Prestação de contas de viagens: um guia essencial para processos eficientes

A prestação de contas de viagens corporativas é um processo fundamental para garantir transparência, controle financeiro e conformidade nas empresas. No entanto, muitas organizações ainda enfrentam dificuldades na gestão eficiente desse processo.

Pensando nisso, elaboramos este guia abrangente sobre a prestação de contas de viagens, no qual compartilharemos informações valiosas e dicas práticas para ajudar sua empresa a desenvolver processos eficientes nessa área.

Ao dominar as melhores práticas e adotar as estratégias corretas, sua empresa estará mais preparada para enfrentar os desafios inerentes à prestação de contas de viagens corporativas.

O que é a prestação de contas de viagens corporativas?

A prestação de contas de viagens corporativas é um processo fundamental dentro das empresas, que consiste na apresentação e comprovação das despesas realizadas por colaboradores durante viagens a trabalho. 

Esse processo tem como objetivo garantir a transparência financeira, o controle dos gastos e a conformidade com as políticas e diretrizes estabelecidas pela organização.

Nessa etapa, os colaboradores devem fornecer documentação comprobatória, como recibos, notas fiscais e relatórios detalhados, a fim de demonstrar a finalidade e o valor das despesas efetuadas durante a viagem. 

A prestação de contas deve seguir os padrões e procedimentos estabelecidos pela empresa, considerando prazos, formatos de relatórios e políticas de reembolso.

Além disso, a prestação de contas de viagens corporativas também envolve a análise e aprovação dos relatórios por parte do setor financeiro ou gestores responsáveis. 

Essa etapa permite a verificação da conformidade das despesas, a identificação de possíveis irregularidades e a tomada de medidas corretivas, quando necessário.

Em suma, a prestação de contas de viagens corporativas é um processo essencial para a gestão financeira das empresas, pois permite o controle adequado dos gastos, o cumprimento das políticas internas e a garantia de transparência nas transações. 

Um processo eficiente de prestação de contas contribui para a redução de custos, a otimização dos recursos e a tomada de decisões embasadas em dados precisos.

Por que a prestação de contas de viagens é importante?

A prestação de contas de viagens corporativas desempenha um papel fundamental no gerenciamento financeiro e na transparência das empresas. Vejamos alguns motivos pelos quais esse processo é de extrema importância:

Transparência e conformidade 

A prestação de contas garante a transparência dos gastos corporativos, permitindo que a empresa saiba exatamente onde o dinheiro está sendo investido. Além disso, ao seguir as políticas internas, a empresa assegura a conformidade com as regulamentações fiscais e legais.

Controle financeiro 

Através da prestação de contas, é possível ter uma visão clara dos custos envolvidos nas viagens corporativas. Isso ajuda a identificar padrões de gastos, identificar áreas de economia e otimizar recursos, contribuindo para a saúde financeira da organização.

Tomada de decisões mais assertivas 

Com informações precisas e atualizadas sobre os gastos com viagens, os gestores podem tomar decisões mais estratégicas. Isso inclui a definição de políticas de reembolso, ajustes de orçamento, negociações com fornecedores e a adoção de medidas para melhorar a eficiência e reduzir custos.

Prevenção de fraudes 

A prestação de contas rigorosa atua como um mecanismo de controle e prevenção de fraudes. Ela permite identificar possíveis irregularidades, como despesas não autorizadas, duplicadas ou inflacionadas, evitando perdas financeiras para a empresa.

Otimização de processos 

A prestação de contas de viagens bem estruturada e eficiente agiliza os processos internos, reduzindo o tempo gasto com a revisão e aprovação de relatórios. Isso resulta em maior produtividade, permitindo que os colaboradores se concentrem em suas atividades principais.

Em resumo, a prestação de contas de viagens corporativas é essencial para garantir transparência financeira, controle dos gastos, conformidade com as políticas internas e tomada de decisões estratégicas.

Etapas para uma prestação de contas eficiente

Uma prestação de contas de viagens corporativas eficiente requer a execução de algumas etapas fundamentais. Vamos explorar cada uma delas em detalhes:

Coleta de documentos e comprovantes 

A primeira etapa consiste em reunir todos os documentos relevantes, como recibos, notas fiscais, faturas e bilhetes de viagem. Certifique-se de que todos os comprovantes estejam completos e legíveis, pois esses registros serão fundamentais para comprovar os gastos realizados durante a viagem.

Organização e categorização dos gastos 

Após coletar os documentos, é importante organizar e categorizar os gastos de acordo com as despesas como hospedagem, transporte, alimentação e outros custos relacionados à viagem. Isso facilitará a análise posterior e a identificação de padrões de gastos.

Elaboração do relatório de despesas 

Com os documentos e gastos organizados, é hora de elaborar o relatório de despesas. Nesse relatório, é necessário incluir informações detalhadas sobre cada despesa, como data, local, valor, descrição e categoria. Utilize ferramentas ou planilhas adequadas para criar um relatório claro e de fácil compreensão.

Revisão e conformidade com as políticas internas 

Antes de submeter o relatório de despesas, é essencial revisá-lo minuciosamente para garantir a conformidade com as políticas internas da empresa. Verifique se as despesas estão de acordo com os limites estabelecidos, se os gastos são justificáveis e se todos os requisitos estão sendo atendidos.

Aprovação do relatório 

Após revisar o relatório de despesas, submeta-o para aprovação. Esse processo pode variar de acordo com a estrutura e políticas da empresa, podendo envolver a análise por parte do gestor imediato ou de um departamento específico responsável pela aprovação das despesas.

Arquivamento e registro adequado 

Uma vez aprovado, o relatório de despesas deve ser arquivado e registrado adequadamente. Mantenha uma cópia digital e física dos documentos relacionados à prestação de contas para fins de auditoria e referência futura.

Seguir essas etapas garantirá uma prestação de contas eficiente, fornecendo transparência, controle e conformidade com as políticas internas da empresa. 

Além disso, um processo bem estruturado facilita a análise das despesas, a identificação de oportunidades de economia e a tomada de decisões embasadas na gestão de viagens corporativas.

Melhores práticas para otimizar a prestação de contas de viagens

Otimizar o processo de prestação de contas de viagens é essencial para garantir eficiência, transparência e controle dos gastos corporativos. A seguir, apresentamos algumas melhores práticas que podem ajudar a aprimorar esse processo:

Utilize soluções de gestão de despesas 

A adoção de um sistema ou software de gestão de despesas específico para viagens pode simplificar e automatizar muitas etapas do processo. Essas ferramentas permitem digitalizar recibos, categorizar gastos, gerar relatórios precisos e integrar dados com sistemas contábeis, agilizando a prestação de contas.

Estabeleça políticas claras 

Definir políticas claras de viagens e despesas é fundamental para orientar os colaboradores e evitar interpretações equivocadas. Estabeleça limites de gastos, regras de reembolso e procedimentos para a obtenção de autorização prévia, garantindo que todos estejam cientes das diretrizes estabelecidas.

Eduque e treine os colaboradores 

Promova treinamentos e workshops para orientar os colaboradores sobre as políticas e procedimentos de prestação de contas. Explique a importância da conformidade, a correta documentação dos gastos e o uso adequado das ferramentas disponíveis. Isso ajudará a evitar erros e agilizará o processo de prestação de contas.

Simplifique o processo 

Elimine etapas desnecessárias e burocráticas no processo de prestação de contas. Simplificar os formulários, padronizar os documentos necessários e automatizar tarefas repetitivas ajudará a reduzir erros e acelerar o fluxo de informações.

Realize auditorias internas

Implemente um programa de auditoria interna periódica para verificar a conformidade dos relatórios de despesas. Isso ajuda a identificar eventuais problemas, como gastos não autorizados ou não conformes com as políticas estabelecidas, permitindo a correção e o aprimoramento contínuo do processo.

Estabeleça prazos e padrões de qualidade 

Defina prazos claros para a submissão e aprovação dos relatórios de despesas. Estabeleça padrões de qualidade para os relatórios, exigindo a inclusão correta de informações, categorização adequada dos gastos e documentação completa.

Ao adotar essas melhores práticas, sua empresa poderá otimizar a prestação de contas de viagens, reduzir erros, ganhar eficiência e ter uma visão mais clara dos gastos corporativos. Isso contribui para uma gestão financeira mais efetiva e embasada, permitindo tomadas de decisão mais informadas e estratégicas.

Quem pode exigir a prestação de contas?

A prestação de contas de viagens corporativas pode ser exigida por diferentes partes interessadas dentro de uma organização. As principais partes envolvidas são:

Gestores e líderes 

Os gestores e líderes da empresa têm interesse em garantir que as viagens corporativas sejam realizadas de forma responsável e alinhadas aos objetivos estratégicos da empresa. Eles podem exigir a prestação de contas para acompanhar os gastos, avaliar a eficácia das viagens e tomar decisões baseadas em dados concretos.

Departamento Financeiro 

O departamento financeiro é responsável por monitorar os gastos da empresa e garantir a conformidade com as políticas e procedimentos estabelecidos. Eles precisam da prestação de contas para registrar os gastos, efetuar reembolsos e realizar análises financeiras.

Auditoria interna 

A auditoria interna é responsável por garantir a conformidade, a transparência e a eficiência dos processos da empresa. Eles podem exigir a prestação de contas como parte de suas atividades de auditoria, verificando se os gastos estão de acordo com as políticas estabelecidas e se os processos estão sendo seguidos corretamente.

Órgãos reguladores e fiscais 

Dependendo do setor de atuação da empresa e da legislação aplicável, órgãos reguladores e fiscais podem exigir a prestação de contas de viagens corporativas para fins de conformidade fiscal, auditorias externas ou relatórios obrigatórios.

Em resumo, a prestação de contas de viagens corporativas pode ser exigida por gestores, departamento financeiro, auditoria interna e órgãos reguladores, dependendo das políticas e regulamentações aplicáveis à empresa. É uma prática fundamental para garantir transparência, controle e conformidade nas despesas de viagens.

E quem faz a prestação de contas?

Nas viagens e despesas corporativas, a prestação de contas é um processo gerado pelo colaborador que, no exercício de suas atividades, faz uso dos recursos da empresa como: se reunir com clientes, promover jantares de negócios, participar de eventos, viagens para captar novos clientes ou investidores etc. 

No fim de suas atribuições, o colaborador deve prestar contas através de recibos fiscais e demais documentos que comprovem seus gastos. A mensuração do uso desses valores é feita pelo setor financeiro, que fica responsável por montar o relatório de prestação de contas.

Quais são as principais dúvidas na hora de prestar contas?

Na hora de prestar contas de despesas de viagens corporativas, os colaboradores costumam ter algumas dúvidas comuns. As principais dúvidas incluem:

Quais despesas são elegíveis para reembolso?

As despesas elegíveis para reembolso geralmente incluem passagens aéreas, hospedagem, alimentação, transporte local, despesas com táxi ou Uber, entre outros. É importante consultar a política de reembolso da empresa para verificar quais despesas são aceitas.

Quais documentos são necessários?

Os documentos comuns necessários para a prestação de contas incluem recibos, notas fiscais, comprovantes de pagamento e vouchers. É importante guardar todos os documentos relacionados às despesas para comprovação posterior.

Qual é o prazo para prestar contas?

O prazo para a prestação de contas varia de empresa para empresa. Geralmente, existe um prazo estabelecido para que os colaboradores enviem os documentos e solicitem o reembolso. Consulte a política da empresa para conhecer o prazo específico.

Como fazer a classificação correta das despesas?

A classificação correta das despesas pode variar de acordo com as políticas da empresa. Geralmente, as despesas são categorizadas por tipo, como transporte, hospedagem, alimentação, entre outros. Consulte as orientações da empresa ou do departamento financeiro para saber como classificar corretamente cada despesa.

Como calcular o valor do reembolso?

O cálculo do valor do reembolso depende das políticas da empresa. Normalmente, é necessário apresentar os comprovantes das despesas e seguir os limites estabelecidos. Alguns itens podem ter limites específicos, como refeições ou hospedagem. Verifique a política da empresa para entender como calcular o valor do reembolso.

Quais são as políticas e procedimentos da empresa?

As políticas e procedimentos da empresa podem variar. É importante familiarizar-se com as diretrizes estabelecidas, como limites de gastos, aprovações necessárias, prazos para prestação de contas e métodos de envio dos documentos. Consulte a política interna da empresa ou entre em contato com o departamento financeiro para obter informações específicas.

O que fazer em caso de despesas não previstas ou excepcionais?

Em situações de despesas não previstas ou excepcionais, é recomendado entrar em contato com o departamento financeiro ou responsável pela prestação de contas. Eles poderão orientar sobre os procedimentos a serem seguidos e fornecer orientações sobre como lidar com essas despesas inesperadas.

Lembrando que essas são algumas das dúvidas e as formas de resolvê-las podem variar de acordo com as políticas e procedimentos específicos da empresa em que você trabalha. 

É sempre recomendado consultar a política interna e buscar orientação junto ao departamento financeiro para esclarecer qualquer dúvida relacionada à prestação de contas de viagens corporativas.

Como controlar as despesas corporativas para fazer a prestação de contas?

A melhor maneira de controlar as despesas corporativas é estabelecendo um processo bem organizado com métodos claros, tanto para empresa quanto para o colaborador a fim de tornar a prestação de contas uma operação eficiente.

Afinal, muitas empresas se encontram com o mesmo cenário quando o assunto é a prestação de contas de despesas corporativas: fazer o colaborador ou viajante enviar o relatório de despesas de viagem com todos os comprovantes dentro do prazo estipulado. 

Mesmo sendo uma tarefa simples ela ainda é desafiadora.

Separamos algumas dicas de como organizar as despesas corporativas e tornar o controle desse processo mais ágil:

Estruture políticas de despesas

O segredo da prestação de contas é ter uma política de reembolso e despesas bem definida e objetiva. Quando seu colaborador sabe com o que pode gastar e qual o limite de gastos com cada tipo de despesa, fica mais claro e natural para ele fazer o apontamento.

Além disso, políticas bem estruturadas são combustível para maior economia em suas despesas corporativas. Colaboradores e viajantes se mantêm dentro dos valores estipulados na política, sem grandes surpresas no momento da conferência.

Estabeleça um modelo de Prestações de Contas

Para que colaboradores e viajantes realizem suas prestações de contas de forma objetiva e padronizada, é preciso definir um bom modelo para reembolso de despesas.

Quando a empresa utiliza um aplicativo para apontamento de despesas, o padrão já fica estabelecido e isso otimiza o processo de prestação de contas. 

Existem hoje diversos aplicativos que permitem digitalizar as despesas e padronizam os campos que precisam ser preenchidos.

Em uma pesquisa com clientes verificamos uma redução de até 70% no tempo despendido pelos colaboradores no apontamento das despesas quando fazem utilizando um aplicativo.

Mas se sua empresa ainda não usa nenhum aplicativo de despesas corporativas, pode-se definir um modelo de relatório de despesas em planilha, por exemplo, com campos para que o colaborador possa preencher e anexar os comprovantes.

Estabeleça quais são despesas reembolsáveis

Seu colaborador precisa saber quais os tipos de despesas são reembolsáveis e quais os limites de reembolso para cada categoria – vimos isso em Políticas. Quando falamos de despesas de viagens corporativas há algumas categorias mais comuns de se enquadrarem nas políticas de reembolso. Vejamos a seguir:

• Despesas com alimentação – gastos feitos com comidas e bebidas que estejam permitidas na política da empresa. Com o Paytrack a empresa pode criar uma lista de palavras bloqueadas que já exclua da prestação de contas alimentos que não forem autorizados, como bebidas alcoólicas, por exemplo.
• Despesas de quilometragem – trajeto feito pelo colaborador com o próprio veículo que será reembolsado pela empresa. Para isso, uma ótima opção é utilizar um aplicativo de quilometragem para celular, para realizar o cálculo de reembolso automaticamente.
• Despesas de serviços e traslados – gasto com Uber, 99 ou táxi que o colaborador utiliza também precisa ser incluído no relatório de despesas. Ao receber o recibo via e-mail, é possível encaminhá-lo direto para o Paytrack e o apontamento dessa despesa é feito automaticamente.

Foque em simplificar a experiência dos colaboradores na hora das prestações de contas, assim como existem diferentes tipos de despesas reembolsáveis, podem existir aplicativos de despesas diferentes, que atendam demandas específicas. Vale explorar outras opções que tragam toda praticidade para melhor de despesas e viagens corporativas.

Aplicativo para despesas

Ter um aplicativo para controlar os gastos e apontamento das despesas pode ajudar seu colaborador a economizar muito tempo. Todos os apps de despesas já permitem que as notas fiscais sejam digitalizadas e incluídas nos relatórios de forma automática.

No Paytrack a leitura da nota fiscal pode inclusive ser feita pelo QRCode ou usando OCR, que lê os itens da nota e transcreve para o relatório. Você pode encontrar os aplicativos de despesas para Android e iOS.

Cartão corporativo

Evitam os adiantamentos em dinheiro ou por transferência para conta bancária do colaborador. O cartão corporativo é uma ótima opção para ajudar a empresa e já registrar as despesas feitas em cada pagamento feito com o cartão.

Com o Paytrack CARD, além do cartão ser completo e possibilitar pagamentos de serviços de viagens como aéreo, diárias em hotéis, transportes e aluguéis de carro, cada despesa paga se transforma numa despesa a classificar dentro do app e o saldo do cartão pode ser transferido caso não tenha sido usado completamente pelo colaborador.

Registro de km

Aplicativo de despesas capaz de acompanhar a rota do viajante e apontar o roteiro feito ajuda a ter melhor controle das despesas de viagem e deslocamentos. O tracklog usado pelo Paytrack consegue apontar o km rodado de forma automatizada.

Gestão do valor reembolsado

Permitir que o colaborador acompanhe as prestações de contas mostrando o valor pago pelas empresas dos RDVs recebidos e os valores que ainda faltam prestar contas.

Ao disponibilizar para seus colaboradores meios de realizar a prestação de contas na palma da mão, o desafio de receber os apontamentos de despesas em dia será reduzido a praticamente zero.

Além de facilitar o processo para o viajante, estas soluções podem simplificar a vida do seu backoffice que receberá relatórios completos, padronizados e de forma centralizada.

Como fazer uma prestação de contas de viagens?

Não existem regras ou moldes para montar um documento de movimentação financeira como a prestação de contas, mas existem boas práticas que podem ajudar a preparar um relatório mais robusto e completo. Confira!

Estabeleça uma política de prestação de contas

As políticas são fundamentais para que haja um alinhamento entre a empresa e seus colaboradores, é importante estabelecer diretrizes que contemplem as necessidades da sua própria empresa.

Implantando boas políticas fica mais fácil prestar contas, os funcionários se sentem mais seguros quanto a garantia de reembolso, o financeiro tem um processo de trabalho mais eficiente e a empresa com o registro de suas normas possui o direito legal de questionar qualquer despesa incomum.

Estipule prazos para prestação de contas

Quanto mais clareza sobre as etapas do processo de prestação mais efetivo ele se torna, estipular prazos para entrega dos devidos documentos fiscais ajuda o financeiro a manter mais controle e ordem sobre as viagens, garantido que a prestação de contas seja realizada num prazo adequado.

Promova uma atmosfera de troca ao cumprir a prestação de contas

Inserir a responsabilidade de cumprir prazos, fazer a prestação de contas deve ser transmitido através da cultura da empresa, levar ao conhecimento dos colaboradores a importância dessas entregas é fundamental.

Uma forma de usar a cultura para promover essas ações é incentivando e estimulando a boa conduta através da clareza, gratificações, para que percebam os benefícios de cumprir prazos.

Dificuldades comuns na prestação de contas

Existem algumas dificuldades nas prestações de contas de despesas de viagens corporativas que são comuns em diversos segmentos.

No entanto, não faz sentido perder tempo com esses obstáculos, quando já existe no mercado o conhecimento e soluções necessárias para evitá-los. As dificuldades mais comuns são:

Não contar com regras definidas

Não possuir regras e políticas de viagens definidas para a gestão de despesas corporativas é um erro grave de muitos gestores. Ainda assim, está entre as principais dificuldades na prestação de contas das empresas.

Muitas vezes os colaboradores não sabem ao certo o que é prestar contas e controlar pagamentos, justamente porque a empresa não possui regras bem definidas e difundidas na empresa sobre o tema.

A falta de regras bem definidas compromete não só o controle, mas também a rotina das viagens ou deslocamentos. Tanto os viajantes como os coordenadores precisam ter em mãos um documento consolidado  com acesso à informação sobre as normas de viagens, deslocamentos e prestação de contas.

Para contornar o problema o primeiro passo é realizar um levantamento dos últimos deslocamentos realizados e das principais necessidades dos viajantes. Com estes dados, o gestor deve criar as regras e basear-se nelas para a conferência nas prestações de contas.

Vale incluir com especificações sobre o tempo de antecedência de solicitação de viagens e adiantamentos, prazos para a prestação de contas, padrão de hotel a ser escolhido, entre outras regras que orientem colaboradores e gestores sobre as melhores práticas em viagens.

Definir as políticas para controle de despesas e viagens pode ser difícil e tomar tempo. Mas é um esforço que vale a pena devido a economia e segurança que gerará.

Informações desencontradas

Quando o controle das viagens corporativas é feito de forma manual, muitos dados acabam se perdendo. A troca de e-mails nem sempre é visualizada no prazo, as planilhas ficam desatualizadas e os dados muitas vezes são perdidos. 

Essa falta de informações acaba tomando muito tempo da equipe para conferência dos deslocamentos ao invés de se dedicar ao cliente e aos negócios.

As dificuldades na prestação de contas impactam desde o colaborador que realiza as despesas à equipe que realiza as conferências. Para acabar com a descentralização de informações, adote uma solução tecnológica que permita unificar os canais utilizados para este processo.

Se hoje seus colaboradores prestam contas em planilhas, solicitam aprovação de adiantamentos via e-mail e recebem recursos em dinheiro, é possível eliminar todos os controles paralelos e centralizá-los em uma única plataforma especializada na gestão de despesas.

Um artigo referente ao tema que também pode ajudar: Vantagens da prestação de contas e reembolsos por aplicativo.

Prestação de contas burocrática

Indo na contramão da primeira dificuldade na prestação de contas que abordamos neste artigo, muitas empresas possuem as normativas bem definidas para a prestação de contas. No entanto, acabam engessando o processo e tornando-o extremamente burocrático.

Processos burocráticos fazem com que ciclo de prestação de contas seja muito longo e podem levar os colaboradores a desistir das prestações de contas, gerando furos nos dados relacionados às despesas da empresa.

A automatização da prestação de contas é uma ótima opção para desburocratizar o seu processo.Diversas soluções especializadas na gestão de reembolsos e prestação de contas de despesas corporativas permitem uma validação precisa das políticas da empresa, sem dificultar o processo para o usuário da ponta.

Na solução de Despesas da Paytrack, por exemplo, a prestação de contas da viagem corporativa acontece de forma automatizada e em tempo real, pode ser realizada por meio do aplicativo de qualquer lugar. Na mesma plataforma, gestores e conferentes podem aprovar ou reprovar as despesas reportadas pelos usuários.

Falta de controle global

Todas as questões que tratamos até aqui culminam em um descontrole total da área de gestão de viagens corporativas. Muitas vezes, os deslocamentos são registrados em planilhas que nem sempre são atualizadas corretamente. Ao gestor de viagens cabe conferir um a um os registros para ter a certeza de que tudo está ocorrendo conforme deveria. E sem a consolidação das informações, ele não consegue ter uma visão global. 

Os gastos desnecessários são comuns aqui. Por exemplo: quais funcionários irão para a mesma cidade, ou proximidades, na mesma data? Eles poderiam alugar um só carro ou até mesmo a passagem poderia ser comprada em uma única transação.

Todas essas questões devem estar bem alinhadas internamente para que sua empresa tenha uma gestão financeira e operacional mais efetiva.

Com informações centralizadas em uma única plataforma e, aliado a isso, esta plataforma integrada aos principais sistemas de gestão da sua empresa, ter uma visão e controle global sobre as despesas é mais simples e assertivo.

Perda de tempo na gestão das viagens corporativas

Por último, pergunte a si mesmo: quanto tempo levo para prestar contas ou realizar a conferência das viagens? O que poderia fazer se tivesse este tempo de sobra?

Ao analisar essa questão, a maioria dos gestores percebe que perde boa parte do seu expediente com conferências e aprovações, que poderiam ser realizadas de forma automatizada, através de um sistema de gestão de viagens. Manualmente, há muito mais tempo dedicado ao processo, do que quando as ações são feitas em poucos cliques.

Como melhorar sua prestação de contas

As viagens corporativas são muito importantes para empresas que buscam crescimento dos seus os negócios, crescendo nacionalmente ou até expandindo no mercado internacional. 

Mas é preciso estar ciente que essa demanda também traz custos para a sua empresa, o que significa que precisa existir etapas bem estruturadas com etapas bem organizadas de prestação de contas, para que as viagens corporativas tragam o retorno esperado.

Portanto, nesse tópico vamos trazer orientações sobre a prestação de contas de viagens para que você e toda a sua equipe estejam alinhados para que todo o processo seja realizado de maneira organizada, planejada e preferencialmente, automatizada, evitando elevar os custos de viagem.

Planejamento e organização

Para que todo o processo de gestão de viagens a trabalho ocorra de forma satisfatória e que traga redução de custos, precisamos que se inicie com planejamento e organização. 

Definições de roteiro e objetivos da viagem, necessidade de serviços da agência do cliente, controle do orçamento, planejamento financeiro, definição de tetos de gastos e alçadas de aprovação. Essas são algumas práticas que podem tornar os recursos empregados nas viagens mais efetivos.

Conte com uma política de viagens

A Política de Viagens vai ajudar sua empresa a criar definições e diretrizes para o planejamento e execução da viagem corporativa.

Ao criar esse documento você estará ganhando tempo na organização da viagem, pois todos os detalhes necessários para a tomada de decisão estarão contemplados neste documento.

Utilize uma ferramenta de gestão de viagens

Após contar com uma política de viagens, que contempla todas as etapas e diretrizes para o processo, você pode decidir automatizar a gestão das despesas com viagens. 

Por meio de um sistema é possível ter visibilidade ao processo completo: desde a roteirização, solicitação dos serviços, workflow de aprovações até a prestação de contas, conectada ao ERP/Financeiro da empresa. Além de inúmeros relatórios gerenciais.

Oportunize a prestação de contas via sistema

Mas, se você quer efetivamente reduzir seus custos com viagens corporativas precisa destinar uma solução para o principal gargalo deste processo: a prestação de contas, é interessante ter um aplicativo para despesas para eliminar processos manuais.

Ela parece inofensiva, mas quando realizada de forma burocrática e manual a prestação de contas representa um grande gargalo de produtividade e custos, tanto para o viajante que tem que guardar notas fiscais, prestar contas de forma manual, quanto para o gestor que avalia e aprova todas as despesas.

Qual o custo da prestação de contas manual?

Talvez as empresas não consigam mensurar exatamente essas perdas, e quanto uma prestação de contas sem processos otimizados representa em custos para a organização, mas esses gastos existem e podem prejudicar seu negócio. 

Para exemplificar melhor, vale entender o que o impacto da prestação manual no ambiente organizacional, acompanhe:

• Pense no tempo do viajante, que precisa coletar todas as notas e digitar seu relatório/planilha de despesas de forma manual, com todos os gastos pessoais;
• Pense nas horas que o gestor passa analisando e aprovando esses relatórios;
• Pense na dificuldade de manualmente identificar possibilidades de otimização de custos;
• Pense em como submeter todos gastos de viagens à política de Viagens da empresa.

Como simplificar o processo de prestação de contas dos colaboradores

Além do cuidado com os pagamentos, as empresas precisam se preocupar com as prestações de conta que fazem parte do dia a dia financeiro e administrativo das corporações. 

A melhor forma de manter esse compromisso em dia é através de relatórios estruturados, capazes de trazer organização e confiabilidade no processo.

Separamos algumas dicas para dar agilidade e simplicidade à prestação de contas na sua empresa:

Defina políticas claras sobre despesas

Caso seus colaboradores não saibam quais informações apresentar em seus relatórios de despesas, podem acabar cometendo erros sem ter conhecimento sobre eles. Por esse motivo, as regras devem estar claras e devidamente formalizadas.

Todos os profissionais precisam ter acesso a um documento que consolide as regras sobre os deslocamentos corporativos, gastos, reembolsos, prestações de contas e outras situações relacionadas.

Além disso, evite políticas extensas e complexas, que resultem em mais dúvidas ao invés de respostas. Objetividade e clareza evitam que a má interpretação ou não entendimento das normativas resulte em erros nos relatórios de prestação de contas.

Não aceite itens irregulares

Um erro comum em processos de conferência de despesas e prestações de contas, é aceitar itens irregulares e abrir diversas “exceções”. Exceções entre aspas porque, se são diversas e ocorrem com frequência, perdem a característica de uma exceção.

Você ou um comitê na sua empresa, criaram uma série de normativas que devem ser seguidas pelos colaboradores e cobradas pelos conferentes. Com o tempo, seus colaboradores se adaptarão às políticas e naturalmente deixarão de prestar contas de itens que sabem que serão reprovados.

Se existem perfis de colaboradores que sempre terão benefícios ou permissões para prestar contas de valores diferenciados, considere criar mais de uma política de despesas para simplificar a prestação de contas desses grupos.

Estipule valores para as despesas

Em sua política de viagens, estipule os valores para cada tipo de despesa. Isso orientará os colaboradores antes mesmo de realizarem as despesas, e ainda atua no controle dos custos com viagens corporativas.

São inúmeros os tipos de despesas que podem ter os valores previstos em sua política de despesas. O valor reembolsado por km rodado, refeições, hospedagens, são apenas alguns exemplos do que você pode levar em consideração.

Para definir os valores máximos das despesas, você pode se basear em benchmarks, pesquisas de consumo em determinadas regiões ou ainda em sites que disponibilizam o preço médio de serviços, como os sites da Alelo e da Sodexo, sobre refeições.

Estas informações são via de mão dupla, tanto simplificam a prestação de contas do seu colaborador, quanto aumentam o seu controle sobre estes gastos.

Utilize a tecnologia para simplificar a prestação de contas

Se o profissional que se desloca com frequência só puder realizar seu relatório quando retornar à empresa, nem sempre conseguirá entregar as despesas no prazo estipulado, gerando transtorno e estresse. 

O mais indicado é que a companhia tenha uma solução tecnológica para realizar e simplificar todo o processo, como um sistema para gestão e prestação de contas. 

Uma opção mobile permite que o colaborador digitalize o cupom ou nota fiscal assim que realizou a despesa. Desta forma, o viajante não precisará armazenar os cupons fiscais fisicamente, economizando tempo na prestação de contas. A validação de políticas demonstrará rapidamente ao colaborador e ao conferente se houve violação das políticas.

Assim, ao invés de apresentar as notas fisicamente para conferência ao fim da viagem, que levaria horas, com uma solução tecnológica o processo é feito em poucos minutos, digitalizando todas as despesas e tornando a prestação de contas muito mais rápida, simples e assertiva.

Ferramentas de gestão de despesas permitem que o setor responsável pela conferência dos relatórios ganhe mais agilidade e precisão nas informações. A centralização e aumento na precisão dos dados, facilita análises financeiras e a construção de relatórios de custos, cruciais  para o time financeiro.

Faça da prestação de contas da sua empresa um processo eficiente

Ficou claro que a prestação de contas é um serviço essencial corporativo, capaz de garantir a adesão e gerar confiança sobre os limites de gastos. Além disso, esta é uma forma de minimizar fraudes e reduzir despesas que fujam do orçamento permitido.

Garantir que a prestação de contas de seus colaboradores seja realizada com simplicidade otimiza o tempo dos usuários da ponta e do seu time financeiro. Esta economia de tempo e aumento da visibilidade de dados leva à redução de custos significativa na sua companhia.

Com o auxílio da tecnologia, uma boa comunicação interna e firmeza no cumprimento das regras, o trabalho ganha legitimidade, transparência e produtividade.

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