Controle de políticas em planilhas de despesas: realmente funciona?

“(…) as planilhas de despesas são grandes aliadas para a gestão de pequenos volumes de viagens.  Com o crescimento da operação, o controle de gastos realizados por colaboradores se torna mais complexo, e exige formas de gestão mais robustas.”

As viagens corporativas e as prestações de contas são atividades comuns e recorrentes em diversas empresas. Os colaboradores necessitam viajar para atender clientes, realizar vendas, manutenções e outras atividades. Nesse contexto, as planilhas de despesas são grandes aliadas para a gestão de pequenos volumes de viagens.  No entanto, com o crescimento da operação, o controle de gastos realizados por colaboradores se torna mais complexo, e exige formas de gestão mais robustas. 

Confira como ocorre a gestão das políticas de despesas corporativas, e quais são os riscos que a sua empresa corre ao controlar grandes fluxos de despesas manualmente.

Sua empresa tem uma política de viagens e despesas?

Ter uma política de despesas é indispensável para a gestão de gastos realizados por colaboradores no dia a dia, em função da empresa. A política deve ser conhecida por todos, além de ser validada a cada despesa justificada ou a cada serviço de viagem solicitado. Isso garante que os colaboradores saberão o que pode ou não ser feito.

Grande parte das empresas ainda realiza o controle de políticas em planilhas, de forma manual. Nesse sentido, as empresas ficam vulneráveis a erros humanos e mesmo a atos de má fé, como fraudes corporativas.

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Os problemas da validação de políticas manual 

A conferência de despesas geralmente é feita pelo setor financeiro da empresa. Quando este processo é manual, o responsável precisa conferir se cada gasto lançado na planilha de despesas está de acordo com a política da empresa. O responsável deve ter pleno conhecimento das políticas para que nenhuma violação passe despercebida, mas será que isso é possível?

Vamos conhecer os principais problemas ocasionados pela conferência manual de políticas de viagem e despesas:

Erros e fraudes empresariais

Todas as despesas reportadas por um colaborador devem estar de acordo com os cupons fiscais apresentados à empresa. No entanto, é na prestação de contas que os erros ocorrem.

Imagine que, um viajante da sua empresa esteve em viagem por 3 dias, fazendo diversas refeições e usando o Uber para se deslocar na cidade. O colaborador precisa guardar todos os cupons fiscais e recibos de transporte para apresentar ao setor de conferência.

Cupons fiscais muitas vezes chegam ilegíveis no setor financeiro,  o viajante comumente perde os cupons ou ainda, pede reembolso de despesas de viagens passadas, que haviam sido esquecidas. Em todos esses casos, a validação das políticas é prejudicada e consome tempo do backoffice.

Como a sua empresa controla as corridas em aplicativos de transporte realizadas por seus colaboradores? O setor responsável consegue ter 100% de certeza que o colaborador não utilizou o Uber para fins pessoais? 

Embora aceitar que atos de má fé podem ocorrer seja difícil, eles acontecem. Estudos apontam que cerca de 86% dos casos de fraudes  ocorrem quando colaboradores roubam e fazem mau uso de ativos da companhia.

Assim, há muitas divergências difíceis de se detectar a olho humano que passam despercebidas pelo conferente.

Perda de tempo

Ainda que o colaborador conheça as políticas da empresa, a probabilidade de que ele valide as políticas durante a prestação de contas é mínima. Assim, visto que solicitar reembolsos por meio de planilhas de despesas já é um processo moroso.

Para o conferente, que precisa analisar despesa a despesa, cupom a cupom, de diversos colaboradores, a perda de tempo é enorme. Se uma empresa tem cerca de 60 colaboradores viajando ou solicitando reembolsos 2 vezes ao mês, e o conferente leva 15 minutos para validar políticas em cada relatório, mensalmente serão 30 horas despendidas.

Este tempo poderia ser investido na análise dos gargalos de gastos, aprimoramento de processos, e no acompanhamento de KPIs de viagens e despesas que auxiliam na gestão estratégica da sua empresa.

Apesar de extremamente necessária, a validação de políticas é um processo que consome muito tempo do backoffice. Ainda assim, existem meios de otimizar o tempo desta equipe para que seus resultados impactem de forma positiva o resultado da companhia.

Aumento de custo da operação

O tempo despendido na conferência de políticas manualmente é alto, como visto anteriormente. Em operações maiores, processos manuais forçam a necessidade de vários profissionais na conferência.

Como sabemos, tempo é dinheiro. A validação de políticas em planilhas de despesas torna-se cara para as empresas devido ao custo hora/pessoa.

Desse modo, se pensar nas 30 horas mensais que citamos anteriormente, de um analista financeiro médio, são mais de 5 mil reais anualmente despendidos em uma atividade periférica.

Com empresas em crescimento, escalar este processo se torna inviável.

A automatização da validação de políticas pode economizar até 75% do tempo no processo de conferência, reduzindo substancialmente o custo hora/pessoa para este tipo de processo.

A validação de políticas por meio de planilhas de despesas, custa caro para as empresas. Financeiramente e estrategicamente falando. A vulnerabilidade deste processo a erros humanos e a fraudes em despesas é gigante, pondo em risco os resultados da empresa e impactando diretamente na auditoria.

Por estes motivos, a modernização da validação de políticas é uma ação que deve ser avaliada. Ao contratar uma solução de prestação de contas e gestão de viagens sua empresa estará inovando os processos além de reduzir drasticamente os custos e tempo utilizado.

A Paytrack, por exemplo, oferece uma solução completa para a gestão de despesas e viagens, com a aplicação automática das políticas parametrizadas na plataforma.

A automatização da validação das políticas de despesas e viagens reduz a incidência de erros humanos e inibe fraudes empresariais, o que resulta na redução de custos operacionais e diretos.

Entenda mais sobre os benefícios de se automatizar o processo de gestão de viagens e reembolsos no artigo Automatização de processos: como eliminar as planilhas.