Estratégias para prevenção de fraudes na prestação de contas de viagens corporativas

As empresas estão suscetíveis a sofrerem com fraudes a qualquer momento. Despesas dos colaboradores, déficit de políticas e fiscalização inadequada sobre processos são alguns meios facilitadores de fraudes. 

Uma pesquisa realizada pela Association Of Certified Fraud Examiners (ACFE) descobriu que o impacto das fraudes na receita anual das empresas é de 5%.

Quando o assunto são viagens corporativas, o risco de fraudes pode aumentar razoavelmente, uma vez que o deslocamento pode representar ao viajante uma falta de auditoria sobre as despesas.

O impacto dos golpes causados à empresa podem passar momentaneamente despercebidos, mas a longo prazo as fraudes representam uma grande ameaça.

A ACFE reportou quatro principais agentes de fraudes: diretoria executiva (12%), vendas (11%), contabilidade (14%) e setores de operações (15%). Pautado nesse tema, vamos abordar neste artigo boas práticas para prevenção de fraudes na prestação de contas de viagens corporativas.

Quais os principais causadores de fraudes em prestações de contas?

Se tratando de despesas com viagens corporativas, os processos envolvidos na logística de deslocar um colaborador podem conter inúmeros artifícios que facilitem os golpes financeiros. 

Muitas vezes a empresa pode confundir erros com fraudes e a demora na constatação pode ser fatal, infelizmente as fraudes são mais comuns que os erros e depositar essa responsabilidade no gestor é uma prática ruim, tendo em vista que já temos soluções tecnológicas para gestão de despesas corporativas.

Confira os principais causadores de fraudes na prestação de contas!

Falta de compliance

Compliance é uma prática corporativa que diz respeito a um conjunto de diretrizes que tem intuito de intermediar os processos financeiros da empresa garantindo mais segurança de dados e informações.

Segundo uma pesquisa realizada pela Ponemon Institute o custo de não aderir ao compliance resulta em despesas de US $820 dólares por funcionário, em média R$ 4.297,54 na cotação atual.

O compliance parametriza políticas de redução de gastos, investimentos, cria um processo estruturado e exige um cumprimento rigoroso das regras referente a reembolso, é uma das estratégias mais fortes contra fraudes.

Sem política de reembolso bem definida

Você sabia que 21% das fraudes corporativas provém do reembolso? O que pode custar prejuízos inestimáveis ao caixa da empresa.

Esse comportamento está muitas vezes relacionado a falta de manutenção de compliance, uma prática que pode passar despercebida pela empresa, mas seus impactos podem ser sentidos na hora da prestação de contas.

As situações mais comuns relacionadas a fraude:

• Utilizar a verba de viagens corporativas de maneira indevida, acometendo itens reembolsáveis que não são cobertos pela empresa;
• Corromper o relatório de custos com valores acima;
• Exigir reembolso sem apresentar nota fiscal ou comprovantes;
• Uso de verba para gastos pessoais;
• Camuflar despesas, fazendo uso da verba para fins de lazer e apresentar as notas como se tivesse ido a um encontro de negócios.

Processos burocráticos quanto ao ressarcimento das despesas dos colaboradores também são um fator que contribuem para fraudes corporativas, no entanto, políticas de reembolso são fortes aliadas anti fraudes.

Falta de automação de processos

Não utilizar recursos tecnológicos como aliado nos processos de gestão de despesas corporativas é um erro que transforma o financeiro em um alvo vulnerável e fácil.

Na prestação de contas, nas operações de reembolso, na digitalização de notas fiscais, quando todos esses processos são realizados por meios analógicos, quando sistemas são substituídos por planilhas a chance de erros e fraudes em auditoria aumenta.

Estratégias para prevenção de fraudes em prestação de contas de viagens corporativas

1. Compliance

Como já mencionado neste artigo, o compliance é essencial para validar todas as normas da empresa, é uma segurança de que todos os processos estejam sendo cumpridos de maneira correta e traz visibilidade sobre dados para todas as áreas.

2. Políticas claras

Estabelecer políticas bem estruturadas como políticas de viagens, políticas de reembolso,  que transmitam os valores da empresa de maneira clara e descrita em um documento com acesso aos colaboradores é uma estratégia inteligente, onde é possível identificar fraudes desde o começo até mesmo diferenciar fraudes de erros, possibilitando melhorias nas operações financeiras e evitando gastos desnecessários.

3. Análise periódica

As ferramentas de gestão de despesas são ótimas aliadas para quem busca transparência, uma vez que sua tecnologia traz dashboards que permitem a visualização até mesmo em tempo real de certas operações, e tirar um tempo para mensurar dados e fazer essa análise de maneira quinzenal, periódica é uma outra medida protetiva das boas práticas na prevenção de fraudes na prestação de contas de viagens corporativas.

4. Tecnologia de gestão

Uma maneira de mitigar as fraudes em prestação de contas é se aliar a tecnologia aproveitando a inovação do mercado, os sistemas de gestão já contemplam processos inteiros otimizando operações como reembolso, solicitações, prestação de contas, relatórios.

Através de dashboards os sistemas de gestão de despesas de viagens corporativas, permitem uma visibilidade 360 sobre todos os gastos com descrições, permitindo categorizar as despesas da forma mais conveniente para a empresa.

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O Paytrack, um software de gestão de despesas corporativas é a solução ideal para o seu negócio se você está buscando um meio de evitar fraudes na prestação de contas, um sistema parametrizável que otimiza e simplifica um processo tão importante como esse e ainda garante a compliance sobre os gastos da empresa é exatamente o que sua gestão precisa.

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