Baldan gera mais de R$ 600 mil em eficiência financeira com a Paytrack

A Baldan, empresa de implementos agrícolas com quase um século de história, sempre teve a inovação como parte do seu DNA. Referência nacional no desenvolvimento de soluções para o agronegócio, conta com mais de 1.400 colaboradores e uma operação que depende de viagens corporativas para sustentar o relacionamento com clientes, fornecedores e parceiros em todo o país.

Com um volume crescente de deslocamentos, a empresa precisava transformar o jeito de  gerenciar viagens e despesas. O que antes era um processo operacional, baseado em controles manuais, planilhas e baixa visibilidade sobre os gastos, passou a exigir um novo nível de eficiência, governança e inteligência financeira.

Foi nesse cenário que a Paytrack se tornou parceira da Baldan.

A jornada de digitalização da Baldan começou ainda em 2017, quando a empresa passou a utilizar a Paytrack para apoiar a gestão de despesas de viagens. Apesar dos avanços conquistados, parte da operação ainda dependia de processos manuais, o que limitava a visibilidade dos gastos e exigia um grande esforço operacional da equipe.

Antes da transformação, a realidade incluía desafios como:

• visão consolidada das despesas disponível apenas após até três dias;
• ciclos quinzenais de prestação de contas;
• dependência de planilhas e downloads diários para conferência de gastos;
• necessidade de dois colaboradores dedicados exclusivamente à operação;
• realização recorrente de horas extras para fechamento financeiro.

Com a reestruturação da área de viagens, surgiu uma pergunta simples, mas estratégica: como crescer sem aumentar a complexidade operacional?

Ao revisitar seus processos junto à equipe da Paytrack, a Baldan identificou oportunidades para utilizar todo o potencial da plataforma. Em menos de um mês, a operação passou por uma transformação completa, com integração dos fluxos, parametrização das políticas e digitalização da jornada de viagens e despesas.

As soluções implementadas incluíram:

Expense para viagens

Travel

Conciliação de faturas

Paytrack Card

A integração entre pagamento, prestação de contas e gestão financeira trouxe muito mais controle para a empresa e uma experiência mais simples para os colaboradores.

Os resultados da nova operação apareceram rapidamente. A Baldan conquistou mais de R$ 600 mil em eficiência financeira, liberou R$ 400 mil em capital de giro em apenas 5 meses e reduziu em 30% os gastos com viagens, comprovando que uma gestão mais integrada impacta diretamente os custos e o fluxo de caixa da operação. 

Os ganhos também se refletiram na rotina da equipe financeira. O acompanhamento das despesas, que antes levava até três dias para consolidar informações, passou a acontecer em tempo real, proporcionando mais agilidade nas análises e antecipando o fechamento contábil em até dois dias.

Ao mesmo tempo, a prestação de contas deixou de ser um processo quinzenal para acontecer semanalmente, tornando o controle muito mais contínuo e eficiente.

Com processos automatizados e maior visibilidade sobre as despesas, a empresa reduziu em 25% a dedicação operacional da equipe e eliminou completamente a necessidade de horas extras, sem ampliar o quadro de colaboradores. Mais de 120 profissionais passaram a ser impactados positivamente por uma operação mais simples, conectada e transparente.

Essa evolução também se reflete nos indicadores construídos ao longo da parceria com a Paytrack. O tempo gasto na prestação de contas foi reduzido em 96%, enquanto os processos de adiantamentos passaram a consumir 97,57% menos tempo operacional. Além disso, a plataforma acompanhou o crescimento da operação da Baldan, registrando um aumento de 178% no número de viajantes, ao mesmo tempo em que fortaleceu a governança, elevando para 77% o percentual de despesas realizadas dentro da política corporativa.

Os ganhos da Baldan não ficaram restritos aos indicadores financeiros

Com o Paytrack Card, os gastos passaram a ser registrados automaticamente em tempo real, reduzindo o retrabalho e oferecendo muito mais transparência para colaboradores e gestores.

A prestação de contas deixou de ser uma atividade burocrática para fazer parte da rotina dos viajantes, enquanto a empresa passou a tomar decisões com base em informações atualizadas diariamente. Essa evolução também fortaleceu a aderência às políticas corporativas e trouxe mais autonomia para quem viaja, sem abrir mão do controle financeiro.

Ao integrar pagamentos, prestação de contas e gestão de viagens em um único fluxo, a Baldan conquistou mais eficiência operacional, previsibilidade financeira e governança. A tecnologia deixou de ser apenas uma ferramenta de apoio para se tornar parte da estratégia da empresa, contribuindo para decisões mais ágeis, inteligentes e sustentáveis.

Como resume a própria equipe financeira da Baldan:

Além da economia financeira, conquistamos eficiência operacional e uma gestão muito mais estratégica das viagens corporativas.