Melhores práticas para o seu controle de despesas corporativas

Como a sua empresa realiza o controle de despesas corporativas? A gestão de despesas corporativas é um dos principais desafios enfrentados no dia a dia de uma organização, sendo que muitas delas fecham por conta de problemas financeiros.

Neste momento, é importante entender que a segurança financeira de uma empresa depende, principalmente, de um processo bem estruturado.

Na gestão de um negócio, o controle adequado das despesas é essencial. Isso porque ele é capaz não somente de reduzir custos, como também de garantir a conformidade das políticas internas e promover maior transparência.

Em contrapartida, os processos manuais surgem como grandes vilões das áreas estratégicas que necessitam de visibilidade.

Atualmente, o mercado já conta com tecnologias acessíveis que permitem que as empresas simplifiquem seus processos de gestão de despesas corporativas, tendo assim maior agilidade e controle sobre suas próprias operações.

Neste conteúdo, você vai encontrar os principais benefícios do controle de despesas corporativas, quais as melhores práticas para controlar as despesas e a  solução ideal para o controle de despesas corporativas. Acompanhe conosco!

A importância do controle de despesas corporativas

Se tratando do desempenho operacional e financeiro da empresa, o controle de despesas é essencial para uma boa gestão financeira e para tomada de decisões estratégicas baseadas em dados precisos e atualizados. 

Com uma visão clara e abrangente de suas despesas, os gestores podem identificar oportunidades de investimento e otimizar seus recursos financeiros para alcançar seus objetivos de negócios de longo prazo.

Isso porque o controle de gastos empresariais ajuda a garantir que a empresa não gaste mais do que ganha. Com isso, é possível evitar problemas como endividamento e situações de insolvência.

A seguir, confira uma lista de benefícios ao realizar um controle de despesas efetivo na sua empresa:

1. Redução de custos 

A gestão de gastos empresariais permite um melhor gerenciamento dos recursos e, consequentemente, uma redução de custos. Com o monitoramento detalhado dos gastos, é possível identificar despesas supérfluas ou ineficientes que podem ser eliminadas ou reduzidas.

Sendo assim, por meio de um controle financeiro eficiente, os gestores podem tomar decisões mais estratégicas. Políticas como a de viagens corporativas, reembolso e compras podem ser estabelecidas visando a saúde das finanças da empresa.

2. Transparência e conformidade 

A conformidade e transparência vem de um processo bem estruturado que documenta todos os gastos, ajudando no compliance das despesas e assegurando uma condição financeira mais saudável.

Isso porque manter todos os registros de despesas detalhados é essencial para cumprir com as obrigações legais e regulamentares de uma empresa. Consequentemente, isso proporciona uma maior transparência aos stakeholders.

3. Cumprimento de políticas internas 

Ao estabelecer políticas claras e impor condições de uso de verba da empresa, é possível evitar gastos desnecessários ou não autorizados, zelando sempre pela saúde financeira.

No entanto, é importante que o controle de despesas empresariais seja monitorado de forma constante, permitindo à empresa adaptar-se rapidamente a quaisquer mudanças de mercado ou interna.s

4. Segurança 

Informações financeiras são sigilosas e precisam ser tratadas dessa maneira. Para que isso seja possível, é importante que haja um processo rigoroso na hora de lidar com as despesas corporativas.

Isso inclui etapas como o controle de permissões, ou seja, somente pessoas autorizadas têm acesso às informações e podem trabalhar nessas demandas.

Aproveite e leia o conteúdo: Como usar Pix Corporativo para facilitar suas despesas corporativas

Como realizar o controle de despesas corporativas

A implementação de um processo simplificado é fundamental. Seguido de boas práticas, é possível garantir um controle de despesas corporativas altamente eficiente. Para isso, confira conosco algumas orientações:

1. Defina políticas claras

Defina políticas que transmitam as condições da empresa, prazos, valores reembolsáveis e demais diretrizes de boas práticas e compartilhe com os colaboradores.

É muito importante que todos saibam quais são as diretrizes que regem o controle de gastos de uma empresa. Assim, é possível evitar problemas em processos como o reembolso de despesas.

2. Automatize processos necessários

Faça um levantamento sobre os processos utilizados que podem ser automatizados como: conferência de relatórios e captura de dados. A automação é capaz de facilitar o cotidiano do backoffice e a eficiência do controle de despesas corporativas.

3. Defina um método de aprovação eficiente

Estabeleça um processo de aprovação claro e objetivo, que garanta um processo fluido e dentro das políticas. Para isso, é fundamental estipular uma pessoa responsável para essa atividade.

4. Implemente um sistema de gestão de despesas corporativas

Implementar um sistema de gestão de despesas é crucial para o controle eficiente dos gastos empresariais. Isso porque a automação minimiza a ocorrência de erros, aumentando assim a segurança das informações.

Além disso, a tecnologia também é fundamental na economia de tempo. Afinal, processos automatizados aceleram o registro, a aprovação e a análise das despesas, liberando tempo para tarefas mais estratégicas.

Confira o nosso conteúdo sobre o tema: Os melhores softwares de gestão de despesas em 2024

4 dicas para reduzir custos com despesas corporativas

Reduzir custos exige boas práticas e soluções tecnológicas eficientes. No entanto, nem sempre os gestores sabem quais práticas seguir, pois a equipe utiliza múltiplas planilhas e podem expor a empresa a erros manuais e abrir espaço para fraudes corporativas.

Sendo assim, preparamos algumas dicas para controlar as despesas corporativas que podem ajudar a sua empresa. Confira:

1. Acompanhe os gastos regularmente: Tenha a costume de acompanhar as despesas regularmente, a fim de identificar possíveis padrões de gastos e novas oportunidades de redução de custos.

1. Monitorar os veículos e viagens: Um custo bastante elevado para as empresas que lidam com viagens corporativas estão relacionados com a mobilidade. Por isso, estabelecer procedimentos e manter o controle sobre veículos e viagens é um meio de promover a economia.

1. Treinamentos de capacitação: Compartilhar com os colaboradores as boas práticas da empresa pode ajudar a promover um ambiente mais assertivo, uma vez que pode fazer com que eles entendam a importância do controle de despesas.

1. Softwares de gestão de despesas: A melhor alternativa para garantir o cumprimento adequado de todas as etapas de uma boa gestão de despesas é aderindo a tecnologia, que pode trazer meios de pagamento e recursos de rastreamento mais eficientes.

Portanto, implementar métodos descomplicados e adotar uma tecnologia inteligente podem trazer benefícios significativos para a empresa, aumentando a eficiência na gestão de despesas corporativas.

Como engajar seus colaboradores para manter as despesas corporativas em dia

Engajar os colaboradores nas operações de despesas é essencial para garantir a conformidade dos processos. Contudo, nem todos sabem como estabelecer esta cultura na empresa.

Para isso, preparamos algumas dicas para ajudar a promover uma cultura de responsabilidade financeira na sua empresa. Confira:

1. Reforce a importância do controle de despesas corporativas

É fundamental criar mais adesão no ambiente organizacional através do uso de uma comunicação simples e clara que explique as diretrizes da empresa, as políticas de despesas e esclareça dúvidas.

Além disso, deve-se sempre reforçar a importância desse controle de despesas para o sucesso dos negócios, fazendo com que todos entendam os benefícios por trás de uma gestão eficiente.

2. Capacite os seus colaboradores

Desenvolver treinamentos para atualizar os colaboradores sobre as políticas e conscientizá-los sobre os processos internos e o funcionamento de cada um é essencial.

Aqui, o objetivo é fazer com que entendam a importância de seguir as etapas corretas. Deste modo, deve-se ensiná-los sobre o uso das ferramentas da empresa e como registrar corretamente as despesas.

3. Implemente um cultura de feedback

Motive os seus colaboradores através de feedbacks. Fale sobre seu desempenho e contribuição frente às despesas corporativas, ressaltando os pontos fortes e os pontos a serem melhorados, visando o aprimoramento do mesmo como profissional.

4. Contribua para o desenvolvimento profissional de seus colaboradores

Promova cursos sobre educação financeira, workshops, materiais, palestras, tornando os colaboradores cada vez mais conscientes sobre a importância do controle de despesas corporativas.

Desta forma, será possível mantê-los ativos na contribuição desse processo dentro da empresa, além de agregar conhecimento para sua pessoal e profissional.

Ferramentas que auxiliam no controle de despesas corporativas

O mercado oferece soluções para o controle de despesas corporativas de acordo com as suas necessidades (porte da empresa, volume de demanda, etc). Portanto, é importante avaliar quais recursos fazem sentido.

A seguir, confira algumas opções que podem melhorar o desempenho da gestão de despesas da sua empresa:

1. Cartão corporativo

Se tratando de meios de pagamento descomplicados, o cartão corporativo é uma alternativa prática e segura de evitar adiantamento em dinheiro.

Os cartões pré-pago são recursos interessantes e uma ótima opção se tratando de controle de despesas, pois ao mesmo tempo que o uso do cartão é feito as despesas são registradas.

O Paytrack Card permite o lançamento de despesas em tempo real, tirando a sobrecarga do time financeiro e automatizando os processos de despesas, reduzindo assim a logística de dinheiro em espécie,  além de fraudes e erros humanos.

2. Aplicativo de despesas

Pensando na experiência do colaborador, contar com um aplicativo de despesas é uma grande oportunidade de economizar tempo.

Os aplicativos otimizam o processo de registro de despesas, permitindo que as notas fiscais sejam digitalizadas e atualizadas no sistema de forma automatizada.

Na Paytrack, o OCR torna esse processo mais simples ainda. Esse recurso escaneia os recibos fiscais e transcreve para o sistema de maneira automatizada, evitando erros de digitação e outros problemas.

3. Reembolso automatizado

Um sistema de gestão de despesas e reembolso é fundamental para qualquer negócio que queira garantir conformidade e segurança. Somente recursos tecnológicos são capazes de tirar a sobrecarga do financeiro e garantir operações mais fluidas e completas.

Deste modo, o reembolso automatizado beneficia as duas pontas: tanto os gestores, que têm acesso a todos os gastos envolvidos, quanto os colaboradores, que podem fazer solicitações rápidas.

A Paytrack oferece uma solução capaz de reduzir erros e tornar o trabalho mais rápido e seguro através do controle em tempo real de todos os reembolsos a serem pagos e categorização de despesas.

Como um software de gestão pode ajudar no controle de despesas corporativas?

Um software de gestão de despesas corporativas é uma ferramenta poderosa para melhorar o controle financeiro de uma empresa. A seguir, confira como se beneficiar por meio da tecnologia:

1. Total controle das despesas corporativas

Com um software de gestão, é possível centralizar todos os dados financeiros em uma única plataforma, facilitando tanto o acesso quanto a análise. Agora, os gestores podem gerar relatórios detalhados e personalizados para diferentes necessidades.

Antes, a falta de visibilidade e de um controle em tempo real dos gastos corporativos comprometia a capacidade competitiva da empresa, seja pela falta de insumos ou por tomadas de decisões não tão assertivas.

A fim de evitar que sua empresa sofra os impactos de uma má gestão, talvez seja o momento de investir em um sistema de gestão de despesas completo que ofereça integração com qualquer ERP, RH ou CRM do mercado.

Dessa forma, é possível resolver as dores da falta de controle de despesas de uma vez só, podendo eliminar processos desnecessários, construir uma cultura organizacional mais efetiva, minimizando risco de perda de dados.

Com o Paytrack, sua empresa garante:

• Aumento da conformidade com as políticas eliminando automaticamente fraudes e erros humanos;
• Rastreamento das despesas em tempo real;
• Melhora visibilidade de dados e a identificação de novas oportunidades;
• Mais controle sobre os recursos da empresa;
• Mais controle orçamentário por centro de custo.

Não deixe de ler também: Como escolher uma agência de viagens corporativas?

2. Acesso a relatórios e dados qualificados

Compilar dados e levantar indicadores cruciais de desempenho das finanças da empresa são documentos indispensáveis. Desse modo, essa poderosa ferramenta auxilia os gestores a desenvolverem melhores estratégias de negócio.

Ao fugir das planilhas e de métodos menos eficazes, o impacto de colher dados qualificados e precisos levam a empresa a um outro patamar de controle e gestão. Como anda a rotina de relatórios gerenciais da sua empresa? 

Os dados que sua empresa não está avaliando podem fazer toda diferença para a saúde das finanças. Ou seja, o tratamento de informações é um fator decisivo. No entanto, ele exige a implementação de boas práticas.

A Knapp, empresa de serviços logísticos, buscava melhorias na gestão financeira e recorreu ao Paytrack para garantir um acompanhamento em tempo real e online centralizando os processos de gestão e relatórios gerenciais.  

Essa parceria trouxe de forma satisfatória a visibilidade e controle sobre despesas esperado, impactando em outros processos como a prestação de contas e reduzindo 30% na carga de trabalho, além de outros benefícios operacionais.

3. Meios de pagamento modernos

O setor financeiro vem sendo impactado pelas inovações no âmbito de meios de pagamento, fugindo de burocracias e altas taxas. O método adotado pelas empresas para pagar seus colaboradores diz muito sobre a segurança e confiabilidade proporcionada nas operações.

Desta maneira, fica a critério da empresa encontrar um meio de pagamento mais condizente com suas atividades, desde adiantamento em depósito ou espécie, até meios mais convencionais de reembolso.

No entanto, é importante lembrar que o método escolhido dita o meio de acompanhar essas despesas. Planilhas, contabilidade de papel e recibos são métodos comuns, mas prejudiciais e ineficientes.

Unindo meios de pagamento ao rastreamento das despesas e reduzindo problemas com prestação de contas, o Paytrack atendeu a essa demanda do mercado com o Paytrack Card, uma ferramenta com várias opções de uso e muitos benefícios:

• Automatização dos processos; 
• Redução de erros operacionais em processos manuais; 
• Inibição de fraudes;
• Eliminação da logística do dinheiro em espécie;
• Sem conciliação de faturas.

Para as empresas que querem inovar e solucionar dores como fraudes em despesas e proporcionar segurança para empresa e processos descomplicados para os colaboradores, temos a carteira digital.

Essa solução funciona como um meio ágil e seguro de realizar pagamentos via Pix ou boleto, eliminando de vez os adiantamentos e reembolsos na conta do colaborador. Confira algumas das suas funcionalidades:

• Garantia do cumprimento da política com alertas e bloqueio no ato do pagamento;
• Alta rastreabilidade das despesas com controle em tempo real;
• Garantia do cumprimento da política;
• Alta rastreabilidade das despesas com controle em tempo real;
• Conciliação facilitada.

4. Políticas assertivas e processos de reembolso ágeis

O reembolso de despesas corporativas representa 21% das fraudes empresariais e um grande agravante dessa situação são as políticas de despesas.

Neste cenário, existem duas grandes dificuldades enfrentadas pelas empresas: Construir uma política que seja realmente efetiva e traduza as necessidades do negócio e, em contrapartida, garantir que as mesmas sejam cumpridas por parte dos colaboradores.

Processos manuais que contribuem para erros humanos e a falta de conformidade com as políticas aumentam o risco de fraudes e irregularidades e impactam diretamente na saúde financeira da empresa.

Se esquivando dessa realidade e investindo em uma ação de compliance, a John Cockerill, empresa de serviços de engenharia mecânica e siderúrgica, contou com o Paytrack para mudar esse cenário e conseguiu garantir 90% do cumprimento das políticas em viagens.

Isso só foi possível pela capacidade técnica do nosso produto que oferece diversas soluções para combater essas violações de políticas como: 

• Alerta e bloqueio na violação de políticas;
• Criação de hierarquia de aprovação inteligente;
• Possibilidade de inserir justificativas;
• Leitura OCR, QR Code, código de barras (uma tecnologia para acabar com o acúmulo de papéis).

5. Aplicativo com experiência personalizada

Nenhuma solução é tão efetiva quanto aquela que está ao seu alcance e disponível para atender suas necessidades a todo momento.

Com foco não apenas na melhoria das operações internas da empresa mas também na experiência personalizada do colaborador, o Paytrack se estende para a versão mobile.

Unindo todas as funcionalidades importantes que garantem um bom funcionamento dos processos internos, principalmente relacionado a prestação de contas, entende-se o quanto essa operação pode ser morosa para o colaborador que não é amparado por uma solução tecnológica.

No espaço entre uma atividade e outra, o colaborador precisa armazenar os recibos fiscais o que colabora para a perda de documentos, prestação fora do prazo e demora no report das despesas.

Portanto, utilize o Paytrack para acabar com os gargalos encontrados na gestão de despesas corporativas da sua empresa.

A solução ideal para o controle de despesas da sua empresa

O controle de despesas corporativas é uma demanda importante e que pode decidir o futuro financeiro da empresa. Neste momento, auditorias regulares são importantes para atestar que a empresa tem bons processos e consegue mantê-los constantemente.

A Paytrack tem a solução mais eficaz, parametrizável e simples de ser utilizada quando falamos de controle de despesas. Isso porque o software foi pensado para a realidade de setores que precisam ter um monitoramento seguro dessas despesas pensando em auditorias e segurança financeira.

Portanto, se você precisa da solução certa, fale com um dos nossos especialistas.