O que é uma despesa corporativa?

O conceito de despesas corporativas se aplica a qualquer gasto que o colaborador faz enquanto está a serviço da empresa.

Seja em uma viagem corporativa, quando utiliza o próprio dinheiro para cobrir algum custo eventual, ao utilizar o veículo próprio para realizar atividades para a empresa ou até um almoço com a equipe ou reuniões de negócios, esses ‘gastos’ são considerados despesas corporativas.

Quais são os tipos de despesas?

Nas despesas corporativas, podemos considerar os tipos de despesas como reembolsáveis e não reembolsáveis.

Isso porque, ainda que algumas despesas saiam do bolso do colaborador, mesmo quando o gasto está relacionado a uma atividade desempenhada em prol da empresa, nem todas as despesas são passíveis de reembolso.

E para entender melhor os diferentes tipos de despesas, é importante saber que, apesar de muitas empresas lidarem com um padrão do que é reembolsável e o que não é reembolsável, montar uma política de despesas que passe a realidade do seu negócio é essencial.

Confira exemplos dos tipos de despesas!

Despesas não reembolsáveis

Despesas reembolsáveis

Despesas não reembolsáveis

Despesas reembolsáveis

O que é gestão de despesa?

A gestão de despesas corporativas é todo o controle perante os gastos dos colaboradores em nome da empresa. Isso inclui todos os processos que vão desde a definição de políticas até os relatórios de despesas.

Em um cenário onde a gestão não assume um posto de prioridade, ou onde os processos são desorganizados, certamente será difícil manter o controle sobre as despesas corporativas.

A gestão de despesas permite com que os colaboradores façam os gastos necessários em nome da empresa com planejamento e seguindo orçamentos e regras, para que a saúde financeira seja mantida e as fraudes sejam evitadas.

Como é feita a gestão das despesas corporativas?

É importante que a gestão de despesas tenha processos bem definidos, de forma clara e objetiva, para tornar a rotina do gestor financeiro mais prática e fluida.
Por exemplo, empresas adeptas do processo manual costumam seguir a seguinte rotina.

O funcionário precisa armazenar os recibos físicos;
Um relatório, normalmente uma planilha, precisa ser preenchido de maneira manual, com todas as informações dos custos envolvidos nas despesas do colaborador;
Os documentos físicos precisam ser enviados para o financeiro;
O backoffice fica responsável por validar as informações, realizar conciliação de fatura, montar relatórios e validar políticas.

Ao fim desse processo o esperado é que o colaborador receba o devido reembolso e que os documentos possam enfim receber baixa. Porém, existe uma lacuna de possibilidades que podem interferir na efetividade desse processo como:

Desencontro de informações por preenchimento errado da planilha, ou perda de recibos;
Descumprimento das políticas ocasionando a rejeição de relatórios;
A alta demanda de informações e dados administrados de maneira manual abre espaço para erros e perdas de informações;
Possibilidade de fraudes e erros na elaboração dos relatórios.

Fora os altos custos envolvidos e a sobrecarga do time financeiro. Quanto mais a empresa vai crescendo e se alinhando a seus objetivos, mais necessário se faz processos funcionais, a tecnologia tem desempenhado um papel importante nessa equação desenvolvendo soluções que beneficiam a todos os departamentos.

Para sanar os problemas com documentos físicos, a tecnologia OCR surgiu trazendo mais agilidade e autonomia aos processos de reembolso e conciliação de faturas, uma vez submetendo o recibo ao scanner todas as informações são enviadas automaticamente para o sistema substituindo as extensas planilhas.

Uma vez que todas as informações já se encontram catalogadas no sistema e as políticas já estão parametrizadas dentro do software, o processo fica muito mais fluido e prático e entrega ao time financeiro mais agilidade em poder acompanhar gastos em tempo real.

Boas práticas para fazer
gestão de despesas corporativas

Estruture processos claros

Neste ponto, avalie os gastos da empresa até o presente momento, entenda como a empresa está gastando e investindo seus recursos, registre os principais gargalos do negócio, organize e categorize os gastos se assim for necessário.

Junto com o líder de cada setor defina quais processos funcionam e de que maneira o setor financeiro pode prestar apoio aos fluxos de trabalho.

Defina uma política de gastos

É importante estabelecer políticas e definir regras sobre os recursos da empresa de maneira a ter sempre o controle do dinheiro que sai.

Investir em regras e boas práticas quanto ao financeiro da empresa, evita desperdícios e melhora a qualidade dos negócios. Novamente, essas políticas precisam ser muito bem estruturadas atendendo aos requisitos do negócio e devem ser participadas aos funcionários para que estejam todas na mesma página perante os recursos da corporação.

Defina orçamentos

Define um teto de gastos por setor, quanto cada equipe pode gastar dentro de suas atividades para assim manter um controle maior sobre os custos da empresa.

Através da documentação dessas informações fica mais fácil e viável estabelecer um planejamento de curto, médio e longo prazo para futuros projetos ou investimentos que sejam interesse da empresa.

Como as empresas lidam com suas despesas?

Dependendo do cenário da sua empresa, existe mais de um método para realizar pagamentos corporativos, confira:

Reembolso

O reembolso possui 2 frentes: o reembolso de despesas e o reembolso de quilometragem.

O colaborador se enquadra no reembolso de despesa quando utiliza o próprio dinheiro para arcar com alguma demanda relacionada à empresa e depois solicita o ressarcimento.

Em quilometragem, é quando o colaborador utiliza o veículo próprio para fins comerciais e precisa ser ressarcido pelo combustível.

Adiantamento

O adiantamento pode ser realizado de duas maneiras, em espécie ou em conta.

Em espécie é quando a empresa se organiza previamente e disponibiliza o dinheiro em uma data antecedente a viagem, para que assim o colaborador não precise arcar com nenhum custo.

Depósito em conta é uma prática comum quando a empresa decide depositar o dinheiro na conta do colaborador para que este possa utilizá-la como apoio para as viagens de negócios.

Cartão Corporativo

Uma solução bastante eficiente tem sido o cartão corporativo, que pode ser crédito ou pré-pago.

No caso do cartão de crédito corporativo, o colaborador recebe um cartão que possibilita que os gastos sejam realizados através do cartão e no final do mês os custos são contabilizados através de uma fatura.

O cartão pré-pago é uma modalidade onde a empresa faz uma antecipação de valores para que o funcionário faça uso dessa verba durante a viagem. A vantagem dessa modalidade é um maior controle do financeiro sobre os gastos e mais compliance para a empresa.

Fundo Fixo

Fundo fixo, ou caixinha, é um valor em espécie que fica armazenado pela empresa a fim de custear despesas do cotidiano e não necessitam de uma forma de pagamento burocrática.

Algumas despesas custeadas pelo fundo fixo são materiais de escritório, taxas, serviços de entrega, transporte etc. Essa prática traz alguns benefícios como a facilidade de pagamento e agilidade na resolução de problemas.

É possível integrar viagens e despesas corporativas?

A resposta é, sim!

E, na verdade, existem muitos benefícios em adotar a integração. Muitas vezes a falta de visibilidade da empresa referente aos gastos em viagem podem prejudicar o orçamento do caixa, assim como a falta de precisão de dados podem afetar as tomadas de decisão.

A adoção de um sistema de integração é um grande facilitador para que os gestores financeiros tenham mais controle sobre os dados.

Também serve como grande apoio ao time de backoffice, que não precisa mais despender tanto tempo para revisar, conciliar ou aprovar relatórios.

As políticas podem ser parametrizadas de maneira automatizada, eliminando as preocupações com fraudes e gerando mais economia para a empresa.

A integração de viagens e despesas corporativas agrega agilidade e eficiência ao planejamento das viagens, eliminando processos desnecessários e promovendo uma rotina mais assertiva.

O que é política de despesas corporativas?

A política de despesas corporativas é um conjunto de normas elaboradas de acordo aos princípios da empresa e que o colaborador deve seguir para evitar fraudes e gastos indevidos.

Essas boas práticas incluem:

Deveres do colaborador;
Permissão de valores referente a gastos com compras, viagens e demais despesas corporativas;
Parametrização quanto aos processos de pagamento em reembolso ou adiantamento.

Sem a existência de um método que alinhe todas as entradas e saídas de dinheiro na empresa, a possibilidade de fraudes e desfalques no caixa é grande.

As empresas que atuam com viagens corporativas e não dispõe de políticas bem estruturadas acabam tendo que lidar com situações de uso indevido do dinheiro e vários outros transtornos que põe em risco os recursos financeiros da corporação.

Preencha o formulário e baixe o modelo de política de despesas corporativas

Como aplicar uma política de despesas corporativas na minha empresa?

As políticas devem seguir e atender as necessidades de cada empresa. Por isso, não existe um modelo universal, mas boas práticas que podem ser seguidas para implementar.

Confira como aplicar uma política:

Categorize e estabeleça orçamentos claros

Os colaboradores precisam estar cientes sobre os limites de gasto e em quais categorias se enquadram.

Por exemplo, gastos em alimentação durante a viagem são definidos no valor de R$30,00 reais em almoço, durante uma viagem corporativa e não contabiliza bebida alcoólica como passível de reembolso, o funcionário precisa estar a par das políticas e exceções para que não ocorra nenhum transtorno.

Uma política para todos

Opte por redigir as políticas com uma linguagem simples e clara para que todos tenham o mesmo entendimento sobre as normas da empresa.

Deixe claro que as normas são sobre todos e a importância de cumpri-las devidamente, não é de bom tom fazer distinção entre cargos.

Atualize frequentemente

Faça atualizações nos documentos, procure avaliar quais normais ainda são efetivas e quais se tornaram obsoletas, verifique a usabilidade de cada regra e em cada atualização os colaboradores precisam ser informados sobre as mudanças e adaptações.

Automatize seus processos de despesas

Opte por um sistema unificado que simplifique seus processos de despesas corporativas e elimine a burocracia e retrabalho.

Parametrize as suas políticas de viagem para que não seja mais necessário se preocupar com o cumprimento das normas e gere relatórios precisos que sejam mais efetivos para sua empresa.

O que é reembolso de despesas corporativas?

O reembolso de despesas corporativas é o ressarcimento do colaborador quando o mesmo teve algum gasto em nome da empresa.

No entanto, para que o processo de reembolso aconteça, é necessário que haja a comprovação dos gastos através de
recibos fiscais e que se enquadre nas políticas previstas pela empresa.

Essas despesas estão relacionadas aos gastos que se fazem necessários para que o colaborador efetue alguma atividade
externa, como reuniões ou viagens corporativas, e precise gastar com alimentação, hospedagem e deslocamento, por
exemplo.

Os gastos passíveis de reembolso estão previstos nas políticas de reembolso definidas pela própria corporação.

Lei do reembolso

A reforma trabalhista que entrou em vigor em 13 de novembro de 2017 flexibilizou as normas de reembolso empresarial e definiu boas práticas para o ressarcimento:

A empresa pode se organizar de maneira a disponibilizar um adiantamento;
O colaborador pode comprovar os gastos após a viagem com os documentos adequados para que a atividade de reembolso ocorra.
A empresa pode optar pelo método misto, disponibilizando um adiantamento referente a algumas despesas e reembolsando outras mediante comprovação.

Dessa forma, como a legislação compreende que esse método de despesa se enquadra em um fator indenizatório e não salarial, as despesas corporativas ficam livres de impostos ou taxas.

Para o modelo de trabalho home office, a legislação entende que existem outros custos envolvidos não somente o reembolso, mas também despesas de infraestrutura e equipamentos assim como a ajuda de custo.

Como são reembolsadas as despesas corporativas pelas empresas?

O ressarcimento dos colaboradores podem ser realizados de maneira manual ou automatizada, tudo depende do volume de processos de reembolso que a empresa possui, mas sempre importante ressaltar que o automatizado garante mais segurança e benefícios.

Processo manual

No formato manual o funcionário precisa ter o cuidado de não perder nenhum comprovante fiscal e sempre armazenar em bom estado, quando entregue aos domínios do financeiro, o setor precisa se preocupar em planilhar todas as informações e anexar todos os documentos, resultando em pilhas de papel e possíveis transtornos.

Imagine que os documentos não foram anexados, ou que as planilhas não foram preenchidas adequadamente, o colaborador pode não receber o ressarcimento correto e a empresa pode sofrer com diversos problemas.

Processo automatizado

O processo automatizado, por outro lado, soluciona as vulnerabilidades dos processos analógicos sendo muito mais objetivos e eficientes oferecendo mais segurança para o colaborador e para a empresa.

Esse recurso tecnológico conta com soluções práticas desde a tecnologia OCR, capaz de escanear os recibos fiscais liberando o colaborador da responsabilidade de armazenar papel e avança vários passos, prestando um grande apoio ao setor financeiro, lançando automaticamente as informações dos documentos e organizando relatórios precisos.

Quanto tempo a empresa tem para fazer o reembolso?

Não existem leis que definem um prazo específico para o reembolso corporativo, pois segundo a legislação trabalhista as despesas corporativas não integram o salário e não precisam ser pagas juntas ao mesmo, não carecendo de uma data específica. No entanto, estabelecer prazos para o reembolso deve ser parte da política de reembolso da empresa a fim de trazer mais tranquilidade para o colaborador e organização para o financeiro. Confira mais sobre o assunto nesse artigo: Modelo de política de reembolso.

O que é adiantamento de despesa corporativa?

O adiantamento parte da mesma premissa do reembolso, mas aqui a empresa dispõe de uma quantia prévia para o colaborador e funciona como uma solução para o controle do financeiro.

O planejamento é essencial e faz toda diferença, o gestor vai calcular os gastos baseados em alimentação, hospedagem, deslocamento etc e fornecer o valor antecipadamente, mas é uma boa sugestão armazenar os recibos mesmo assim para que em caso de gastos extras possuir um comprovante de ressarcimento.

Existe também uma legislação para o adiantamento de despesas corporativas, que garante que tudo que for planejado como gasto precisa ser antecipado.

O que é controle de quilometragem?

O controle de quilometragem consiste em um registro que a empresa faz da rota de viagem para comprovar o uso comercial do veículo próprio do colaborador, nesse cenário estão inclusos combustível, pedágio, estacionamento, despesas que estejam ligadas ao deslocamento.

Essa modalidade de reembolso é uma garantia de que o colaborador não terá nenhum prejuízo emprestando seu carro aos serviços comerciais da empresa, além de evitar fraudes torna as políticas de despesas corporativas mais efetivas.

Como fazer controle de quilometragem?

O primeiro passo é definir o valor do reembolso pelo km rodado, os valores considerados nos cálculos estão relacionados a taxas gerais obrigatórias, limpeza, seguro, manutenção e depois esses valores são divididos pela quilometragem média anual dos funcionários, o último passo é multiplicar por 50% e dividir entre os custos de manutenção do veículo entre empresa e funcionário.

Veja um exemplo, considerando que a quilometragem média anual seja 24 mil km:

O combustível também entra nessa equação, mas o cálculo deve ser um pouco diferente é necessário dividir o consumo médio do automóvel pelo litro da gasolina, ou outro combustível, exemplo:

Então, o custo de quilômetro rodado fica: R$ 0,76.

Existem 3 frentes que pode ser trabalhadas para fazer a gestão do controle de quilometragem, são elas:

Planilhas

É um método manual que possui um baixo custo mas riscos altos, devido a margem de erros envolvidos em processos manuais.

É um trabalho mútuo, o funcionário precisa ter o cuidado de sempre anotar o número do seu odômetro e o financeiro precisa registrar todas as informações, realizar todos os cálculos para prestar as contas de maneira correta.

Sistema de gestão de despesas

Aplicativos para controle de quilometragem

Esse é o módulo mais simples e eficiente, já que o aplicativo usa a tecnologia do GPS para rastrear a localização e a quilometragem de maneira automática, sem o colaborador precisar de uma intervenção manual.

Esses aplicativos representam um grande ganho de tempo já que registram o percurso, geram faturas e criam relatórios de despesas que são diretamente enviadas do celular para o sistema de gestão do qual é integrado.

É possível fazer a gestão de despesas com cartão corporativo?

Sim, o cartão corporativo é uma alternativa para empresas que pretendem tornar os processos de adiantamento e reembolso mais simples e práticos.

O cartão promove facilidade às empresas, já que é possível efetuar pagamentos como reservas de hospedagem, hotel de forma online, minimizando o excesso de processos, papel e despesas.

Autonomia para o colaborador é um outro grande benefício, por não precisar ficar tão dependente da empresa, atrelado a segurança por não precisar andar com grandes quantias de dinheiro.

Para qualquer cartão corporativo, indiferente de ser crédito, débito, pré-pago, as informações ficam centralizadas por obter um registro de toda movimentação ou uma fatura possibilitando maior controle do backoffice sobre os gastos da empresa.

Mas, é importante ressaltar que tão importante quanto usar um cartão corporativo como método de controle estratégico sobre as finanças é fazer a gestão adequada do cartão, estabelecendo políticas de uso e boas práticas.

Como funciona o uso do cartão corporativo?

O cartão corporativo possui duas opções, pré-pago e crédito.

Pré-pago

Crédito

Pré-pago

Crédito

Como classificar uma despesa corporativa?

As despesas corporativas podem ser classificadas de formas simples, ou mais complexas e divididas em duas categorias, fixas ou variável, ambas são reguladas por variação possibilitando mais controle sobre o fluxo de caixa.

Fixas

As despesas fixas são caracterizadas por despesas que não tem relação com o produto, ou seja, independente do ganho mensal da empresa elas não se alteram. Confira algunas exemplos:

Despesas variáveis

Esse tipo de despesa é considerado variável porque podem sofrer alterações de acordo com a produção, baseado nas atividades finais da empresa, são calculadas mensalmente levando em consideração horas de produção e vendas. Confira exemplos:

Após classificar as despesas é possível também categorizá-las entre despesas administrativas, comerciais e operacionais. É importante estabelecer essa organização para obter mais controle sobre os gastos.

Como contabilizar despesas de viagem corporativa?

O processo de viagens corporativas envolve muitos investimentos como a liberação de valores prévios, reservas de hospedagem, alimentação, mobilidade e gastos imprevisíveis. Portanto, acompanhar e gerir esses gastos é fundamental para manter o controle sobre o capital da empresa.

Uma política clara de reembolso e relatórios de despesas corporativas bem estruturados são a chave para zelar pelos recursos da corporação.

Processos com reembolso

Como já pontuamos neste conteúdo, o reembolso é uma prática de ressarcimento assegurada por lei e que envolve um processo acurado e boas práticas.

Definir o que é reembolsável perante as diretrizes do negócio e o que não é, estabelecer limites de gastos e prazos para prestação de contas contemplam as políticas de reembolso que devem ser estabelecidas pela empresa como prioridade antes de realizar qualquer viagem.

Processos de adiantamento

Essa prática necessita de menos processos que o reembolso, o valor previamente disponibilizado é pautado em uma pesquisa e um planejamento realizando antecedente a viagem.

Porém, não descarta a necessidade de boas práticas e uma boa política de adiantamento que garantam o compliance das atividades da empresa.

Sistema de gestão de viagens e despesas corporativas

Adotar um sistema de gestão que une todas essas funcionalidades em uma única plataforma, reduzindo custos, processos e parametrizando políticas de maneira automatizada é uma estratégia que garante efetividade nesse processo de contabilizar despesas.

A Paytrack é autoridade quando se trata de soluções de despesas de viagens corporativas, que atende a todas essas necessidades oferecendo um sistema prático, intuitivo que tem objetivo de proporcionar mais autonomia na relação do funcionário e empresa integrando todas essas funções em uma única plataforma.

O que é um relatório de despesas?

O relatório de despesas é um documento que compila todos os gastos empregados para que determinada atividade seja realizada, não existe um padrão por isso cada empresa se organiza de forma diferente.

No entanto, para montar um relatório completo e realmente efetivo é preciso que algumas etapas sejam cumpridas e que todas as partes desempenhem seu papel.

Como fazer um relatório de despesas?

Apesar de não existir um padrão para montar um relatório, boas práticas são sempre bem vindas e por isso separamos algumas sugestões que podem agregar no resultado de seus relatórios.

1. Classifique as despesas

Faça um levantamento das despesas gerais da empresa, se achar interessante categorize entre administrativo, comercial e operacional, para ter um controle mais holístico do cenário corporativo.

2. Defina o que é reembolsável

Estipule prazos, limites e defina o que é reembolsável perante as diretrizes da empresa, conte com políticas de reembolso bem claras e objetivas e tenha certeza que todos possuem acesso e entenderam as regras.

3. Estabeleça políticas claras

Tenha políticas bem estruturadas e que transmitam os valores do seu negócio, reserve um tempo para atualizá-las e sempre garanta que seja do entendimento de todos.

4. Conte com um sistema automatizado

Relatórios envolvem vários processos de conferência, armazenamento de dados e demandam tempo e custos, segundo uma pesquisa de benchmarking realizada pela Paytrack em 2022, os relatórios de despesas representam um grande indicador de dificuldade para muitas empresas.

Por isso a Paytrack, oferece uma ferramenta ampla que une todas as informações necessárias em uma única tela, dando autonomia para a empresa monitorar reembolso, prestação de contas de forma prática, além de poder gerenciar as despesas corporativas de maneira eficiente para manter a saúde do negócio.

Como fazer prestação de contas de despesas corporativas?

A prestação de contas acontece em um período estipulado pela empresa para elaboração dos relatórios financeiros ao fim das atividades.

Esse documento deve contar detalhadamente com todas as operações financeiras realizadas pela corporação naquela data prevista, patrimônio líquido, bruto, ativos, passivos, receita, despesas, variáveis, são todos insumos importantes para a empresa trabalhar e preservar a saúde financeira.

Essa operação, assim como as demais que passam pelo financeiro podem ser realizadas de maneira manual, no entanto não é efetivo e exige um extenso trabalho e mão de obra do backoffice, por isso recorrer a tecnologia é uma ótima solução, uma vez que planilhas podem ser substituídas por templates com visão ampla e a gerência dos dados, trazem muito mais segurança e organização.

O que é conciliação de faturas?

A conciliação de faturas é uma atividade que consiste em avaliar se existe inconsistência de dados entre o controle interno e as informações das faturas, é uma operação de extrema importância para garantir a saúde dos recursos da empresa, portanto deve ser um acompanhamento diário e muito eficiente de todos os valores e movimentações financeiras.

Sem a apuração adequada desses dados, a empresa pode acabar perdendo o controle sobre a entrada e saída de verba, facilitando fraudes e afetando diretamente a saúde financeira e a possibilidade de investir em projetos futuros.

Como fazer conciliação de faturas?

A conciliação é uma atividade minuciosa que exige a conferência de inúmeros documentos a apuração de vários dados e necessita de precisão por isso, embora possa ser realizada de maneira manual com auxílio de planilhas e documentos vale lembrar que o sucesso da conciliação de faturas está atrelada a boa gestão desses dados.

Portanto, aderir a automatização desses processos reduz o risco de erros e fraudes, a tecnologia conta com soluções de integração de sistema entre os programas já utilizados pela empresa e o banco, tornando esse processo mais ágil e assertivo.

Existem benefícios em conciliar suas faturas com a Paytrack:

Um aplicativo prático com a tecnologia OCR, que faz a captura dos recibos digitais fazendo a leitura dos dados, preenchendo as informações necessárias de forma automática e bloqueando itens que violam as políticas determinadas pela empresa.

Existem benefícios em conciliar suas faturas com a Paytrack:

Como fazer o controle de fraudes em despesas corporativas

Ao não estabelecerem políticas de despesas corporativas, ou não seguirem boas práticas de gestão as empresas sofrem com prejuízos financeiros, cerca de 86% dos casos de fraudes corporativas acontecem pelo uso indevido dos ativos da corporação.

Quando as políticas da empresa são burladas e não existe um monitoramento rígido sobre os acontecimentos e uma apuração rápida e precisa sobre as informações e valores, os impactos financeiros dessas fraudes podem por em risco o futuro da empresa.

O primeiro passo e mais importante para evitar as fraudes corporativas é desenvolver um processo de conferência e auditoria muito bem estruturado e de preferência automatizado, controles manuais com planilhas podem aumentar o risco de erros, e o segundo passo é estabelecer políticas de despesas claras atrelado a uma gestão mais rígida sobre os cumprimentos das diretrizes.

A implementação de um controle anti-fraude é uma opção bastante efetiva, segundo dados da ACFE, adotar medidas de conduta e boas práticas, aderir a um ações como auditorias internas, políticas antifraude bem estruturadas podem reduzir em até 51% o custo de fraudes corporativas.

Leia mais sobre o tema e as soluções disponíveis: Fraudes corporativas: Entenda como afetam suas despesas e o que fazer para evitar.

É possível garantir compliance nas despesas corporativas?

Compliance está relacionado a ações estratégicas que uma empresa deve criar, seguindo as normas da legislação e estipulando as próprias políticas que prezam pela boa relação entre empresa e colaborador. No entanto, o não cumprimento das devidas ações podem ter um impacto prejudicial para a saúde dos negócios.

Despesas em viagens, alimentação, adiantamento, reembolso, mobilidade, são alguns dos gastos corporativos suscetíveis a desvio de compliance, por isso a empresa precisa manter uma gestão ativa e vigilante sobre todos os gastos e movimentações de ativos.

Determinar políticas de compliance podem servir de apoio à gestão e trazer inúmeros benefícios como:

Na prática as ações de compliance precisam ser práticas e objetivas para trazer um resultado realmente efetivo e seguro para a empresa. Separamos algumas sugestões como:

Automatizar 100% todo processo de despesas corporativas;
Contar com um sistema centralizado que traz uma visão 360 sobre o cenário dos custos em uma única tela;
Acurar relatórios completos e detalhados;
Estabelecer ou aprimorar as políticas de despesas.

Quais indicadores de despesas corporativas acompanhar?

Os indicadores são uma ótima oportunidade para avaliar o desempenho e os resultados das metas reais da empresa, vinculado a gestão de despesas os indicadores ajudam no monitoramento dos gastos realizados por colaboradores. Mas, quais indicadores acompanhar?

Desvio de políticas de reembolso

Toda empresa deve possuir políticas de reembolso bem definidas e se manter vigilante quanto ao cumprimento dessas normas, com o acompanhamento desses indicadores é possível identificar possíveis violações e o impacto sobre as finanças organizacionais.

Ao ter essa visão mais ampla sobre o cenário financeiro é possível elaborar um plano de ação mais eficiente e que promova mais economia.

Prestação de contas

Ao final de toda viagem corporativa o colaborador precisa apresentar os documentos e notas fiscais, para comprovar todos os gastos envolvidos a fim de reaver os valores.

Contudo é possível que os documentos sejam extraviados, ou que não sejam entregues no prazo estipulado, como o indicador para o acompanhamento dos atrasos relacionados à prestação de contas é possível estabelecer prazos para que essas comprovações ocorram.

Orçado vs Realizado

Os gastos envolvidos em uma viagem não estão relacionados apenas a custos de passagem, mas também hospedagem, locomoção, almoço, jantar e alguns custos variáveis do dia a dia, ao fim dessa atividade os gastos serão reembolsado posteriormente e para que não fujam do orçamento integrar o indicador orçado vs realizado pode fazer uma grande diferença.

Esse indicador consegue trazer uma visualização mais 360 entre o que foi planejado inicialmente com o valor final que foi gasto após a viagem, sendo assim a empresa consegue manter o controle sobre os gastos ou revisar o planejamento.

Gasto médio por relatório de despesas

O indicador de gastos médios pode ser realizado de várias formas, seja um demonstrativo de despesas totais por mês, despesas mensais categorizadas, gastos por colaborador, por período, podendo também ser semestral, trimestral ou um período de preferência da empresa.

Este indicador agrega eficiência às operações financeiras fazendo um levantamento de informações cruciais que permitem à empresa preparar estratégias mais assertivas.

Satisfação do colaborador com os processos de despesas

A experiência do colaborador também deve ser levada em consideração como um indicador a ser acompanhado, entender o nível de satisfação dos funcionários em relação aos processos é um zelo fundamental para o desenvolvimento da empresa.

É importante que o colaborador se sinta satisfeito e bem assessorado, fortalecer esse elo com entre empresa e colaborador é crucial para os negócios.

Como fazer um relatório de indicadores de despesas corporativas?

Uma gestão estratégica eficiente exige relatórios bem estruturados, com essas informações é possível comprovar a eficácia dos indicadores de gastos corporativos, apontar melhorias ou até confirmar o resultado dos investimentos.

Não existem regras ou um padrão de relatórios, mas existem boas práticas, como:

O que é um sistema de gestão
de despesas corporativas?

Sistema de gestão de despesas é um programa que une várias funcionalidades a fim de automatizar processos e trazer mais agilidade para o gestor financeiro e backoffice nas operações de gastos corporativos.

Dentro do contexto de finanças, essas soluções digitais são essenciais no cenário organizacional, trazendo agilidade e eficiência a processos que demandam atenção e costumam tomar bastante tempo.

Em uma perspectiva mais palpável, softwares são capazes de impactar todo o processo financeiro e trazer mais produtividade para o dia a dia da empresa. Na Paytrack por exemplo, o potencial da plataforma é capaz de reduzir 96% no tempo de lançamento das prestações de contas, no âmbito de conferência de relatórios 75% de redução em horas despendidas, os processos burocráticos passam a assumir um desempenho mais eficiente.

Como funciona um sistema de gestão de despesas corporativas?

Um software permite um maior controle e monitoramento sobre o cenário de despesas da empresa, os gestores conseguem ter uma visão mais ampla e analítica sobre os recursos da empresa, acompanhar as despesas e avaliar os possíveis problemas.

Preencher relatórios, armazenar documentos físicos, conciliar faturas, todos processos morosos e burocráticos que podem contar com erros e retrabalho, são operações completamente eliminadas e substituídas por uma dashboard que une todas as funcionalidades em uma única tela possibilitando uma visão importante.

Colaboradores e gestores se beneficiam, com uma gestão mais assertiva, processos mais claros e intuitivos, políticas parametrizadas proporcionando uma melhor experiência e satisfação.

Também é possível aumentar a produtividade do time financeiro que com processos mais centrados e parametrizados conseguem trazer essa eficiência para as operações de reembolso e adiantamento aprovando e processando pagamentos.

A Paytrack é autoridade no quesito gestão de despesas e viagens corporativas, com um gerenciamento focado em melhorar processos e agregar agilidade e uma experiência aprimorada aos gestores e colaboradores.

Quais são as desvantagens de um processo manual na gestão de despesas?

Na prática os processos manuais envolvem um trabalho bastante robusto, é preciso fazer um monitoramento minucioso sobre a entrada e saída de dinheiro a fim de preservar os recursos da empresa e existem muitas desvantagens em não contar com uma solução tecnológica, como:

Inconsistência de dados: O colaborador precisa armazenar os recibos físicos como uma garantia para a comprovação do reembolso, que depois será registrado pelo financeiro, nessa jornada a margem de risco de perdas e erros é grande.
Processos que implicam em retrabalho: Os relatórios, normalmente uma planilha, precisam ser preenchidos de forma manual, com todas as informações dos custos envolvidos nas despesas do colaborador, um processo que envolve custo e tempo e pode implicar em retrabalho.
Sobrecarga do backoffice: O financeiro fica responsável por validar dados, realizar a conciliação de fatura, montar relatórios, validar políticas, um extenso fluxo de trabalho onde se perde muito em não aderir a uma solução tecnológica.

Benefícios de contar com um software de gestão de despesas corporativas

Por ser um processo robusto composto por etapas que exigem muita análise, contas, precisão é importante que quanto mais claro e ágil forem as operações, mais eficiente será o trabalho do financeiro e para isso a ajuda de uma solução tecnológica pode fazer toda diferença.

Por se tratar de uma sucessão de etapas complexas, as operações financeiras são suscetíveis a erros, uma vez que a perda de um documento, ou um registro errado acontece todo um processo é prejudicado e precisa ser refeito e as consequências disso podem atingir tanto a empresa quanto os funcionários, prejudicando a relação organizacional.

Com recursos tecnológicos é possível ter uma gestão de ponta a ponta, amparando e conduzindo esses processos de forma a reduzir a curva de erros e complicações relacionadas à verba da empresa.

O controle manual dos processos de despesas podem apresentar muitos erros o que prejudica a empresa e os funcionários em caso do não cumprimento de prazos, ressarcimento e falhas nos próprios processos por falta de documentos ou dados, trazendo a tecnologia para dentro das operações financeiras é possível reduzir expressivamente os custos e fraudes.

Outra vantagem importante é a visão mais nítida sobre todos as transações e uso de verba da empresa, do cumprimento das políticas e demais operações como reembolso, a tecnologia traz um melhor monitoramento da entrada e saída do dinheiro trazendo mais segurança.

O dinamismo é fundamental para tornar as rotinas administrativas mais produtivas e assertivas, soluções tecnológicas por trazerem uma gama de funcionalidades também implicam em um relacionamento e comunicação mais clara e fluida entre empresa e colaboradores.

Como escolher o sistema de gestão de despesas certo?

Tendo entendido os benefícios de uma gestão financeira eficiente é o momento de descobrir como escolher o sistema ideal para a gestão da sua empresa.

Usabilidade

Opte por uma solução especialista que ofereça uma plataforma ampla e autêntica de fácil usabilidade e que integra com os sistemas já utilizados na empresa.

Confiabilidade

Busque as ferramentas que realmente trazem resultados consistentes e onde você possa se sentir seguro em ceder as transações da sua empresa, prefira os sistemas que oferecem um suporte personalizado.

Mobilidade

Escolha softwares que ofereçam acesso por app e outros dispositivos, para que possa ter o controle sempre ao alcance.

Funcionalidades

Procure sistemas que melhor atendam suas necessidades e que façam aprimoramento contínuo de seus produtos, uma tecnologia que se inova com o mercado é uma garantia de nunca ter processos ultrapassados.

Adesão

O tempo de aderência a ferramenta também é um fator importante, quanto mais rápido for possível se adaptar ao programa, significa que a solução é simples.

Como usar hierarquia de aprovação para despesas corporativas

A hierarquia funciona de forma a conceder autonomia aos profissionais, permitindo que colaboradores específicos fiquem responsáveis por avaliar e aprovar os gastos de outros funcionários sem que seja necessário envolver superiores.

No sistema da Paytrack a hierarquia funciona de algumas formas, depende do cenário e da necessidade da organização, é possível definir centro de custo, projetos, rateio de custos e todas as aprovações ficam dentro do sistema de hierarquia, a fim de tornar o processo mais organizado é possível parametrizar o sistema por gestores, centro de custo ou setor.

Quais as boas práticas em fluxos de aprovação de despesas?

É importante sempre definir de maneira bem estruturada quem é o responsável por cada ação dentro do sistema para que os processos de assentimento sejam sempre fluidos e organizados.

Dentro do sistema da Paytrack, que é super parametrizável, é possível contar com várias frentes de aprovação, colocar uma frente para o gestor em determinadas ações e outra para o financeiro, tudo em uma única tela e de forma intuitiva.

Como limitar a visão dos usuários dentro do sistema de gestão de despesas?

O sistema da Paytrack é todo pensado em proporcionar autonomia e de uma forma bastante intuitiva traz um menu de gestão de despesas e a possibilidade de fazer as configurações e alterações necessárias por conta própria da empresa.

Restringir a visão de um colaborador dentro do sistema de gestão de despesas da Paytrack é parametrizável através de um menu de configurações da hierarquia de aprovação, onde a empresa pode usar uma frente chamada “equipe” e lá dentro estruturar da forma mais interessante quais áreas e colaboradores terão acesso e visão aos relatórios.

Como trabalhar com mais de uma empresa no mesmo sistema de gestão de despesas?

O sistema conta com um menu específico para gestão de despesas, lá dentro é possível definir as aprovações mais coerentes, partindo do mesmo viés da acessibilidade seletiva dos colaboradores, aqui também se aplica a configuração de equipe, onde é possível trabalhar com diversas unidades de negócio diferentes em uma mesma base, trazendo mais flexibilidade para que a empresa não precise contar com vários sistemas, várias telas e possa ter todos os fluxos em um único sistema de maneira organizada.

Como extrair relatórios de um sistema de gestão de despesas?

Os relatórios gerenciais estão dispostos dentro do sistema de uma forma bem ordenada para cada perfil e necessidade, relatórios de agência, para gestor, relatórios de gestão de despesas de viagens, cadastros etc.

Todos os relatórios estão organizados em um menu próprio chamado “Relatórios gerenciais”, para que de forma intuitiva a pessoa responsável pela emissão destes possa realizar a conferência do relatório de maneira independente e prática.