Como escolher uma agência de viagens corporativas

As agências de viagens corporativas representam uma solução atrativa para as viagens a negócios, com uma gama de serviços voltados a otimizar os processos morosos do planejamento de viagens.

Oferecendo serviços personalizados, o uso de agências é uma alternativa para a gestão das viagens – uma vez que a locomoção de vários colaboradores pode representar gastos exorbitantes – permitindo que a empresa foque em suas próprias atividades.

Neste conteúdo vamos te ajudar a entender o que considerar na hora de escolher uma agência de viagens corporativas, garantindo que sua empresa tenha uma solução de gerenciamento de viagens, ou uma empresa especializada, para te ajudar a alcançar maior adequação às políticas do seu negócio, além de satisfação do viajante corporativo.

O que é uma agência de viagens corporativas

Uma agência de viagens corporativas é uma prestadora de serviços que reserva e administra viagens para uma empresa.

Fazer uma gestão eficiente e organizada de viagens corporativas pode ajudar a reduzir as despesas, simplificar os relatórios, otimizar os processos de reservas e tornar a gestão da experiência de viagem corporativa mais fácil para todos os envolvidos.

As agências de viagens corporativas podem ajudar a melhorar a eficiência das operações de viagens da sua empresa. Por terem acordos com fornecedores e acesso a valores reduzidos, é possível preservar a saúde financeira sem sacrificar o bem estar dos colaboradores.

Contudo, nem sempre as agências conseguem prover mais autonomia para as empresas, já que os sistemas de gestão de viagens podem não integrar com a gestão de despesas corporativas e podem ocorrer perda de dados, como a violação de políticas e falta de informações sobre os menores preços reais.

Como uma agência de viagens para empresas funciona

Uma agência de viagens corporativas para empresas funciona como uma espécie de consultoria especializada com serviços individualizados.

No momento da contratação, a empresa estabelece um acordo de prestação de serviço, podendo incluir pacotes para planejamento de viagens e até gestão de despesas. 

Algumas agências podem disponibilizar soluções tecnológicas que auxiliam as empresas a monitorar as viagens, podendo muitas vezes também controlar as despesas e contar com relatórios.

Algumas agências podem oferecer um serviço 24 horas e disponibilizar uma equipe de especialistas da área que conduzem os processos de planejamento e gestão de viagens com mais praticidade, programas de fidelidade e descontos exclusivos para empresas também fazem parte da gama de serviços oferecidos pelas agências.

Quais os benefícios de gerenciar suas viagens corporativas 

Há muitas razões e motivações pelas quais você desejaria estabelecer contato com uma empresa capaz de auxiliar seu time a gerenciar suas viagens corporativas. Vamos dar uma olhada nos principais benefícios:

Redução de custos

Com acesso a descontos especiais – que não são oferecidos ao público comum – a relação das agências com fornecedores permite a negociação de tarifas mais vantajosas.

Compensar a falta de recursos internos ou de experiência

Talvez você não tenha a necessidade de um gerente de viagens em tempo integral, e sua equipe do escritório esteja sobrecarregada com outros trabalhos essenciais. Nesses casos, uma agência de viagens corporativas pode fornecer especialistas e os serviços que você precisa para fazer todos os preparativos de viagem necessários sem ter que contratar pessoal adicional.

Economia de tempo 

As agências de viagens ficam responsáveis pelo planejamento e todo processo envolvido nas viagens de negócio, incluindo as despesas, liberando a empresa para focar em outras atividades.

Aumento do Compliance

Toda empresa tem algum tipo de regras que compõem a sua política de viagens. Ao fazer uma gestão de viagens aplicando as políticas de forma correta e padronizada, o compliance da sua empresa com essa atividade consequentemente aumentará.

Suporte especializado 

Quando os gerentes da empresa precisam ajudar os viajantes na estrada, as coisas ficam estressantes. Os viajantes podem não conseguir sempre obter ajuda nas noites e fins de semana, enquanto os gerentes de escritório sentem a tensão de ter que trabalhar horas extras. Uma agência pode reduzir esse esforço.

Qual é o objetivo de contratar uma agência de viagens corporativas

O principal objetivo são os ganhos atrelados a adesão de uma agência de viagens corporativas como, por exemplo, economia, eficiência e mais agilidade. Essas vantagens servem tanto para a empresa quanto para o colaborador.

Para a empresa, a agência ajuda de maneira especializada a gerir as viagens auxiliando desde o planejamento – negociação de passagens com custo reduzido, hospedagem, aluguel de carros entre outros serviços – até a gestão de despesas, gerando relatórios detalhados sobre as viagens.

Para o colaborador os benefícios vem do conforto, sem precisar se preocupar com nenhum detalhe do percurso – como aluguel de carro para mobilidade – garantindo sempre o cumprimento das atividades com prazos e horas.

Portanto, o objetivo de contratar uma agência vem do ganho de atividade, mantendo os processos de viagens organizados igualmente a gestão adequada das despesas permitindo visibilidade para empresa sobre o investimento financeiro.

Quais são os serviços oferecidos por uma agência de viagens corporativas 

Existe uma gama abundante de serviços oferecidos por agências de viagens, que visam atender as especificidades de cada empresa, seus serviços incluem:

• Reservas de hotéis e acomodações no geral;
• Reserva de passagens aéreas com tarifas reduzidas;
• Aluguel de carros;
• Gestão de despesas;
• Assistência 24 horas;
• Relatórios de viagens;
• Gerenciamento de programas de fidelidade.

É possível criar um pacote que atenda melhor às necessidades do seu negócio, adotando uma agência fica mais fácil de manter controle sobre os processos de viagem maximizando os problemas e preservando os recursos financeiros.

Quais as maiores agências de viagens do Brasil 

Segundo dados colhidos da My Best, as maiores agências de viagens do Brasil são:

• HURB
• DECOLAR 
• AZUL VIAGENS
• VIAJANET
• CVC
• LATAM
• FLYTOUR
• EXPEDIA

Note que a maioria trabalha como uma agência de reservas online e seus métodos podem variar, conforme suas ofertas de OBT.

Nem sempre a agência fará a gestão das viagens, trabalhando somente com emissão de passagens e hospedagem. Em outros casos, a agência pode disponibilizar um software de terceiros para uma gestão um pouco mais completa.

Se você procura por uma solução para gestão de viagens e despesas, conheça as travel techs.

Como escolher a melhor agência de viagens corporativas para sua empresa 

A escolha da agência de viagens é um momento que exige muita atenção, pois o objetivo dessa contratação é coordenar uma das atividades mais importantes da sua empresa: as viagens corporativas.

Para garantir a melhor experiência e ao mesmo tempo preservar os recursos da instituição, separamos algumas dicas que podem auxiliar nesse processo:

• Verifique depoimentos de clientes: é importante estar ciente sobre as atividades da agência e as experiências que ela proporciona – se são satisfatórias ou não – por isso prefira ler as recomendações do público.
• Avalie a competência técnica: a busca de uma solução para as viagens vem justamente da necessidade de integrar agilidade ao processo, observar os sistemas que a agência oferece (e se oferece) diz muito sobre o meio de gestão.
• Prefira um atendimento 24 horas: observe a disponibilidade da agência, bem como a habilidade e rapidez para solucionar problemas. Prefira um atendimento humanizado.
• Considere o cenário da sua empresa: fique atento às opções de serviços oferecidos e se atendam às reais necessidades do seu negócio.
• Verifique os meios de cancelamento do contrato: leia o contrato e esteja ciente das regras, principalmente relacionadas ao cancelamento de contrato e as condições impostas.

Dessa forma fica mais fácil identificar qual a melhor agência para as necessidades da sua empresa.

Qual é o custo de contratar uma agência de viagens corporativas 

Os custos variam de acordo com os serviços contratados e o tamanho das operações de viagens da empresa. 

Normalmente existe uma cobrança por parte das agências que funcionam como taxas de serviço sobre transações, reservas de viagem, serviços extras e a contratação anual.

Esses valores são individualmente definidos por cada agência, muito desses valores, são atrelados aos serviços oferecidos – portanto tentar negociar tarifas inferiores caso sua empresa possua um grande volume de viagens – então fique atento, e invista sempre nas agências que oferecem os melhores benefícios e valores para sua instituição.

Uma agência de viagens corporativas pode ajudar a otimizar o processo de viagens da empresa?

Sim, uma agência de viagens pode prestar o suporte necessário para que a empresa tenha processos mais organizados e operações mais proveitosas.

Uma boa agência também pode ajudar na implementação de políticas de viagens, na redução de custos investido em deslocamento, agregar tecnologia através de sistemas mais apropriados, um certo controle sobre as viagens, gestão de despesas com relatórios.

Em resumo, uma agência de viagens corporativas é sim capaz de otimizar processos, aumentar a agilidade das operações e garantir concordância no orçamento e políticas.

Contudo, para que isso seja possível, a agência deve contar com um sistema de gestão de viagens e despesas completo e que esteja 100% disponível para o uso da sua empresa. Veja como fazer uma gestão de viagens híbrida.

O que procurar em uma agência de viagens corporativa

Leve em consideração a experiência que essa agência pode proporcionar para sua gestão e para seus colaboradores. No entanto, separamos algumas informações que podem te auxiliar a saber o que procurar em uma agência de viagens corporativas:

Experiência de reserva facilitada

Os viajantes devem ser capazes de reservar viagens para si mesmos, se essa for a preferência deles. Ao mesmo tempo, deve ser muito fácil e agradável para os administradores reservar para os outros. Os administradores também podem contar com uma ótima tecnologia de rastreamento para acompanhar as viagens que ainda estão acontecendo.

Sem custos ocultos

Entenda a estrutura de taxas antes de assinar com qualquer empresa de gerenciamento de viagens. Fique atento a cobranças extras como taxas para ligações de suporte ou para reservas simples e rotineiras.

Excelente suporte para viagens

É aqui que entra realmente o elemento humano. Neste ponto, não há nenhuma tecnologia que possa confortar seu viajante corporativo quando o voo tiver sido cancelado e ele precisa chegar a um evento.

Procure um suporte de viagem que atenda a todas as suas necessidades de viagem e que seja oferecido 24 horas por dia, 7 dias por semana, em vários idiomas, e que tenha ótimas avaliações dos viajantes. 

Políticas e aprovações de viagem integradas

Qual é a única maneira de obter a conformidade com a política de viagens? Elaborando sua política de viagem dentro da plataforma onde a viagem é reservada e fazendo com que todos os seus viajantes e administradores usem essa ferramenta de reserva online.

Você não só precisa encontrar uma ferramenta com políticas de viagem e fluxos de trabalho de aprovação incorporados, mas também precisa ter certeza de que a ferramenta atende às necessidades para uma grande experiência de viagem, para que todos estejam realmente a bordo.

Relatórios de despesas de viagem

Obter visibilidade dos gastos com viagens é excelente! Com as viagens reservadas em tantas plataformas diferentes, é muito difícil obter todos os dados.

Procure uma empresa ou plataforma que ofereça relatórios em tempo real para sua equipe financeira e que possa ajudar nos processos de reembolso.

Precisa escolher uma nova agência de viagens? Considere:

Se sua empresa já conta com os serviços de uma agência de viagens mas as entregas não estão atendendo as necessidades da sua equipe, aqui estão algumas perguntas que você deve fazer antes de escolher uma nova agência:

1- Eu realmente preciso de uma agência de viagens corporativas?

Levando em consideração o volume de viagens da sua empresa e o atual cenário de processos envolvidos nessas atividades, uma agência de viagens pode trazer o upgrade necessário para que sua empresa consiga manter a conformidade dos processos ao mesmo que foca em suas atividades.

Contudo, considere avaliar se, para a sua realidade, um sistema de gestão de viagens completo será mais efetivo.

2- Como posso encontrar uma agência que atenda a todas as nossas necessidades enquanto lidamos com os custos de viagem?

Primeiramente faça uma análise do atual cenário de viagens da sua empresa para entender melhor quais são suas necessidades. Em seguida, busque uma agência e verifique os serviços oferecidos – incluindo a opção de serviços extras – analise a experiência de mercado desta agência, entenda de que forma ela pode atender suas necessidades em aspectos tecnológicos e suporte.

3- Como saberei quando tiver encontrado os serviços de viagens corporativas adequados?

Quando a agência atender às necessidades de suporte e tecnologia da sua empresa e transformar o cenário de viagens em processos fluídos e eficientes, através de muita competência técnica e capacidade de lidar com adversidades, entregando autonomia, experiência para seus colaboradores e visão de negócio para sua empresa.

O que falta nas agências de viagens corporativas 

Apesar de oferecer uma gama de serviços personalizados para as empresas, as agências de viagens possuem baixa performance e não conseguem atender a todos os aspectos de uma gestão de viagens e despesas corporativas. A seguir vamos citar alguns pontos:

Tecnologia ruim para os viajantes e administradores

As agências de viagem dependem de muitas ligações telefônicas e e-mails para interagir com seus clientes. Mas os viajantes de hoje em dia não querem efetuar um telefonema. Eles querem reservar suas próprias viagens, de maneira fácil, dentro da política da empresa.

Da mesma forma, muitos administradores preferem entrar em uma plataforma para ter suas próprias perguntas respondidas. Com agências, é preciso enviar um e-mail a um agente para solicitar um relatório. Ter uma boa tecnologia também pode ajudar a gerar dados úteis de viagem para que você possa acompanhar com precisão os trajetos de negócios de sua empresa.

Taxas inadequadas e altas

As agências de viagem podem negociar tarifas especiais para clientes individuais, mas geralmente não têm as melhores tarifas em viagens especiais. Além disso, elas podem cobrar taxas e tarifas para a maioria dos serviços.

Falta de fornecedores para opções de viagem

As agências de viagem podem fazer parcerias com alguns fornecedores mas normalmente não oferecem fornecedores de baixo custo. Definitivamente, isto é algo que você deve incluir em seu programa de viagens corporativas, especialmente para pequenas empresas, para melhorar a economia de custos em viagens de negócios.

Felizmente, uma agência de viagens corporativa não é sua única opção! Confira o que uma travel tech pode fazer por você, seus viajantes e sua empresa!

Continuar com uma agência ou contratar um sistema de gestão de viagens? 

A indústria de viagens corporativas está evoluindo e com isso novas demandas e necessidades estão surgindo como:

• Monitorar e garantir o cumprimento das política de viagens;
• Não pagar do próprio bolso com cartões de crédito pessoais;
• Relatório de despesas de viagem para análise orçamentária;
• Relatórios de despesas automatizados.

Os colaboradores querem autonomia e experiências de viagens mais notáveis e eficientes. E aqui encontramos um problema: a grande maioria dos serviços de viagens corporativas não evoluíram para estes novos padrões.

É por isso que quando você avalia uma agência de viagens corporativas, é necessário procurar uma combinação de tecnologia e serviço humano. 

Muitas vezes, estas soluções são chamadas de plataformas de gerenciamento de viagens. Existem algumas bem conhecidas, podendo ser boas opções, dependendo do tamanho e das necessidades da empresa. Assim como a Travelperk é referência na Europa e TripActions nos EUA, o Paytrack está fazendo este movimento e transformação no mercado brasileiro.

Trazendo para o cenário das empresas, a realidade da gestão de viagens com um sistema como o Paytrack está mais ágil e assertiva, fornecendo tecnologias exclusivamente dedicadas a resolver a insuficiência do mercado de viagens.

Essa solução traz a autonomia, flexibilidade e a experiência que seus colaboradores tanto querem, assim como tecnologia capaz de eliminar qualquer adversidade que impeça a empresa de ter visão sobre suas operações de viagens.

Com uma funcionalidade inovadora, o modelo all in one, que consiste em integrar a solicitação de serviços, planejamento das viagem até a prestação de contas. 

Mesmo com tanta tecnologia, o Paytrack não abre mão do atendimento humanizado e ágil, permitindo que sua empresa fique tranquila e foque seus esforços em outras atividades produtivas.

Precisa aprimorar a gestão das suas viagens corporativas? Entre em contato com nossos especialistas!