Como usar cartão VCN para aumentar o controle das despesas com viagens
O papel da controladoria no processo de gestão de despesas corporativas
O reembolso de despesas corporativas é uma prática comum de ressarcir colaboradores que fazem o pagamento das despesas de viagens com seu próprio dinheiro em detrimento da empresa.
Essa é a rotina de diversas organizações, principalmente as que deslocam seus colaboradores para fechar negócios, participar de eventos e cumprir com demandas em outras cidades e até países.
A conta de reembolsos costuma ter um valor significativo para as operações e impacta diretamente na saúde financeira da empresa.
Sendo uma das maiores demandas do financeiro, o reembolso de despesas corporativas é um assunto fundamental e precisa ser melhor debatido.
É por isso que detalharemos como ele funciona e de que maneira fazê-lo adequadamente. Acompanhe!
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Reembolso de despesas corporativas é quando um funcionário gasta o próprio dinheiro para pagar algo relacionado ao trabalho e a empresa deve devolver o dinheiro para ele.
É importante que a empresa determine quais são despesas passíveis de reembolso e quais não são — esse quesito é particular de cada instituição — é deixe seus colaboradores cientes, os gastos mais comuns são:
Todas as diretrizes de boas práticas de ressarcimento devem estar registradas em políticas de reembolso bem claras e objetivas e a disposição de todos os funcionários.
Geralmente os gastos passíveis de reembolso estão relacionados a deslocamento realizados pela empresa como: viagens corporativas, visita aos clientes, mas fica a critério da empresa flexibilizar essas normas.
Alguns exemplos de despesas passíveis de reembolso são:
Aluguel de veículo: Como um meio seguro de locomoção, muitas vezes alugar um veículo pode ser a melhor opção.
As despesas não reembolsáveis, no entanto, devem ser tão esclarecidas quanto às reembolsáveis e estar bem especificadas nas políticas de reembolso da empresa. As mais comuns são:
A legislação trabalhista brasileira não tem uma norma específica sobre reembolso de despesas corporativas.
Contudo, despesas com viagens, deslocamento ou materiais de trabalho, é comum as empresas estabelecerem suas próprias políticas de reembolso, que podem ser formalizadas em um contrato de trabalho ou em um documento específico.
Existem algumas formas de realizar o reembolso, como:
É importante destacar que as despesas corporativas não compõem o salário do colaborador. Por isso, não há qualquer incidência de taxas ou impostos.
Aqui é onde muitas empresas acabam tendo dificuldades. Existem, basicamente, duas formas de se realizar o controle de reembolsos de despesas: manualmente ou de forma automatizada. Saiba como elas funcionam e qual a melhor para o seu negócio.
O uso de planilhas de despesas e processos manuais é comum, no entanto, ao menor erro de digitação, além do retrabalho, o reembolso pode demorar para ser liberado.
No processo de reembolso de despesas manual, cada funcionário faz o registro de todos os seus gastos e anexa os comprovantes correspondentes.
Depois disso, o setor financeiro confere todos os dados para realizar o reembolso. Acontece que durante todo esse processo, desde o preenchimento da planilha até o envio de toda a documentação, imprevistos podem ocorrer.
Por exemplo, um comprovante que não foi anexado, mas o funcionário lançou na planilha, ou mesmo um cupom que já está ilegível.
Além de todo esse transtorno, isso também dificulta a empresa de ter uma noção exata de todas essas despesas corporativas e é claro que a demora pode trazer dificuldades e insatisfação para o funcionário, dependendo do nível de gasto que teve.
Devido à vulnerabilidade do processo manual, diversas empresas hoje estão recorrendo a softwares de gestão de despesas e reembolsos.
Além de agilizar todo esse processo, o uso destas soluções permite que o gestor tenha acesso a todos os gastos envolvidos e o colaborador possa fazer a solicitação em poucos segundos. Aumentando a precisão das informações e inibindo erros humanos com a validação das políticas de reembolso da empresa.
Ou seja, resulta em satisfação no ambiente de trabalho e a empresa pode se programar melhor quanto aos custos de despesas corporativas.
E ainda, os colaboradores podem realizar o processo pelo celular, de qualquer lugar, sem perder tempo.
Não existe uma prazo previsto por lei para o reembolso de despesas corporativas, no entanto, a mérito de manter a ordem nos processos do negócio e preservar a relação empresa-funcionário a instituição deve estipular um prazo para as políticas de reembolso.
Esse prazo serve tanto para o funcionário fazer a prestação de contas quanto para a empresa cumprir seus deveres legais.
O ressarcimento só pode acontecer mediante a comprovação dos gastos — uma medida protetiva que garante a conformidade das despesas — normalmente os documentos requisitados nessa ação são:
Esses documentos precisam estar em um bom estado e legíveis contendo informações como: valor, data de transação, nome do fornecedor, descrição da despesa, meio de pagamento.
No caso de extravio desses documentos comprobatórios, o colaborador precisa providenciar uma segunda via.
Uma alternativa muito eficiente e segura, tanto para empresa quanto para o colaborador, é a tecnologia OCR, uma ferramenta que digitaliza os documentos fiscais garantindo que não se perca e que os dados sejam preenchidos corretamente.
Quando a solicitação é feita o tipo de pagamento tem que estar configurado como “Reembolsável ao Viajante”, essa é a maneira adequada de iniciar o processo de reembolso.
Lembrando que tudo isso precisa estar previsto de forma esclarecida na política de reembolso da empresa e de acesso coletivo.
O reembolso é assegurado por meios legais. No entanto, a recusa do ressarcimento deve ser muito bem avaliada.
Em casos de não corresponder às políticas de reembolso, ou outros motivos, o colaborador deve ser acionado e todo processo deve ocorrer de maneira legal, para que não haja transtornos ou até problemas jurídicos.
De forma simplificada, não.
Isso porque as despesas relacionadas à empresa são consideradas de natureza indenizatória, ou seja, a empresa é responsável por repor determinado valor.
Existem algumas formas de mitigar as fraudes envolvidas no processo de reembolso e manter operações mais seguras e simplificadas.
Se tratando de gastos significativos — uma vez que despesas corporativas são rotineiras — é importante se ter um processo bem definido, com etapas claras e seguras de resultados tanto para empresa quanto para o colaborador.
Independente do tamanho ou segmento, uma gestão eficiente de reembolso de despesas tem um impacto generalizado nos negócios.
A seguir separamos alguns pontos de destaque sobre a importância de uma gestão assertiva de reembolso de despesas:
A seguir, vamos descobrir quais são os principais erros em reembolsos de despesas corporativas que devem ser evitados pela empresa e pelo colaborador, garantindo uma boa gestão das despesas e viagens corporativas.
Deixar de ter uma política de gastos bem estruturada é um dos principais erros em reembolsos de despesas corporativas. A ausência de uma política de viagens e gastos, deixa sua empresa suscetível à ocorrência de fraudes e põe em risco seu orçamento.
Entre os principais impactos da falta de uma política de despesas e viagens bem definida, podemos citar:
Em muitas empresas, definir as políticas de despesas pode ser desafiador. Por isso, criamos um modelo para te auxiliar nesta tarefa. Clique aqui e baixe gratuitamente o modelo de políticas de viagens que te auxiliará neste processo!
Mas é claro que apenas definir suas políticas não é o suficiente. Os colaboradores devem ter pleno conhecimento da política de gastos reembolsáveis, para que quando realizarem uma viagem saibam o que podem solicitar reembolso e até qual valor e prazos de solicitação.
Por isso, lembre-se: a divulgação interna das políticas e normativas de despesas é essencial para não comprometer sua gestão de viagens e despesas corporativas.
Quando a empresa não elabora e acompanha de forma frequente os relatórios de despesas criados pelos seus colaboradores, torna- se fácil a ocorrência de erros e fraudes por parte dos viajantes.
Colaboradores podem solicitar um reembolso sem a despesa ter ocorrido, e se a sua gestão não acompanhar de perto, por meio de relatórios e comprovantes, é provável que o reembolso seja realizado e sua empresa perca dinheiro.
Além disso, quando não há um padrão para a realização do processo, a aderência entre os colaboradores é baixa.
Sejam relatórios em planilhas de despesas ou utilizando aplicativos para a prestação de contas, é preciso que a empresa disponibilize modelos de relatórios de fácil preenchimento e padronizados, para que os colaboradores realizem a solicitação de reembolsos.
Estes relatórios devem conter todas as informações necessárias para que seu time financeiro possa justificar as despesas em uma eventual auditoria e lançar os valores para reembolso com praticidade.
Simplificar a solicitação de reembolsos otimiza o tempo do colaborador, que dedica-o para atividades com foco em resultados diretos para seu negócio. E ainda, beneficia o time de backoffice financeiro, responsável pela realização dos reembolsos, que recebe todas as informações necessárias para os lançamentos no ERP.
Não ter etapas bem definidas impede que os colaboradores da sua empresa sigam de forma correta o processo, facilitando a ocorrência de erros em reembolsos de despesas corporativas.
Quais os passos que seus colaboradores devem realizar para receber reembolsos de despesas?
Você pode definir estas etapas em conjunto com o setor financeiro, responsável pela realização dos reembolsos. Identifique quais as informações cruciais para que os reembolsos sejam realizados de acordo com as normas de auditoria da sua empresa.
A etapa inicial pode ser a própria realização das despesas, que devem ser realizadas dentro das políticas da empresa. Em seguida, o colaborador deverá encaminhar a documentação para os responsáveis pela conferência das despesas e, após a esta etapa, finalmente, são encaminhadas para reembolso as despesas que estiverem de acordo com o processo.
Dessa forma, os colaboradores saberão como realizar a prestação de contas da viagem e como solicitar reembolso e o setor responsável pelo processo de reembolso, terá de forma mais clara e simples os dados necessários para realizar o reembolso.
E ainda, é possível simplificar e automatizar todas estas etapas, tornando-as assertivas e mais ágeis.
Não especificar os motivos das despesas e reembolsos faz parte dos erros em reembolsos de despesas corporativas. Sem a classificação das despesas a gestão de gastos fica comprometida, visto que saber a origem das despesas é crucial para o registro contábil e para o consumo do orçamento destinado a determinadas despesas.
Quando o assunto é controle financeiro, quanto mais informações sobre os gastos, melhor. Com a definição de um modelo de relatório de despesas, você poderá exigir esta informação para que o colaborador possa solicitar reembolso das despesas. Eliminando este gargalo para seu time financeiro.
Os principais erros em reembolsos de despesas corporativas, como vimos, são ligados diretamente ao processo que é definido pela sua empresa.
Por isso, invista tempo na definição deste processo. Construa políticas alinhadas às necessidades da empresa, defina um modelo padronizado para prestação de contas que simplificará o fluxo de informações e defina todas as etapas para solicitação, aprovação e realização dos reembolsos.
Contar também com o uso da tecnologia, facilitará ainda mais a gestão do processo de reembolso da sua empresa.
É comum que empresas de diversos setores se vejam em dificuldades na hora de estruturar processos de reembolso de despesas corporativas.
Apesar de não ser a mais complexa das demandas, ela requer uma atividade devidamente organizada. É por isso que faz toda diferença estabelecer um processo sólido e claro.
Para evitar qualquer infração aos direitos trabalhistas, veja algumas dicas de boas práticas que vão ajudar na organização do setor financeiro da sua empresa!
As empresas precisam também manter uma política de reembolsos que exija os comprovantes de despesas. Isso evita riscos de ações trabalhistas com alegações de que os reembolsos são algum tipo de complemento salarial.
Se há essas comprovações, a companhia se mantém devidamente protegida do ponto de vista jurídico.
Os comprovantes de despesas são documentos importantes também para manter o controle de tudo que foi gasto. Assim, o departamento financeiro tem uma base auditável mais sólida e detalhada.
Para que essas informações estejam à disposição de maneira rápida e acessível, é importante digitalizar e arquivar todos esses comprovantes.
É importante definir também uma agenda de pagamentos dos reembolsos. Parece algo simples, mas faz toda diferença para não perder prazos.
Esse cronograma também dá suporte para a organização do setor financeiro, que sabe os dias certos em que terá que se dedicar às demandas de reembolso.
O cronograma deve contemplar as diferentes fases, como:
Isso garante um processo otimizado e que resulte no pagamento adequado de todos os valores devidos.
Antecipar a demanda é sempre uma boa ideia quando falamos de reembolso de despesas corporativas. Portanto, o ideal é que o setor financeiro seja capaz de prever quais serão os custos. Isso ajuda a manter as finanças organizadas e o caixa devidamente e pronto.
Em algum momento, pode ser que os custos com uma viagem, por exemplo, sejam altos demais. Se a empresa se organizou e conseguiu prever isso, há tempo para repensar os custos. Assim, opções mais em conta podem ser acordadas com o colaborador.
Uma boa estratégia pode ser também avaliar qual situação é melhor: antecipar parte dos pagamentos para custear as despesas ou esperar e reembolsá-las futuramente. Essa é uma questão importante a nível de organização quanto às demandas.
A antecipação pode ser mais prática, já que garante que o colaborador não gaste, ou gaste menos, do seu próprio dinheiro.
Além disso, a utilização de adiantamentos para viagens e despesas possibilita o uso de opções como cartões corporativos. Estas opções evitam que os recursos da empresa sejam depositados na conta do colaborador, protegendo a empresa de eventuais ações trabalhistas.
O processo de reembolso de despesas corporativas tende a sofrer com erros, fraudes, atrasos e descumprimentos de termos legais quando é feito manualmente.
Isso acontece porque estamos de valores altos, despesas variáveis e, em muitos casos, uma quantidade relevante de reembolsos a serem feitos.
Fora isso, há a necessidade de controlar documentos de comprovação das despesas, o que também complica o trabalho. Diante desse cenário, o que parece mais seguro e responsável é automatizar todas as atividades.
Quando conduzidas por tecnologias digitais, como as soluções Paytrack, os erros reduzem, o trabalho é mais seguro e muito mais rápido.
As soluções de gerenciamento de reembolso podem ajudar em pontos estratégicos fundamentais, como:
Garantir o reembolso de despesas corporativas dentro dos termos da lei é uma obrigação das empresas e do setor financeiro.
Evitar sanções legais, atrasos e erros no compromisso com os funcionários é importante para uma gestão adequada e manutenção da credibilidade da empresa.
Em termos gerais, a devida comprovação da origem e objetivo das despesas é grande aliada das empresas para evitar ações trabalhistas.
Este registro pode ser feito de forma automatizada, com tecnologias especializadas, ou com formulários padronizados, o importante é que exista um processo bem definido e permita acesso rápido a estas comprovações.
Um bom registro sobre as despesas que demandam reembolso é fundamental.
Quer automatizar seus processos com despesas corporativas? Fale com um de nossos especialistas!
O reembolso de despesas corporativas é uma prática comum de ressarcir colaboradores que fazem o pagamento das despesas de viagens com seu próprio dinheiro em detrimento da empresa.
Com a nova reforma trabalhista, agora, as empresas precisam apenas se comprometer a custear essas diárias, o que inclui alimentação, hospedagem e deslocamento à serviço da empresa, garantindo comprovação e propósito das despesas.
O reembolso deve ser feito mediante a comprovação dos gastos e sobre quesitos que são reembolsáveis, cumprindo as políticas de reembolso da empresa.
Existem 2 formas, manual que é através de processos morosos com planilhas e acúmulo de recibos e automatizada através de um sistema de gestão de despesas de viagens que de maneira simplificada faz dessas operações processos mais produtivos.