Ilha Crossmídia: menos de um mês para a integração completa entre a gestão de viagens e despesas

As viagens corporativas dependiam de uma agência tradicional. Pedir uma reserva significava abrir uma solicitação e esperar, muitas vezes sem controle sobre prazos ou disponibilidade. Fagner Brayan de Oliveira, Head Financeiro da Ilha Crossmídia, resume como era esse processo:

“Antes a gente tinha uma agência: a gente mandava uma demanda para eles, esperava vir a resposta, muitas vezes fora da disponibilidade, e perdia muito tempo nesse processo.”

Essa dependência da agência também tinha reflexo direto na rotina de quem viajava. Não era incomum um colaborador embarcar com grandes quantias em dinheiro físico para cobrir despesas de set e depois prestar contas de tudo isso por foto e planilha, como lembra Matheus Rebello, Diretor de Produção da Ilha Crossmídia:

“Eu chegava a viajar para São Paulo às vezes com 10, 15 mil reais em dinheiro. E a gente tinha que fazer a prestação de conta por foto e por planilha.”

 

O restante da prestação de contas seguia a mesma lógica manual: uma planilha de Excel, fotos de cupons fiscais tiradas às vezes uma semana antes, e um processo de conferência que consumia tempo e gerava atrito interno. Comprovantes se perdiam pelo caminho, e cada cobrança pendente virava um pequeno desgaste entre as equipes.

Do outro lado da operação, a falta de uma visão consolidada dos gastos também dificultava decisões mais estratégicas, era preciso esperar todo mundo prestar contas manualmente para só então enxergar o custo real de cada projeto.

A parceria da Ilha com a Paytrack passou a cobrir toda a operação financeira: viagens, despesas do dia a dia e o cartão corporativo. Tudo começou com despesas e, já em uso pleno, veio a proposta de testar também a gestão de viagens e a decisão não demorou a se provar acertada, segundo Fagner:

“Como a gente já estava com a utilização plena do Expense, que é a prestação de contas, quando veio a proposta de usar o Travel também, confesso que tive segurança para pelo menos testar. Em poucas semanas, a gente já viu que ia atender plenamente.”

Hoje, o processo de reserva de viagens acontece direto na plataforma: a demanda entra, a cotação e as opções aparecem na hora, e o fechamento é imediato, normalmente com um preço melhor do que a equipe conseguiria buscar sozinha.

Essa agilidade também chegou para quem viaja. Antes, um colaborador em viagem dependia de um voucher enviado por e-mail e de contato direto para tirar qualquer dúvida. Hoje, a experiência é bem diferente, como explica Natália Fidelis Pereira, Assistente Financeira da Ilha Crossmídia:

“Essa experiência é ótima, porque antes a gente precisava de um voucher e enviar para a pessoa, tirar dúvida… E hoje, quando o colaborador já recebe todas as informações, ele mesmo já tem autonomia de fazer o check-in, de fazer o check-out. Se tiver alguma dúvida no aeroporto, ele já entra na plataforma.”

Com o Paytrack Card, cartão corporativo da Paytrack, a centralização se completou também no dia a dia das despesas: ao usar o cartão, a despesa já sobe automaticamente para o aplicativo, e finalizar a prestação de contas passou a ser questão de segundos: basta tirar a foto da nota e confirmar.

A tecnologia por trás da plataforma também passou a atuar como uma camada extra de controle. Inteligência artificial identifica duplicidade de comprovantes, valida cupons e aponta até mesmo itens fora da política de despesas antes que cheguem ao financeiro. Daniela Cunha de Freitas Alves, do financeiro da Ilha Crossmídia, destaca o ganho:

“Outro ponto é a inteligência artificial que tem no sistema: ela me ajuda a controlar se o colaborador já inseriu aquele cupom ou não — duplicidade era algo que acontecia muito — e também já valida se o cupom está certinho. Isso dá muito mais agilidade para mim na conferência dos relatórios.”

Fagner complementa com um exemplo prático do quanto essa camada de controle avançou:

“Ele tem lá o apontamento de palavras proibitivas. Alguém tomou uma cervejinha? O próprio sistema já me aponta isso.”

A integração entre os módulos também surpreendeu pela velocidade: em menos de um mês, Expense e Travel já estavam funcionando de forma unificada, com as notas de viagem chegando automaticamente vinculadas aos relatórios de despesas, sem precisar acessar dois sistemas diferentes.

Resultados: menos tempo, mais controle, uma equipe enxuta

• Menos de um mês para a integração completa entre os módulos Expense e Travel.
• De até 10 dias para 2 dias — esse é o novo prazo para o fechamento de uma prestação de contas, segundo Monise Kristoschek Ramos, Head de Produção e Sustentabilidade.
• Menos de 10 minutos para cadastrar até 4 despesas, com resposta do financeiro no mesmo dia, segundo Robson Almeida Cunha, Executivo de Contas.
• O dobro da equipe seria necessário no financeiro para sustentar a mesma operação sem a Paytrack, segundo Fagner Brayan de Oliveira.

Sobre o tempo de fechamento das despesas, Monise Kristoschek Ramos conta:

“São processos muito rápidos, hoje a gente consegue fechar em dois dias. Se não tivesse a Paytrack, esses dois dias virariam, no mínimo, uma semana a dez dias.”

“Eu não consigo mais imaginar a gente trabalhando num sistema antigo, de planilha, de prestação de contas. […] Consigo que o meu time esteja em mais projetos, porque não perco mais tempo com prestação de contas.”

Para quem enxerga o negócio de cima, o ganho também aparece na visão consolidada dos custos. Como observa Monica Favaretto Weffort, Produtora Executiva da Ilha Crossmídia:

“Eu, como produtora executiva, consigo ver o macro do gasto, do custo do filme, de uma maneira muito mais eficiente. Eu precisava esperar todo mundo prestar essa conta manualmente, e hoje em dia é uma facilidade gigantesca pra eu conseguir enxergar o macro. É a invenção do melhor mundo”, brinca Monica.

Mais do que uma ferramenta, a Paytrack se tornou parte do vocabulário do dia a dia na Ilha. Quando alguém cogita mexer em algum processo já consolidado, a resposta virou praticamente um bordão interno, como conta Monise:

“Hoje, é só alguém cogitar mexer em algo relacionado à Paytrack que todo mundo já fala: não mexe na Paytrack.”

 

Esse amadurecimento também aparece na forma como a empresa enxerga a própria jornada. Para Gabriella Delfante de Souza, Coordenadora de Marketing da Ilha Crossmídia, o que hoje parece natural só faz sentido para quem viveu o antes:

“Hoje, muito além de um cartão corporativo, a gente tem uma ferramenta que nos dá um senso de responsabilidade com o dinheiro da empresa, de ter controle, de ter transparência no processo. Eu vivenciei a Ilha sem a Paytrack, e sei a dificuldade que era.”

 

A conclusão de Fagner Brayan de Oliveira resume bem o tamanho dessa transformação:

“Hoje a operação não consegue rodar mais sem a Paytrack. Se a gente não tivesse essa ferramenta, a gente não teria conseguido chegar onde nós estamos hoje.”

A Paytrack segue ao lado da Ilha Crossmídia para sustentar o crescimento de uma operação que segue rodando por todo o Brasil… e também fora dele.