Reembolso de despesas corporativas: um guia para gestão de reembolso corporativo

O reembolso de despesas corporativas é uma prática comum de ressarcir colaboradores que fazem o pagamento das despesas de viagens com seu próprio dinheiro em detrimento da empresa.

Essa é a rotina de diversas organizações, principalmente as que deslocam os seus colaboradores para fechar negócios, participar de eventos e cumprir com demandas em outras cidades e até países.

Desse modo, é comum que eles tenham despesas com a emissão de passagens aéreas, hospedagem, alimentação, transporte, entre outros.

A conta de reembolsos costuma ter um valor significativo para as operações e impacta diretamente na saúde financeira da empresa. Sendo uma das maiores demandas do financeiro, o a gestão do reembolso corporativo é um assunto fundamental e precisa ser melhor debatido.

Sendo assim, vamos entender juntos como este processo funciona e de que maneira a sua empresa pode fazer o controle de reembolso adequadamente. Acompanhe até o final e pare de correr riscos financeiros!

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O que é o reembolso de despesas corporativas?

De forma clara e objetiva, o reembolso de despesas corporativas acontece quando um funcionário gasta o próprio dinheiro para pagar algo relacionado ao seu trabalho e a empresa deve devolver o dinheiro para ele.

No entanto, é importante que a empresa determine quais são despesas passíveis de reembolso e quais não são, sendo que esse quesito é particular de cada instituição. Além disso, deve-se deixar todos os seus colaboradores cientes.

São vários os exemplos de despesas corporativas, sendo que os mais comuns deles nas organizações são:

• Transporte (passagem aérea, passagem de ônibus; carros de aplicativos, combustível, entre outros);
• Alimentação;
• Deslocamento;
• Hospedagem;
• Comunicação;
• Internet;
• Seguro viagem;
• Aluguel de carro.

Sendo assim, é muito importante que todas as diretrizes de boas práticas de ressarcimento estejam registradas por meio de políticas de reembolso bem claras e objetivas e à disposição de todos os funcionários.

Quais tipos de despesas podem ser reembolsadas pela empresa?

Geralmente, os gastos passíveis de reembolso estão relacionados a deslocamento realizados pela empresa como em viagens corporativas e visita aos clientes, mas fica a critério da empresa flexibilizar essas normas.

Em empresas que possuem funcionários que viajam constantemente à trabalho, as despesas passíveis de reembolso são:

• Acomodação: Quando surge a necessidade do colaborador prolongar a estadia — que não estava previamente definido — e precisa arcar com esse custo.

• Alimentação: A empresa é responsável por arcar com os custos relacionados à alimentação básica dos colaboradores.

• Mobilidade: Para se deslocar aos destinos definidos na viagem, muitas vezes é necessário depender de um transporte (ônibus, metrô, avião ou aplicativos de corrida).
• Aluguel de veículo: Como um meio seguro de locomoção, muitas vezes alugar um veículo pode ser a melhor opção.

Para que o reembolso seja aprovado, os funcionários geralmente precisam seguir um procedimento específico, o que pode incluir a apresentação de recibos ou comprovantes. No entanto, ainda falaremos sobre isso ao longo do conteúdo.

E quais são as despesas não reembolsáveis?

As despesas não reembolsáveis, no entanto, são aquelas que uma empresa não considera elegíveis para reembolso. Elas devem ser tão esclarecidas quanto às reembolsáveis e estar bem especificadas nas políticas de reembolso da empresa. As mais comuns são:

• Compras pessoais: gastos que não estão diretamente relacionados às atividades profissionais, como entretenimento, compra de roupas etc;
• Multas e infrações: valores que estão associados à multas de trânsito, estacionamento irregular, entre outras penalidades legais;
• Alimentação não condizente com abonação: bebidas alcoólicas também são despesas não reembolsáveis pela empresa;

• Upgrades e luxos: upgrades de classe em passagens aéreas, acomodações de luxo ou outros confortos não são essenciais em uma viagem corporativa;

• Despesas com família ou acompanhantes: são custos adicionais para acompanhantes ou demais membros da família durante o período.

Essas categorias podem variar de acordo com cada empresa. Por isso, é fundamental que os funcionários estejam familiarizados com a política de reembolso de despesas corporativas imposta pela organização.

O que diz a lei sobre reembolso de despesas corporativas

A legislação trabalhista brasileira não tem uma norma específica sobre reembolso de despesas corporativas.

Contudo, no caso de despesas com viagens, deslocamento ou materiais de trabalho, é comum as empresas estabelecerem suas próprias políticas de reembolso, que podem ser formalizadas em um contrato de trabalho ou em um documento específico.

Atualmente, existem diferentes formas de realizar o reembolso de despesas corporativas, como por exemplo:

• A empresa pode estipular um valor fixo pela diária, realizando o pagamento de forma antecipada;
• O colaborador pode reunir todos os comprovantes durante a viagem e os apresenta à empresa para reembolso posterior;
• O fornecimento de um cartão corporativo pré-pago, no qual é depositado um valor para o funcionário utilizar.
• A empresa antecipa os custos com transporte e hospedagem e apenas faz o ressarcimento de gastos com alimentação, deslocamentos e outras despesas mediante as notas.

É importante destacar que as despesas corporativas não compõem o salário do colaborador. Por isso, não há qualquer incidência de taxas ou impostos.

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Quais as formas de fazer o controle de reembolso de despesas corporativas?

Aqui é onde muitas empresas acabam tendo dificuldades. Existem, basicamente, duas formas de se realizar o controle de reembolsos de despesas corporativas: manualmente ou de forma automatizada. Saiba como elas funcionam e qual a melhor para o seu negócio.

1. Processo manual

O uso de planilhas de despesas e processos manuais é comum, no entanto, ao menor erro de digitação, além do retrabalho, o reembolso pode demorar para ser liberado.

No processo de reembolso de despesas manual, cada funcionário faz o registro de todos os seus gastos e anexa os comprovantes correspondentes.

Depois disso, o setor financeiro confere todos os dados para realizar o reembolso. Acontece que durante todo esse processo, desde o preenchimento da planilha até o envio de toda a documentação, imprevistos podem ocorrer.

Por exemplo, um comprovante que não foi anexado, mas o funcionário lançou na planilha, ou mesmo um cupom que já está ilegível.

Além de todo esse transtorno, isso também dificulta a empresa de ter uma noção exata de todas essas despesas corporativas e é claro que a demora pode trazer dificuldades e insatisfação para o funcionário, dependendo do nível de gasto que teve.

2. Processo automatizado

Devido à vulnerabilidade do processo manual, diversas empresas hoje estão recorrendo a softwares de gestão de despesas e reembolsos.

Além de agilizar todo esse processo, o uso destas soluções permite que o gestor tenha acesso a todos os gastos envolvidos e o colaborador possa fazer a solicitação em poucos segundos, aumentando a precisão das informações e inibindo erros humanos com a validação das políticas de reembolso da empresa.

Ou seja, processos automatizados resultam em satisfação no ambiente de trabalho e a empresa pode se programar melhor quanto aos custos de despesas corporativas.

Além disso, os colaboradores podem realizar o processo pelo celular, de qualquer lugar, sem perder tempo.

Qual é o prazo para o reembolso de despesas corporativas?

Não existe uma prazo previsto por lei para o reembolso de despesas corporativas. No entanto, a mérito de manter a ordem nos processos do negócio e preservar a relação entre empresa e funcionário, a instituição deve estipular um prazo para as políticas de reembolso.

Esse prazo pode variar e serve tanto para o funcionário fazer a prestação de contas quanto para a empresa cumprir seus deveres legais.

O cumprimento por parte do funcionário é fundamental, uma vez que ele contribui no processamento das suas despesas em tempo hábil. Como consequência, a empresa poderá fazer o reembolso de forma mais acelerada também.

Neste momento, utilizar softwares de gestão de despesas pode tornar todo o processo mais rápido e prático. Contudo, é importante reforçar que a empresa deve comunicar de forma clara os prazos aos seus funcionários para evitar atrasos e confusões.

Como realizar a comprovação de despesas?

O ressarcimento só pode acontecer mediante a comprovação dos gastos, uma medida protetiva que garante a conformidade das despesas. Normalmente, os documentos requisitados nesse processo são:

• Cupons fiscais;
• Recibos;
• Notas Fiscais;
• Comprovante de débito.

Esses documentos precisam estar em um bom estado e legíveis contendo informações como: valor, data de transação, nome do fornecedor, descrição da despesa, meio de pagamento, entre outros.

No caso de extravio desses documentos comprobatórios, o colaborador precisa providenciar uma segunda via.

Uma alternativa muito eficiente e segura, tanto para empresa quanto para o colaborador, é a tecnologia OCR, uma ferramenta que digitaliza os documentos fiscais garantindo que não se perca e que os dados sejam preenchidos corretamente.

Quando a solicitação é feita, o tipo de pagamento tem que estar configurado como “Reembolsável ao Viajante”, essa é a maneira adequada de iniciar o processo de reembolso.

Lembrando que tudo isso precisa estar previsto de forma esclarecida na política de reembolso da empresa e de acesso coletivo.

A empresa pode recusar o reembolso de uma despesa?

O reembolso de despesas é assegurado por meios legais. No entanto, isso não significa que, mediante algumas situações, a empresa possa negar o ressarcimento.

Em casos de não corresponder às políticas de reembolso ou outros motivos, o colaborador deve ser acionado e todo processo deve ocorrer de maneira legal, para que não haja transtornos ou até problemas jurídicos.

Veja alguns dos principais exemplos nos quais uma empresa pode negar o reembolso de despesas:

• A despesa não se enquadra nas categorias permitidas pela política de reembolso da empresa;
• O valor da despesa excede os limites estabelecidos para determinadas categorias de gastos;
• O funcionário não forneceu recibos, notas fiscais ou outros comprovantes válidos;
• A documentação está incompleta ou ilegível;
• Despesas não aprovadas pelo supervisor ou departamento financeiro;
• Suspeitas de manipulação ou falsificação.

Sendo assim, a clareza nas políticas e uma comunicação aberta são fundamentais para minimizar quaisquer transtornos e, assim, garantir um processo de reembolso de despesas corporativas justo e eficiente.

O reembolso das despesas pode ser considerado salário?

De forma simplificada, não. Isso porque as despesas relacionadas à empresa são consideradas de natureza indenizatória, ou seja, a empresa é responsável por repor o valor que foi gasto pelos funcionários.

Como as empresas podem evitar fraudes no processo de reembolso de despesas?

Evitar fraudes no processo de reembolso é crucial para as empresas, uma vez que tais fraudes podem resultar em perdas significativas. Ou seja, uma organização pode ter problemas financeiros e até jurídicos.

Desta forma, vale a pena reforçar que existem algumas formas de mitigar as fraudes envolvidas no processo de reembolso e manter operações mais seguras e simplificadas. Conheça algumas dessas estratégias:

1. Estabelecer uma política clara

Estipular diretrizes sobre as boas práticas do reembolso é fundamental tanto para auxiliar os colaboradores quanto para guiar processos internos. Essas regras ajudam os colaboradores a possuírem mais discernimento sobre seus deveres e entenderem os processos de reembolso.

Além disso, você pode investir na realização de treinamentos periódicos para os seus colaboradores. Assim, é possível garantir que todos compreendam as políticas da empresa e os procedimentos de reembolso.

2. Estipular limites de gastos e monitorá-los

Estabelecer limites de gastos para cada tipo de despesa corporativa é uma estratégia para evitar custos exorbitantes e possíveis fraudes.

Além disso, deve-se investir também no processo de monitoramento das despesas. Isso ajudará a identificar previamente qualquer fraude.

O rastreamento pode ser feito de forma manual ou por meio da implementação de um sistema de gestão. A tecnologia, inclusive, é a responsável por promover uma maior eficiência.

3. Padronizar processos

Estruturar um processo claro é importante para que todas as partes envolvidas estejam cientes de seus deveres e contribuições, além de ajudar a conter as fraudes através da clareza do cenário de reembolso.

Além disso, também é importante realizar auditorias internas para revisar os relatórios de despesas. O que faz com que seja possível identificar possíveis falhas, fraudes ou irregularidades que estão acontecendo.

4. Requisitar comprovantes

Outro ponto importante é estipular um processo de prestação de contas no qual todos os gastos sejam comprovados mediante os documentos comprobatórios corretos. Todos os funcionários devem saber que recibos, notas fiscais e outros comprovantes são obrigatórios.

5. Investir em tecnologia

A melhor forma de prevenir fraudes nas despesas corporativas e ainda obter um ganho de atividade através de processos seguros e bem estruturados é investindo em um sistema de gestão de despesas corporativas.

Portanto, ao implementar cada uma dessas estratégias, as empresas podem reduzir significativamente o risco de fraudes e, com isso, garantir que os seus recursos sejam utilizados de maneira apropriada.

Qual a importância de uma gestão eficiente de reembolso de despesas corporativas?

Se tratando de gastos significativos, uma vez que as despesas corporativas são rotineiras, é importante ter um processo bem definido, com etapas claras e seguras de resultados tanto para empresa quanto para o colaborador.

Independente do tamanho ou segmento, uma gestão eficiente de reembolso de despesas tem um impacto generalizado nos negócios.

A seguir, separamos alguns pontos de destaque sobre a importância de uma gestão assertiva de reembolso de despesas:

1. Redução de custos: Um sistema de gestão completo e eficiente ajuda a discernir alguns padrões de gastos, trazendo uma visão mais ativa para a empresa.
2. Transparência: Um sistema de gestão permite a centralização das tarefas e um olhar mais geral, o que torna as operações de reembolso mais fluidas. Agora, a empresa consegue acompanhar o andamento dos processos e os colaboradores conseguem acompanhar as políticas.
3. Eficiência: Uma gestão ágil reduz o tempo envolvido nesses processos, gerando um grande valor e ganho de atividade dos times envolvidos.
4. Satisfação dos colaboradores: Um sistema de gestão de despesas permite que a empresa tenha mais controle sobre esses processos, garantindo que os funcionários tenham o devido reembolso com prazos corretos.

Sendo assim, a correta gestão de reembolso de despesas corporativas é essencial para manter o controle financeiro, garantir conformidade, aumentar a satisfação dos funcionários e apoiar a tomada de decisões.

Aproveite para ler sobre: Como funciona um sistema de prestação de contas de viagens?

Quais são os principais erros relacionados a reembolso?

A seguir, descubra quais são os principais erros em reembolsos de despesas corporativas que devem ser evitados pela empresa e pelo colaborador. Leia e e saiba como manter uma boa gestão das despesas e viagens corporativas:

1. Não ter uma política de gastos elaborada

Deixar de ter uma política de gastos bem estruturada é um dos principais erros em reembolsos de despesas corporativas. Afinal, a ausência de uma política de viagens e gastos deixa sua empresa suscetível à ocorrência de fraudes e põe em risco seu orçamento.

Dentre os principais impactos da falta de uma política de despesas e viagens bem definida, podemos citar:

• Falta de controle sobre custos de viagens e deslocamentos;
• Falta de documentos fiscais, impactando nas auditorias;
• Adiantamentos cedidos sem prestações de contas;
• Realização de despesas com itens não permitidos (Exemplo: cerveja, cigarros, vinho…);
• Ocorrência de fraudes em despesas.

Mas é claro que apenas definir suas políticas não é o suficiente. Os colaboradores devem ter pleno conhecimento da política de gastos reembolsáveis, para que quando realizarem uma viagem saibam o que podem solicitar reembolso e até qual valor e prazos de solicitação.

Por isso, lembre-se: a divulgação interna das políticas e normativas de despesas é essencial para não comprometer sua gestão de viagens e despesas corporativas.

2. Não definir e acompanhar um modelo de relatórios de despesas

Quando a empresa não elabora e acompanha de forma frequente os relatórios de despesas criados pelos seus colaboradores, torna- se fácil a ocorrência de erros e fraudes por parte dos viajantes. 

Colaboradores podem solicitar um reembolso sem a despesa ter ocorrido e, se a sua gestão não acompanhar de perto, por meio de relatórios e comprovantes, é provável que o reembolso seja realizado e sua empresa perca dinheiro.

Além disso, quando não há um padrão para a realização do processo, a aderência entre os colaboradores é baixa.

Sejam relatórios em planilhas de despesas ou utilizando aplicativos para a prestação de contas, é preciso que a empresa disponibilize modelos de relatórios de fácil preenchimento e padronizados para que os colaboradores realizem a solicitação de reembolsos.

Desse modo, tais relatórios devem conter todas as informações necessárias para que seu time financeiro possa justificar as despesas em uma eventual auditoria e lançar os valores para reembolso com praticidade.

Simplificar a solicitação de reembolsos otimiza o tempo do colaborador, que dedica-o para atividades com foco em resultados diretos para seu negócio. Além disso, também beneficia o time de backoffice financeiro, responsável pela realização dos reembolsos, que recebe todas as informações necessárias para os lançamentos no ERP.

3. Não ter etapas de processo bem definidas

Não ter etapas bem definidas impede que os colaboradores da sua empresa sigam de forma correta o processo, facilitando a ocorrência de erros em reembolsos de despesas corporativas.

Atualmente, quais os passos que seus colaboradores devem realizar para receber reembolsos de despesas?

Você pode definir estas etapas em conjunto com o setor financeiro, responsável pela realização dos reembolsos. Com isso, identifique quais são as informações cruciais para que os reembolsos sejam realizados de acordo com as normas de auditoria da sua empresa.

A etapa inicial pode ser a própria realização das despesas, sendo que o registro deve ser feito de acordo com as políticas da empresa. Em seguida, o colaborador deverá encaminhar a documentação para os responsáveis pela conferência das despesas e, após a esta etapa, finalmente, são encaminhadas para reembolso as despesas que estiverem de acordo com o processo.

Dessa forma, os colaboradores saberão como realizar a prestação de contas da viagem e como solicitar reembolso e o setor responsável pelo processo de reembolso.

Além disso, também, é possível simplificar e automatizar todas estas etapas, tornando-as assertivas e mais ágeis.

4. O colaborador não especifica o motivo das despesas

Não especificar os motivos das despesas e reembolsos faz parte dos erros em reembolsos de despesas corporativas.

Sem a classificação das despesas a gestão de gastos fica comprometida, visto que saber a origem das despesas é crucial para o registro contábil e para o consumo do orçamento destinado a determinadas despesas.

Quando o assunto é controle financeiro, quanto mais informações sobre os gastos, melhor. Com a definição de um modelo de relatório de despesas, você poderá exigir esta informação para que o colaborador possa solicitar reembolso das despesas, eliminando este gargalo para seu time financeiro.

Como evitar os erros em reembolsos de despesas corporativas?

Os principais erros em reembolsos de despesas corporativas, como vimos, estão ligados diretamente aos processos da empresa.

Por isso, invista tempo na definição deste processo. Construa políticas alinhadas às necessidades da empresa, defina um modelo padronizado para prestação de contas que simplificará o fluxo de informações e defina todas as etapas para solicitação, aprovação e realização dos reembolsos.

Contar também com o uso da tecnologia, facilitará ainda mais a gestão do processo de reembolso da sua empresa.

Como fazer a gestão de de reembolsos corporativos de maneira correta?

É comum que empresas de diversos setores se vejam em dificuldades na hora de estruturar processos de reembolso de despesas corporativas. 

Apesar de não ser a mais complexa das demandas, ela requer uma atividade devidamente organizada. É por isso que faz toda diferença estabelecer um processo sólido e claro.

Sendo assim, para evitar qualquer infração aos direitos trabalhistas, veja algumas dicas de boas práticas que vão ajudar na organização do setor financeiro da sua empresa:

1. Garanta o recolhimento dos comprovantes

As empresas precisam também manter uma política de reembolsos que exija os comprovantes de despesas. Isso evita riscos de ações trabalhistas com alegações de que os reembolsos são algum tipo de complemento salarial.

Isso porque se existem tais comprovações, a companhia se mantém devidamente protegida do ponto de vista jurídico.

Os comprovantes de despesas são documentos importantes para controlar todos os gastos. Dessa maneira, o departamento financeiro tem uma base auditável mais sólida e detalhada.

Por fim, para que essas informações estejam à disposição de maneira rápida e acessível, é importante digitalizar e arquivar todos esses comprovantes.

2. Mantenha uma rotina de análise e pagamento de reembolsos

É importante definir também uma agenda de pagamentos dos reembolsos. Parece algo simples, mas faz toda diferença para não perder prazos.

Esse cronograma também dá suporte para a organização do setor financeiro, que sabe os dias certos em que terá que se dedicar às demandas de reembolso. O cronograma deve contemplar as diferentes fases, como:

• Captação de e conferência de comprovantes;
• Cruzamento e análise de informações;
• Pagamentos.

Isso garante um processo otimizado e que resulta no pagamento adequado de todos os valores devidos.

3. Faça um cálculo de previsão de reembolso de despesas corporativas

Antecipar a demanda é sempre uma boa ideia quando falamos de reembolso de despesas corporativas. Deste modo, o ideal é que o setor financeiro seja capaz de prever quais serão os custos, mantendo as finanças organizadas e o caixa devidamente e pronto.

Em algum momento, pode ser que os custos com uma viagem, por exemplo, sejam altos demais. Se a empresa se organizou e conseguiu prever isso, há tempo para repensar os custos, podendo combinar opções mais em conta com o colaborador.

4. Avalie se é melhor antecipar ou reembolsar

Uma boa estratégia pode ser também avaliar qual situação é melhor: antecipar parte dos pagamentos para custear as despesas ou esperar e reembolsá-las futuramente. Essa é uma questão importante a nível de organização quanto às demandas.

A antecipação pode ser mais prática, já que garante que o colaborador não gaste, ou gaste menos, do seu próprio dinheiro.

Além disso, a utilização de adiantamentos para viagens e despesas possibilita o uso de opções como cartões corporativos. O que evita que os recursos da empresa sejam depositados na conta do colaborador, a protegendo de possíveis ações trabalhistas.

Como escolher um software de reembolso de despesas?

O processo de reembolso de despesas corporativas tende a sofrer com erros, fraudes, atrasos e descumprimentos de termos legais quando é feito manualmente.

Isso acontece porque estamos falando de valores altos. Afinal, despesas variáveis tendem a significar uma quantidade relevante de reembolsos.

Fora isso, há a necessidade de controlar documentos de comprovação das despesas, o que também complica o trabalho. Diante desse cenário, o que parece mais seguro e responsável é automatizar todas as atividades. 

Desse modo, quando conduzidas por tecnologias digitais, como as soluções Paytrack, os erros reduzem, o trabalho é mais seguro e muito mais rápido.

Os sistemas de reembolso de despesas podem ajudar em pontos estratégicos fundamentais, como:

• Categorização de despesas dos colaboradores;
• Controle em tempo real de cartão de crédito corporativo ( integrado à solução de gestão de reembolso);
• Digitalização e armazenamento de notas fiscais e comprovantes de custos com ajuda de leitores de QR Code e leitura de OCR;
• Leitura de recibos de aplicativos de mobilidade a partir de e-mails;
• Controle completo e amplo dos reembolsos;
• Automação de autorização de reembolsos para as datas previstas;
• Ajuste automático e adequação para moedas estrangeiras.

Garantir o reembolso de despesas corporativas dentro dos termos da lei é uma obrigação das empresas e do setor financeiro.

Em termos gerais, a comprovação da origem e do objetivo das despesas é uma grande aliada das empresas no momento de evitar ações trabalhistas.

Esse registro pode ser automatizado com tecnologias especializadas ou com formulários padronizados. O importante é que exista um processo bem definido que permita acesso rápido a estas comprovações.

Afinal, um bom registro sobre as despesas que demandam reembolso é fundamental. Quer automatizar seus processos com despesas corporativas? Fale com um de nossos especialistas!