Entenda como evitar riscos com adiantamento para despesas de viagens em espécie e depósitos em conta

Você já parou para pensar sobre os diversos riscos e prejuízos que o adiantamento para despesas de viagens podem trazer para a sua empresa?

A sua empresa pode estar perdendo muito dinheiro com a falta de controle dos adiantamentos em espécie e depósitos em conta. Além de processos manuais e o risco de ações trabalhistas contra a empresa. 

Descubra agora como eliminar estes riscos na sua empresa. 

Quais os riscos do adiantamento em espécie 

Ao disponibilizar o adiantamento para despesas de viagens em espécie, a empresa e o viajante correm diversos riscos. Estes riscos, não só aumentam os gastos das empresas, como aumentam a insegurança dos colaboradores.

Vamos conferir a seguir quais os principais riscos causados por adiantamentos em espécie!

O colaborador utiliza o dinheiro para necessidades pessoais

No momento que o colaborador tem o dinheiro em mãos, há chances dele ser utilizado para necessidades pessoais. Assim, a empresa perde esse valor e o colaborador fica sem adiantamento para despesas de viagens, o que gera um grande transtorno para contornar a situação.

Roubos e perda do dinheiro durante a viagem

Manusear dinheiro vivo, sempre vem com o risco de roubos. O colaborador pode parar em postos de gasolina ou mesmo em restaurantes, se descuidar e ser alvo de roubos ou furtos. O que coloca o colaborador em grande risco.

Além disso, perder parte do valor adiantado é um acidente que pode ocorrer com qualquer um. Caso qualquer destas situações ocorra, a empresa será prejudicada e terá que desembolsar novamente o valor, aumentando suas despesas.

Colaborador atrasa ou não realiza a prestação de contas

Após realizar a viagem o colaborador deve prestar contas de suas despesas.

Comumente, colaboradores atrasam ou nem realizam a prestação de contas. Sendo assim, a empresa e o setor financeiro perdem o controle do uso do adiantamento feito e quais os gastos gerados durante a viagem.

Dessa forma, a empresa não consegue monitorar se o colaborador precisa devolver para a empresa ou receber reembolsos, afetando a previsibilidade das contas a pagar e a receber. Na sua empresa, os colaboradores costumam atrasar a prestação de contas das viagens?

Quais os riscos do adiantamento depositado em conta

Algumas empresas optam por fazer o adiantamento para despesas de viagens com depósitos na conta dos colaboradores. Apesar de ser um método rápido e bastante eficaz a nível de fazer o dinheiro chegar a essa pessoa, a prática não é a mais segura.

Esse método pode colocar a empresa em situações de riscos nas quais pode haver prejuízo financeiro, o que precisa ser evitado a todo custo. Além disso, o processo é pouco auditável, o que prejudica a gestão financeira. A seguir, entenda melhor os riscos dessa prática.

O colaborador saca o dinheiro 

Quando a empresa opta pelo adiantamento para despesas de viagens via depósito em conta, o colaborador pode sacar este adiantamento e utilizar para outros fins. Uma vez que a empresa não tem controle sobre a conta corrente do colaborador, é impossível monitorar este tipo de atitude.

O ideal é que a empresa ofereça um meio de pagamento em que possa monitorar em tempo real as despesas, garantindo que estão realmente relacionadas às viagens. Nesses casos, os cartões de crédito corporativos são uma opção muito mais profissional, segura e rastreável em relação ao depósito na conta do colaborador.

A conta do colaborador está negativada

Quando a empresa deposita o adiantamento para despesas de viagens na conta corrente do colaborador e ela está negativada, há aí um grande problema. O valor depositado é automaticamente absorvido ao banco o que é devido. Assim, o colaborador não terá dinheiro para realizar a viagem e a empresa terá perdido o valor adiantado.

Processo trabalhista

A partir do momento que o colaborador possua os comprovantes que a empresa depositou um certo valor na sua conta, de forma recorrente, é possível iniciar um processo contra a empresa, alegando que o valor depositado faz parte do seu salário.

Este é um risco muito grande para a sua empresa e pode fazer com que ela perca milhares de reais em uma única ação. 

Pense agora sobre quantas ações judiciais a sua empresa pode receber por estar realizando adiantamentos via depósito!

Colaborador não realiza a prestação de contas

Como mencionamos no adiantamento em espécie, o colaborador pode não realizar a prestação de contas ou atrasá-la enquanto o adiantamento para despesas de viagens permanece em aberto no ERP da empresa.

Como conter os riscos do adiantamento em espécie e por depósito

É possível mitigar os riscos do adiantamento para despesas de viagens por meio do cartão corporativo integrado à solução para prestação de contas. Combinar esses dois recursos vai permitir não só que o colaborador tenha recursos financeiros para seus gastos, mas que a empresa consiga acessar essas despesas em tempo real.

Com esta opção, cada colaborador pode ter o seu próprio cartão. Nele, a empresa deposita o saldo necessário para a viagem e consegue garantir que esses valores serão usados para os devidos fins. Dessa forma, não acontece o adiantamento em espécie nem o depósito em conta, reduzindo os riscos.

Pensando na perspectiva do colaborador, os cartões corporativos são um recurso muito mais cômodo e prático de ser utilizado no dia a dia. Isso porque há menos risco dessas pessoas confundirem o dinheiro de adiantamento com suas próprias finanças pessoais. Assim, basta utilizar o cartão para pagar qualquer despesa relacionada às viagens.

Vantagens do cartão corporativo no adiantamento para despesas de viagens

Os cartões para despesas corporativas de viagens são uma verdadeira mão na roda tanto para empresas quanto para colaboradores. Enquanto funcionários têm a praticidade de pagar tudo sem precisar mexer na própria conta corrente, a companhia consegue monitorar os custos e saber exatamente a origem de cada um deles.

Há muitas vantagens, sejam elas estratégicas, sejam a nível de praticidade, no uso do cartão em vez do adiantamento para despesas de viagens depositado em conta. Entenda melhor como esse recurso se destaca!

Simplificação e centralização de processos

Através de uma gestão centralizada de cartões, a empresa transfere o valor necessário de forma automática para o cartão do colaborador.

Desse modo, o colaborador não precisa se deslocar até a empresa para pegar o dinheiro em espécie ou ir até uma agência bancária. Assim, a empresa também não precisa realizar a transferência manualmente, reduzindo tempo no processo, que abordaremos a seguir.

Com o cartão e a solução para prestação de contas integradas, tanto o propósito do adiantamento quanto as despesas realizadas, ficam devidamente registrados. Munindo a empresa com provas no caso de ações trabalhistas.

Redução de tempo 

Como mencionado, a redução de tempo ocorre no momento em que o colaborador não precisa mais se deslocar para retirar o adiantamento. Para a empresa, o setor administrativo e financeiro tem redução do tempo em todo o processo. Seja na transferência automatizada ou na conferência de relatórios dos cartões. 

Com o cartão corporativo, é possível controlar os saldos de cada colaborador em tempo real. Assim, o setor responsável pela conferência das informações e despesas, economiza tempo por ter em mãos os extratos dos cartões pré-pagos e não depende do colaborador realizar a prestação de contas.

Controle de gastos e transparência

O controle de gastos e a transparência é muito importante e necessário no adiantamento para despesas de viagens. Com o cartão corporativo, todos os gastos ocorridos estarão unificados no extrato. Sendo assim, o setor financeiro terá acesso ao valor utilizado pelo viajante, mesmo que ele não realize a prestação de contas, ampliando o  controle da empresa sobre estes gastos.

Com o controle de gastos e o cartão corporativo, a empresa pode ainda resgatar o valor que não foi gasto pelo viajante. Assim, a empresa não depende do colaborador para reaver este valor.

Não será mais necessário a sua empresa controlar gastos de forma manual em planilhas. O processo manual demanda muito tempo e abre espaço para a  ocorrência de erros humanos ao preencher as planilhas.

Redução de custos 

Como ocorre a redução de tempo no setor administrativo e financeiro, automaticamente ocorre a redução de custos com a hora/pessoa despendida no processo. A empresa poderá utilizar o tempo reduzido para delegar atividades mais estratégicas para os profissionais, que dará maior retorno financeiro.

Outro ponto importante é que, recuperando o valor não utilizado pelo colaborador durante a viagem, a empresa pode realocar o recurso. Reduzindo o custo geral com adiantamentos.

Segurança

Com o cartão adiantamento para despesas de viagens, o colaborador não corre o risco de perder o dinheiro ou ser assaltado, assim ele tem segurança ao viajar.

Já a empresa possui controle sobre o valor adiantado e o que necessita ser reembolsado. Com o cartão, a empresa tem como comprovar qual é o objetivo do valor adiantado e dessa forma não corre o risco de perder uma ação trabalhista.

Assim, ambas as partes terão segurança ao realizar ou utilizar o adiantamento para despesas de viagens corporativas.

Como manter o controle dos adiantamentos

Uma das formas de ter controle dos adiantamentos para despesas de viagens é por meio de planilhas. Esse, no entanto, é um método manual e que pode exigir muito mais tempo de trabalho operacional, o que afeta diretamente a produtividade do setor responsável.

A melhor forma de ter um controle exato dos adiantamentos é com uma solução tecnológica e com o cartão corporativo. Assim a sua empresa consegue ter acesso em tempo real ao valor adiantado e aos gastos que o viajante teve durante a viagem. 

Além disso, há uma significativa redução dos custos e dos riscos que os adiantamentos em espécie e via depósito bancário oferecem. Sua empresa consegue proteger os recursos financeiros e, em vez de depositá-los na conta dos funcionários, os utiliza para pagar as faturas de despesas diretamente ligadas às viagens.

O adiantamento para despesas de viagens pode ser um processo muito mais seguro, desde que seja feito da maneira certa. A melhor forma de garantir que seu colaborador poderá custear tudo que precisar à serviço da empresa é oferecendo o cartão conectado a uma solução de gestão de despesas e com um rastreio em tempo real do dinheiro disponibilizado aos colaboradores.

Outro importante ponto relacionado às viagens corporativas são os orçamentos. Eles precisam ser compatíveis com a política que sua empresa determina, visando redução de custos.

Precisa adotar uma solução que auxilie seus processos com despesas corporativas? Fale com nossos especialistas!