Desde orçamentos até reembolsos, a prestação de contas é um fator essencial entre colaborador e corporação. Portanto, quanto mais ágil e fluido for esse processo, mais os gestores têm a ganhar. 

Quando o assunto é despesas com viagens corporativas, a conversa pode ser mais longa que o esperado. Isso porque este é um tema de extrema importância para empresas, que constantemente estão em busca de uma gestão otimizada e sem fraudes corporativas.

Pensando o quanto processos manuais podem custar a empresa, desenvolvemos um guia exclusivo para prestação de viagens com soluções modernas e eficientes.

Por que está na hora de automatizar a prestação de contas dos seus colaboradores?

O processo de prestação de contas requer várias etapas — entre documentos, comprovantes e relatórios — exige todo um comprometimento de tempo, jornada de trabalho e mão de obra.

Em meio ao volume de colaboradores e dados envolvidos nos procedimentos, agregar tecnologia a esse processo através da automatização da prestação de contas, é uma tendência importante para as empresas modernas e que traz muitos benefícios. Confira:

Segurança 

Sem dúvidas, um dos melhores benefícios da digitalização é a segurança da informação. É possível evitar perdas, que são fáceis de acontecer, em materiais físicos como comprovantes, notas fiscais e recibos, principalmente quando falamos de uma grande empresa onde a gestão de despesas corporativas envolve um grande número de pessoas. 

Além do fato da degradação pela natureza do documento, que também estão sujeitos a influências em inundações e incêndios. 

Acesso à informações

Inserir as informações e obter acesso​ aos documentos é muito mais fácil e rápido. Se optado por uma ferramenta ​web ou mobile​, o processo se torna mais simples tanto para quem prestará contas como para o responsável que irá conferir ou acessar resultados para gestão financeira. 

Além disso, as informações estarão seguras e centralizadas, facilitando a busca e o levantamento dos dados, aumentando assim o uso e relevância. 

Espaço 

Com a transformação da prestação de contas manual para digital, não é mais necessário o uso de pastas e caixas cheias de papéis. Isto é, sem arquivo morto para prestação de contas de viagens! 

Assim, é possível ganhar espaço para ampliar as áreas de trabalho. Dois arquivos de aço, com quatro gavetas cada, comportam por volta de 20.000 páginas. 

A digitalização desse arquivo ocupa um espaço em disco de mais ou menos 1 Gigabyte. Vale lembrar que hoje temos acesso também ao uso de nuvens, que facilitam mais ainda na proteção e armazenamento das informações. 

Além disso, outro ganho da digitalização é que você não corre o risco de ser autuado em uma auditoria.

Produtividade 

Propor a ​automatização da Prestação de Contas,​ baseada em uma ​política de reembolso​ de despesas, permite aumentar a produtividade da empresa em larga escala, e como consequência, proporcionar um crescimento do negócio. 

Os envolvidos nesse processo podem contar com uma solução para inserir as informações fundamentais na organização e digitalização dos comprovantes.  

As políticas e workflow de aprovação já predefinidas, fazem com que ao inserir os dados, as políticas/diretrizes sejam validadas, e as informações são enviadas para a próxima etapa automaticamente. 

Conferir manualmente ou digitar novamente as informações semelhantes por outras equipes não é mais necessário. 

Quanto a política, se sua empresa ainda não possui ou acha que pode melhorar em alguns detalhes, preparamos um material que pode te ajudar. Preencha o formulário para receber o modelo de política de viagens corporativas.

Economia 

Automatizar e mudar a forma de realizar as prestações de contas reduz significativamente os custos voltados à ​mão de obra​, ​papéis ​e ​espaço​. 

Além da atividade de viagens, como focamos ao longo da matéria, lembre-se do tempo dedicado vindo da pessoa que manuseia as informações, e o quão significativo são os valores relacionados à folha/valor por hora de trabalho da equipe.

Como as informações são inseridas no sistema e enviadas automaticamente para as próximas etapas, nota-se que custos com armazenamento de recibos, envio de papéis e malotes são eliminados, bem como o tempo de inserir manualmente essas informações em planilhas ou no seu sistema financeiro não são mais necessários. 

Portanto, existe uma ​redução de aproximadamente 73% do tempo gasto no Back Office voltado para essa finalidade​.

Como é o processo tradicional de prestação de contas?

O processo tradicional de prestação de contas é um método manual e muitas vezes burocrático, envolvendo várias etapas que podem ser demoradas e suscetíveis a erros. Vamos entender como esse processo costuma ser realizado:

Coleta de comprovantes 

O colaborador que realizou uma despesa durante uma viagem ou atividade de negócio precisa guardar todos os comprovantes, como recibos, notas fiscais ou bilhetes, relacionados às despesas efetuadas.

Preenchimento de formulários 

O colaborador, ao retornar da viagem ou atividade, deve preencher manualmente um formulário de prestação de contas. Neste formulário, ele detalha todas as despesas realizadas, informando a data, local, categoria de despesa, valor e finalidade.

Anexação dos comprovantes 

Os comprovantes físicos são anexados ao formulário, garantindo que todas as informações estejam comprovadas e disponíveis para futuras auditorias.

Aprovação do gestor 

O formulário de prestação de contas e os comprovantes são enviados para o gestor responsável, que deve analisar as despesas e aprovar ou solicitar correções, caso necessário.

Conciliação manual 

O gestor ou equipe responsável realiza uma conciliação manual, conferindo cada despesa relatada no formulário com os comprovantes anexados. Esse processo pode ser demorado, principalmente se houver um grande número de despesas.

Reembolso 

Após a aprovação e conciliação, o colaborador é reembolsado pelas despesas autorizadas, geralmente mediante transferência bancária ou depósito em conta.

Arquivamento 

Todos os documentos, formulários e comprovantes são arquivados para fins de registro, auditoria e conformidade.

O processo tradicional de prestação de contas é propenso a erros, como perda de comprovantes, lançamentos incorretos ou falta de detalhamento adequado. 

Além disso, pode ser um processo demorado e demandar muito tempo e esforço das equipes financeiras e dos colaboradores. A automação da prestação de contas, por outro lado, visa superar esses desafios, tornando o processo mais ágil, preciso e eficiente.

Como funciona uma prestação de contas automatizada? 

Uma prestação de contas automatizada utiliza tecnologia e sistemas para agilizar e simplificar todo o processo de registro, análise e reembolso de despesas, tornando-o mais eficiente e preciso. Vejamos como funciona esse processo:

Captura de despesas 

O colaborador registra suas despesas em tempo real, utilizando um aplicativo ou plataforma de prestação de contas. Ele pode inserir informações detalhadas, como data, local, categoria de despesa e valor, além de tirar fotos dos comprovantes, que são digitalizados e anexados automaticamente.

Integração de dados 

A prestação de contas automatizada pode ser integrada a outros sistemas internos da empresa, como cartões corporativos, sistemas de viagens ou ERP (Enterprise Resource Planning). Isso permite que as informações sejam sincronizadas automaticamente, evitando retrabalho e reduzindo erros.

Fluxo de aprovação 

O sistema automatizado permite a definição de um fluxo de aprovação, no qual o colaborador submete sua prestação de contas para aprovação do gestor ou de outros responsáveis. O gestor pode revisar as despesas de forma rápida e realizar a aprovação com apenas alguns cliques.

Conciliação automática 

O sistema realiza a conciliação automática das despesas com os comprovantes anexados. Ele identifica possíveis discrepâncias ou erros e alerta os envolvidos para correções, caso necessário.

Políticas de gastos 

O sistema pode ser configurado para aplicar automaticamente as políticas de gastos da empresa. Ele verifica se as despesas estão dentro dos limites estabelecidos, garantindo a conformidade com as normas internas.

Reembolso rápido 

Após a aprovação das despesas, o sistema realiza o cálculo do valor a ser reembolsado ao colaborador de acordo com as regras estabelecidas. O reembolso pode ser efetuado por transferência bancária ou outro método pré-determinado.

Relatórios gerenciais 

O sistema automatizado gera relatórios detalhados sobre as despesas da empresa, permitindo uma análise completa dos gastos, identificação de padrões de consumo e oportunidades de economia.

Armazenamento seguro 

Todos os dados, documentos e relatórios são armazenados em um ambiente seguro e acessível para auditorias e conformidade.

A prestação de contas automatizada oferece inúmeras vantagens, como maior agilidade, redução de erros, conformidade com as políticas da empresa e economia de tempo e recursos. Além disso, ela fornece uma visão mais completa e estratégica dos gastos da empresa, permitindo uma gestão financeira mais eficiente e embasada em dados.

6 passos para automatizar a prestação de contas com viagens corporativas

Automatizar a prestação de contas com viagens corporativas pode trazer benefícios significativos para a eficiência e a conformidade financeira da empresa. Aqui estão seis passos para implementar com sucesso esse processo automatizado:

Escolha da solução adequada 

Pesquise e selecione uma plataforma de gestão de despesas e viagens corporativas que atenda às necessidades específicas da sua empresa. Certifique-se de que ela ofereça recursos para a captura de despesas em tempo real, integração com sistemas internos e fluxo de aprovação personalizável.

Integração de sistemas 

Garanta que a solução escolhida possa ser integrada aos sistemas internos da empresa, como cartões corporativos, sistemas de viagens e o ERP. A integração automatizada permite o compartilhamento de dados em tempo real, evitando retrabalho e garantindo a precisão das informações.

Definição de políticas de gastos 

Estabeleça políticas de gastos claras e atualizadas, que servirão como base para a automação da prestação de contas. Defina limites e categorias de despesas permitidas, garantindo a conformidade com as diretrizes internas da empresa.

Treinamento e conscientização 

Promova treinamentos para os colaboradores sobre o uso da nova solução de prestação de contas automatizada. Certifique-se de que todos entendam como utilizar a plataforma, inserir informações precisas e cumprir as políticas de gastos estabelecidas.

Implementação do fluxo de aprovação 

Configure o fluxo de aprovação de acordo com a estrutura hierárquica da empresa. Determine quais responsáveis serão notificados para revisar e aprovar as despesas dos colaboradores, garantindo agilidade no processo de aprovação.

Monitoramento e otimização 

Após a implementação da automação, monitore constantemente o desempenho da plataforma e a adesão dos colaboradores ao processo. Identifique possíveis ajustes e melhorias para otimizar ainda mais a prestação de contas com viagens corporativas.

Ao seguir esses seis passos, sua empresa estará no caminho certo para automatizar com sucesso a prestação de contas com viagens corporativas. 

A automação trará maior agilidade, transparência e conformidade às operações financeiras, liberando tempo e recursos para atividades estratégicas e contribuindo para o crescimento e sucesso da organização.

Tecnologias que podem auxiliar sua automatização 

Agora que você já conhece os benefícios que a prestação de contas automatizada trará à sua empresa, conheça algumas tecnologias capazes de melhorar ainda mais este processo.

Cartão Corporativo

Aderir ao cartão corporativo, além de reduzir gastos corporativos, melhora o controle de adiantamentos e despesas dos colaboradores. Através dele, a empresa será capaz de liberar adiantamentos automaticamente, tudo dentro de um fluxo de aprovações personalizadas.

Esta é uma forma de ter controle sobre gastos e adiantamentos, assim como a recuperação de valores. 

Aplicativos de despesas corporativas

O aplicativo de despesas é uma ferramenta poderosa. Aliado a automatização da prestação de contas, traz otimização e confiança entre empresa e colaboradores.

Através do aplicativo, o viajante conseguirá realizar orçamentos, fazer solicitações e, posteriormente, prestar todos os gastos à corporação, gerando relatórios completos e centralizados. 

Desta forma, não será necessário despender toda uma equipe para o processo da viagem.

Carteira Digital

Adiantamentos e pagamentos feitos através da carteira digital auxiliam, e muito, no processo de prestação de contas. Dentro deste módulo, os colaboradores têm acesso a pagamentos através das mais variadas possibilidades – PIX, transferência, saque e QR Code, tudo dentro da política de viagens pré-definida pela empresa.

Com isso, os relatórios ficam ainda mais detalhados e simplificados, trazendo menos dor de cabeça para todos envolvidos neste processo.

QR Code e OCR

Existe também a possibilidade de digitalização através do ​QR Code​ que se mostra muito eficiente na coleta das informações, tendo em vista que este código é convertido em informações como: texto, um ​endereço URL​, um número de telefone, uma localização georreferenciada, um e-mail, um contato ou um SMS. 

E a leitura OCR que é o reconhecimento Óptico de Caracteres, que captura os dados do comprovante e identifica palavras whitelist e blacklist bloqueando duplicidade e também evitando possíveis fraudes.

Como a Paytrack pode transformar sua prestação de contas

Com a Paytrack todos os processos envolvidos na prestação de contas passam a ser centralizados, o backoffice passa a ter maior controle e visão sobre os relatórios de despesas, através de uma dashboard intuitiva e simplificada.

Pensando em conectar os colaboradores ao financeiro, a Paytrack oferece uma solução prática que se estende do display para um aplicativo, para que de maneira descomplicada esse recurso acompanhe a jornada do colaborador atendendo as necessidades de todo processo.

Concluímos então, que é possível ​melhorar a gestão​ da informação, ​diminuir custos​ de operação e ​aumentar a produtividade​, além de ganhar espaço e ter segurança​ das informações fazendo o uso da digitalização. 

Quer automatizar a prestação de contas das suas viagens corporativas e conquistar todos esses benefícios? Fale com nossos especialistas!