Ajuda de custo home office: quais os deveres da empresa e como calcular

O mercado de trabalho está em constante mudança e isso significa que a sua empresa também precisa se adaptar ao novo cenário. Um exemplo disso é o trabalho remoto, que se tornou cada vez mais comum no Brasil e em todo o mundo. Mas você sabe o que é uma ajuda de custo home office e como ela funciona?

Não se trata de um assunto tão simples e, por isso, pensamos em ajudar você a esclarecer todas as suas dúvidas sobre o tema. O que acha, então, de conferir o artigo completo que produzimos sobre o tema? Continue a leitura e confira!

Qual o cenário do home office no mercado de trabalho?

Antes de mais nada, é preciso entender qual é o cenário do mercado de trabalho no Brasil. Os dados do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) mostram que quase quatro milhões de brasileiros já estavam no modelo home office antes mesmo da pandemia. 

Mas foi nos últimos meses que tudo mudou.

Um exemplo disso é que a expectativa de crescimento é de 30% para o trabalho remoto, mesmo com o fim do isolamento social, por exemplo. Outro número importante sobre o tema é a satisfação desses profissionais, com 70% dos entrevistados em um estudo da Owl Labs afirmando estarem satisfeitos com esse modelo de trabalho.

Esse cenário, porém, requer algumas adaptações da empresa em relação ao home office, para garantir que todos os profissionais estejam, de fato, satisfeitos com a situação.

O que é a ajuda de custo no home office?

A ajuda de custo no home office é a oferta de recursos extra por uma empresa para que os seus colaboradores possam trabalhar remotamente com toda a estrutura necessária. A ideia é que, assim, os profissionais não precisem se preocupar com questões de custos extras, como compra de equipamentos ou até internet.

Qual é a lei que se aplica?

Quando se fala em ajuda de custo no home office, a lei nº 13.467 é a referência. Em resumo, a legislação diz que o empregador deve arcar com todas as despesas que são relacionadas ao ambiente de trabalho. Um exemplo disso é a internet, luz ou os dispositivos necessários para que o trabalhador consiga exercer suas funções.

Segundo o artigo 75-D, as empresas devem seguir a seguinte regra:

“As disposições relativas à responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado, serão previstas em contrato escrito.”

Quais são os benefícios da ajuda de custo no home office?

Mas por que pensar em oferecer um programa de ajuda de custo no home office? Confira!

Suporte ao profissional

Antes de mais nada, a principal responsabilidade de qualquer empresa é garantir que os seus profissionais tenham todo o suporte que precisam. E essa ajuda nada mais é do que a entrega de insumos para que os colaboradores realizem as suas funções sem nenhum tipo de distração, seja a partir de apoio financeiro, seja com apoio técnico. Exemplo disso é a disponibilização de cadeiras ergonômicas, suporte de notebook, apoio de pulso, entre outros.

Sendo assim, estruturar um programa de apoio no home office é essencial, garantindo que os colaboradores tenham tudo o que eles precisam para focarem exclusivamente no trabalho. O que vai acabar impactando também na qualidade do resultado final de cada função, sem que nenhum problema externo acabe atrapalhando.

Maior produtividade

Como consequência desse suporte que a sua empresa está oferecendo, a tendência é que o nível de produtividade também aumente. Sem distrações, insatisfação ou problemas técnicos, cada colaborador consegue ter um rendimento muito maior. Pegando o exemplo do auxílio de infraestrutura (que vamos explicar mais a frente), isso fica mais claro.

Já imaginou fazer uma reunião em que um dos participantes não consegue se conectar? Esse é um problema grave no ambiente de home office e a empresa deve se responsabilizar por todo esse suporte. Evitando esses problemas, portanto, é possível que o nível de produtividade aumente consideravelmente na sua equipe.

Maior satisfação dos colaboradores

Além dos ganhos práticos no dia a dia da empresa, outro ponto importante que a uma política de ajuda de custo no home office proporciona é a maior satisfação dos colaboradores. Qual profissional que não gosta de ser valorizado? Ou de receber o suporte da empresa em que trabalha para focar apenas nas suas funções?

Tudo isso é levado em consideração por profissionais dos mais diferentes níveis, o que pode gerar um clima organizacional muito mais saudável para todos. Mais do que isso, pode ser um diferencial importante para aumentar a taxa de retenção dentro da organização, evitando que os principais talentos deixem a companhia.

Como a ajuda de custo funciona na prática?

Mas, na prática, como funciona a ajuda de custo no home office? Em um momento que cada vez mais pessoas estão no trabalho remoto, é preciso entender como ela funciona no dia a dia.

Ajuda de custo CLT

A partir do momento que a empresa decidiu oferecer o subsídio de home office, a única intenção é custear as despesas necessárias para que eles se ambientem ao novo local de trabalho, realizando todas as adaptações para que eles possam produzir da mesma forma em um ambiente diferente.

Auxílio home office

Já o auxílio home office é algo mais completo, fornecendo todos os recursos necessários para pagar as despesas e a infraestrutura necessária de trabalho remoto. Mas não existe uma lei específica que garanta esse direito, ou seja, precisaria ser feito a partir de uma conversa entre empregador e colaborador.

Auxílio infraestrutura

Outro exemplo disso é o auxílio infraestrutura, ou seja, com a empresa fornecendo todo o suporte necessário para que o profissional consiga fazer as suas tarefas. Computador, teclado, mouse e até mesmo mesas e cadeiras em alguns casos. Dependendo da conversa com os colaboradores, também pode ser legal oferecer até mesmo acesso a internet.

Como fazer o cálculo da ajuda de custo no home office?

O cálculo da ajuda de custo deve variar de acordo com a realidade de cada empresa. Afinal, cada função tem uma infraestrutura necessária. Mas, em resumo, a ideia é identificar quais são os investimentos que os profissionais precisam fazer para realizarem as suas funções de trabalho, como internet, equipamentos ou energia elétrica.

Dessa forma, o ideal é identificar as contas de cada colaborador e definir uma política de reembolso por meio de uma plataforma de pagamentos corporativos, por exemplo. Com o envio do extrato mensal da internet, por exemplo, é possível identificar quais foram os gastos na hora de trabalho.

Que tal um exemplo para entender melhor? O valor da internet, por exemplo, pode ser pago na íntegra pela companhia, enquanto a conta de energia pode ser dividida a partir de um cálculo simples: quantas horas de trabalho o colaborador precisa cumprir? A partir disso, é possível fazer a conta a partir da proporção em relação ao custo geral de energia.

Como colocar a ajuda de custo no home office em prática?

Mas, afinal, como criar uma estratégia de ajuda de custo no home office da sua empresa? Que tal conferir algumas dicas para ajudar você nesse desafio?

Entenda as demandas dos colaboradores

O primeiro passo é muito simples: entender quais são as principais demandas dos seus colaboradores. Afinal, de que adianta criar uma estratégia para esse propósito, mas não ter a solução ideal para quem mais vai ser impactado. Uma dica pode ser realizar uma pesquisa interna de satisfação e entendimento desse cenário.

Quais são as demandas dos colaboradores? Como a sua empresa pode ajudar? A ajuda de custo é a melhor opção ou o ideal é apenas oferecer auxílio da infraestrutura? Muitas vezes, uma ação menor (e mais barata para a companhia) pode acabar se tornando mais eficiente do que uma ajuda de custo que não resolve a principal dor do público.

Analise as condições financeiras

Tem todas as respostas em mãos e sabe como pode criar um programa eficiente? Ótimo, agora é hora de entender se a sua empresa realmente pode suprir todas as necessidades que foram mapeadas na etapa inicial de pesquisa. Por melhor que seja a ideia, o auxílio não pode significar um problema financeiro para a empresa, certo?

A partir do momento que estiver definido qual é a principal necessidade dos colaboradores, a conversa deve ser levada para o departamento financeiro. A ideia é realmente avaliar a viabilidade da ideia, garantindo que o custo-benefício da estratégia seja positivo e a empresa consiga seguir sustentável financeiramente.

Anuncie o programa

Depois de ouvir o que os colaboradores têm a dizer e entender a viabilidade da estratégia, é hora de estruturar o programa de ajuda de custo no home office. Como ele vai funcionar, quais vão ser os valores e o suporte oferecido? Como os colaboradores vão ter acesso ao programa? É preciso definir todos os processos, regras e critérios.

A ideia é que ninguém tenha dúvidas sobre como funciona o programa e consiga fazer tudo de forma simples, prática e digitalizada. Caso seja algo mais complexo, por exemplo, pode ser interessante criar um passo a passo. Enfim, o mais importante é não deixar que os colaboradores tenham dores de cabeça por conta de uma estratégia pensada em ajudá-los.

Monitore e revise o programa

Após a implementação do programa, é preciso entender que ele ainda não deve ser finalizado, já que o ambiente corporativo está sempre se modificando. Sendo assim, você deve monitorar e revisar o programa de ajuda de custo no home office constantemente. O objetivo é não deixar com que ele perca o seu sentido ao longo do tempo.

Ainda mais importante é não deixar com que os colaboradores fiquem insatisfeitos. Ou seja, a sugestão é criar pesquisas constantes em que você consiga avaliar a efetividade do programa e, caso necessário, consiga fazer todos os ajustes necessários para que os colaboradores possam, de fato, aproveitar os benefícios dessa ajuda.

Dentro de um mercado cada vez mais competitivo, é fundamental que a sua empresa esteja preparada para atrair e reter os principais talentos do mercado. E um passo fundamental para que isso aconteça é identificar quais são as necessidades dos colaboradores e criar ações e campanhas que ajudem a suprir essas demandas.

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