Baldan reduz em 96% o tempo de prestações de contas com o Paytrack
A Baldan, empresa de Implementos Agrícolas, está há quase 100 anos no mercado focando em soluções inovadoras para o setor do agronegócio. Ao unir tecnologia de ponta e experiência, a organização vem desenvolvendo produtos de conceitos avançados, destinados ao preparo do solo e plantio.
Como a empresa tem um alto número de colaboradores envolvidos em viagens corporativas para venda das suas soluções e relacionamento com os clientes e fornecedores. Consequentemente, as solicitações de viagens e relatórios eram manuais e demandavam muito tempo. Mais do que isso, o processo era ineficiente. Assim, empresa então sentiu necessidade em automatizar os processos e gerar economia em tempo e recursos.
E foi com essa sede de transformação, que conheceu a Paytrack.
Tópicos do conteúdo Paytrack
- Desafio: modernizar as viagens e despesas corporativas
- Solução: o Paytrack
- Resultados incríveis, inclusive nas prestações de contas
Desafio: modernizar as viagens e despesas corporativas
Em 2009 o processo de viagens da Baldan era totalmente manual, realizado por meio de planilhas e e-mails. Ainda que alguns destes processos sejam simples, a empresa sentiu a necessidade de se modernizar. Em 2010 iniciaram os trabalhos com sistemas de viagem e em 2017 conheceram o Paytrack. Assim, optaram por migrar do sistema antigo para um mais moderno, o Paytrack, e centralizar seus fluxos de viagens e relatórios, desde a solicitação, aprovação e emissão de viagens até a conciliação de despesas e seus relatórios.
Assim, a Baldan trouxe mais digitalização, segurança e autonomia para seus colaboradores e mais economia para a empresa, por meio da comunicação assertiva das suas políticas de despesas.
Solução: o Paytrack
Por causa do cenário descrito anteriormente, mapeamos os módulos capazes de entregar os melhores resultados à empresa, de forma ágil e escalável.
Em um primeiro momento, todo o processo existente foi revisto, parametrizado e moldado em um novo fluxo que atendesse às necessidades da Baldan para controlar e gerir de forma mais assertiva suas viagens e despesas. Assim, deixaram viajantes e backoffice conectados, mas livres para focar nas tarefas menos operacionais, como a prestação de contas, e que mais trouxessem valor para a empresa.
Foram assim, definidas então as seguintes implementações:
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Resultados incríveis, inclusive nas prestações de contas
Em suma, os benefícios do uso da tecnologia na gestão e nas atividades operacionais são um fato conhecido, e com a Baldan não foi diferente.
De forma geral, o acompanhamento de relatórios completos, por meio do uso de dashboards de BI da Paytrack, auxilia nos processos de análise da Baldan, trazendo confiabilidade e praticidade. Já os módulos de viagem corporativa trouxeram autonomia aos colaboradores, que têm acesso às passagens aéreas, cotações e atendimento especializado, otimizando tempo e trazendo os melhores valores.
O crescimento constante da Baldan pode ser expressado através dos números. No quesito viajantes, desde a adoção do Paytrack em 2017, houve 178% de aumento de usuários na plataforma.
Quando o assunto é adiantamentos, nossa integração reduziu em 97,57% o tempo gasto manualmente por um analista que antes realizava a tarefa de forma manual.*
A gestão e cumprimento das políticas de viagem também têm chamado a atenção. Em seu primeiro mês de implementação foi possível identificar 72% de violação nas despesas. Hoje, por meio da parametrização de regras dentro do Paytrack e dos alertas emitidos aos colaboradores e gestores, a realidade é outra: a Baldan tem mantido 77% dos gastos dentro da política.
Além disso, a Baldan reduziu o tempo de prestação de contas (antes feitos de forma manual) de 13h37 para 00h25m, alcançando uma redução excepcional de 96%!*
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