Confira as melhores práticas para a sua conciliação de faturas de cartão

Se você é responsável pelas finanças de uma empresa que faz o gerenciamento de viagens e despesas corporativas, sabe o quão crucial é manter um controle minucioso sobre os gastos efetuados com os cartões corporativos. 

A conciliação de faturas de cartão é um processo fundamental para garantir a precisão e a transparência das transações financeiras, além de ser uma ferramenta essencial para a saúde financeira da organização.

Não importa o tamanho da sua empresa ou o número de funcionários que utilizam cartões corporativos, este guia completo foi elaborado para atender às suas necessidades específicas como gestor financeiro. Esteja preparado para elevar suas habilidades financeiras e obter um controle financeiro sólido, transparente e altamente eficaz.

Então, junte-se a nós nesta jornada de descobertas financeiras e domine a conciliação de faturas de cartão como um verdadeiro especialista! 

O que é a conciliação de faturas de cartão?

Imagine que você é responsável pelas finanças de uma empresa que possui cartões corporativos para que os funcionários façam suas despesas de viagens e outras necessidades de trabalho. Quando os funcionários utilizam esses cartões, várias transações são realizadas, como pagar por hospedagem, passagens aéreas, alimentação, entre outras coisas.

O processo de conciliação de faturas de cartão corporativo é como fazer uma “conferência cuidadosa” das informações registradas nas faturas do cartão. 

Isso significa que você precisa comparar com atenção cada gasto listado na fatura do cartão com os registros internos da empresa, como planilhas de controle de despesas ou sistema de gestão de despesas.

O objetivo principal desse processo é ter certeza de que todas as despesas feitas com o cartão estejam corretas e de acordo com as regras da empresa. Dessa forma, você pode verificar se os valores estão corretos, se as despesas estão classificadas nas categorias corretas e se não há nenhum gasto desconhecido ou que não deveria estar ali.

Ao fazer a conciliação de forma cuidadosa, você garante que não haja nenhum erro ou fraude nas faturas, evitando problemas financeiros para a empresa. Além disso, esse processo ajuda a entender como o dinheiro está sendo usado, o que é importante para tomar decisões financeiras mais inteligentes e estratégicas.

Durante as viagens corporativas, é especialmente importante fazer essa conciliação, porque há muitas despesas diferentes sendo realizadas em lugares diferentes. Então, ao fazer essa “conferência cuidadosa”, você pode ter certeza de que tudo está sendo registrado corretamente e que a empresa está gastando o dinheiro de forma responsável.

Resumindo, a conciliação de faturas de cartão corporativo é um processo importante para garantir que os gastos da empresa estejam certos, evitar surpresas desagradáveis e ter um controle melhor das finanças. É uma forma de cuidar do dinheiro da empresa e garantir que ele seja utilizado da maneira mais eficiente possível.

Por que esse processo é importante?

O processo de conciliação de faturas é de extrema importância para gestores financeiros que lidam com viagens e despesas corporativas com cartões. Existem várias razões fundamentais para destacar a importância desse processo:

Precisão financeira 

A conciliação de faturas de cartão garante que todas as transações estejam corretas e de acordo com os registros internos da empresa. Isso evita erros, lançamentos duplicados ou discrepâncias nos registros financeiros, garantindo uma visão precisa e confiável dos gastos.

Detecção de erros e fraudes 

Ao analisar minuciosamente as faturas, é possível identificar erros, despesas não autorizadas e até mesmo fraudes internas que possam ter ocorrido. Essa prática previne perdas financeiras e ajuda a evitar problemas futuros relacionados à integridade dos dados financeiros.

Cumprimento de políticas e orçamento 

A conciliação assegura que todas as despesas estejam alinhadas com a política de gastos da empresa, garantindo o cumprimento das normas estabelecidas. Isso ajuda a manter o controle sobre o orçamento, evitando gastos desnecessários ou inesperados.

Tomada de decisões embasadas 

Com dados financeiros precisos e atualizados, os gestores podem tomar decisões mais estratégicas para otimizar os recursos da empresa. Isso inclui identificar áreas de economia, reavaliar políticas de gastos e melhorar a eficiência financeira geral.

Transparência e prestação de contas 

A conciliação de faturas promove a transparência nas operações financeiras da empresa, fornecendo um registro claro e auditável das despesas realizadas. Isso é especialmente relevante para empresas que precisam prestar contas a acionistas, investidores ou órgãos reguladores.

Otimização do fluxo de caixa 

Ao garantir que as despesas estejam corretamente registradas e controladas, a conciliação ajuda a otimizar o fluxo de caixa da empresa. Isso é essencial para evitar problemas de liquidez e garantir uma gestão financeira mais eficiente.

Como funciona a conciliação de faturas de cartões de crédito corporativo?

A conciliação de faturas de cartões de crédito corporativo é um processo sistemático que envolve a comparação e verificação das informações presentes nas faturas dos cartões com os registros internos da empresa. 

Esse processo é realizado para garantir que todas as despesas realizadas com os cartões estejam corretas, classificadas adequadamente e em conformidade com a política de gastos da organização. Vamos entender como funciona esse processo em detalhes:

Obtenção das faturas 

O primeiro passo é obter as faturas dos cartões de crédito corporativo emitidas pelas instituições financeiras. As faturas geralmente são disponibilizadas mensalmente e contêm detalhes de todas as transações realizadas com os cartões durante o período.

Comparação com registros internos 

Com as faturas em mãos, o gestor financeiro compara cada transação listada nas faturas com os registros internos da empresa. Esses registros podem incluir relatórios de despesas, recibos, planilhas de controle financeiro ou sistemas de gerenciamento.

Identificação de divergências 

Durante a comparação, o gestor verifica se todas as despesas estão corretas e se não há discrepâncias entre as informações da fatura e os registros internos. Caso sejam encontrados erros, o gestor toma as medidas necessárias para corrigi-los.

Classificação e categorização 

Além de verificar a precisão das transações, a conciliação também inclui a classificação adequada das despesas em categorias específicas. Isso é importante para uma análise mais detalhada dos gastos e para garantir o cumprimento das políticas de gastos da empresa.

Identificação de despesas não autorizadas 

Durante a conciliação, também é possível identificar despesas não autorizadas, como gastos pessoais dos funcionários ou cobranças indevidas. Essas despesas são reportadas e investigadas para evitar prejuízos financeiros.

Relatórios e análises 

Ao final do processo de conciliação, o gestor financeiro pode gerar relatórios detalhados sobre os gastos da empresa, identificando padrões de consumo, oportunidades de economia e possíveis áreas de melhoria.

Ações corretivas 

Caso sejam identificados erros ou despesas não autorizadas, o gestor toma medidas corretivas, como solicitar reembolsos, contestar cobranças indevidas ou tomar providências internas para evitar recorrências.

Quais as formas de fazer uma conciliação de fatura?

Existem algumas opções de conciliação de faturas de cartão que podem ser adotadas pelas organizações. Confira!

Conciliação por integração de ERP

Sistematizar a conciliação de fatura através da integração de ERP que a empresa já possui com o banco, torna o processo mais eficaz e pontual, sem margens para erros e fraudes.

Isso porque os sistemas fazem uma troca de informações automática, na Paytrack é possível realizar a integração entre o ERP da sua empresa e o banco, trazendo segurança e parametrizando a política interna.

Conciliação manual

Ao optar por um método manual a empresa está instaurando um processo que requer muita atenção e disponibilidade, isso porque ficará dependente de um responsável entrar manualmente no sistema do banco e extrair os dados que posteriormente serão cruzados com uma planilha.

Nesse caso, será necessário atenção máxima ao cumprimento das políticas e demais diretrizes impostas pela empresa.

Conciliação através de um sistema de gestão de despesas corporativas

Os sistemas de gestão desempenham um papel fundamental na manutenção das operações de despesas, auxiliando diversas áreas e trazendo grandes oportunidades de economia.

Os muitos benefícios de adotar um sistema que automatiza o processo de conciliação de faturas de cartão vão desde: 

• Tomadas de decisões assertivas
• Gerenciamento inteligente do fluxo de caixa
• Controle e agilidade

Empresas como a Geistlich encontraram na Paytrack a solução necessária para seu grande volume de conciliação de faturas de cartão e com isso conseguiram reduzir o tempo dessa operação em 67%.

Cartão corporativo com conciliação automática

Um cartão corporativo integrado com um sistema de gestão traz todas as comodidades e praticidade que a rotina de um backoffice precisa. Isso porque todo registro de transações e informações ficam retidas em um único lugar, facilitando o acesso aos dados e garantindo mais compliance.

Como fazer uma conciliação de cartão eficiente? 

Para realizar uma conciliação de cartão eficiente, é importante seguir alguns passos e adotar práticas adequadas. Aqui estão algumas dicas para tornar esse processo mais eficaz:

Notas fiscais capturadas pelo celular

Por meio de um sistema automatizado, com acesso mobile, é possível capturar as notas fiscais e digitalizá-las para o sistema. Com a tecnologia OCR, os dados são lidos e reconhecidos, preenchendo as informações necessárias para a faturação e bloqueando itens que violam as políticas determinadas pela empresa.

Automatizar a conciliação

Adotar um sistema de gestão de despesas é a melhor forma de garantir uma conciliação de fatura de cartão, segura, eficiente e ágil. Isso porque o processo fica centralizado e com a expertise do sistema as políticas são parametrizáveis e todos esses recursos tornam a conciliação mais fluida e econômica para a empresa.

Indicadores de que sua conciliação de faturas de cartões precisa de melhorias

Processos manuais e repetitivos

Efetuar a conciliação de cartão requer muito tempo e trabalho, ainda mais se for realizado manualmente. São muitos números e informações que precisam de confirmação e veracidade, para que no fim, haja a confirmação entre gastos prestação. 

Assim, quanto maior o tempo gasto nesse processo manual e repetitivo, menos processos estratégicos e analíticos estão sendo postos em prática.

Políticas podem passar em branco

Na realização de conciliação de faturas por meio de planilhas ou documentos manuais, as violações de política podem passar batidas, afinal, o erro humano é um fato já levado em consideração. Porém, isso pode ser mitigado com o uso de um sistema robusto. Assim, as violações de políticas são notificadas automaticamente, e os gestores podem entender os motivos de tal ato e agir se necessário. Tudo isso, em tempo real.

Inconsistência nos dados

No processo manual, a incoerência nos dados podem ocorrer. Isso se dá pelo número de faturas, despesas e demais atividades que o responsável pela conciliação tem a cumprir na empresa. Novamente, o erro humano pode acontecer, incorrendo em custos que poderiam ser desnecessários para a empresa.

Como o Paytrack te ajuda a conciliar suas faturas com mais eficiência

Realizando a conciliação de faturas por meio da solução Paytrack, é possível encontrar benefícios como:

• Agilidade de conciliação;
• Segurança nos pagamentos;
• Controle de orçamento de viagem;
• Gestão financeira;
• Redução de custo operacional;
• Elimina retrabalho e inconsistências.

Além de evitar o retrabalho e as conferências das equipes de contabilidade e finanças, o Paytrack pode ser integrado ao ERP da sua empresa, lançando todas as informações automaticamente, eliminando as chances de atrasos de pagamento e erros de lançamento contábil.

Com o Paytrack, o processo de conciliar as faturas das viagens corporativas da sua empresa tornam-se mais ágeis e efetivas, gerando maior produtividade e economia para a organização.

Quer conhecer mais sobre a nossa solução pode ajudar a sua empresa a reduzir custos e otimizar os processos? Fale com nossos especialistas!