Melhores práticas para o seu controle de despesas corporativas

O controle de despesas corporativas é um dos principais desafios que muitas empresas precisam lidar, já que a segurança financeira do negócio depende de um processo bem estruturado.

O controle adequado das despesas é capaz de reduzir custos, garantir a conformidade das políticas internas e promover transparência, em contrapartida os processos manuais são grandes vilões das áreas estratégicas que necessitam de visibilidade.

No entanto, o mercado já conta com tecnologias acessíveis que permitem que as empresas simplifiquem seus processos de gestão de despesas corporativas concedendo maior agilidade e controle sobre suas próprias operações.

Neste conteúdo você vai encontrar:

• Os principais benefícios do controle de despesas corporativas;
• Quais as melhores práticas para controlar as despesas;
• A solução ideal para o controle de despesas corporativas.

A importância do controle de despesas corporativas

Se tratando do desempenho operacional e financeiro da empresa, o controle de despesas é essencial para uma boa gestão financeira e para tomada de decisões estratégicas baseadas em dados precisos e atualizados. 

Com uma visão clara e abrangente de suas despesas, as empresas podem identificar oportunidades de investimento e otimizar seus recursos financeiros para alcançar seus objetivos de negócios de longo prazo.

Confira uma lista de benefícios ao realizar um controle de despesas efetivo na sua empresa:

Redução de custos 

Com um controle mais assertivo das despesas e maior visibilidade é possível identificar as áreas de desperdício e também de oportunidade de investimento para a empresa.

Transparência e conformidade 

A conformidade e transparência vem de um processo bem estruturado que documenta todos os gastos, ajudando no compliance das despesas e assegurando uma condição financeira mais saudável.

Cumprimento de políticas internas 

Estabelecendo políticas claras e impondo as condições de uso de verba da empresa, é possível evitar gastos desnecessários ou não autorizados.

Segurança 

Informações financeiras são sigilosas e precisam ser tratadas dessa maneira. Para que isso seja possível, é importante que haja um processo rigoroso na hora de lidar com as despesas corporativas. Isso inclui controle de permissões, ou seja, somente pessoas autorizadas têm acesso às informações e podem trabalhar nessas demandas.

Como realizar o controle de despesas corporativas

A implementação de um processo simplificado é fundamental, seguido de boas práticas é possível garantir um controle de despesas corporativas altamente eficiente. Confira algumas orientações:

1. Defina políticas claras: Defina políticas que transmitam as condições da empresa, prazos, valores reembolsáveis, demais diretrizes de boas práticas e compartilhe com os colaboradores.

2. Automatize processos necessários: Faça um levantamento sobre os processos utilizados que podem ser automatizados como: conferência de relatórios e captura de dados. E consequentemente facilitar o cotidiano do backoffice e a eficiência do controle de despesas corporativas.

3. Defina um método de aprovação eficiente: Estabeleça um processo de aprovação claro, que garanta um processo fluido e dentro das políticas, estipule uma pessoa responsável para a atividade.

4. Implemente um sistema de gestão de despesas corporativas: Adote um sistema abrangente e intuitivo que automatize todo processo de despesas, traga visibilidade e a segurança necessária.

4 dicas para reduzir custos com despesas corporativas

Reduzir custos exige boas práticas somada a soluções tecnológicas eficientes, primeiro vale entender quais são essas práticas:

1. Operacional: Quando possuem um alto volume de atividades manuais, não conseguem lidar com as tarefas da maneira correta e passam pela possibilidade de erros e gastos desnecessários.

2. Gestão: Quando falham em fazer reembolsos, deixam de computar despesas que houveram, têm pouca visibilidade de gastos, baixo poder de tomada de decisão e prejudicam a saúde financeira do negócio.

Frente a essa realidade — de muitas empresas — nem sempre os gestores sabem quais práticas seguir, pois a equipe utiliza múltiplas planilhas e podem expor a empresa a erros manuais e abrir espaço para fraudes corporativas.

Portanto, preparamos algumas dicas de boas práticas para controlar as despesas corporativas que podem ajudar, confira:

1. Acompanhe os gastos regularmente: Tenha a prática de acompanhar as despesas regularmente, para identificar possíveis padrões de gastos e novas oportunidades de redução de custo.

2. Monitore os veículos e viagens: Um custo bastante elevado para as empresas que lidam com viagens corporativas estão relacionados a mobilidade, estabelecer procedimentos e manter o controle sobre veículos e viagens é um meio de promover economia.

3. Faça treinamentos de capacitação: Compartilhar com os colaboradores as boas práticas da empresa pode ajudar a promover um ambiente mais assertivo, uma vez que pode ajudá-los a entender a importância do controle de despesas.

4. Utilize softwares de gestão de despesas: A melhor alternativa para garantir o cumprimento adequado de todas as etapas de uma boa gestão de despesas é aderindo a tecnologia, que pode trazer meios de pagamento e recursos de rastreamento mais eficientes.

Implementar métodos descomplicados e adotar uma tecnologia inteligente podem trazer benefícios significativos para a empresa, aumentando a eficiência na gestão de despesas corporativas.

Como engajar seus colaboradores para manter as despesas corporativas em dia

Engajar os colaboradores nas operações de despesas é essencial para garantir a conformidade dos processos, separamos algumas dicas para ajudar a promover uma cultura de responsabilidade financeira na sua empresa:

Reforce a importância do controle de despesas para empresa

Crie mais adesão no ambiente organizacional através do uso de uma comunicação simples e clara, explique as diretrizes da empresa, as políticas de despesas, esclareça dúvidas, sempre reforçando a importância desse controle de despesas para o sucesso dos negócios.

Capacite seus colaboradores

Desenvolva treinamentos para atualizar os colaboradores sobre as políticas, conscientize os funcionários sobre os processos internos e o funcionamento de cada um, para que entendam a importância de seguir as etapas corretas, ensine sobre o uso das ferramentas da empresa e como registrar corretamente as despesas.

Implemente um cultura de feedback

Motive os colaboradores através de feedbacks, fale sobre seu desempenho e contribuição frente às despesas corporativas, ressalte os pontos fortes e os pontos a serem melhorados, visando o aprimoramento do mesmo como profissional.

Contribua para o desenvolvimento profissional de seus colaboradores

Promova cursos sobre educação financeira, workshops, materiais, palestras, tornando os colaboradores cada vez mais conscientes sobre a importância do controle de despesas corporativas mais ativo será na contribuição desse processo dentro da empresa, além de agregar conhecimento para sua pessoal e profissional.

Ferramentas que auxiliam no controle de despesas corporativas

O mercado oferece soluções para o controle de despesas corporativas de acordo as suas necessidades — porte da empresa, volume de demanda — portanto é importante avaliar quais recursos fazem sentido, separamos algumas opções que podem melhorar o desempenho das despesas da sua empresa:

Cartão corporativo

Se tratando de meios de pagamento descomplicados, o cartão corporativo é uma alternativa prática e segura de evitar adiantamento em dinheiro.

Os cartões pré-pago são recursos interessantes e uma ótima opção se tratando de controle de despesas, pois ao mesmo tempo que o uso do cartão é feito as despesas são registradas.

O Paytrack Card permite o lançamento de despesas em tempo real, tirando a sobrecarga do time financeiro e automatizando os processos de despesas, reduzindo a logística de dinheiro em espécie, fraudes e erros humanos.

Aplicativo de despesas

Pensando na experiência do colaborador, contar com um aplicativo de despesas é uma grande oportunidade de economizar tempo. Os aplicativos otimizam o processo de registro de despesas permitindo que as notas fiscais sejam digitalizadas e atualizadas no sistema de forma automatizada.

Na Paytrack o OCR torna esse processo mais simples ainda, esse recurso escaneia os recibos fiscais e transcreve para o sistema de maneira automatizada, evitando erros de digitação e outros problemas.

Reembolso automatizado

Um sistema de gestão de despesas e reembolso é fundamental para qualquer negócio que queira garantir conformidade e segurança.

Só os recursos tecnológicos são capazes de tirar a sobrecarga do financeiro e garantir operações mais fluidas e completas, o reembolso automatizado beneficia as duas pontas: tanto os gestores têm acesso a todos os gastos envolvidos, quanto os colaboradores podem fazer solicitações rápidas.

A Paytrack oferece uma solução capaz de reduzir erros e tornar o trabalho mais rápido e seguro, através do controle em tempo real, controle completo e amplo de todos os reembolsos a serem pagos, categorização de despesas.

Como um software de gestão pode ajudar no controle de despesas corporativas?

Um software de gestão pode ajudar no controle de despesas corporativas de diversas maneiras, como:

Total controle das despesas

Como uma prática essencial na preservação da saúde financeira dos negócios, em um cenário onde a empresa detém processos descentralizados e de difícil acesso acaba criando uma jornada operacional morosa e desorganizada.

Uma vez, que por falta de estrutura sobre os processos a empresa não pode cobrar os colaboradores sobre prazos e boas práticas por falta de sistematização e isso impacta diretamente no crescimento sustentável dos negócios.

A falta de visibilidade e de um controle em tempo real dos gastos corporativos compromete a capacidade competitiva da empresa, pela falta de insumos e tomadas de decisões não tão assertivas.

A fim de evitar que sua empresa sofra os impactos de uma má gestão, talvez seja o momento de investir em um sistema de gestão de despesas completo que oferece integração com qualquer ERP, RH ou CRM do mercado resolvendo as dores da falta de controle de despesas de uma vez só, podendo eliminar processos desnecessários, construir uma cultura organizacional mais efetiva, minimizando risco de perda de dados.

Com o Paytrack sua empresa garante:

• Aumento da conformidade com as políticas eliminando automaticamente fraudes e erros humanos;
• Rastreamento das despesas em tempo real;
• Melhora visibilidade de dados e a identificação de novas oportunidades;
• Mais controle sobre os recursos da empresa;
• Mais controle orçamentário por centro de custo;

Acesso a relatórios e dados qualificados

Compilando dados e levantando indicadores cruciais de desempenho das finanças da empresa os relatórios gerenciais são documentos indispensáveis, essa poderosa ferramenta auxilia os gestores a desenvolverem melhores estratégias de negócio.

Fugindo das planilhas e de métodos menos eficazes, o impacto de colher dados qualificados e precisos levam a empresa a um outro patamar de controle e gestão, como anda a rotina de relatórios gerenciais da sua empresa? 

Os dados que sua empresa não está avaliando podem fazer toda diferença para a saúde das finanças, o tratamento de informações é um fator decisivo mas exige a implementação de boas práticas, a Knapp — empresa de serviços logísticos — buscava melhorias na gestão financeira e recorreu ao Paytrack para garantir um acompanhamento em tempo real e online centralizando os processos de gestão e relatórios gerenciais.  

Essa parceria trouxe de forma satisfatória a visibilidade e controle sobre despesas esperado, impactando em outros processos como a prestação de contas e reduzindo 30% na carga de trabalho, além de outros benefícios operacionais.

Meios de pagamento modernos

O setor financeiro vem sendo impactado pelas inovações no âmbito de meios de pagamento — fugindo de burocracias e altas taxas — o método adotado pelas empresas para pagar seus colaboradores diz muito sobre a segurança e confiabilidade proporcionada nas operações.

Fica a critério da empresa encontrar um meio de pagamento mais condizente com suas atividades, desde adiantamento em depósito ou espécie, até meios mais convencionais de reembolso — no entanto, é importante lembrar que o método escolhido dita o meio de acompanhar essas despesas — planilhas, contabilidade de papel, recibos são métodos comuns mas prejudiciais e ineficientes.

Unindo meios de pagamento ao rastreamento das despesas e reduzindo problemas com prestação de contas, o Paytrack atendeu a essa demanda do mercado com o Paytrack Card, uma ferramenta com várias opções de uso e muitos benefícios:

• Automatização dos processos; 
• Redução de erros operacionais em processos manuais; 
• Inibição de fraudes;
• Eliminação da logística do dinheiro em espécie;
• Sem conciliação de faturas.

E para as empresas que querem inovar e solucionar dores como fraudes em despesas e proporcionar segurança para empresa e processos descomplicados para os colaboradores a carteira digital, funciona como um meio ágil e seguro de realizar pagamentos via Pix ou boleto, e eliminando de vez os adiantamentos e reembolsos na conta do colaborador.

Algumas funcionalidades da carteira digital são:

• Garantia do cumprimento da política com alertas e bloqueio no ato do pagamento
• Alta rastreabilidade das despesas com controle em tempo real
• Garantia do cumprimento da política 
• Alta rastreabilidade das despesas com controle em tempo real
• Conciliação facilitada

Políticas assertivas e processos de reembolso ágeis

O reembolso de despesas corporativas representa 21% das fraudes empresariais (canal my news) e um grande agravante dessa situação são as políticas de despesas.

Neste cenário existem duas grandes dificuldades enfrentadas pelas empresas: Construir uma política que seja realmente efetiva e traduza as necessidades do negócio e em contrapartida garantir que as mesmas sejam cumpridas por parte dos colaboradores.

Processos manuais que contribuem para erros humanos e a falta de conformidade com as políticas aumentam o risco de fraudes e irregularidades e impactam diretamente na saúde financeira da empresa, em número isso representa um total de 8% do faturamento (canal my news).

Se esquivando dessa realidade e investindo em uma ação de compliance, a John Cockerill — empresa de serviços de engenharia mecânica e siderúrgica — contou com o Paytrack para mudar esse cenário e conseguiu garantir 90% do cumprimento das políticas em viagens.

Isso só foi possível pela capacidade técnica do nosso produto que oferecem diversas soluções para combater essas violações de políticas como: 

• Alerta e bloqueio na violação de políticas;
• Criação de hierarquia de aprovação inteligente;
• Possibilidade de inserir justificativas;
• Leitura OCR, QR Code, código de barras (uma tecnologia para acabar com o acúmulo de papéis).

Isso tudo aliado a um time técnico de integrações que presta uma consultoria na implementação da ferramenta e ajuda a empresa a definir as políticas ideais para o seu negócio.

Aplicativo com experiência personalizada

Nenhuma solução é tão efetiva quanto aquela que está ao seu alcance e disponível para atender suas necessidades a todo momento, focando não apenas na melhoria das operações internas da empresa mas também na experiência personalizada do colaborador, o Paytrack se estende para a versão mobile.

Unindo todas as funcionalidades importantes que garantem um bom funcionamento dos processos internos, principalmente relacionado a prestação de contas, entende-se o quanto essa operação pode ser morosa para o colaborador que não é amparado por uma solução tecnológica.

No espaço entre uma atividade e outra o colaborador precisa armazenar os recibos fiscais o que colabora para perdas de documentos, prestação fora do prazo e demora no report das despesas.

A solução ideal para o controle de despesas da sua empresa

O controle de despesas corporativas é uma demanda importante e que pode decidir o futuro financeiro da empresa. Resultados consistentes em auditorias são importantes para atestar que a empresa tem bons processos e consegue mantê-los constantemente.

A Paytrack tem a solução mais eficaz, parametrizável e simples de ser utilizada quando falamos de controle de despesas. Isso porque o software foi pensado para a realidade de setores que precisam ter um monitoramento seguro dessas despesas pensando em auditorias e segurança financeira.

Se você precisa da solução certa, fale com um dos nossos especialistas.