Reembolso de quilometragem: o que é e como fazer

O trabalho em campo, com deslocamento constante, é uma realidade para colaboradores de diversos setores, principalmente o de vendas. É parte da rotina dessas pessoas solicitar o reembolso de quilometragem. Afinal, isso garante que esses funcionários consigam reaver os valores que precisam custear para suas viagens diárias.

Por parte da empresa, manter organização na hora de receber essas solicitações e executar os pagamentos é fundamental.

Além de manter uma relação eficaz com funcionários, ainda há as obrigações trabalhistas que precisam ser cumpridas. Portanto, estabelecer uma política de reembolso de quilometragem é fundamental.

Neste conteúdo, abordaremos este assunto por meio dos principais pontos que você precisa saber. Entenda mais sobre o reembolso de quilometragem e como fazê-lo!

O que é o reembolso de quilometragem?

Reembolso de quilometragem é a ação que consiste em reembolsar colaboradores que tiveram despesas em viagens de carro, utilizando seus próprios veículos, à serviço da companhia. 

Essa categoria de custos inclui combustível, pedágios, depreciação do veículo, estacionamento e outras despesas relacionadas. O importante é que estejam diretamente ligadas à necessidade de deslocamento.

Muitas empresas têm colaboradores, às vezes até mesmo equipes inteiras, que precisam estar em campo o tempo todo. São pessoas com papel operacional importante, geralmente ligadas a negociações, visitas a clientes e outras necessidades do tipo. Com papel fundamental, esses colaboradores precisam ter todo suporte da companhia.

O reembolso de quilometragem é a garantia de que essas pessoas não terão nenhum prejuízo depois de terem que custear valores do próprio bolso. 

Algumas empresas optam por dar certa liberdade de gastos, desde que estejam dentro de um rol de custos pré-aprovados. Assim, basta reembolsar, tornando o processo simples.

Como funciona o reembolso de km

Os funcionários podem estar nas ruas utilizando seus próprios veículos ou um da frota da empresa. Independentemente da situação, os custos precisam ser cobertos pela empregadora, afinal, essas pessoas estão em campo à serviço da companhia.

Quando funcionários utilizam seus próprios veículos, o cálculo considera todos os fatores, da depreciação até o combustível. Esse é o cálculo de quilometragem tradicional e mais completo.

Agora, se o funcionário utiliza um carro alugado, ou da frota da empresa, é reembolsado apenas o combustível que precisou ser custeado no dia a dia.

Se não há um cartão de crédito corporativo ou adiantamento, o reembolso é o único método adequado de custear as despesas. Por isso, tão importante quanto reaver esse dinheiro ao colaborador, definir uma boa política de reembolso de quilometragem é fundamental.

O que deve conter em uma política de reembolso de quilometragem? 

Uma das principais dificuldades que as empresas têm é garantir que colaboradores respeitem as regras de despesas, mas hoje já existem tecnologias que podem auxiliar no cumprimento destas normas. 

Uma política clara deve estabelecer quais são as situações de viagens em que o reembolso é válido, como por exemplo:

• Deslocamento foi feito em uma rota de venda;
• Viagens foram para atender clientes;
• Deslocamento para aeroportos, devido à viagens corporativas;
• Deslocamento em prol da compra de equipamentos e materiais de trabalho.

A clareza na política de reembolso exige também definir quando reembolsos não são permitidos. Alguns exemplos para estes casos são:

• Trajetos de casa para o trabalho e vice-versa;
• Deslocamentos em momentos de lazer;

Alguns custos são essenciais e precisam ser reembolsados, mas quando eles não estão bem definidos, há margens para erros. Isso pode criar ruídos na comunicação entre empresa e seus colaboradores, onde ambos sairão perdendo. Daí a importância de uma política de reembolsos bem definida. 

Boas práticas para criar uma política de reembolso de km

Regras bem definidas evitam problemas de interpretação, práticas inadequadas e despesas excessivas que não façam sentido. Uma boa política de reembolso é fundamental em qualquer empresa, e o mesmo se aplica em questões de quilometragem.

Confira as boas práticas para criar sua política de reembolso:

Estabeleça o cálculo para o reembolso de quilometragem

É preciso estabelecer o cálculo que define o quanto será reembolsado por km rodado aos colaboradores que utilizam veículos próprios em função da empresa. Os valores considerados para o cálculo são médias dos custos de manutenção do veículo e esses números podem ser obtidos por meio de pesquisas na web ou estudo do histórico de custos que a empresa já tem. 

Os custos considerados para o cálculo em geral são:

• Depreciação do veículo;
• Taxas gerais obrigatórias;
• Seguro obrigatório;
• Limpeza.

Depois disso, é necessário dividir todos esses valores pela quilometragem média anual dos funcionários. E então, esse valor deve ser multiplicado por 50%, dividindo os custos de manutenção do veículo entre empresa e funcionário. Veja estes exemplos considerando que a quilometragem média anual seja 24 mil km:

Custo médio do seguro: R$ 2.000,00 / 24.000 km = 0,083 * 50% = 0,041

Taxas médias: R$ 900,00 / 24.000 km = 0,037 * 50% = 0,018

O custo do combustível deve ser considerado integralmente, por isso o cálculo é um pouco diferente. Neste caso, é necessário dividir o consumo médio do automóvel pelo litro da gasolina, ou outro combustível. Fica assim:

Gasolina R$ 7,00/10 km = 0,7

Depois disso, basta somar todas as médias: 

0,041 + 0,018 + 0,7 = 0,76

Então, o custo de quilômetro rodado é de R$ 0,76.

Defina sua política com base na lei

A CLT traz regras claras quanto às despesas que precisam ser custeadas pelas empresas, o que serve como embasamento sólido para o reembolso de KM rodado. Qualquer dúvida pode ser facilmente esclarecida em uma leitura dos termos que a lei traz.

Portanto, a política deve ser, acima de tudo, pautada pelo texto da CLT. Isso inclui também as novas questões da reforma trabalhista. 

Entre os principais pontos, é importante considerar que esses reembolsos não integram o salário. Ou seja, não incidem sobre 13º salário, férias e outros encargos, já que têm a natureza comprovada como reembolso.

Exija comprovação de gastos

Para os reembolsos, a empresa tem a proteção legal de só os exercerem se houver comprovação. Acima de tudo, isso torna a prática mais precisa e justa para os dois lados. Atualmente, a melhor forma de fazer isso é por meios digitais e automatizados, uma vez que entregam informações precisas e com risco de fraude mínimo.

O recurso ideal nos dias atuais é o GPS. Assim, dá para monitorar quais foram os trajetos realizados e, além disso, qual foi a quilometragem precisa. 

Essa é a comprovação mais transparente e fácil de ser feita, tanto pelo colaborador quanto pelo setor financeiro, que pode fazer o controle de maneira facilitada.

Um software especializado, como o Paytrack, traz essa facilidade e precisão no controle, já que grava toda a quilometragem e calcula automaticamente o valor do reembolso baseado nas políticas da empresa. 

Esta automatização gera também economia de custos, uma vez que aumenta a precisão do valor reembolsado. 

Outra opção é fazer uma planilha de quilômetros rodados, mas esta opção torna a atividade extremamente morosa e imprecisa, ficando à mercê de fraudes.

Como fazer o reembolso de quilometragem de forma eficiente?

O departamento financeiro da empresa necessita de organização e agilidade para gerir um número alto de solicitações de reembolso de quilometragem. Processar tantos pedidos de modo manual seria um grande erro. Primeiramente, pelo nível de esforço e tempo despendido, mas também, pelo maior risco de erros e fraudes.

A automatização dos reembolsos de despesas de quilometragem com soluções especializadas, como as soluções Paytrack, simplificam o processo e elevam o compliance. 

A simplificação vem por meio da padronização e centralização das solicitações de reembolso em uma única plataforma. Enquanto o aumento do compliance ocorre por meio da validação automática das políticas da empresa e a precisão do cálculo de quilometragem via GPS.

Para isso, as soluções conectam o aplicativo mobile utilizado pelo viajante para gravar a rota ao software que o setor financeiro utiliza na gestão de despesas. Assim, a transmissão de informações é automática, evitando fraudes ou qualquer interferência.

Automatizar garante também que os pagamentos sejam executados no dia certo, mediante aprovação de todas as solicitações que cumprem com as diretrizes de reembolso.

O reembolso de quilometragem é uma atividade recorrente em muitas empresas. Portanto, tornar a tarefa mais fácil, organizada e livre de fraudes é uma indispensável. Com diretrizes claras e suporte de tecnologia, sem dúvidas tudo fica mais fácil.

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