Saiba como superar os desafios da gestão de fundo fixo!

Fundo fixo — ou caixinha — funciona como um sistema de contingência, onde uma quantia de dinheiro fica retida com o único propósito de custear despesas simples e menos burocráticas.

Despesas como materiais de escritório, alimentação e transporte são exemplos de gastos que utilizam o fundo fixo como pagamento.

Para preservar o bom funcionamento do fundo fixo, é preciso definir boas práticas para garantir o controle de verba. 

Porém, se a empresa não tem um processo de caixinha bem definido, pode apresentar falta de visibilidade das despesas, processos e controles manuais, informações descentralizadas e comprometimento da segurança e integridade dos dados.

Para não cometer os mesmos erros na sua empresa, é preciso criar um processo seguro e eficiente. Confira o nosso artigo completo sobre fundo fixo!

O que é fundo fixo?

Fundo fixo, ou fundo estático, é o valor em espécie disponibilizado para pequenas despesas, como compras de materiais de escritório ou copa e cozinha.

Seu principal objetivo é facilitar o pagamento de despesas que não carecem de transferências bancárias, emissão de cheques, ou outras formas burocráticas, em resumo, despesas simples e práticas.

Parte da realidade de inúmeras empresas, o fundo fixo tem como alvo despesas com pagamentos menos morosos e, por isso, ter seu controle é de extrema importância.

Como funciona o fundo fixo?

Este sistema deve ser pré-definido pela empresa, a fim de atender a realidade dos gastos da corporação, estabelecendo normas e boas práticas de uso.

O primeiro passo é designar um colaborador como responsável pelo controle do fundo fixo. À medida que as despesas vão sendo pagas e o valor reduzindo, o responsável deve emitir uma solicitação de reposição do dinheiro mediante comprovação dos gastos.

Seguindo a mesma premissa de outras movimentações financeiras, é preciso deixar bem claro a prática de uso da caixinha, quais tipos de despesas podem utilizar o fundo fixo e qual procedimento de reposição, por exemplo.

Quais as vantagens de se ter um fundo fixo

Tendo como principal objetivo cobrir despesas simples e menos morosas, o fundo fixo pode ser um recurso vantajoso para as empresas, não precisando mexer no caixa operacional toda vez precisar efetuar um pagamento simples, entre outros:

• Agilidade no pagamento de despesas eventuais;
• Eficiência na resolução de pequenos problemas;
• Possibilidade de troco no atendimento ao cliente.

O fundo fixo é solução rápida para agregar eficiência aos processos financeiros da empresa — principalmente se tratando de pequenas despesas — evitando grandes movimentações ou o envolvimento de muitas pessoas e operações em prol de algo tão simples.

Quais os principais desafios para a gestão do fundo fixo?

Se sua empresa utiliza o fundo fixo de caixa, você entende que esse tipo de despesa precisa de atenção. O primeiro passo para uma gestão eficaz é reconhecer os desafios. Entenda os mais comuns e quais vão de encontro com sua realidade!

Processos e controles manuais

Controlar as movimentações que ocorrem no fundo fixo de caixa em tabelas ou planilhas, de forma manual, é um processo que requer muito tempo e está suscetível a diversos erros. 

Esquecer de registrar uma entrada ou saída do caixinha é um erro comum, e afeta diretamente o fechamento mensal do fundo fixo. 

Além de ser necessário coletar diversas informações e armazenar os cupons e notas fiscais, de forma física ou digital. Essa documentação é de extrema importância para o registro contábil de despesa.

Falta de visibilidade das despesas 

Ao realizar todo o controle via tabelas ou planilhas, você perde a visibilidade das despesas e, por consequência, não tem controle do saldo disponível.

Se a empresa não tem os dados disponíveis de forma acessível, ela perde controle sobre como o fundo fixo foi utilizado e não saberá com certeza se pode aprovar a reposição do fundo.

Lançamentos manuais no ERP

Ao realizar todos os lançamentos de entradas e saídas do fundo fixo de forma manual no ERP, a sua empresa está sujeita a erros no processo.

Caso a pessoa responsável pelos lançamentos, digitar algum dado de forma incorreta, repetida ou mesmo esquecer de algum lançamento, a empresa corre sérios riscos em uma possível auditoria.

Além disso, esse tipo de procedimento mata a produtividade da equipe financeira, que poderia despender tempo em atividades muito mais estratégicas.

Informações descentralizadas

Controle de saldos realizados em planilhas, contabilização das despesas no ERP, solicitação de reposição do fundo fixo realizada via e-mail. Isso tudo acarreta na descentralização das informações e dificulta a gestão.

Sem a centralização de informações o controle de entradas e saídas do caixinha se perde, assim como o controle das prestações de contas, desta forma não é possível saber precisamente qual  o valor ainda disponível para uso ou se as despesas foram contabilizadas.

Comprometimento da segurança e integridade dos dados

O time financeiro é responsável pelo fornecimento de inúmeras informações estratégicas para a diretoria e outros times da companhia. Garantir que os dados utilizados em relatórios sejam precisos e representem a realidade é imprescindível.

Controles manuais e a descentralização das informações colocam em risco a garantia de integridade dos dados financeiros e, por consequência, a qualidade dos relatórios gerados.

Além disso, controles paralelos comprometem a segurança das informações, uma vez que o acesso pode ser realizado facilmente por pessoas externas ao time financeiro.

Como é feito o controle das despesas feitas com o fundo fixo

Um responsável pelo fundo fixo — colaborador designado para função — deve estabelecer o hábito de armazenar os comprovantes dos pagamentos, a fim de tornar a operação mais organizada e apresentá-los na hora da solicitação de reposição dos valores.

Esse processo pode ser automatizado com o suporte de soluções tecnológicas. Assim, o fundo fixo passa a incorporar um processo mais prático e seguro e é importante saber que esse modelo de controle de caixa pode ser particular de cada instituição.

Como aumentar a segurança e otimizar a gestão de fundo fixo

Para te ajudar no desafio de garantir um processo eficiente e com integridade de dados, listamos algumas formas de aumentar a segurança e otimizar a gestão de fundo fixo.

Ter um processo bem definido

O primeiro passo, é estipular políticas para o uso do recurso. Deve-se definir quem é o responsável pelas aprovações de solicitações de adiantamentos e reposição do fundo, os valores máximos e os prazos de prestação de contas.

Após isso, você deve definir o processo. Veja alguns pontos para serem levados em consideração: 

1. Como o colaborador solicita um adiantamento;
2. Quem é o responsável pela aprovação;
3. Quando ou como o financeiro registra o lançamento e paga o colaborador;
4. Forma da prestação contas das despesas e envio para conferência;
5. Responsável pela conferência e envio para o financeiro;
6. Processo lançamento das despesas no ERP;
7. Meio para reposição do saldo.

Todo o processo deve ser adaptado conforme a necessidade e realidade da sua empresa.

Evitar depósitos na conta do colaborador

O depósito em conta apresenta diversos riscos para a empresa. Para evitar problemas futuros, opte por outras formas de disponibilizar o valor adiantado para os colaboradores. 

Manter registro preciso sobre as despesas

Eventuais auditorias podem acontecer. Por isso, manter os registros da caixinha de forma precisa e organizada é fundamental.

Além das auditorias, você precisa ter controle e clareza sobre os gastos da sua empresa. 

Lembre-se que o fundo fixo é um valor para o dia a dia da empresa, assim como despesas de custeio do negócio, sua contabilização é essencial para a saúde financeira e fiscal da empresa. 

Adotar uma tecnologia para a gestão

A tecnologia é uma grande aliada para aumentar a segurança e otimizar a gestão de fundo fixo. Com ela, a sua empresa terá as informações centralizadas, o que facilitará o controle do time financeiro, além da possibilidade de automatizar tarefas operacionais e pouco estratégicas.

A seguir, veremos mais detalhes sobre opções de tecnologia para a gestão e segurança do caixinha.

Como automatizar e melhorar processo de fundo fixo ou caixinha

O fundo fixo ou caixinha pode ser um recurso estratégico para as empresas, principalmente as que demandam por agilidade e autonomia. Garantir que a gestão deste recurso seja eficiente, com aprovações estruturadas é crucial para mantê-lo sob controle.

Por isso, contar com uma tecnologia que dê apoio ao processo, tornando-o mais preciso, rastreável e seguro é uma grande evolução na gestão de fundos fixos.

A tecnologia atua como simplificadora, tornando procedimentos menos burocráticos, além de trazer mais rapidez e precisão de dados com as automatizações.

Opções para automatizar a gestão de fundo fixo

O Cartão corporativo é uma das opções mais seguras e eficazes para o controle e gestão de fundo fixo. Esta opção elimina a circulação de dinheiro em espécie e o depósito na conta de colaboradores, dois pontos que elevam a vulnerabilidade das operações.

Além de cartão corporativo para a disponibilização de recursos, contar com uma solução para a gestão de despesas aumenta sua segurança de dados e garante o registro das despesas.

A Paytrack é uma empresa de tecnologia voltada à gestão de despesas corporativas e conta com um cartão corporativo que é 100% conectado à solução de gestão de despesas e reembolsos. Além disso, as soluções Paytrack integram-se aos ERPs, automatizando ainda mais os processos do fundo fixo.

Dessa forma, o cartão Paytrack permite automações de adiantamentos e lançamentos de despesas. Eliminando as atividades manuais, reduzindo tempo e custos do setor administrativo e financeiro. 

Quer mudar a forma de fazer sua gestão de fundos fixos? Preencha o formulário abaixo e fale com um de nossos especialistas!