8 erros comuns na gestão de despesas corporativas e como superá-los

A gestão de despesas desempenha um dos papéis mais importantes para o sucesso financeiro da instituição. No entanto, muitas empresas acabam cometendo erros na hora de coordenar essas operações, o que pode prejudicar significativamente a saúde financeira do negócio.

Alguns erros comuns na gestão de despesas como gastos supérfluos, operações manuais ou inadequadas, podem podem parecer inofensivos mas tem um grande impacto oneroso e contribuem para fraudes corporativas. 

Você já considerou falhas na gestão de despesas da sua empresa? Neste conteúdo vamos trazer os erros mais comuns na gestão de despesas e boas práticas para evitar esses equívocos, acompanhe!

Importância de fazer uma boa gestão de despesas

A gestão de despesas permite controlar e otimizar os gastos da empresa, reduzindo custos e promovendo uma saúde financeira mais proveitosa.

Uma gestão de despesas eficiente permite que a empresa tenha uma visão mais precisa sobre a movimentação financeira, permitindo iniciativas mais assertivas e planejamentos estratégicos mais objetivos.

Outro benefício interessante são as oportunidades que a empresa ganha de se desenvolver estrategicamente investido em áreas táticas como tecnologia, marketing, produto, isso porque com uma visão holística sobre todo cenários monetário permite estruturar melhor os gastos e identificar as áreas em potencial onde se pode direcionar melhor os recursos.

Uma gestão de despesas inteligente permite a edificação de uma cultura de economia promovendo um mindset de conscientização financeira global que beneficia a instituição com uma maior contribuição de todas as áreas.

Em suma, sendo a gestão de despesas um meio de sobrevivência e crescimento vital para as empresas — independente do porte — o poder competitivo está em saber driblar os erros comuns na gestão, descuidos esses que podem acometer qualquer negócio e trazer grandes prejuízos.

8 erros comuns na gestão de despesas corporativas

Na jornada de despesas corporativas é possível que surjam diversos desafios e quanto mais complexos os cenários financeiros, mais morosos podem ser esses processos.

Dentro dessa esfera de despesas, os erros para evitar são:

1. Dispensar Indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho, atuam como uma ferramenta essencial que mede e avalia o desempenho e os resultados da empresa em metas reais.

Esses indicadores trazem oportunidades para a empresa, permitindo monitorar as despesas e identificar adversidades, tornando o planejamento estratégico mais assertivo e evitando uso indevido de verba.

2. Falta de políticas claras

As empresas precisam estabelecer políticas claras sobre suas operações e processos — principalmente quando envolvem questões monetárias — por exemplo: regulamentos sobre o uso de cartões de crédito corporativos, viagens corporativas, etc a fim de evitar gastos desnecessários ou violações de despesas.

3. Não registrar todas as movimentações monetárias

Gastos pequenos podem não representar grandes impactos e por vezes não são registrados na movimentação financeira da empresa.

No entanto, qualquer uso do recurso da instituição deve ser registrado e avaliado, para que se garanta que o uso de verba não esteja ocorrendo de forma abusiva, uma oportunidade de fazer poda promovendo maior economia.

4. Não revisar despesas regularmente

Revisar as despesas regularmente é fundamental para identificar áreas onde é possível cortar custos e redirecionar o orçamento, uma oportunidade de investir com assertividade. 

Infelizmente, muitas empresas negligenciam esse ponto.

5. Não estruturar políticas de viagens

Para as empresas que contam com deslocamento corporativo em sua gama de atividades, existem alguns erros comuns nas viagens corporativas, que sensibilizam a gestão financeira e podem causar muitos prejuízos.

Ao não definir políticas claras e bem estruturadas sobre adiantamento e reembolso — parte muito importante dos processos de viagem — a empresa se torna suscetível a fraudes e gastos abusivos.

6. Falta de controle centralizado

Atuar em diversos programas, colher informações em diferentes lugares é bastante moroso e prejudica a produtividade e controle das despesas, aumentando consideravelmente o risco de erros e a duplicidade de esforços.

7. Dispensar o uso de tecnologias

Muitas empresas optam por manter certos processos manuais, mas se tratando de despesas corporativas o aparato tecnológico pode ser um grande aliado, trazendo uma visão mais ampla sobre o cenário da empresa, aumentando a produtividade dos times, garantindo compliance sobre os processos contábeis. 

8. Ausência de aprovações prévias

Sem tecnologia ou sem um processo estruturado e organizado de aprovações de despesas, os recursos da empresa ficam sujeitos a fraudes como gastos excessivos e sem devida autorização prejudicando diretamente o caixa da empresa.

Como evitar esses erros na sua gestão de despesas

Cumprindo papel de grande impacto a gestão de despesas corporativas é crucial para o desenvolvimento de qualquer negócio, por isso aqui estão algumas boas práticas para evitar os erros na gestão de despesas:

1. Estabeleça políticas claras de despesas

Políticas são a melhor forma de garantir uma ordenação no processo de despesas, foque em políticas abrangentes que estabeleçam procedimentos para registrar e aprovar despesas, essas políticas devem incluir prazos, limite de gastos, itens passíveis de reembolso e não passíveis.

2. Faça uma revisão periódica dos relatórios de despesas

Estabeleça o hábito de regularmente revisar os relatórios de despesas a fim de identificar problemas, gastos não autorizados, erros, isso será muito benéfico para a saúde financeira da empresa, uma vez que rapidamente identificando o problema é mais fácil resolver.

3. Ofereça treinamento para os colaboradores

A melhor maneira de garantir uma cultura de economia é fornecendo treinamentos para os colaboradores, repassando as políticas, ensinando o uso correto do software, informando sobre as boas práticas da gestão de despesas, isso permitirá que todos compartilhem do mesmo conhecimento e promoverá uma ambiente mais alinhado às expectativas da empresa.

4. Faça uso da tecnologia

A melhor maneira de neutralizar os erros comuns na gestão de despesas e garantir controle, economia e segurança é aderindo à tecnologia.

Os sistemas de gestão de despesas são as inovações do mercado para qualquer empresa — independentemente do porte — garantir a saúde financeira do seu negócio, o uso de um software de gestão automatiza os processos financeiros e passa a trazer mais confiabilidade e segurança para gestão da empresa.

Como o Paytrack pode te ajudar a fazer uma gestão de despesas mais eficiente?

Sistemas completos como o Paytrack, garantem que todos os erros comuns da gestão de despesas sejam evitados, através de diversas funcionalidades voltadas a gestão que centralizam todos os processos em um único lugar, elimina processos desnecessários, garante o cumprimento das políticas reduzindo fraudes e violações, permite a gestão em tempo real, fornece relatórios e traz uma visão ampla sobre o cenário corporativo.

Uma boa gestão de despesas é a chave do sucesso de qualquer empreendimento.

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