Qual é o melhor cartão pré-pago para o seu negócio?

De acordo com um estudo da GBTA, empresas de todo o mundo esperam que os gastos com viagens corporativas, comparados com os gastos pré-pandemia, atinjam 79% em 2023. Com isso, ter o controle das despesas em viagens se mostra ainda mais relevante.

Dois obstáculos comuns para a gestão são o controle sobre as despesas dos colaboradores e a incapacidade de identificar despesas fraudulentas. 

A melhor maneira de controlar a situação é adotar estratégias de gerenciamento de despesas. Uma dessas estratégias é o uso de cartões pré-pagos em seu programa de viagens.

Neste artigo, você vai conferir um guia completo sobre cartão pré-pago corporativo: o que é, quais os benefícios e como escolher o melhor para sua empresa. Aproveite a leitura!

O que é um cartão pré-pago?

Um cartão pré-pago corporativo é um cartão utilizado por colaboradores para gastos relacionados à empresa. Diferente de um cartão de crédito, neste modelo é disponibilizado um valor definido pela empresa para uso do colaborador. 

Já no modelo pós-pago, o pagamento é efetuado após a chegada da fatura com o total da despesa realizada pelo colaborador. 

O formato pré-pago é um meio de trazer mais controle financeiro e de compliance, já que a empresa terá total acesso aos gastos enquanto eles acontecem e não precisará utilizar a conta do colaborador para trâmites corporativos. 

Como funciona um cartão pré-pago? 

Os cartões pré-pagos funcionam como um cartão de débito em que você gasta apenas o valor que já está disponível no cartão.

Para um exemplo mais simples do funcionamento do cartão pré-pago corporativo, podemos lembrar dos cartões presente ou ainda dos celulares pré-pagos, em que você primeiro paga e depois usa. Com isso, seu crédito vai diminuindo de acordo com o quanto você vai utilizando.

Caso o funcionário precise de mais limite para utilizar durante uma viagem, por exemplo, é possível solicitar para a empresa o valor. 

Em um cartão pré-pago como o da Paytrack, o saldo pode ser acompanhado na solução de gestão ou por aplicativo, ou seja, ele fica sempre à disposição para visualização. A empresa consegue acompanhar todos os gastos, desde o que foi comprado, onde foi e em qual momento do dia. 

Como um cartão pré-pago pode auxiliar nas viagens e despesas corporativas?

Além de toda facilidade no gerenciamento financeiro das despesas, um cartão pré-pago oferece segurança ao próprio colaborador, que não precisará pagar os custos da viagem com seu próprio dinheiro e ainda terá que esperar um certo tempo pelo reembolso.

Confira como o cartão pré-pago pode auxiliar suas viagens e despesas corporativas!

Aumentam o controle sobre as despesas de seus funcionários e a conformidade com a política

As empresas que não usam cartões pré-pagos fornecem a seus funcionários cartões de crédito da empresa ou esperam que os funcionários usem seus cartões de crédito pessoais para cobrir suas despesas de viagem. 

Os cartões de crédito da empresa vêm com altos limites de crédito e muitas vezes são mal utilizados pelos funcionários, podendo gerar relatórios de despesas não compatíveis e políticas de reembolso violadas

Se você fizer com que seus funcionários usem seus cartões de crédito pessoais para cobrir suas despesas e solicitar reembolsos posteriormente enviando recibos e notas fiscais, você estará aumentando a carga deles. 

Alguns de seus funcionários podem nem ter cartões de crédito e, mesmo que tenham, os limites de crédito podem não ser altos o suficiente para cobrir suas despesas em uma viagem mais longa ou internacional, por exemplo.

Com cartões pré-pagos, você pode definir limites de valor e sua equipe financeira pode acompanhar facilmente as despesas em tempo real enquanto os funcionários ainda estão em suas viagens corporativas.

Isso lhe dá um bom controle sobre os gastos de seus funcionários e seu processo de aprovação de despesas.

Reduzem a dependência de dinheiro da sua empresa

Imagine que seu colaborador está em uma viagem a trabalho e, por algum motivo, perde o dinheiro disponibilizado pela empresa para cobrir as despesas. Perder esse dinheiro significaria perder fundos para toda a viagem, e substituí-los pode ser difícil ou impossível.

Os cartões pré-pagos são a melhor alternativa para dinheiro e cartão de crédito pessoal. Eles são flexíveis, seguros e reduzem a dependência de dinheiro sem a necessidade de utilizar contas bancárias extras ou de seus colaboradores. 

Eles também evitam que seus funcionários se preocupem com a perda de recibos e notas fiscais. Embora seja sempre aconselhável ter recibos na prestação de contas, se um funcionário perder um recibo de uma transação com cartão pré-pago, você ainda poderá coletar os detalhes em seu sistema de gestão de despesas.

Oferecem visibilidade em tempo real das despesas corporativas

As compras realizadas pelos colaboradores com cartões pré-pagos como o da Paytrack, aparecem diretamente no sistema de gestão de despesas, o que possibilita gerar relatórios automaticamente, facilitando todo o processo de gestão de equipes de viagens e finanças. 

Com isso, os gestores podem acompanhar os gastos em tempo real e, caso necessário, é possível entrar em ação caso ocorra algo suspeito ou fora da política.

Como escolher o melhor cartão pré-pago corporativo?

Acima conseguimos entender melhor as diferenças entre reembolso e adiantamento e nitidamente encontramos a melhor opção, o cartão pré-pago. 

O cartão pré-pago corporativo é um jeito descomplicado e de fácil controlar as despesas da sua empresa. E para escolher o melhor cartão, é importante que você analise os seguintes tópicos: 

• Tipos de tarifas que o cartão costuma cobrar, como aquisição, mensalidade e taxas;
• Quantidade mínima de cartão oferecida. É preciso saber se essa quantidade supre às necessidades da sua empresa;
• Se ele é aceito para compras online e qual sua bandeira para saber o tamanho da sua abrangência;
• Valor de recarga e saque, já que alguns cartões definem limites para tais efetuamentos;
• Tipos de burocracias para a solicitação desse cartão;
• Integração com sistema de gestão de despesas corporativas.

Quais os benefícios de adotar o cartão pré-pago Paytrack? 

O cartão pré-pago da Paytrack possibilita fazer adiantamentos totalmente seguros e automatizados, já que tudo é feito de forma integrada ao sistema de gestão de despesas corporativas da Paytrack. 

No sistema é possível realizar solicitações, ativações, recargas e fazer toda a gestão e controle dos seus cartões pré-pagos. Confira o passo a passo de como funciona na prática:

1- Crédito de adiantamento é definido pelo gestor e vai automaticamente para o cartão do colaborador

2 – O valor do adiantamento é lançado no ERP 

3 – O colaborador utiliza o cartão e realiza a despesa

4 – A despesa é automaticamente integrada à prestação de contas

5 – O colaborador digitaliza o comprovante e associa à despesa já lançada

6 – Ao finalizar, envia sua prestação de contas para conferência

7 – É feita uma conciliação entre o valor que foi adiantado e o que foi prestado conta

Além disso, o cartão pré-pago pode ser utilizado como fundo fixo e integra toda a fatura dentro do sistema da Paytrack. Confira os diferenciais do cartão pré-pago Paytrack:

• Evita que os colaboradores transitem com dinheiro.
• Lançamento automático da despesa para classificação dentro do app da Paytrack.
• Cartões com chip, senha e restrições de uso.
• Transferência do saldo que não foi utilizado e histórico de solicitações.
• Caixa 24h para saques com controle de saldo.
• Aceito em todos os locais com a bandeira VISA.
• Modalidade internacional.

Tudo isso garante segurança, já que evita que o colaborador ande com dinheiro ou precise esperar pelo seu reembolso, além de ser uma forma moderna e automatizada feita na palma da sua mão.

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