Como usar a Paytrack na sua gestão de viagens e despesas

Não sabe como usar a Paytrack? Hoje, queremos falar sobre como a sua empresa pode modernizar a gestão de despesas e viagens corporativas, desde uma solicitação de viagem até solicitação de reembolsos ou prestação de contas com a Paytrack.

Hoje, centenas de empresas de todos os tamanhos e setores já utilizam o sistema da Paytrack. A Baldan, empresa de implementos agrícolas, conseguiu reduzir em 96% o tempo de prestação de contas em sua gestão.

Quer saber mais sobre a Paytrack? Fale com nossos especialistas e facilite a gestão de viagens da sua empresa.

Para isso, preparamos um conteúdo completo com tudo o que você precisa saber sobre os nossos serviços! Continue lendo e confira.

Aproveite e leia também sobre Reembolso de despesas corporativas:um guia para gestão de reembolso corporativo

O que é a Paytrack?

A Paytrack é uma plataforma completa de gestão de viagens e despesas corporativas. Por meio do sistema, é possível fazer desde a reserva de um hotel, a compra de passagem aérea até reembolsos, adiantamentos e prestação de contas.

Ou seja,a Paytrack é um aliado das empresas. Afinal de contas, ele as ajuda a otimizar seus processos, reduzir custos e garantir conformidade com suas políticas internas, ao mesmo tempo que melhora a experiência dos colaboradores.

Além disso, a Paytrack oferece soluções personalizadas para diferentes tipos de setores, como agronegócio, tecnologia e serviços financeiros, atendendo às necessidades específicas de cada segmento.

A plataforma é projetada para ser fácil de usar, permitindo que gestores tenham visibilidade em tempo real dos gastos corporativos. Em contrapartida, os colaboradores fazem o registro de suas despesas de forma prática e rápida.

Em suma, com relatórios detalhados e dashboards intuitivos, a Paytrack oferece insights valiosos que auxiliam na tomada de decisões estratégicas. Portanto, não deixe de contar com os nossos serviços na gestão da sua empresa.

Quem usa a Paytrack?

Hoje, mais de 2 mil empresas estão transformando sua gestão de viagens e despesas com o uso da Paytrack!

A Paytrack é utilizado por empresas de todos os tamanhos e setores que buscam otimizar sua gestão e estar sempre em conformidade com as políticas de despesas corporativas.

Entre os usuários do Paytrack, encontram-se empresas que valorizam a eficiência no controle financeiro, como aquelas do setor de agronegócio, tecnologia, serviços financeiros, e outros segmentos onde o monitoramento preciso de despesas é crucial.

Deste modo, as empresas utilizam a plataforma por diversos motivos. Seja para ter uma visão clara e em tempo real das despesas corporativas, agilizar processos de aprovação e reembolso ou até gerar relatórios detalhados para tomar decisões mais assertivas.

Do mesmo modo, o Paytrack também é amplamente utilizado por colaboradores que precisam registrar e reportar suas despesas de forma mais eficiente, garantindo uma experiência tranquila e sem complicações.

Sendo assim, confira conosco alguns exemplos de empresas que confiam nos nossos serviços:

Como usar o Paytrack pode ajudar minha empresa?

O Paytrack possui diversas soluções para a modernização e gestão das viagens e despesas corporativas da sua empresa.

Solicitação de viagens, transportes por aplicativo, gestão de quilometragem e trajetos, conciliação de faturas, reembolsos e prestação de contas são algumas das várias facilidades disponibilizadas pelo Paytrack.

Deste modo, as empresas que buscam pelo Paytrack geralmente têm algumas necessidades específicas relacionadas à gestão de despesas e viagens corporativas. Confira a seguir alguns dos exemplos mais comuns:

• Trocas intermináveis de e-mails para solicitar uma viagem ou alteração;
• Não tem a garantia que os colaboradores estão escolhendo os melhores serviços (como hotel e passagens aéreas);
• Não tem total controle se os colaboradores estão seguindo corretamente a política de viagens da empresa;
• Realiza reembolsos e adiantamentos de forma manual;
• Reembolsa itens não permitidos, como bebidas alcoólicas, pois não consegue avaliar cada cupom fiscal;
• Realiza a conciliação de faturas de forma manual;
• Paga fee altos para as agências de viagens.

Portanto, se você se identificou com esses sintomas, então nós somos a solução para a sua empresa! Afinal de contas, são vários os benefícios disponíveis para você. Continue acompanhando e confira como podemos te ajudar.

Quais os benefícios da Paytrack para minha empresa?

A Paytrack pode ajudar sua empresa de diversas maneiras, otimizando a gestão de despesas e viagens corporativas com uma solução integrada e fácil de usar. Com o Paytrack, você garante os seguintes benefícios:

• Economia em serviços de viagem;
• Pacote anti-fraude;
• Redução de tempo em atividades manuais;
• Menos aborrecimentos aos gestores financeiros e de viagens;
• Maior controle das despesas e gastos.

Além disso, o Paytrack melhora a experiência dos colaboradores, facilitando o registro e a aprovação de despesas, e promove a conformidade com as políticas da empresa, garantindo uma gestão mais eficiente e transparente.

Quem pode usar o Paytrack?

O Paytrack é destinado a empresas que possuem colaboradores que se deslocam ou viajam a trabalho com frequência. Com isso, existem alguns perfis que utilizam a plataforma:

1. Viajantes

São os colaboradores da empresa que se deslocam ou viajam a trabalho, seja para realizar vendas, manutenções, atender clientes, entre outras situações.

Ao utilizar o Paytrack, eles poderão solicitar tanto as viagens quanto adiantamentos, além de realizar a prestação de contas.

2. Administradores e gestores

Os administradores e gestores da empresa são os outros perfis de usuários que mais utilizam a plataforma, seja para solicitar suas próprias viagens ou para aprovar/reprovar as solicitações e prestações de contas de seus colaboradores.

Responsáveis por toda a gestão e controle das viagens e despesas dos viajantes, no Paytrack é possível ter um painel robusto para todos os controles, além de muita facilidade para realizar a gestão completa em uma única plataforma.

3. Agências

Quando um cliente opta por conectar a sua agência ao Paytrack para continuar usando os seus serviços, a agência possui uma plataforma exclusiva para realizar toda a sua gestão, cotação e emissão de serviços.

Como usar o Paytrack?

Oferecemos diversas soluções que atendem desde a compra de passagens aéreas e reserva de hotéis até o reembolso de despesas como alimentação ou adiantamentos para o colaborador realizar a viagem.

Além disso, você pode solicitar apps de transporte, como Uber e 99, dentro do nosso aplicativo mobile. Outra funcionalidade é a utilização do cartão pré-pago para arcar com as despesas durante a viagem!

1. Despesas e reembolsos

Com a solução para despesas e reembolsos, sua empresa garante agilidade, visibilidade e um poderoso pacote anti-fraude. Através deste módulo, é possível solicitar adiantamentos, reembolsos e realizar a prestação de contas após deslocamentos e viagens realizadas.

Desta forma, você pode concentrar todo tipo de despesa no Paytrack, criando fluxos personalizados para realizar a gestão de:

• Despesas e reembolsos de viagens;
• Fundo fixo;
• Despesas de lojas e filiais;
• Verbas de marketing;
• Despesas de home-office;
• Reembolsos diversos.

Acima de tudo, vale ressaltar que o Paytrack é pensado para se integrar com os demais sistemas que já são utilizados na sua empresa como ERP, RH e CRM.

Isso porque a nossa plataforma garante uma gestão de ponta a ponta com a integração, sem ter a necessidade de atualizar uma informação no Paytrack e depois adicionar a mesma informação do CRM de forma manual, por exemplo.

2. Viagens

Com o módulo de Viagens, você pode conectar sua empresa diretamente aos principais fornecedores e ter acesso a maior oferta de serviços de viagens do Brasil. Dessa forma, você irá comprar serviços sem pagar fee, garantindo menores preços!

Porém, a sua empresa pode optar em conectar a agência de viagens que atualmente é utilizada na empresa, ao Paytrack. Dessa maneira, a agência irá disponibilizar todo o seu conteúdo dentro do Paytrack!

Sendo assim, você ou o seu colaborador poderão realizar toda a solicitação via app mobile, que já realiza a validação de políticas no mesmo instante!

Você poderá realizar a comparação, reserva, emissão e gerenciamento em uma plataforma completa e na palma da sua mão!

3. Uber e 99 empresas

Posso solicitar Uber ou 99 diretamente pelo Paytrack? A resposta é sim! Todos os seus usuários poderão solicitar Uber e 99 pelo aplicativo mobile e comparar preços entre os dois apps de mobilidade. 

Após finalizar a corrida, a despesa será gerada automaticamente no Paytrack e o colaborador deverá apenas classificar esta despesa, que será enviada para aprovação do gestor responsável ou conforme configurado a próxima etapa.

Desta maneira, toda a gestão é facilitando, fazendo com que todas as partes envolvidas saiam ganhando.

4. Paytrack Card ou Cartão corporativo

O cartão corporativo da Paytrack é 100% conectado à melhor gestão de despesas, o que permite automações de adiantamentos e lançamentos de despesas.

Tire todas as suas dúvidas sobre o cartão corporativo da Paytrack!

Com o cartão corporativo da Paytrack, você elimina o adiantamento em espécie e evita riscos em todo processo das despesas.

Deste modo, ao utilizar o cartão para pagar uma despesa, o usuário receberá automaticamente a despesa no Paytrack, precisando apenas classificá-la!

Agora, você ou o gestor responsável podem acompanhar o saldo disponível, fazer recargas para o viajante ou mesmo recuperar o saldo não utilizado!

Entenda como funciona um cartão pré-pago!

5. Gestão de Reembolsos de Quilometragem

A Gestão de Reembolso de KM possui um processo simplificado de reembolso de despesas de quilometragem, garantindo agilidade no processo. Além disso, outro benefício é a redução de custos através da maior precisão e segurança nos cálculos de deslocamentos.

Desta forma, o seu time garante redução de fraudes com uma gestão de políticas mais transparente. A seguir, confira as principais funcionalidades da Gestão de Reembolsos de Quilometragem da Paytrack:

• Gravação online e offline de trajetos;
• Cálculo de reembolso;
• Parametrize limite de km percorrido;
• Alertas de desvio de rotas;
• Validação de horário do percurso;
• Gravação de trajeto internacional.

Em síntese, o Paytrack pode revolucionar a forma com a qual sua empresa lida com as despesas corporativas.

6. Conciliação de faturas

Com a conciliação digital de faturas, elimine o trabalho do seu backoffice reunindo as faturas de todos os seus fornecedores em um único lugar.  Com este módulo, é possível reduzir até 75% o tempo gasto pelos seus colaboradores!

Sendo assim, através de um processo digital e eficiente, realize o match preciso entre faturas de fornecedores e os relatórios de despesas aprovadas pela sua empresa.

Dos cartões corporativos às faturas de serviços de viagens, todos conciliados de forma rápida e digital.

Como usar o suporte Paytrack?

Para entrar em contato com o nosso time de atendimento, é super simples! Basta escolher entre o chat, que está disponível dentro da nossa plataforma, ou no nosso canal de atendimento online.

Além do atendimento direto para viajante ou administradores, possuímos também atendimento exclusivo para as agências de viagens parceiras da Paytrack. Sendo que os nossos consultores de viagens estão disponíveis 24 horas e 7 dias por semana, sem custo adicional!

Por fim, você também pode contar com o time de Sucesso do Cliente. Dessa forma, cada empresa tem o seu Customer Success Manager, que é responsável por acompanhar a sua empresa e apresentar mensalmente os resultados obtidos, como economias financeiras e de tempo.

Por que usar o Paytrack é uma decisão assertiva?

Com o Paytrack, sua empresa pode automatizar fluxos de trabalho, reduzir o tempo gasto em tarefas administrativas e minimizar erros manuais, resultando em uma operação mais ágil e precisa.

Afinal de contas, a plataforma oferece uma solução completa, que se adapta às necessidades específicas do seu negócio, independentemente do setor ou do tamanho da empresa.

Em uma pesquisa realizada no ano de 2020, a Travel & Expense Benchmark Brasil, demonstrou que 34% das empresas ainda têm validação manual de suas políticas e o índice aumenta entre empresas de médio porte (faturamento anual de até R$100 milhões).

Além disso, outros dados comprovam a manualização da gestão de viagens e despesas nas empresas brasileiras, onde cerca de 39% das empresas ainda solicitam por e-mail serviços de viagens de colaboradores.

Portanto, para reduzir esses números e deixar toda a gestão digitalizada e simplificada, a Paytrack é a solução ideal para a sua empresa.

A Geistlich, ao utilizar o Paytrack para realizar a gestão de despesas e viagens, conseguiu reduzir em 75% o tempo gasto para a prestação de contas, além de combater fraudes financeiras e facilitar as auditorias feitas.

Como fazer login no Paytrack?

Agora que você já sabe como usar o Paytrack, utilize a plataforma no seu dia a dia! Se você já é cliente, basta acessar a página de login do Paytrack. É onde você encontrará tudo o que precisa para gerir suas despesas.

Contudo, se você ainda está considerando nossa solução, fale com nossos especialistas preenchendo o formulário abaixo!