Os melhores aplicativos de gestão de despesas em 2024

A média de despesas com viagens corporativas no Brasil em 2024 está estimada em US$ 16.52 bilhões. Isso faz com que o Brasil fique no Top 10 do ranking mundial, segundo o The World Bank. Para que sua empresa esteja preparada para lidar com essas despesas, é preciso ter à disposição um software completo e eficiente. Você sabe quais os melhores aplicativos de gestão de despesas?

Um aplicativo de gestão de despesas é uma ferramenta que, integrada à rotina corporativa, é capaz de conduzir os processos de gastos de maneira mais assertiva, reduzindo erros, fraudes e custos desnecessários.

No entanto, é muito importante que as empresas saibam como escolher o app que melhor atenda às suas necessidades. Para isso, é preciso levar uma série de fatores em consideração, os quais muitos gestores não se atentam.

Neste material, vamos trazer os melhores aplicativos de gestão de despesas em 2024, aqueles que se destacam no mercado pela competência técnica e capacidade de ganho de atividade. Acompanhe e saiba como escolher o da sua empresa.

O que é um aplicativo de gestão de despesas corporativas?

Um aplicativo de gestão de despesas corporativas deve ser uma ferramenta completo que ajuda a equipe financeira a gerenciar e rastrear os gastos dos colaboradores em nome da empresa, enquanto permite que os viajantes controlem melhor as suas despesas. Com isso, é possível tomar decisões mais assertivas, uma vez que os gestores sempre terão dados reais em mãos.

Esses apps, sendo que muitos deles também possuem versões em formatos mais completos, são projetados para centralizar todas as informações referentes às despesas da empresa, oferecendo transparência e agilidade na gestão financeira.

Além disso, eles também simplificam os processos de reembolso ou adiantamento, colocam as despesas de acordo com as políticas da empresa e ajudam a criar relatórios de despesas precisos. Ou seja, um software de gestão de despesas é indispensável para toda empresa que deseja mais eficiência na gestão de custos.

Para empresas que lidam com alto volume de viagens corporativas, os softwares e aplicativos de gestão de despesas são essenciais. Afinal, eles ajudam a manter o controle e otimizar os custos de deslocamentos. Agora, é possível acompanhar cada etapa da viagem, desde a solicitação até a prestação de contas.

Em resumo, um bom app de gestão de despesas corporativas é fundamental para empresas que lidam com processos de reembolso, adiantamento, despesas com viagens corporativas e precisam monitorar essas despesas para que os processos estejam dentro das políticas e que controlem as fraudes corporativas.

Aproveite para ler também: Agência de viagens corporativas: como encontrar a melhor opção?

Quando devo optar por um aplicativo de gestão de despesas?

A gestão de despesas precisa ter processos claros, funcionais e eficientes. Por isso, é muito importante ficar atento aos sinais que indicam que é o momento certo de procurar um software de gestão de despesas, como por exemplo:

1. Gasto excessivo com viagens

Empresas que lidam com uma alta demanda de  viagens corporativas em suas atividades sabem como esse recurso exige investimento e padronização de processos. Neste momento, qualquer erro ou descuido pode significar um gasto significativo no orçamento.

Por isso, um sistema de gestão ajuda a contabilizar as despesas com viagens, permitindo até mesmo identificar onde seria possível economizar, centralizando os processos em um único lugar, dando visão aos gestores e mais controle ao financeiro.

Isso porque os gestores podem acompanhar todas as etapas de uma viagem corporativa. Com uma gestão mais eficiente, pode-se encontrar despesas que estão fora da política da empresa, proporcionando maior conformidade e economia.

2. Falta de clareza com os dados

Dados são os insumos mais importantes para conduzir os projetos da empresa. No entanto, dependendo do modelo de processos que sua instituição mantém, muitas informações se perdem, muitos dados ficam em aberto, isso dificulta a visão e objetividade dos negócios.

Desta forma, um software de gestão de despesas é fundamental para que os gestores tomem decisões cada vez mais certeiras. Afinal, elas serão sempre baseadas em informações financeiras reais sobre o momento da empresa.

3. Alto índice de erros

Se a gestão da sua empresa sofre com o alto índice de erros com processos, desfalques de informações, operações inadequadas, retrabalho e perda da qualidade do tempo dos times envolvidos, é o momento certo de investir em um software de gestão.

Neste momento, é importante entender que gargalos na gestão de despesas podem abrir brechas para fraudes. Com isso, uma plataforma eficiente pode aumentar o nível de segurança e compliance da empresa.

4. Déficit dos meios de pagamento

Processos de reembolso, adiantamentos ou pagamentos no geral exigem muitos detalhes e informações corretas tanto dos colaboradores quanto da empresa.

Essa operação funciona como via de mão dupla e, quanto mais organizada, automatizada, com políticas claras e parametrizadas, mais simples será evitar a ocorrência de fraudes ou transtornos como despesas pagas em atraso.

Por isso, se você identificar déficit dos meios de pagamento da sua empresa, considere contar com um software de gestão de despesas como a Paytrack.

5. Falta de controle sobre as despesas

A falta de controle com as despesas corporativas afetam diretamente a saúde financeira do negócio. Afinal, a falta de visão não permite que sua empresa atinja a margem de lucro atingindo negativamente o planejamento e inviabilizando projetos.

Sendo assim, ter um sistema de gestão de despesas é fundamental para manter as despesas sempre sob controle, garantindo que elas estejam sempre dentro das políticas definidas.

Não deixe de ler: Aplicativos para viagens corporativas: veja as melhores opções

Os melhores aplicativos de gestão de despesas em 2024

Após identificar a necessidade de contar com aplicativos de gestão de despesas, chega o momento de buscar por um que atenda às expectativas da empresa. Atualmente, existem diferentes opções disponíveis no mercado,

Desta maneira, confira conosco algumas soluções que podem transformar a forma com a qual você gerencia as suas despesas:

1. Paytrack

A Paytrack é uma empresa de gestão de despesas e viagens, feita para viajantes, administradores, gestores e agências. Com uma plataforma capaz de gerenciar ambas as frentes, ela é indicada para aquelas empresas com grande fluxo de viagens.

Sua capacidade técnica moderniza os processos de reembolso e conduz as operações financeiras da solicitação de viagens até a prestação de contas. Dividido em diferentes módulos, o sistema é dotado de recursos para:

• Despesas e reembolso: é possível solicitar adiantamentos, reembolso, realizar a prestação de contas.
• Viagens: esse módulo conecta sua empresa aos principais fornecedores e dá acesso a ofertas de serviços de viagens. Toda solicitação pode ser feita via app móvel validando as políticas automaticamente.
• Uber e 99 empresas: mobilidade é uma outra vantagem. A Paytrack integra ao Uber e 99 e permite criar aplicação de políticas de uso e gerir esses gastos em um único lugar.
• Cartão corporativo: conectado ao módulo de despesas, permite a automação de adiantamentos e lançamentos de despesas.
• Gestão de reembolso de Km: simplifica os processos de reembolso, garantindo processos ágeis e eficientes.
• Tecnologia OCR: útil para digitalização automática de comprovantes, reduzindo erros e fraudes;
• Conciliação de fatura: esse módulo permite a redução de até 75% do tempo gasto em conciliação através de um processo digitalizado e eficiente.

Portanto, a Paytrack é um sistema altamente parametrizável que elimina os problemas com políticas de despesas e centraliza todas as operações em uma única tela, tudo isso de forma acessível integrada com qualquer ERP do mercado e disponível na versão mobile.

O app da Paytrack aparece muito bem avaliada pelos usuários pela qualidade do suporte, uma vez que oferece atendimento 24/7, pela usabilidade e dinamismo do sistema e pelo desempenho dos recursos oferecidos.

Confira os depoimentos de clientes Paytrack! 

2. Expensify

O Expensify automatiza os processos de gerenciamento de despesas através de recursos robustos para conciliação de faturas, fluxo de trabalho e aprovação. A parametrização do sistema permite categorizar as despesas e codificar os recibos melhorando os processos de reembolso.

Ao permitir configurar fluxos de aprovação personalizados, a solução simplifica o processo de aprovação de reembolsos e garante que as despesas estejam de acordo com a política da empresa.

Dentre os principais diferenciais do Expensify, podemos destacar a qualidade dos serviços prestados, a praticidade e o atendimento ao cliente.

3. Omie

O Omie Sistema é um software de gestão ERP que permite a integração com sua contabilidade. Indiciado para pequenas e médias empresas, a solução oferece serviços que aumentam a eficiência de processos de viagens.

O sistema permite ter um processo de faturamento de produtos e serviços, incorporando qualquer software contábil ao sistema Omie. Além disso, ele oferece controle financeiro em tempo real, como controle do fluxo de caixa, conta corrente, conciliação bancária e emissão de boletos.

No contexto da gestão de despesas, o Omie oferece para as empresas relatórios financeiros detalhados, ajudando-as a manter uma visão clara das finanças e, com isso, a otimizar seu orçamento.

4. VExpenses

O VExpenses é uma solução  projetada para otimizar a gestão de despesas e processos como reembolsos corporativos, garantindo maior mobilidade e praticidade. 

Através desta plataforma, os usuários podem lançar suas despesas por meio do aplicativo, fotografar recibos e categorizá-los conforme a política de despesas da empresa, garantindo agilidade na submissão e controle das despesas.

Além disso, o VExpenses  oferece integração com outros softwares de contabilidade e ERPs, o que facilita a consolidação de dados financeiros.

Quanto custa um bom sistema de gestão de despesas?

O custo de um sistema de gestão de despesas pode variar significativamente dependendo do fornecedor, recursos incluídos e do tamanho da sua empresa.

Hoje, existem opções gratuitas disponíveis, como a planilha para gestão de despesas, que pode ser usada para acompanhar as despesas manualmente. No entanto, para empresas maiores com muitos funcionários e, consequentemente, mais despesas, um sistema mais robusto pode ser necessário.

Em geral, os sistemas de gestão de despesas são baseados em modelos SaaS e podem ter um custo mensal ou anual por usuário.

Desse modo, alguns sistemas cobram uma taxa única de implementação ou de migração de dados. Neste momento, os custos podem variar por usuário, por tipo de recursos e serviços extras que sua empresa poderá solicitar.

Portanto, leve em consideração os recursos necessários para atender às necessidades operacionais da sua empresa, além de comparar os preços de diferentes fornecedores antes de tomar uma decisão de compra, ok?

Recursos essenciais em aplicativos de gestão de despesas

Uma gestão eficaz de despesas é aquela capaz de combinar processos bem definidos à tecnologia de ponta. As funcionalidades amplas e robustas dos aplicativos de gestão de despesas devem proporcionar controle, transparência e segurança nas operações financeiras.

Contudo, muitas empresas encontram dificuldades na hora de escolher o melhor sistema de gestão de despesas. Por isso, confira a seguir os principais recursos que não podem faltar em um bom software para uma organização:

1. Relatórios de despesas

Os relatórios de despesas são documentos importantes que registram as movimentações incorridas pela empresa e os colaboradores.

Esses relatórios costumam conter dados importantes como datas, descrição, valor, método de pagamento etc. O levantamento e monitoramento adequado dessas informações garantem a redução de violações de despesas, a contabilização correta dos custos e a confiabilidade sobre os processos.

Portanto, a automação das despesas através de sistemas de gestão são a melhor alternativa, uma vez que permitem que todos os dados sejam registrados em tempo real, trazem relatórios prontos e completos entre outras funcionalidades que abordaremos adiante.

2. Rastreamento de despesas

O rastreamento de despesas é a atividade responsável por monitorar todas as transações de uma empresa, das compras de caráter simples até grandes investimentos. O objetivo é manter controle sobre os recursos da empresa.

Desse modo, fica evidente a importância desse rastreio e como a digitalização desse processo facilita o controle dos dados.

Um software de gestão de despesas é o método mais indicado pois garante que todos os dados importantes sejam registrados. Essa funcionalidade é fundamental para o planejamento financeiro e as estratégias da empresa.

3. Reembolsos

Como uma prática muito comum nas empresas, o reembolso de despesas corporativas é um processo detalhado que envolve um preenchimento adequado de dados para garantir conformidade.

Existem diferentes formas de realizar essa operação financeira, no entanto, a automatização é a maneira mais eficiente pois garante agilidade e redução de erros, uma vez que um sistema de gestão é capaz de garantir o cumprimento das políticas de reembolso, eliminando problemas com fraudes.

Com a digitalização, uma empresa pode fazer o monitoramento de todas as solicitações em um só lugar, simplificando o processo e aumentando a transparência.

4. Gestão de cartões de crédito

Solucionando as questões de adiantamento de despesas, inibindo fraudes, eliminando a logística de dinheiro em espécie e agregando segurança, os cartões de crédito são uma excelente ferramenta para gerir com mais praticidade os recursos disponibilizados aos colaboradores.

Integrar o cartão de crédito a um sistema de gestão de despesas permite uma parametrização das normas, automação de adiantamentos, alçadas de aprovação e de maneira 100% online.

Além disso, o monitoramento feito de forma centralizada evita abusos e permite um acompanhamento detalhado de cada transação.

5. Integração com outros softwares

A integração de ERP é uma ótima solução para identificar novas oportunidades de economia, tomadas de decisões mais assertivas, melhorar o gerenciamento do fluxo de caixa e custos com viagens corporativas.

Ao prestar auxílio a diversos setores, a integração simplifica operações financeiras e, principalmente, com viagens corporativas, elimina os processos desnecessários, minimizando riscos de perda de dados contribuindo para um ambiente de trabalho mais organizado.

6. OCR

A tecnologia OCR (Optical Character Recognition) é um forte aliado dos gestores, transformando a gestão de despesas e a prestação de contas automatizada e, portanto, mais simples.

Essa tecnologia consiste na digitalização de recibos fiscais, ou seja, o armazenamento de papel se torna ultrapassado. Essa ferramenta captura imagens — pode ser pela câmera do celular — e a transforma em texto e posteriormente em dados.

Portanto, tal solução, atrelada a um sistema de gestão de despesas, reduz as fraudes corporativas, inibe a duplicidade no momento da prestação de contas e sintetiza tudo isso ao cumprimento das políticas de despesas previamente parametrizadas.

Aplicativos de gestão de despesas para sua empresa

Na hora de considerar um software para sua empresa, leve em consideração a forma como essa solução vai agregar a rotina do seu negócio. Por isso, prefira sistemas com bastante profundidade e recursos com grande capacidade de desempenho.

Como dicas adicionais no momento de escolher o melhor sistema de gestão, avalie outros pontos, como por exemplo:

• Adaptação e usabilidade;
• Fluxos de trabalho;
• Capacidade técnica;
• Nível de parametrização;
• Flexibilidade;
• Ampla capacidade de gerar dados, relatórios e indicadores;
• Segurança;
• Suporte técnico.

Uma boa gestão de despesas também é ganho de atividade. Com um controle adequado sobre as operações internas, é possível economizar, promover uma cultura organizacional mais saudável, garantir a satisfação dos colaboradores e tudo isso contribui para decisões mais assertivas.

Está considerando implementar um software de gestão de despesas na sua empresa? Invista no que realmente vai trazer resultados!