8 erros comuns na gestão de despesas corporativas e como superá-los
Cartão VCN: como usar nas despesas com viagens corporativas?
Não sabe como usar a Paytrack? Hoje, queremos falar sobre como a sua empresa pode modernizar a gestão de despesas e viagens corporativas, desde uma solicitação de viagem até solicitação de reembolsos ou prestação de contas com a Paytrack.
Hoje, centenas de empresas de todos os tamanhos e setores já utilizam o sistema da Paytrack. A Baldan, empresa de implementos agrícolas, conseguiu reduzir em 96% o tempo de prestação de contas em sua gestão.
Quer saber mais sobre a Paytrack? Fale com nossos especialistas e facilite a gestão de viagens da sua empresa.
Para isso, preparamos um conteúdo completo com tudo o que você precisa saber sobre os nossos serviços! Continue lendo e confira.
Além disso, aproveite e leia também sobre Reembolso de despesas corporativas:um guia para gestão de reembolso corporativo
Tópicos do conteúdo Paytrack
A Paytrack é uma plataforma completa para gestão de viagens e despesas corporativas. Com ela, é possível reservar hotéis, comprar passagens, gerenciar reembolsos, adiantamentos e prestação de contas, tudo em um só lugar, de forma prática e centralizada.
Ou seja, a Paytrack é uma aliada das empresas. Afinal de contas, ela as ajuda a otimizar seus processos, reduzir custos e garantir conformidade com suas políticas internas, ao mesmo tempo que melhora a experiência dos colaboradores.
Além disso, a Paytrack oferece soluções personalizadas para diferentes tipos de setores, como agronegócio, tecnologia e serviços financeiros, atendendo às necessidades específicas de cada segmento.
A plataforma é projetada para ser fácil de usar, permitindo que gestores tenham visibilidade em tempo real dos gastos corporativos. Em contrapartida, os colaboradores fazem o registro de suas despesas de forma prática e rápida.
Em suma, com relatórios detalhados e dashboards intuitivos, a Paytrack oferece insights valiosos que auxiliam na tomada de decisões estratégicas. Portanto, não deixe de contar com os nossos serviços na gestão da sua empresa.
Hoje, mais de 2 mil empresas estão transformando sua gestão de viagens e despesas com o uso da Paytrack!
A Paytrack é utilizado por empresas de todos os tamanhos e setores que buscam otimizar sua gestão e estar sempre em conformidade com as políticas de despesas corporativas.
Entre os usuários do Paytrack, encontram-se empresas que valorizam a eficiência no controle financeiro, como aquelas do setor de agronegócio, tecnologia, serviços financeiros, e outros segmentos onde o monitoramento preciso de despesas é crucial.
Deste modo, as empresas utilizam a plataforma por diversos motivos. Seja para ter uma visão clara e em tempo real das despesas corporativas, agilizar processos de aprovação e reembolso ou até gerar relatórios detalhados para tomar decisões mais assertivas.
Do mesmo modo, o Paytrack também é amplamente utilizado por colaboradores que precisam registrar e reportar suas despesas de forma mais eficiente, garantindo uma experiência tranquila e sem complicações.
Sendo assim, confira conosco alguns exemplos de empresas que confiam nos nossos serviços:
O Paytrack possui diversas soluções para a modernização e gestão das viagens e despesas corporativas da sua empresa.
Solicitação de viagens, transportes por aplicativo, gestão de quilometragem e trajetos, conciliação de faturas, reembolsos e prestação de contas são algumas das várias facilidades disponibilizadas pelo Paytrack.
Deste modo, as empresas que buscam pelo Paytrack geralmente têm algumas necessidades específicas relacionadas à gestão de despesas e viagens corporativas. Confira a seguir alguns dos exemplos mais comuns:
Portanto, se você se identificou com esses sintomas, então nós somos a solução para a sua empresa! Afinal de contas, são vários os benefícios disponíveis para você. Continue acompanhando e confira como podemos te ajudar.
A Paytrack pode ajudar sua empresa de diversas maneiras, otimizando a gestão de despesas e viagens corporativas com uma solução integrada e fácil de usar. Com o Paytrack, você garante os seguintes benefícios:
Além disso, o Paytrack melhora a experiência dos colaboradores, facilitando o registro e a aprovação de despesas, e promove a conformidade com as políticas da empresa, garantindo uma gestão mais eficiente e transparente.
O Paytrack é destinado a empresas que possuem colaboradores que se deslocam ou viajam a trabalho com frequência. Com isso, existem alguns perfis que utilizam a plataforma:
São os colaboradores da empresa que se deslocam ou viajam a trabalho, seja para realizar vendas, manutenções, atender clientes, entre outras situações.
Ao utilizar o Paytrack, eles poderão solicitar tanto as viagens quanto adiantamentos, além de realizar a prestação de contas.
Os administradores e gestores da empresa são os outros perfis de usuários que mais utilizam a plataforma, seja para solicitar suas próprias viagens ou para aprovar/reprovar as solicitações e prestações de contas de seus colaboradores.
Responsáveis por toda a gestão e controle das viagens e despesas dos viajantes, no Paytrack é possível ter um painel robusto para todos os controles, além de muita facilidade para realizar a gestão completa em uma única plataforma.
Quando um cliente opta por conectar a sua agência ao Paytrack para continuar usando os seus serviços, a agência possui uma plataforma exclusiva para realizar toda a sua gestão, cotação e emissão de serviços.
Oferecemos diversas soluções que atendem desde a compra de passagens aéreas e reserva de hotéis até o reembolso de despesas como alimentação ou adiantamentos para o colaborador realizar a viagem.
Além disso, você pode solicitar apps de transporte, como Uber e 99, dentro do nosso aplicativo mobile. Outra funcionalidade é a utilização do cartão pré-pago para arcar com as despesas durante a viagem!
Com a solução para despesas e reembolsos, sua empresa garante agilidade, visibilidade e um poderoso pacote anti-fraude. Através deste módulo, é possível solicitar adiantamentos, reembolsos e realizar a prestação de contas após deslocamentos e viagens realizadas.
Desta forma, você pode concentrar todo tipo de despesa no Paytrack, criando fluxos personalizados para realizar a gestão de:
Acima de tudo, vale ressaltar que o Paytrack é pensado para se integrar com os demais sistemas que já são utilizados na sua empresa como ERP, RH e CRM.
Isso porque a nossa plataforma garante uma gestão de ponta a ponta com a integração, sem ter a necessidade de atualizar uma informação no Paytrack e depois adicionar a mesma informação do CRM de forma manual, por exemplo.
Ao entender como usar o Paytrack, os usuários podem ter dúvidas quanto ao lançamento de despesas. No entanto, saiba que esse processo pode ser feito de forma simples e prática. Confira:
Pronto! Sua despesa estará salva no relatório escolhido. Para visualizá-la, acesse a aba “Minhas viagens e despesas” no aplicativo.
Além disso, você pode cadastrar suas despesas diretamente dentro de um relatório existente. Para isso, acesse a opção “Minhas viagens e despesas” na tela inicial do aplicativo.
Logo em seguida, seus relatórios aparecerão organizados em três abas: pendentes, aguardando e finalizados. Você só pode adicionar despesas aos relatórios que estão na aba “Pendentes”, com o status“Prestação de contas”.
Após localizar o relatório desejado, clique sobre ele, vá até o menu “Despesas” e clique no botão “+” para cadastrar uma nova despesa e finalize.
É possível anexar arquivos nas despesas quando o seu relatório estiver na etapa de “Prestação de contas” e em “Despesas a classificar”.
No entanto, é importante entender que os campos anexo e imagem são diferentes, sendo as imagens obrigatórias em algumas despesas, de acordo com a sua empresa. Portanto, confira conosco como anexá-los nas versões web e app:
Ao entender como usar o Paytrack, lembre-se que só é possível adicionar no máximo 5 anexos para cada despesa, ok?
É importante entender que é possível voltar relatórios pendentes com aprovadores ou agência, e também relatórios já finalizados para as etapas: Rascunho e Prestação de contas. Veja as etapas:
Pronto! Agora o relatório estará disponível para edição.
Após criar um relatório de despesas, o usuário pode, por diferentes motivos, ter que cancelá-lo. Para isso, é preciso seguir os passos:
Feito isso, o relatório será cancelado.
Ao usar o Paytrack, se você adicionou uma despesa no relatório errado ou precisa utilizar uma despesa de um relatório que foi cancelado, você pode desvinculá-la para adicionar em outro relatório.
Desta forma, é preciso acessar o app, clicar em “Minhas viagens e despesas”, buscar pelo relatório em que a despesa está cadastrada e clicar em “Despesas“.
Logo em seguida, clique sobre a despesa, nos 3 pontinhos no canto superior direito e selecione a opção “Desvincular“. Para encontrar a despesa, basta acessar o menu inicial “Despesas a classificar“.
O status pode ser visto em duas telas, na tela principal na “Dashboard” ou em “Pedidos e Relatórios” e “Pagamento de indiretos” na coluna “Situação“.
Na visualização no “Dashboard”, você pode acompanhar os seus pedidos até acontecer a finalização e, após isso, você pode localizá-los nas telas de “Pedidos e relatórios”.
Além disso, também existe a opção de pesquisar os filtros por relatórios de despesas ou viagens.
Caso você tenha visualização de relatórios de outros usuários, e queira ver somente os seus relatórios, siga o passo a passo abaixo:
Agora, se você tem dúvidas sobre como usar o Paytrack no seu celular, siga os passos:
Ainda no assunto despesas em como usar o Paytrack, é importante entender o que são despesas à classificar. Isso significa que elas foram lançadas mas ainda não foram ligadas a um relatório.
Portanto, para classificá-las, deve-se seguir os passos:
Agora, para vincular uma despesa a classificar a partir de um relatório, o caminho é o seguinte:
Com o módulo de Viagens, você pode conectar sua empresa diretamente aos principais fornecedores e ter acesso a maior oferta de serviços de viagens do Brasil. Dessa forma, você irá comprar serviços sem pagar fee, garantindo menores preços!
Porém, a sua empresa pode optar em conectar a agência de viagens que atualmente é utilizada na empresa, ao Paytrack. Dessa maneira, a agência irá disponibilizar todo o seu conteúdo dentro do Paytrack!
Sendo assim, você ou o seu colaborador poderão realizar toda a solicitação via app mobile, que já realiza a validação de políticas no mesmo instante!
Você poderá realizar a comparação, reserva, emissão e gerenciamento em uma plataforma completa e na palma da sua mão!
Posso solicitar Uber ou 99 diretamente pelo Paytrack? A resposta é sim! Todos os seus usuários poderão solicitar Uber e 99 pelo aplicativo mobile e comparar preços entre os dois apps de mobilidade.
Após finalizar a corrida, a despesa será gerada automaticamente no Paytrack e o colaborador deverá apenas classificar esta despesa, que será enviada para aprovação do gestor responsável ou conforme configurado a próxima etapa.
Desta maneira, toda a gestão é facilitando, fazendo com que todas as partes envolvidas saiam ganhando.
O cartão corporativo da Paytrack é 100% conectado à melhor gestão de despesas, o que permite automações de adiantamentos e lançamentos de despesas.
Tire todas as suas dúvidas sobre o cartão corporativo da Paytrack!
Com o cartão corporativo da Paytrack, você elimina o adiantamento em espécie e evita riscos em todo processo das despesas.
Deste modo, ao utilizar o cartão para pagar uma despesa, o usuário receberá automaticamente a despesa no Paytrack, precisando apenas classificá-la!
Agora, você ou o gestor responsável podem acompanhar o saldo disponível, fazer recargas para o viajante ou mesmo recuperar o saldo não utilizado!
Entenda como funciona um cartão pré-pago!
A Gestão de Reembolso de KM possui um processo simplificado de reembolso de despesas de quilometragem, garantindo agilidade no processo. Além disso, outro benefício é a redução de custos através da maior precisão e segurança nos cálculos de deslocamentos.
Desta forma, o seu time garante redução de fraudes com uma gestão de políticas mais transparente. A seguir, confira as principais funcionalidades da Gestão de Reembolsos de Quilometragem da Paytrack:
Em síntese, o Paytrack pode revolucionar a forma com a qual sua empresa lida com as despesas corporativas.
Com a conciliação digital de faturas, elimine o trabalho do seu backoffice reunindo as faturas de todos os seus fornecedores em um único lugar. Com este módulo, é possível reduzir até 75% o tempo gasto pelos seus colaboradores!
Sendo assim, através de um processo digital e eficiente, realize o match preciso entre faturas de fornecedores e os relatórios de despesas aprovadas pela sua empresa.
Dos cartões corporativos às faturas de serviços de viagens, todos conciliados de forma rápida e digital.
Para gestores de viagens, é possível cadastrar um usuário a partir da aba “Configurações”, “Usuários” e “Adicionar”.
Nesse caso, existem alguns itens de preenchimento obrigatório, sendo eles:
É importante ressaltar que o não preenchimento ou preenchimento incorreto das informações ocasionará falha ao importar.
Além disso, existem também itens não obrigatórios, mas que são importantes para a usabilidade, como em solicitações de serviços e envio de notificações:
Para tornar o cadastro ativo, é necessário marcar a caixa “Ativo” no cadastro do usuário. Após esse processo, é preciso incluí-lo em grupo de permissão através de “Configurações”, “Permissões”, selecionar um grupo, guia “Usuários”, desmarcar “Mostrar somente usuários ativos” e habilitar o usuário cadastrado.
Sendo assim, ao entender como usar o Paytrack, é fundamental sanar todas as suas dúvidas e, com isso, realizar as etapas da forma correta.
Para solicitar uma viagem pelo app da Paytrack, o primeiro passo é baixar o app, disponível no Google Play ou na Apple Store.
Desse modo, logo após realizar o login, solicite uma nova viagem a partir do menu “Viagens”, selecionando o fluxo desejado e comece sua pesquisa.
Para começar, informe a descrição da sua viagem e o motivo. Logo em seguida, adicione quem vai fazer parte do seu relatório. Aqui, você pode informar um colaborador já cadastrado ou um convidado.
Além disso, também é preciso preencher o roteiro, que representa para onde o colaborador vai e quanto tempo irá ficar em cada local, a quantidade e o valor das diárias são calculadas a partir do roteiro.
Ao criar uma solicitação pelo Paytrack você pode pesquisar e solicitar aéreos, hotéis, adiantamentos, veículos, rodoviário , frota, outros serviços e muito mais.
Caso não tenha encontrado a opção de serviço que deseja, basta solicitar contato direto à agência. Sendo assim, basta acessar o botão “Pedir à agência”, inserir as informações necessárias e confirmar clicando no botão indicado.
Por fim, é necessário informar o rateio. Ele possui como objetivo informar para quais Centros de Custos (CC) e Projetos serão contabilizados os valores da sua solicitação. Na etapa de solicitação, o rateio pode definir os aprovadores, reserva do orçamento e integração do adiantamento.
Depois de inserir todas as informações da sua viagem, selecionar os serviços necessários e informar o rateio, é hora de concluir a solicitação e enviar para aprovação.
Dentro da plataforma da Paytrack, ao selecionar serviços ou aprovar viagens, os usuários recebem um aviso caso existam reservas de voos expiradas.
Além disso, a solução também atualiza essas reservas, verificando os novos preços e a disponibilidade do voo selecionado pelo viajante.
Após a atualização, os usuários serão notificados se houver alteração de valores e poderão continuar com a viagem já cientes das novas condições.
Em alguns casos, pode acontecer dos voos selecionados não estarem mais disponíveis para reserva ou, ainda que exceção, a companhia aérea pode não estar mais oferecendo o voo selecionado. Nesse cenário, é preciso encaminhar a solicitação para atendimento de um agente de viagens.
Portanto, se tiver qualquer dúvida sobre como usar o Paytrack, não deixe de entrar em contato com o suporte.
Para entrar em contato com o nosso time de atendimento, é super simples! Basta escolher entre o chat, que está disponível dentro da nossa plataforma, ou no nosso canal de atendimento online.
Além do atendimento direto para viajante ou administradores, possuímos também atendimento exclusivo para as agências de viagens parceiras da Paytrack. Sendo que os nossos consultores de viagens estão disponíveis 24 horas e 7 dias por semana, sem custo adicional!
Por fim, você também pode contar com o time de Sucesso do Cliente. Dessa forma, cada empresa tem o seu Customer Success Manager, que é responsável por acompanhar a sua empresa e apresentar mensalmente os resultados obtidos, como economias financeiras e de tempo.
Com o Paytrack, sua empresa pode automatizar fluxos de trabalho, reduzir o tempo gasto em tarefas administrativas e minimizar erros manuais, resultando em uma operação mais ágil e precisa.
Afinal de contas, a plataforma oferece uma solução completa, que se adapta às necessidades específicas do seu negócio, independentemente do setor ou do tamanho da empresa.
Em uma pesquisa realizada no ano de 2020, a Travel & Expense Benchmark Brasil, demonstrou que 34% das empresas ainda têm validação manual de suas políticas e o índice aumenta entre empresas de médio porte (faturamento anual de até R$100 milhões).
Além disso, outros dados comprovam a manualização da gestão de viagens e despesas nas empresas brasileiras, onde cerca de 39% das empresas ainda solicitam por e-mail serviços de viagens de colaboradores.
Portanto, para reduzir esses números e deixar toda a gestão digitalizada e simplificada, a Paytrack é a solução ideal para a sua empresa.
A Geistlich, ao utilizar o Paytrack para realizar a gestão de despesas e viagens, conseguiu reduzir em 75% o tempo gasto para a prestação de contas, além de combater fraudes financeiras e facilitar as auditorias feitas.
Agora que você já sabe como usar o Paytrack, utilize a plataforma no seu dia a dia! Seja utilizando a plataforma Web ou o app, o processo de primeiro acesso ao Paytrack é simples e rápido. Para isso, siga o passo a passo:
Primeiro acesso pela Web:
Primeiro acesso pelo app:
Se, após fazer o cadastro, o colaborador ou gestor esquecer a senha de acesso na plataforma da Paytrack, é possível sim recuperá-la. No entanto, é preciso seguir o seguinte passo a passo:
Pronto! Agora, basta manter a senha armazenada em um local seguro e tomar os cuidados devidos para não perdê-la.
Agora, para alterar a senha de acesso à plataforma da Paytrack pela web, saiba que o processo também é bastante simples. Sendo assim, siga o passo a passo:
Se você ainda está considerando usar nossa solução na sua empresa, fale com nossos especialistas preenchendo o formulário abaixo!