Uma operação de alto crescimento que exigia um novo patamar de gestão
Reconhecida por seu compromisso com a saúde e a inovação, a Apsen Farmacêutica é uma das principais indústrias do setor no Brasil. Entre 2020 e 2026, a empresa vivenciou um crescimento vertiginoso: saltou de 690 para 2.200 colaboradores ativos e elevou o volume financeiro transacionado de R$ 30 milhões para R$ 58 milhões ao ano.
No entanto, o pano de fundo dessa rápida expansão trazia um desafio operacional significativo. Até 2020, o fluxo de despesas e viagens dependia de uma estrutura fragmentada em múltiplos sistemas, com aprovações em papel, envio físico de comprovantes via Correios e inserções manuais de relatório a relatório no ERP SAP. Além disso, o reembolso levava cerca de 20 dias para ser concluído e a visibilidade financeira só acontecia no fechamento do mês. Esse modelo exigia um esforço contínuo da equipe do Centro de Serviços Compartilhados (CSC) e gerava gargalos e riscos constantes que não acompanhavam as ambições do negócio.
Sustentar a expansão sem multiplicar a complexidade operacional
Com a expansão, o volume mensal de solicitações disparou de 600 para mais de 22.000 despesas. O grande gargalo deixou de ser o processamento das notas para se tornar uma questão estrutural: como sustentar o crescimento acelerado sem multiplicar a complexidade e o custo operacional?
Para responder a essa pergunta, a Apsen percebeu que não bastava adotar um software pontual de viagens. A empresa precisava de uma infraestrutura robusta, capaz de atuar como espinha dorsal da sua operação financeira. A meta era integrar sistemas fundamentais (como SAP e ServiceNow), eliminar checagens manuais e garantir regras de compliance embarcadas nativamente, transformando dados transacionais em inteligência corporativa.
Da plataforma base à escala: a transformação na prática
Estruturada em quatro fases estratégicas de maturidade (Fundação, Controle, Inteligência e Escala), a Apsen utilizou a Paytrack como plataforma base. Essa arquitetura permite conectar e padronizar mais de 40 fluxos de trabalho da companhia — abrangendo áreas como Força de Vendas, Compras, RH, TI (BYOD) e Frotas.
O sucesso dessa transformação é sustentado por números expressivos de escala, eficiência e automação:
- Ciclo de Reembolso Agilizado: O prazo médio para o colaborador receber seus reembolsos caiu de 20 dias para apenas 5 dias.
- Integração com ERP: Graças à integração nativa e avançada via API oferecida pela Paytrack, os lançamentos financeiros com o SAP — que costumavam exigir até 14 dias — passaram a ser processados em no máximo 15 minutos, com 100% de taxa de sucesso e rastreabilidade total.
- Conciliação Automática de Faturas: A conferência de faturas de cartão de crédito e frotas, que podia chegar a 170 páginas e consumia 20 horas mensais do time financeiro, foi automatizada para funcionar sem intervenção manual (zero clique), reduzindo as divergências em 98,5%.
- Processamento e Escala Digital: A plataforma passou a processar mais de 1 milhão de despesas com governança incorporada, atendendo 2.200 colaboradores ativos e executando mais de 247 mil integrações automáticas com o ecossistema da empresa.
- Consolidação de Múltiplos Fluxos: Foram colocadas em produção 28 automações cobrindo sincronização diária de hierarquias de pessoal, gestão de fornecedores, pagamentos e taxas bancárias.
Muito além da operação: os ganhos estratégicos da Apsen
Ao integrar sua gestão na Paytrack, a Apsen Farmacêutica mudou o patamar de suas operações financeiras e de governança. Em uma indústria rigorosamente regulada, os controles deixaram de depender da revisão manual posterior e passaram a ser aplicados automaticamente no momento do lançamento. As travas e regras da política corporativa agora previnem inconformidades antes mesmo que o gasto seja efetuado.
Essa abordagem libertou as equipes de TI e do CSC do trabalho braçal e repetitivo, permitindo que o foco passasse para a melhoria contínua dos processos. Ao consolidar a Paytrack como ecossistema central para sua gestão de despesas e reembolsos corporativos, a Apsen deixou de apenas administrar custos para gerenciar dados estratégicos em tempo real, garantindo uma estrutura pronta para crescer com segurança.
