RDV: monte seu relatório de despesas de viagens [+ modelo editável]
As viagens corporativas, tão necessárias em muitas empresas, podem se tornar motivo de complicação para colaboradores em algum momento.
Isso acontece com quem não consegue fazer uma boa gestão dos custos, o que impede a criação de um relatório de despesas de viagens para prestar contas à companhia.
Esses relatórios são fundamentais para que o uso dos recursos financeiros da empresa sejam devidamente indicados, mantendo a transparência nas relações.
Nas viagens a trabalho ou deslocamentos locais, muitas vezes o colaborador precisa solicitar adiantamentos ou reembolsos, e prestar contas das despesas.
Por isso, o relatório é fundamental para manter a gestão e controle desses custos.
Para auxiliar você e a sua empresa na gestão e controle de despesas corporativas, este artigo vai apresentar os benefícios e desafios do relatório de despesas de viagens, como criar o seu de forma simples, além de disponibilizar um modelo editável de relatório de despesas de viagem pronto para você baixar e utilizar!
Tópicos do conteúdo Paytrack
- O que é o relatório de despesas de viagens
- A importância de fazer o relatório de despesas de viagens na sua empresa
- O que considerar antes de criar um modelo relatório de despesas de viagens
- Estruture a política de viagens
- Defina os limites de despesas
- Defina as regras para o reembolso
- Padronize os relatórios de despesas
- Saiba o motivo da viagem e unidade de negócio
- Tenha um roteiro da viagem
- Consiga uma descrição detalhada dos gastos
- Guarde comprovantes fiscais da maneira correta
- Utilize tecnologia nos processos
- Principais desafios enfrentados na hora de construir um RDV
- Como criar um Relatório de Despesas de Viagens Corporativas
- Modelo de relatório de despesas com viagens
- Como melhorar seu relatório de despesas de viagens corporativas
- Como um sistema de gestão de despesas auxilia nos relatórios
O que é o relatório de despesas de viagens
O relatório de despesas de viagens é um compilado de informações acerca de custos que colaboradores têm enquanto estão viajando à serviço da empresa.
Em muitos cargos, as viagens corporativas são necessárias, mas é esse empregador que precisa custear todas as despesas que profissionais venham a ter.
Os relatórios vão, basicamente, listar as despesas, justificar por quais razões elas foram necessárias e, claro, indicar o custo de cada despesa. Assim, a empresa pode ter um controle mais detalhado desses custos para reembolsar o funcionário e, além disso, projetar custos para as próximas viagens.
Além disso, ficam sempre a cargo do colaborador que está viajando. Afinal, essa pessoa é quem está arcando com as despesas e, portanto, precisa justificá-las para receber os devidos reembolsos.
A importância de fazer o relatório de despesas de viagens na sua empresa
Os gastos que envolvem o deslocamento individual ou de uma equipe são variados e na maioria das vezes atingem um número total expressivo dentro da empresa.
É necessário pagar as passagens aéreas ou rodoviárias, hospedagem, deslocamento, alimentação, entre outras despesas.
O relatório de despesas de viagens corporativas tem um papel realmente importante em uma empresa que deseja organizar processos e facilitar o trabalho do time financeiro.
Certamente, essa padronização também vai gerar economia de custos e produtividade, seja para quem gere esses custos, seja para quem faz os relatórios.
A partir disso, é clara a demanda de manter o controle desses gastos através de relatórios de viagem.
Geralmente, o controle das despesas corporativas tem como eixos estratégicos os seguintes pontos:
- Diminuir o valor das despesas de viagens ;
- Adicionar políticas para controlar fraudes e gastos excessivos;
- Solicitar a aprovação prévia para controle do orçamento;
- Garantir e estimular o cumprimento dos processos e procedimentos.
É com o relatório de despesas que a mensuração desses pontos será realizada, assim como o mapeamento de ações para atingir os melhores resultados dentro da gestão das viagens a trabalho.
A seguir, veja em alguns pontos como é importante desenvolver um bom relatório:
Padronização de processos
Processos padronizados minimizam erros e trazem mais agilidade de trabalho para todos envolvidos. Portanto, tão importante quanto utilizar um relatório de despesas de viagens, é importante ter um modelo padrão para todos os colaboradores.
Assim, o time financeiro também saberá como analisar estes relatórios e, a partir disso, terá um desempenho melhor, tanto a nível de agilidade quanto na checagem de informações.
Transparência financeira
A transparência financeira garante que a empresa arque com valores justos e que realmente façam sentido. Do contrário, colaboradores podem acabar por superfaturar despesas e isso não ser identificado.
Os relatórios, por conta da precisão dos custos e discernimento dos valores, garantem que haja total transparência a nível das despesas e o que as originou. Esse é o cenário perfeito para evitar qualquer problema na hora da auditoria.
Autonomia e produtividade para colaboradores
Colaboradores não podem ser prejudicados na hora de prestar contas. Isso significa que é importante que possam fazer isso de maneira simplificada e dinâmica, até para que possam relacionar todos os custos que tiveram.
Os relatórios ajudam a manter tudo em ordem, com cada despesa devidamente relacionada e, assim, haver o reembolso correto desses custos. Isso depende do uso do relatório, mas também do modelo correto desse relatório.
Projeção de redução de custos
As empresas não podem ver o relatório de despesas de viagens apenas como uma lista de custos para fazer o reembolso. A visão analítica sobre estes documentos permite que a empresa avalie os custos e projete a redução.
Muitas vezes, as empresas acabam tendo despesas muito grandes porque não determinam regras de reembolso e simplesmente ignoram a forma como os colaboradores estão gastando. Ou seja, os relatórios são importantes também para economizar.
O que considerar antes de criar um modelo relatório de despesas de viagens
Para que você possa criar um relatório ou formulário de despesas de viagem completo e ao mesmo tempo objetivo, confira abaixo o que você deve incluir no relatório.
- Estruture a política de viagens
- Defina os limites de despesas
- Defina as regras para o reembolso
- Padronize os relatórios de despesas
- Saiba o motivo da viagem e unidade de negócio
- Tenha um roteiro da viagem
- Consiga uma descrição detalhada dos gastos
- Guarde comprovantes fiscais da maneira correta
- Utilize tecnologia nos processos
Lembre-se que estas são algumas sugestões, mas adapte conforme a realidade da sua empresa e viajantes.
Estruture a política de viagens
Antes de começar a pensar no relatório de despesas da viagem corporativa, é preciso estruturar a política de viagens da empresa. Cada instituição tem suas próprias políticas e tanto o viajante quanto o gestor devem conhecê-la bem.
Dentro da política, estará determinado se todos os funcionários vão receber o mesmo tratamento, se haverá limites de custos para as diferentes hierarquias, quais são os prazos para reembolsos, o que é responsabilidade da empresa, quais itens não estão inclusos no reembolso e diversas outras informações que devem chegar ao conhecimento de todos.
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Defina os limites de despesas
Com a política de viagens estruturada e conhecida por todos os membros da empresa, chegou o momento de determinar aspectos como a definição dos gastos gerados nas viagens corporativas. Geralmente eles são divididos por antecipados e reembolsáveis.
Os gastos antecipados (adiantamentos) precisam ser pagos antes da viagem. Podem ser considerados gastos antecipados: a hospedagem, a passagem aérea e o seguro de viagem (ou simplesmente recursos adiantados aos colaboradores para outras despesas).
Já os gastos reembolsáveis são aqueles que o colaborador paga e depois a empresa retorna o valor. Podem ser considerados gastos reembolsáveis: alimentação, mobilidade, transporte etc.
Todas as despesas precisam estar descritas na política de viagens.
Defina as regras para o reembolso
Com as definições determinadas em relação ao que pode ser reembolsado, adiantado e o que não é responsabilidade da empresa, chegou a hora de estabelecer as regras de reembolso.
Nesta etapa são definidas as diretrizes para o processo. Por exemplo:
- Qual o valor máximo permitido para cada tipo de gasto?
- Quais formas são aceitas para comprovar os custos (notas fiscais, recibos, faturas, comprovantes eletrônicos, fatura do cartão de crédito etc.)?
Padronize os relatórios de despesas
Já com as diretrizes estruturadas, é hora de pensar no padrão do seu relatório, fator que vai agilizar muito os processos.
Uma empresa pode utilizar diversos relatórios para viagens: um para cargos mais altos (como diretores, líderes e conselheiros, por exemplo), outro para colaboradores em estágio júnior ou pleno, outro para viagens individuais e outro para viagens coletivas.
Crie um relatório padrão completo e desenvolva os demais com base neste.
Saiba o motivo da viagem e unidade de negócio
O viajante deve informar qual foi o motivo da viagem realizada. Neste caso, é interessante que sua empresa tenha motivos padronizados, facilitando a classificação dos relatórios.
A viagem de seus colaboradores pode ser para treinamento, vendas, pós vendas, entre outros motivos importantes para seu negócio.
É importante que a unidade de negócios esteja especificada no RDV, para que se tenha o registro de qual unidade da sua empresa, ou grupo de empresas, foi realizado o gasto.
Tenha um roteiro da viagem
O roteiro da viagem servirá para identificar o destino ou localidade da despesa, e poderá servir de apoio para a validação de políticas. Para validar políticas de teto de gastos por região, por exemplo, o conferente precisará dessa informação.
Consiga uma descrição detalhada dos gastos
Na planilha de prestação de contas, o viajante deve colocar a data, tipo de despesa, valor da despesa, se ela é reembolsável ou não, e a justificativa, se houver.
Assim todos os dados estarão disponíveis ao setor administrativo e financeiro para conferência.
Guarde comprovantes fiscais da maneira correta
O armazenamento de comprovantes fiscais das despesas realizadas em nome da sua empresa, é imprescindível. No entanto, guardar comprovantes fisicamente pode ser extremamente inconveniente e pouco prático.
É comum que comprovantes se tornem ilegíveis, que colaboradores os percam ou ainda que sejam armazenados em locais de difícil acesso, dificultando auditorias.
Uma alternativa viável para acabar com este problema é utilizar a tecnologia.
De acordo com a portaria nº 1.674/2016, é permitido descartar documentos físicos, em caso de já terem sido apresentados por meio eletrônico.
Ao utilizar uma solução de Despesas 100% online, é possível armazenar os cupons fiscais de forma online, não havendo mais a necessidade de guardá-los fisicamente.
Utilize tecnologia nos processos
Com um aplicativo ligado ao viajante e ao backoffice da instituição, haverá a organização das despesas e o controle dos gastos em tempo real, além da determinação de limites e alertas para a violação das regras definidas na política.
Automatizando esses processos, a gestão de despesas vai ganhar mais tempo e vai poder utilizar a mão de obra que era dedicada antes (com manuseio de comprovantes e recibos), na implementação de ações estratégicas para reduzir os custos, por exemplo.
Principais desafios enfrentados na hora de construir um RDV
Muitas empresas enfrentam grandes desafios na gestão de despesas e viagens corporativas.
A falta de um modelo de prestação de contas, os famosos RDVs, é um dos desafios mais comuns.
Sem um modelo padrão de relatório de prestação de contas e reembolso, o viajante fica sem orientações de quais informações precisam ser informadas.
Além disso, a falta de organização desperdiça o tempo do viajante, que poderia utilizar para atividades mais estratégicas.
Com a falta de informações, diversas planilhas de RDV são enviadas com informações incompletas ou incorretas, o que gera um retrabalho no setor responsável pela conferência.
Controle nas viagens
Muitas empresas acabam perdendo o controle das viagens feitas, o que impacta também as finanças da companhia. Os relatórios ajudam a evitar esse problema, garantindo que as viagens sejam totalmente monitoradas do ponto de vista financeiro.
Padrão de reembolso
O item anterior afeta também o reembolso. Afinal, se a empresa não controla as viagens adequadamente, como poderá fazer o reembolso no tempo certo e com os valores corretos? Um dos grandes desafios quando falamos de relatórios é reembolsar no tempo certo, sem prejudicar os colaboradores.
Cultura adequada
Uma das dificuldades mais marcantes na hora de implementar um relatório de despesas de viagens é garantir que a cultura da empresa se adeque a isso. Primeiramente, é importante encarar o relatório como fundamental para a gestão financeira. Além disso, é fundamental adequar a cultura da empresa para que se implemente uma política de despesas eficaz e mais restrita.
Como criar um Relatório de Despesas de Viagens Corporativas
Um bom relatório de despesas de viagens precisa seguir alguns parâmetros importantes:
- Estabeleça a necessidade de informações básicas;
- Recolha as informações do colaborador;
- Relacione os serviços a serem reembolsados;
- Estabeleça um padrão de recolhimento de comprovantes de despesas.
Confira o passo a passo para criar seu relatório de despesas de viagens corporativas!
Estabeleça a necessidade de informações básicas
Um bom relatório precisa começar com as informações básicas da viagem.
Esses dados ajudam a contextualizar a situação e dar um entendimento maior ao time financeiro sobre as necessidades que essa viagem poderia gerar.
Entre essas informações básicas, é importante ter campos que informem:
- data da viagem;
- destino;
- motivo da viagem;
- custos previsíveis;
- previsão de reembolsos
- outros serviços que serão utilizados na viagem.
Recolha as informações do colaborador
O colaborador também precisa informar no relatório alguns dados pessoais que servirão apenas para identificação por parte de quem fizer a análise do documento. Essas informações são:
- nome;
- centro de custo
- hierarquia de cargo para saber o limite de gastos.
Relacione os serviços a serem reembolsados
O relatório deve então relacionar todos os serviços e despesas a serem devidamente reembolsados. Nesta etapa, quanto mais simples for a listagem, melhor.
É importante que as informações centrais sejam destacadas: o serviço em questão e o quanto isso custou. São esses dois dados os mais importantes para contabilizar os custos.
Estabeleça um padrão de recolhimento de comprovantes de despesas
O reembolso de despesas de viagens corporativas só é feito se os custos relacionados no relatório também estejam devidamente comprovados.
Para isso, as notas fiscais e outros tipos de comprovante precisam ser compilados pelo colaborador e, em seguida, enviados junto do relatório.
A empresa deve definir a maneira como esses comprovantes serão enviados.
Isso vai garantir que todos os documentos sejam recebidos no tempo certo, pelo canal adequado e dentro de um processo que funcione bem tanto para colaboradores quanto para o time financeiro.
Modelo de relatório de despesas com viagens
O relatório de despesas corporativas é um documento essencial para o controle dos gastos das viagens da instituição. Porém, a efetividade desse documento depende das pessoas envolvidas e da colaboração dos profissionais que vão utilizá-lo.
Possuir um modelo de relatório de despesas de viagens faz com que a sua empresa ganhe mais controle sobre as despesas dos colaboradores durante as viagens.
Desse modo, é possível padronizar as informações necessárias para que o time financeiro possa realizar reembolsos e a contabilização de despesas de forma mais precisa.
Além disso, criar um relatório profissional que tenha uma boa funcionalidade pode ser um grande desafio. Considere a contratação de uma ferramenta específica para essa atividade, incorporando a tecnologia nos processos de gestão.
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Como melhorar seu relatório de despesas de viagens corporativas
Ainda que sua empresa já tenha um relatório de despesas de viagens em uso, melhorá-lo é sempre uma possibilidade. Isso pode influenciar diretamente sua compreensão, utilização e ainda pode ajudar a estabelecer uma política de despesas mais clara. Assim, fica mais fácil também conseguir economia de custos.
Veja como conseguir essa melhora no seu relatório e conquistar resultados mais alinhados com o que sua empresa espera.
Estipule prazos para a prestação de contas
Além da política de viagens estruturada, a empresa deve definir prazos de prestação de contas e solicitação de reembolsos.
Este passo é essencial para que seu time financeiro tenha tempo hábil para realizar as transações financeiras necessárias, como o depósito de reembolsos, e ainda realizar o fechamento dos livros contábeis.
Quando estes prazos não são definidos, pode gerar confusões entre os colaboradores e a empresa, impactando diversos processos.
Crie um modelo para prestação de contas e reembolsos
Possuir um modelo de formulário de despesas de viagem padronizado reduzirá o tempo utilizado para quem realiza a prestação de contas e a conferência dele.
Isso faz diferença para que demandas mais estratégicas sejam priorizadas em vez de tarefas mais mecânicas e operacionais.
É importante que o modelo seja simples e objetivo, mas que contemple todas as informações necessárias sobre a viagem ou deslocamento.
São estes dados que irão permitir uma análise completa, inclusive, com a conferência sobre a validade dos custos que foram gerados.
Este modelo de prestação de contas e reembolsos passa a ser um documento essencial e difundido entre os colaboradores da empresa.
Assim, não há riscos de preenchimentos inadequados, falta de informações importantes ou inconsistência no uso. Padronizar agiliza o trabalho de quem faz o relatório e também de quem o confere.
Use um cartão corporativo
O cartão corporativo Paytrack pode ser um grande aliado na hora de melhorar os relatórios de despesas.
Esta opção é muito mais prática uma vez que os cartões podem ser usados pelos colaboradores, mas já com restrições de custos e de estabelecimentos e serviços em que podem ser utilizados.
Além disso, seu uso facilita muito mais a criação de relatórios, graças às faturas que podem ser acessadas diretamente pela solução Paytrack, que centraliza todas as informações em um único lugar. Assim, tudo se torna digital e mais dinâmico.
Facilite a prestação de contas do colaborador
Uma boa prestação de contas depende também do método certo. Nesse caso, estamos falando de práticas modernas que tornam a rotina muito mais simples e ágil.
É ideal que essa prestação de contas seja desenhada em processos digitais. Assim, colaboradores podem acessar a plataforma de gestão e app da Paytrack para levantar seus custos e, a partir disso, enviar todos os seus gastos para o setor responsável.
Como um sistema de gestão de despesas auxilia nos relatórios
Existem diversas tecnologias que podem dar apoio ao seu processo de prestação de contas e reembolso de colaboradores.
Softwares e aplicativos especializados em simplificar este processo, como as ferramentas de gestão de despesas, conhecidas como Expense Management, podem potencializar seus resultados.
Soluções para gestão de despesas permitem o armazenamento digital de comprovantes, além de fornecer uma visão ampla e analítica sobre as despesas de seus colaboradores, viabilizando uma tomada de decisão mais assertiva.
Com prestações de contas realizadas em aplicativos e a aprovação e conferência de despesas 100% digital, o processo se torna mais ágil, liberando seu time financeiro para realizar atividades muito mais estratégicas.
A Paytrack é um exemplo de solução all in one para gestão de despesas, que permite parametrizar as suas políticas de despesas, realizar a validação em tempo real, além de simplificar a solicitação de adiantamentos e reembolsos.
Seguindo as dicas completas deste guia, montar o seu relatório de despesas vai ser muito mais fácil.
Precisa de ajuda com seus relatórios? Fale com nossos especialistas!