cada empresa. 

Ao definir as políticas antecipadamente e cadastrá-las no sistema, qualquer tentativa de violação, proposital ou não, será impedida de maneira automática. Hoje a sua empresa tem acesso a esses dados necessários de forma rápida e fácil?

Confira nosso artigo sobre como criar uma política de reembolso!

Como obter um software de reconhecimento OCR

Sabendo da importância e relevância de obter um software como esse para a sua empresa, escolher o ideal é primordial para que todas as suas necessidades sejam devidamente atendidas. 

Com o sistema de gestão de despesas da Paytrack, é possível ter na palma da sua mão todos os benefícios e vantagens que o uso da tecnologia OCR permite.

No momento que o colaborador realiza a prestação de contas, palavras como cerveja, cigarro, chocolate e outras que constam no cupom fiscal, podem ser proibidas. Ou seja, se em uma nota fiscal houver indicando a cobrança por um desses itens, automaticamente há uma reprovação na solicitação de reembolso, por exemplo. 

Essa reprovação automática só acontece quando há o uso de um software como esse que permite o cadastro dessas palavras negativadas. Então, sempre que aparecerem em algum comprovante fiscal, automaticamente haverá a recusa.

Com isso, é gerado otimização de tempo nas conferências das prestações de contas dos colaboradores e facilita o cumprimento das políticas estabelecidas pela empresa. Além disso, há a redução do tempo do colaborador na hora de prestar as contas de uma viagem, por exemplo.

Converse com um de nossos especialistas para aplicar a tecnologia OCR na sua empresa!