Uma forte aliada dos gestores e analistas, a tecnologia OCR vem para tornar os processos com despesas corporativas e gestão de prestação de contas muito mais simples.

Mas, afinal, o que é o OCR? Como funciona? Quais são suas vantagens e a importância da sua utilização na gestão financeira?

Para deixar você por dentro de todo o assunto, hoje responderemos todas essas perguntas e mostraremos de que maneira o uso de OCR pode ser útil à rotina da sua empresa.

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O que é OCR?

A sigla OCR significa Optical Character Recognition (em português, “Reconhecimento Óptico de Caracteres”) e transforma uma imagem capturada — impressa ou digital — em conteúdo legível e editável.

A tecnologia OCR detecta letras, símbolos e números, a partir das partes claras e das partes escuras da imagem. 

Assim que a letra, símbolo ou número é reconhecido, ele é convertido em um código de caracteres. Em poucas palavras essa tecnologia passa um documento impresso para um digital, sem ser necessário fazer o processo manualmente.

Esse funcionamento garante que um grande volume de informações seja extraído de materiais estáticos e não digitais. 

Uma das propostas do OCR é dispensar o arquivamento de documentos físicos que demandam cuidados de conservação, além de espaço físico de armazenamento para contratos, comprovantes, documentos de funcionários, atestados, notas fiscais, entre outros.

Além disso, o sistema gerencia e utiliza todas as informações desses documentos físicos no ambiente digital, onde executa tarefas rotineiras como:

• Arquivamento em nuvem;
• Análise de dados em softwares de gestão de finanças;
• Envio de informações por e-mail ou consulta dentro de ferramentas utilizadas na rotina do setor financeiro.

Em meio a esse cenário, a tecnologia de OCR ajuda a fazer uma transição de informações que seria impossível sem a ajuda da automação. Isso gera otimização de tempo, produtividade, segurança de informações estratégicas e economia de custos.

Como funciona o OCR?

Para que ocorra o funcionamento do OCR, é necessário utilizar uma ferramenta para reconhecimento. 

Você pode usar a câmera do celular, um scanner ou outro dispositivo de hardware para capturar a imagem, que depois é transformada em texto e pode ser pesquisada, alterada ou editada.

É importante destacar que uma tecnologia de OCR tem como base principal a Inteligência Artificial. Graças a esse recurso, imagens podem ser detectadas e entendidas como caracteres variados, como letras e números. A detecção só transforma o que captou em informações reais por causa da Inteligência Artificial.

Outra ciência básica utilizada por essa tecnologia é a de Machine Learning, ou “Aprendizado de Máquina”. Sua aplicação é direcionada para que softwares consigam comparar as informações captadas nessas imagens com bases de informação que já mantêm.

Por exemplo, se a ideia é aprovar uma solicitação de acordo com o que o sistema detecta na imagem, ele faz essa associação porque aprendeu que determinado símbolo significa um caractere. Assim, o software se torna progressivamente mais capacitado a identificar imagens de diferentes complexidades e a entender as informações nelas.

Quais são os tipos de OCR

Uma das partes mais essenciais é entender os diferentes tipos existentes, de que forma eles funcionam e qual a melhor opção de software de OCR para sua empresa. Confira:

OMR

O Reconhecimento Óptico de Marcas (Optical Mark Recognition) é um tipo de leitor capaz de identificar e reconhecer as marcas feitas por lápis ou caneta em formulários pré-impressos. Por isso, usam essa tecnologia em casos como correção de gabaritos de provas impressas ou bilhetes de loteria.

OCR Zonal

O OCRT Zonal nada mais é do que uma ferramenta que auxilia na transformação de pequenos pedaços de informações contidos em um documento. Entretanto, é importante ressaltar que o documento necessita ter uma estrutura fixa para que ele funcione da forma correta.

Full Text OCR

Ao contrário da OCR Zonal, com o Full Text OCR é possível replicar documentos em textos inteiros. Ao utilizar essa tecnologia, você consegue definir seu formato final como, por exemplo, em um arquivo de Word. Por ter essa facilidade, a ferramenta escolhida é a mais utilizada pelas empresas!

ICR

Já o Reconhecimento Inteligente de Caracteres (Intelligent Character Recognition) traz uma proposta diferente dos anteriores. A ferramenta faz o reconhecimento das escritas feitas a mão. Entretanto, por cada pessoa possuir uma caligrafia própria com seus diferenciais, essa ainda é uma opção que possui casos de sucessos muito específicos por não possuir um padrão.

O que é necessário para usar OCR na gestão de documentos

A gestão de documentos integrada à tecnologia OCR otimiza o fluxo de trabalho e facilita exponencialmente a localização de documentos na empresa.

Para isso, é essencial que a empresa tenha os requisitos necessários para funcionar, como a disponibilidade de um software/aplicativo que possa fazer a leitura e a conversão do documento com o uso de tecnologia inteligente.   

Como a tecnologia OCR proporciona acessibilidade?

Com certeza a utilização de uma ferramenta dessa no dia a dia da empresa é um grande diferencial, principalmente quando o assunto é a praticidade e a conversão dos documentos em dados. 

Porém, mais do que isso, a tecnologia OCR vem para proporcionar um grande avanço quando falamos sobre acessibilidade. 

Isso porque, com a possibilidade de transformar um documento em um texto digital, pessoas que possuem deficiência visual podem utilizar aplicativos de leitores de tela que transmitam o conteúdo em voz sintetizada. Uma ferramenta que ajuda a dar mais autonomia e independência.

As vantagens e benefícios da tecnologia OCR

A tecnologia OCR foi pensada para trazer maior dinamismo às análises de documentos, focando na captação de informações estratégicas. Isso pode funcionar de diferentes maneiras, sobretudo para o setor financeiro.

Para mostrar a utilidade da tecnologia, listamos a seguir algumas de suas vantagens e benefícios.

Economia de tempo

Como não é necessária a digitalização manual das informações do documento, ocorre redução do tempo utilizado pelo setor ou pessoa responsável por determinado processo.

Sem a leitura do OCR, alguém teria que analisar cada cupom fiscal em detalhe, conferir as informações e confirmar ou negar as compras. Com a tecnologia OCR, tudo isso acontece de forma automática.

Automação de processos

Com a utilização de informações extraídas dos documentos, não há necessidade de digitar novamente as informações quando preciso. O processo é automatizado graças à combinação da tecnologia de leituras de caracteres com as políticas de reembolso previamente configuradas na ferramenta.

Melhor experiência para o colaborador

O colaborador também precisa ter uma experiência prática e positiva quando fizer o uso de ferramentas que a empresa oferece para prestar contas. Isso é totalmente possível com o OCR. 

Com a tecnologia, basta tirar fotos das notas fiscais e enviar para o setor financeiro por meio do aplicativo no celular. Assim, há menos gasto de tempo em tarefas rotineiras.

Maior segurança

A prestação de contas se torna muito mais transparente e livre de erros. Afinal, todos os custos devidos estão nas notas que são apresentadas ao sistema.

Isso é importante também para inibir qualquer comportamento inadequado e possíveis fraudes, especialmente nos reembolsos. Isso por conta do alinhamento da análise de OCR com as políticas utilizadas pela empresa.

Acessibilidade

Ter informações estratégicas registradas em softwares que todo o setor financeiro pode acessar sem dificuldades é um ganho de gestão realmente grande.

Todas as informações captadas pelas soluções OCR podem ser gerenciadas a qualquer momento e ficam registradas por quanto tempo for necessário. Ou seja, é fácil criar um histórico de informações que ficará à disposição da empresa.

Entender o que é OCR vai ajudar muitas empresas a saber como usar essa tecnologia para automatizar a checagem de valores na hora da prestação de contas de colaboradores. Assim, fica mais fácil ter uma auditoria precisa e evitar fraudes, sobretudo em reembolsos.

A importância de utilizar OCR na sua gestão financeira

Em um local onde o fluxo de documentos é constante, todo cuidado é essencial para que problemas maiores não ocorram. 

Ao utilizar uma ferramenta com OCR na sua gestão financeira, é possível reduzir as fraudes corporativas, por exemplo. 

A tecnologia impede que notas sejam registradas em duplicidade no momento da prestação de contas. Dessa forma, a empresa evitará fraudes empresariais por parte dos colaboradores, reduzindo custos e tempo na conferência. 

Outro benefício da leitura com OCR, é a lista de palavras permitidas e não permitidas. Palavras essas que são definidas conforme as políticas de reembolso de cada empresa. 

Ao definir as políticas antecipadamente e cadastrá-las no sistema, qualquer tentativa de violação, proposital ou não, será impedida de maneira automática. Hoje a sua empresa tem acesso a esses dados necessários de forma rápida e fácil?

Confira nosso artigo sobre como criar uma política de reembolso!

Como obter um software de reconhecimento OCR

Sabendo da importância e relevância de obter um software como esse para a sua empresa, escolher o ideal é primordial para que todas as suas necessidades sejam devidamente atendidas. 

Com o sistema de gestão de despesas da Paytrack, é possível ter na palma da sua mão todos os benefícios e vantagens que o uso da tecnologia OCR permite.

No momento que o colaborador realiza a prestação de contas, palavras como cerveja, cigarro, chocolate e outras que constam no cupom fiscal, podem ser proibidas. Ou seja, se em uma nota fiscal houver indicando a cobrança por um desses itens, automaticamente há uma reprovação na solicitação de reembolso, por exemplo. 

Essa reprovação automática só acontece quando há o uso de um software como esse que permite o cadastro dessas palavras negativadas. Então, sempre que aparecerem em algum comprovante fiscal, automaticamente haverá a recusa.

Com isso, é gerado otimização de tempo nas conferências das prestações de contas dos colaboradores e facilita o cumprimento das políticas estabelecidas pela empresa. Além disso, há a redução do tempo do colaborador na hora de prestar as contas de uma viagem, por exemplo.

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