Controle de políticas violadas nos reembolsos de viagem

Os reembolsos de despesas corporativas e de viagens podem se tornar constantes alvo de fraudes. Todas as empresas que possuem um número significativo de colaboradores se deslocando em viagens precisam se atentar e manter um controle de políticas violadas mais rigoroso.

É fundamental pensar que as fraudes podem acontecer. Elas se concretizam quando despesas pessoais são repassadas como parte das necessidades de viagens, por exemplo. Há outras formas de agir fora do que as diretrizes das políticas de viagens determinam, por isso, toda atenção é fundamental.

Com o devido rigor e um processo de reembolso bem estruturado, torna-se mais fácil evitar que problemas do tipo ocorram. Portanto, este post vai tratar com mais detalhes sobre o controle de políticas violadas e os desafios relacionados a essa questão. Acompanhe!

Controle de políticas violadas: o desafio no reembolso de despesas

O reembolso de despesas corporativas é o ressarcimento dos gastos que os funcionários tiveram para a realização das atividades, mediante comprovação. Isso significa que, se um colaborador precisar se deslocar a trabalho e prestar contas das despesas com hotel, alimentação, táxi e Uber, por exemplo, utilizando o próprio dinheiro, a empresa precisa ressarcir o valor mediante os comprovantes.

Para que esses reembolsos funcionem adequadamente, é fundamental que as empresas definam suas políticas de reembolso de maneira detalhada e assertiva. A partir disso, colaboradores sabem exatamente quais tipos de despesas serão compensadas, o que evita qualquer custo além do que a empresa se compromete a pagar.

Nesse cenário de viagens corporativas, existem as despesas passíveis de reembolso e aquelas não reembolsáveis. Por isso, é necessário que a política de reembolso de despesas de viagem da empresa esteja clara, abordando cada ponto que costuma gerar dúvidas. Quanto mais detalhada e objetiva a política for, menor será a incidência de solicitações de reembolsos inválidas.

Diante disso, o desafio continua para identificar quais práticas podem ser consideradas violação das políticas de reembolso. Certamente, esses casos já aconteceram em muitas empresas e precisam servir de aprendizado, o que impedirá que novos episódios aconteçam. Com base neles, o controle de políticas violadas pode ser mais efetivo.

Esse trabalho consiste na identificação de custos não reembolsáveis ou em ações que são identificadas como tentativas de fraudes. Infelizmente, casos como esses podem ocorrer visando um reembolso de custos que não têm relação com as necessidades de colaboradores em viagens corporativas.

Como evitar fraudes e violação de políticas nas despesas corporativas?

É um trabalho extenso e que precisa partir da análise comportamental dos colaboradores e do histórico de tentativas de violações, caso haja. Há muitas formas de tentar burlar as diretrizes e, quando esses são conhecidos, fica mais fácil criar um controle sólido e que impeça a empresa de levar prejuízo nesses reembolsos.

Para garantir o devido compliance com a política da empresa, é importante focar em duas questões centrais: automatizar o processo de solicitação de reembolso e identificar as oportunidades de fraudes. Entenda mais sobre essas questões a seguir!

Automatização do processo

Toda empresa possui um processo de reembolso das despesas. Algumas mais tradicionais, como planilhas de excel e formulários manuais, outras que adaptam a operação dentro do ERP.

Nesse caso, a operação fica sujeita a erros humanos e a burocracia no backoffice, que pode dificultar as atividades de conferência dos relatórios de reembolso e prestação de contas.

Pense no seguinte: o colaborador preenche uma planilha com o que gastou, junta as notinhas, grampeia tudo junto e envia ao financeiro (às vezes pelo correio), já tendo buscado assinatura dos aprovadores no documento. O documento precisa ter todos dados do viajante, centro de custo, projetos, rateios, etc e ser validado pelos conferentes, num processo manual.

Para garantir um processo automatizado e digital, muitas empresas apostam em inovação e tecnologia. Aplicativos para reembolso como o Paytrack permitem que o processo seja todo digital e em tempo real, possibilitando que o colaborador faça a solicitação do reembolso e envie suas despesas para conferência, usando um app para reembolso (Android e IOS).

Controles anti-fraude na gestão de despesas

Há fraudes conhecidas que podem ser utilizadas na sua empresa. Por mais que seja ruim pensar que pessoas conhecidas podem agir dessa forma, a prevenção é a melhor maneira de evitar problemas. As ações a seguir indicam fraude e devem ser combatidas.

Fins particulares 

O colaborador usa os recursos disponibilizados pela empresa, como o cartão corporativo, para gastos pessoais. Essa prática, além de onerar a empresa e prejudicar o resultado esperado da viagem, pode resultar em demissão por justa causa. Por isso, o colaborador precisa estar atento à política de reembolso para saber quais despesas realmente serão pagas e evitar problemas.

Superfaturar despesas

O superfaturamento das despesas é comum. Acontece quando o colaborador inclui pequenos valores nos relatórios que podem não ser facilmente localizados na conferência. 

Perda de documentos e comprovantes

Sem comprovação de documento do que se gastou, o colaborador acredita ter liberdade para preencher o relatório com valores inexatos ou fora da realidade.

A melhor forma para evitar essa fraude é tornar obrigatório a apresentação de comprovantes junto ao relatório e utilizar recursos tecnológicos para o registro da despesa, como os leitores digitais.

Despesas disfarçadas

Esse tipo de fraude acontece quando o funcionário disfarça relatórios com despesas não permitidas em política, como bebidas alcoólicas e medicamentos. A incompatibilidade de gastos com as notas apresentadas também indicam uma possível tentativa de fraude.

Serviços não autorizados

O colaborador utiliza serviços que não foram autorizados pela empresa. Desde passagens executivas/primeira classe, até serviços extras em hotéis (frigobar, lavanderia, entre outros). Novamente, a empresa precisa ter claramente especificados quais itens são reembolsáveis.

Como evitar as fraudes em reembolsos

Além de uma política de reembolso clara e objetiva, é fundamental basear todo o processo de solicitação e de análise em tecnologia de automação. Hoje, com os recursos disponíveis no mercado, há menos chances para fraudes e maior dinamismo nessas demandas, o que cria o cenário ideal para colaboradores e setor responsável.

No expense report da Paytrack a empresa encontra funcionalidades específicas para controle de fraudes, como:

• White/blacklist de palavras na leitura OCR;
• Alerta/bloqueio de duplicidade;
• LOGs (operação e backoffice);
• Geolocalização, onde o colaborador pode digitalizar suas despesas pelo celular e montar os relatórios;
• Acesso fácil às regras e políticas;
• Configuração de alertas, bloqueios e aprovações, com versões para Android e IOS.

Um bom controle de políticas violadas começa em diretrizes sólidas e claras. Assim, colaboradores sabem quais linhas não podem cruzar. Sem dúvidas, uma solução de automação de reembolsos também vai ajudar esse processo a ser mais seguro para a empresa e facilitado para colaboradores.

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