O que fazer quando as despesas corporativas foram pagas em atraso ao funcionário?
Reembolso de despesas corporativas: um guia sobre estratégias eficientes
Como calcular a quilometragem para reembolsar despesas aos colaboradores, ainda causa dúvidas em gestores de financeiros e de viagem, principalmente sobre qual seria o melhor processo.
Por isso, neste artigo falaremos sobre as melhores práticas para este tipo de despesa, como ressarcir colaboradores e ainda garantir o compliance com as políticas da sua empresa. Continue lendo e entenda como diminuir custos com despesas de quilometragem.
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Como o próprio nome já sugere, são reembolsos realizados aos colaboradores sobre quilometros rodados em função da empresa. Neste caso, o trajeto é realizado com veículo próprio do colaborador e não deverá ser entre a residência e a sede em que trabalha.
O reembolso de km rodado é calculado com base no valor do combustível e um adicional para manutenção do veículo. Além disso, algumas empresas utilizam valores diferenciados para regiões com mais estradas de chão, por exemplo.
A seguir veremos como realizar este cálculo e aplicá-lo aos reembolsos de seus colaboradores.
Para chegar ao valor que será pago para cada quilômetro percorrido por um colaborador, há alguns custos que devem ser levados em consideração pela empresa, mas a constituição deste valor depende das políticas internas da companhia. Alguns exemplos de custos que podem ser considerados:
Para calcular o valor de cada item considerado no custo final do km rodado é preciso definir se a empresa irá ressarcir o valor integral ou parcial dos custos com o veículo. Por exemplo:
A empresa XY irá ressarcir gasolina, taxas e seguro obrigatório dos veículos de seus colaboradores para cada quilômetro rodado em serviço da empresa. A gasolina será reembolsada integralmente, já as taxas e seguro serão ressarcidos em 50%.
Neste caso, quanto aos custos de taxas e seguro a empresa poderá realizar uma pesquisa interna para validar a média desses valores.
Em seguida, deverá dividir cada um desses valores pela quilometragem média anual percorrida pelo colaborador, levando em consideração anos anteriores e multiplicá-la por 50%. Já o custo com gasolina deverá ser dividido pelo consumo médio do veículo por litro. Para isso, vamos continuar nosso exemplo considerando 24 mil quilômetros anuais:
Seguro médio: R$ 2.000,00 / 24.000 km = 0,083 * 50% = 0,041
Taxas médias: R$ 900,00 / 24.000 km = 0,037 * 50% = 0,018
Gasolina: R$ 4,30 / 10 km = 0,43
Somam-se os valores: R$ 0,48
Esta é uma sugestão para a construção do valor reembolsado ao colaborador de forma justa, levando em consideração todos os custos que podem estar envolvidos neste processo. Hoje, na internet é possível encontrar calculadoras automáticas que poderão te auxiliar nesta tarefa.
Contar com o registro das despesas de forma estruturada é fundamental para o reembolso preciso de despesas de quilometragem. Por isso, criamos o e-book completo sobre Como estruturar um relatório de despesas de deslocamentos e viagens. Baixe agora e aprimore seu processo.
Agora que já sabemos como calcular o valor do reembolso por km rodado, como realizar o cálculo de quilometragem rodada pelo colaborador, com precisão?
Para que o custo das despesas de quilometragem não ultrapassem o necessário é preciso que os quilômetros percorridos pelos colaboradores sejam registrados com o máximo de precisão. A tecnologia é sempre uma aliada quando falamos em aumentar a precisão de processos, com as despesas de quilometragem não é diferente.
Utilizar um aplicativo de quilometragem que possibilita gravar o trajeto do colaborador utilizando a localização de GPS é uma excelente escolha. Desta forma, o trajeto realizado pelo representante da empresa já fica justificado, demonstrando a rota escolhida e com o cálculo de reembolso baseado na quilometragem real.
Outra opção são aplicativos que possibilitem realizar o registro manual desta quilometragem através dos endereços visitados pelo colaborador. Embora este método possa ser menos preciso que a utilização de GPS, ainda assim o caminho percorrido pelo colaborador fica claro e pode ser confirmado pela equipe de gestão a qualquer momento.
Aplicativos que permitem calcular o km rodado automaticamente e encaminhar as despesas para a aprovação de gestores, tornam a solicitação de reembolsos de despesas de quilometragem mais precisa, gerando economia para a empresa.
Uma grande preocupação de gestores por todo o país é a falta de comprovação da quilometragem percorrida por colaboradores e representantes.
Fraudes que utilizam despesas de quilometragem como bode expiatório, são velhas conhecidas das empresas. Atuar na inibição dessas ações é uma necessidade para gestores de viagens e financeiros.
Por isso, utilizar um sistema que possibilita calcular a quilometragem por meio do registro das viagens via GPS é um forte aliado para evitar fraudes deste tipo.
O Paytrack é um ótimo exemplo de aplicativo que, não só simplifica o reembolso de km rodado, como aumenta a precisão dos reembolsos devido à possibilidade de gravar a rota com o GPS do colaborador.
Com o trajeto salvo no relatório de despesas do colaborador, a gestão podeconfirmar se o caminho escolhido era de fato o mais indicado e se não houveram desvios durante a rota. Desta forma, gerando uma economia de até 40% sobre o valor total de despesas de quilometragem.
Em resumo, o uso de tecnologia para reduzir custos no reembolso de despesas de quilometragem, é um tiro certo.
Aplicativos práticos para gravar o km rodado por colaboradores, aliados à uma solução de gestão de despesas elevam a precisão deste cálculo, levando à redução de custos e inibindo fraudes, tão comuns neste tipo de despesa.
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