Dicas de especialistas para montar um workflow de aprovação eficiente para as suas despesas corporativas

Gestores financeiros sabem como o processo de aprovação das despesas pode ser moroso e pouco eficiente, gerando atrasos e insatisfação por parte dos colaboradores. Por isso a importância de contar com um workflow de aprovação bem estruturado.

Neste artigo, reunimos as melhores dicas de especialistas em viagens e despesas corporativas para ajudar seu time a montar um workflow de aprovação eficiente para as despesas corporativas da sua empresa. 

Com essas informações, você poderá agilizar o processo de aprovação e garantir maior controle e transparência nas finanças da sua empresa. 

Vamos explorar os tipos de workflow de aprovação e responder as principais dúvidas em torno do tema. 

Com as nossas dicas, você estará pronto para montar um workflow de aprovação eficiente para as suas despesas corporativas!

O que é workflow de aprovação?

Um workflow de aprovação é uma sequência de etapas que uma solicitação de despesa, compra ou outra ação financeira deve passar antes de ser finalmente aprovada ou não. 

Esse processo de aprovação garante que todos os gastos estejam de acordo com as políticas da empresa, cumpram com as regulamentações governamentais e atendam às necessidades dos colaboradores e da empresa.

Como funciona o workflow de aprovação nas despesas corporativas?

Na gestão de despesas corporativas, o workflow de aprovação é usado para controlar e gerenciar as despesas dos funcionários da empresa. Isso inclui desde despesas com viagens de negócios, como passagens aéreas e hospedagem, até despesas de escritório, como material de escritório e equipamentos de tecnologia.

O processo de aprovação começa quando um funcionário solicita uma despesa e é submetido a um fluxo de aprovação que segue uma sequência pré-definida de etapas. 

Por exemplo, a solicitação pode ser enviada para o gerente de departamento responsável pelo orçamento correspondente, que analisa e aprova ou rejeita a solicitação. 

Em seguida, a solicitação pode ser encaminhada para o gerente financeiro para uma análise mais detalhada e, finalmente, para a aprovação do diretor financeiro.

Quais os benefícios em contar com um workflow de aprovação na gestão de despesas corporativas?

Ao implementar um workflow de aprovação para despesas corporativas, a empresa pode garantir que todas as despesas sejam avaliadas e aprovadas de acordo com as políticas internas e com as regulamentações externas, além de prevenir gastos desnecessários ou fraudulentos. 

Isso ajuda a controlar os custos da empresa, manter a conformidade regulatória e garantir que o orçamento seja alocado de forma responsável e eficiente.

Além disso, o uso de um workflow de aprovação para despesas corporativas permite que a empresa tenha maior visibilidade e transparência sobre seus gastos, o que pode ser útil para tomada de decisões estratégicas e para identificação de áreas onde é possível reduzir custos.

Como gestor financeiro, é importante entender a importância de um workflow de aprovação e como ele pode ajudar a sua empresa a controlar seus gastos e garantir o cumprimento de políticas e regulamentações financeiras. 

Você pode trabalhar em conjunto com outras áreas da empresa para estabelecer um processo de aprovação eficiente e eficaz que atenda às necessidades do negócio e garanta a integridade financeira da empresa.

Quais são os tipos de workflow de aprovação?

Existem vários tipos de workflow de trabalho, separados por categorias e que atendem a diversos outros processos. Neste conteúdo iremos trazer 3 exemplo citados no artigo da IMB Corporation, confira:

Sequencial

É o mais simplificado entre os três, atua de forma linear, ordena as atividades em uma sequência reta, onde uma começa e outra termina.

Na prática o workflow segue de uma etapa para outra quando a anterior estiver finalizada, por exemplo: começa no pedido de reembolso e termina quando os documentos necessários são apresentados, então parte para etapa da avaliação, quando as despesas são aprovadas ou reprovadas se prossegue para a próxima e assim sucessivamente até completar o fluxo.

É uma maneira muito segura, pois o fluxo segue em uma direção e jamais retorna para a etapa anterior, possibilitando mais controle sobre os processos.

Paralelo

É relativamente mais complexo, diferente do modelo anterior várias atividades acontecem aqui ao mesmo tempo, neste fluxo é possível que pendências afetem as etapas anteriores podendo então ir e voltar no ciclo.

Aprovações e análises podem acontecer ao mesmo tempo — de forma paralela — não é necessário concluir uma etapa para que outra comece.

Na prática funciona dessa forma: sua empresa conta com uma solução que digitaliza documentos como o OCR, o sistema preenche os dados sozinhos e a análise, pedido e aprovação acontecem ao mesmo tempo, de maneira automatizada.

Esse modelo traz mais dinamismo e agilidade para os processos da empresa.

Escolha única

Parecido com o sequencial, mas aqui existem direções randômica para as próximas etapas do processo, basicamente quando uma etapa se encerra ela precisa de condições para seguir para próxima.

Simplificando, na prática: o reembolso precisa seguir um processo — que começa com a solicitação — quando chega na etapa de aprovação se a empresa tiver uma metodologia de mais de um meio de aprovação, nessa etapa o processo precisa de um gatilho inicial para prosseguir, ou seja, uma condição que defina qual será a próxima etapa.

Isso promove autonomia ao time, já que não precisa acompanhar tão de perto os processos de cada etapa do fluxo.

Quais as vantagens em automatizar suas despesas corporativas com o workflow de aprovação?

A automação de processos através de uma ferramenta de workflow de aprovação facilita a execução de projetos e destreza operacional. A adoção de um sistema de aprovação especializado traz muitas vantagens, confira:

Aumento de produtividade

Com clareza e visão é mais fácil manter o controle dos processos, com atividades devidamente distribuídas os times conseguem ter mais noção sobre as atividades a desempenhar o que consequentemente eleva o nível de produtividade.

Redução de erros 

Excluindo etapas desnecessárias e a necessidade de retrabalho a automatização e visibilidade colocam os resultados em destaque, e tornam as atividades da empresa mais seguras, reduzindo riscos de fraudes e violações nas despesas corporativas, já que a identificação de erros é mais rápida.

Fluidez no rumo dos projetos

Para o workflow funcionar com maestria é preciso delegar as funções e atividades aos respectivos colaboradores, dessa forma todos ficam integrados favorecendo o desenrolar dos projetos.

A rotina ganha formato como uma etapa depende da outra — como uma engrenagem — evita que processos fiquem parados.

Redução de custos

Um dos principais desafios para os gestores é a redução de custos — a automação e outras reduções — minimizam consideravelmente os custos e melhoram a performance financeira da empresa, já que atividades desnecessárias, retrabalho, entre outros são drasticamente eliminados.

Outra dica é criar uma alçada de aprovação bem estruturada que auxilia na regulação de gastos delimitando valores que podem ou não serem despendidos — além de ser uma boa estratégia na organização dos níveis de hierarquia de aprovação. —

Confiabilidade dos serviços

Com processos bem estruturados e definidos fica mais fácil cumprir prazos e com uma visão mais performática sobre as operações da empresa os serviços ganham mais confiabilidade.

Como criar um workflow de aprovação? 

Neste tópico criaremos um guia que vai te ajudar a montar um workflow de aprovação para sua empresa — é importante que seja simples de desenvolver e implementar — já que a ideia é que ele facilite os processos do seu negócio.

1. Identifique processos e delegue funções: A primeira etapa é a de pesquisa, estudar o atual cenário do seu negócio e entender como estão funcionando hoje os processos internos e a quem corresponde a cada função, buscar gargalos e identificar melhorias.

2. Crie políticas e regras claras: É importante definir boas práticas para envio, aprovação e pagamento de despesas e estabelecer um sistema de revisão rigoroso para garantir a conformidade com as políticas e regulamentos da empresa, evitando violações e fraudes.

3. Implemente um workflow: Escolha um fluxo de trabalho que melhor atenda as necessidades dos processos da sua empresa e comunique aos colaboradores.

4. Busque tecnologias para implementação: É preciso integrar tecnologias aos processos de aprovação, pois entregam resultados melhores quando aliados a soluções tecnológicas.

Essas são as principais etapas — de maneira simplificada — mas separamos outras dicas que também podem auxiliar seu negócio:

• Implemente um sistema de notificações para garantir que todas as partes envolvidas estejam cientes dos prazos e etapas do processo.

• Crie relatórios regulares para acompanhar o andamento do processo e identificar pontos de melhoria.

• Ofereça treinamento e suporte aos membros da equipe para garantir a implementação bem-sucedida do fluxo de trabalho.

Principais dúvidas práticas sobre workflow de aprovação em despesas corporativas 

Separamos algumas dúvidas frequentes relacionadas ao workflow de aprovação e convidamos especialistas com vivência no assunto para dividir seus conhecimentos. Confira:

Como definir os níveis de aprovação para despesas corporativas?

Segundo Anna Hostert — Analista de suporte técnico pleno, no Paytrack — Os níveis de aprovação podem ser definidos antes da abertura da solicitação e após a prestação de contas dos gastos. 

Caso seja necessário que o colaborador solicite uma autorização para iniciar sua solicitação, você deve definir essa etapa antes da prestação de contas. 

Feito isso, o colaborador irá prestar contas das suas despesas e então encaminhar a solicitação para as etapas de aprovação, onde serão revisados os gastos e informações colocadas durante o período mencionado na solicitação. 

Após esta prestação, existem as etapas de conferência e finalização, que em sua maioria, são parametrizadas para aprovação do setor financeiro e então da gestão, respectivamente. Tudo vai depender de como você quer que esse processo seja estruturado.

Como garantir que o processo de aprovação seja eficiente e rápido?

Quando questionada, Anna Hostert, especialista de suporte técnico responde: “O processo precisa fazer sentido com a árvore de aprovação da sua empresa. 

Os aprovadores precisam estar cientes dos prazos de aprovação para que não demorem durante a análise das solicitações. 

É importante também que os colaboradores estejam cientes sobre esses prazos, para que não haja uma falsa expectativa com relação aos prazos de recebimento dos reembolsos e adiantamentos, além de terem em mente qual é o que a empresa espera com relação a prazo para abertura dessas solicitações, que muitas vezes demoram por parte dos colaboradores”.

Como implementar regras de validação de despesas para evitar fraudes e erros?

Anna Hostert responde: “É necessário entender o cenário em que o colaborador irá atuar e definir um valor máximo para utilização da respectiva despesa. 

Por exemplo, qual é o valor médio que você deseja pagar para um colaborador que está atuando em São Paulo? Defina esse valor e então parametrize uma regra com o valor máximo a ser utilizado com a ação de bloqueio. 
Desta forma, não será possível que o colaborador passe a solicitação de reembolso para frente. Essa ação tem o objetivo de barrar uma fraude na prestação de contas e nas despesas gerais, como notas fiscais falsificadas”.

Como treinar os colaboradores envolvidos no processo de aprovação de despesas?

É preciso deixar claro a responsabilidade destes colaboradores na aprovação das solicitações, principalmente com relação ao compliance da empresa, — diz Anna Hostert.

“A análise destes deve ser feita com extrema cautela, já que estamos lidando com dados que podem ser falsificados ou até mesmo inseridos incorretamente. Além disso, a organização com prazos deve ser respeitada, para evitar conflitos com os colaboradores que muitas vezes estão aguardando este reembolso ou adiantamento” complementa Anna.

Como funciona um sistema de workflow de aprovação para despesas corporativas?

Um sistema de workflow de aprovação é aquele que facilita as operações da sua empresa e integra diversas funcionalidades, para que seus processos fluam de maneira prática e eficiente.

Nossa especialista de suporte técnico, Anna Hostert, responde como funciona o workflow de aprovação dentro do nosso sistema:

O workflow de aprovação do Paytrack acontece por meio do fluxo da solicitação do colaborador. Todo relatório tem um fluxo, que é selecionado no início da abertura da solicitação pelo próprio colaborador. 

Por exemplo, você pode ter dois fluxos: um de reembolso e outro de adiantamento, com aprovações diferentes.

Para criar um fluxo, basta definir um nome, qual será o tipo (Travel e/ou Expense), uma breve descrição do fluxo e quais serão os grupos de permissão que terão acesso (administradores, gestores, solicitantes ou colaboradores são os grupos mais comuns).

Dentro do fluxo, serão definidas as etapas de aprovação. Para solicitações de viagens e deslocamentos: autorização, cotação, seleção, aprovação, emissão, prestação de contas, conferência, finalização e finalizada.

Para solicitações de reembolso: prestação de contas, conferência, finalização e finalizada.

Lembrando que você pode parametrizar os fluxos como desejar.

Dentro da tela de fluxos, você define as hierarquias que serão responsáveis pelas aprovações. Por exemplo, na etapa de conferência, o financeiro é responsável pela aprovação, já na finalização, os gestores serão responsáveis. 

Você também pode diferenciar as hierarquias em situações onde a solicitação tem uma política violada.

É possível definir a ordenação das aprovações, então pode existir mais de uma hierarquia responsável e você pode realizar essa ordem.

Além disso, é possível definir alçadas de aprovação, que limitam os valores que o gestor é encarregado de aprovar.

Vale ressaltar também que existem políticas dentro do Paytrack que podem influenciar nas aprovações e tudo isso é parametrizável dentro do sistema. Observe alguns exemplos de políticas parametrizáveis abaixo:

• Não considerar o colaborador nas aprovações: com essa regra ativa os colaboradores do relatório não serão considerados como aprovadores durante a autorização, aprovação, conferência e finalização, mesmo que estiverem como aprovadores na hierarquia;
• Utilizar aprovação em consenso: quando existir mais de um aprovador na etapa de aprovação, será necessário que todos aprovem o relatório para que o fluxo seja enviado para a próxima etapa. Quando essa regra não está ativa, é necessário que apenas um dos aprovadores aprove o relatório;
• Utilizar aprovação multinível na conferência: na etapa de “Conferência”, serão pesquisados todos os aprovadores do nível que o colaborador está, além de todos os aprovadores dos níveis acima. Esses aprovadores receberão simultaneamente o relatório para conferência. Caso essa regra esteja inativa, apenas os aprovadores do nível do colaborador estarão relacionados na lista de aprovadores.

Sua empresa está precisando aprimorar a gestão de despesas? Fale com nossos especialistas e conte com uma solução completa e eficiente!