BrasPine reduz tempo de prestação de contas em 85% com gestão inteligente 

Com 27 anos de experiência no mercado, a BrasPine é uma das principais referências globais na produção e comercialização de molduras para decoração na construção civil. Fundada em 1997 na cidade de Jaguariaíva, no Paraná, por um investidor chileno e dois irmãos brasileiros, a companhia trilhou uma trajetória inspiradora: evoluiu de uma produtora de clear blocks para se consolidar como líder nacional e destaque internacional no seu segmento.

Utilizando a madeira de pinus como sua principal matéria-prima, a empresa é especializada na fabricação de molduras decorativas internas e externas, componentes para portas, janelas, escadas e tábuas S4S/placas. Além disso, produz pellets, um biocombustível sustentável e ecológico que reforça seu compromisso com práticas ambientais responsáveis.

Sustentada por uma governança familiar sólida, que une os fundadores e a segunda geração no Conselho e na Gestão, a BrasPine expandiu suas fronteiras, iniciando suas operações internacionais com o anúncio de sua nova fábrica no Uruguai. Toda essa complexidade de mercado exige processos internos perfeitamente alinhados para suportar o crescimento contínuo do negócio.

O crescimento acelerado da companhia passou a exigir uma nova forma de gerenciar a mobilidade corporativa. O modelo de gestão de viagens antigo, baseado em fluxos manuais e descentralizados, não suportava mais a escala e a complexidade que o momento pedia.

Antes da chegada da Paytrack, o cenário enfrentado pela equipe administrativa era crítico:

• Operação 100% via e-mail: Todas as solicitações e cotações dependiam de trocas infinitas de mensagens e formulários físicos;
• Dreno de produtividade: Cerca de 80% do tempo administrativo da Central de Viagens era desperdiçado exclusivamente na execução desse processo operacional;
• Lentidão crônica: A falta de integração fazia com que a programação final de uma viagem levasse mais de 4 dias para ser concluída;
• Retrabalho constante: A falta de dados unificados gerava um índice alarmante de 70% de retrabalho nas atividades da área;
• Vulnerabilidade na gestão: O fluxo contava com aprovações descentralizadas, controles paralelos externos, alta dependência de intermediários e prestações de contas totalmente manuais, o que resultava em baixa visibilidade gerencial, riscos de não conformidade e ausência de indicadores estratégicos.

O desafio estratégico estava lançado: era preciso digitalizar a jornada de ponta a ponta, reduzir o esforço operacional, garantir compliance e controle financeiro rígido, e devolver o foco da equipe de Facilities para o gerenciamento inteligente do setor.

Para virar essa chave, a BrasPine e a Paytrack desenharam uma jornada detalhada de implementação. O projeto envolveu o redesenho completo de 6 processos críticos e a parametrização de 100% das políticas de viagens da empresa diretamente no sistema. Após etapas rigorosas de homologação, testes de aceitação, treinamentos direcionados (capacitando 70 gestores e 300 usuários) e um projeto-piloto, a solução foi lançada com sucesso em todas as operações.

Com mais de 500 usuários ativos e 100% da capacidade de atendimento atingida, os ganhos quantitativos e qualitativos redefiniram a rotina corporativa:

• Ganho de agilidade histórica: O tempo gasto para realizar uma solicitação de viagem despencou em 75% (passando de 30 minutos para apenas 7,5 minutos);
• Liberação de braços operacionais: A automação economizou 55 horas mensais de trabalho administrativo na Central de Viagens, reduzindo o retrabalho em 70%;
• Aprovações e contas em tempo recorde: O tempo necessário para aprovações foi reduzido em 40% (de 4 dias para 2,5 dias) e o tempo de prestação de contas caiu impressionantes 85% (de 67 minutos para apenas 10 minutos);
• Fim dos loops de mensagens: O volume de e-mails despencou de 520 para 80 por mês, eliminando o tráfego desnecessário de aproximadamente 4.800 e-mails por ano;
• Governança e Rastreabilidade Absoluta: A companhia conquistou 100% de rastreabilidade em seus fluxos, tornando os processos totalmente auditáveis, com visibilidade em tempo real sobre movimentações financeiras, alterações de roteiros e desvios de política.

A parceria com a Paytrack gerou um impacto profundo que foi muito além da automação de um processo burocrático: consolidou uma verdadeira transformação cultural na BrasPine. A transição foi abraçada pelos colaboradores graças a uma estratégia cuidadosa de gestão de mudança, campanhas de comunicação eficientes, manuais internos bem estruturados e um processo de integração que engaja os novos profissionais desde o primeiro dia na empresa.

Para quem viaja, a plataforma trouxe simplicidade, autonomia e uma interface amigável. Para os gestores, o sistema garantiu tomadas de decisão rápidas e controle total sobre as atividades das equipes.

Com a Política de Viagens Corporativas atuando como uma regra matricial integrada a cada etapa do fluxo eletrônico, a BrasPine blindou seu compliance e conquistou a escalabilidade ideal para expandir seus horizontes. A área de Facilities deixou o papel operacional e desgastante de gerenciar caixas de entrada para atuar na vanguarda analítica do negócio.

Este projeto não mudou apenas um processo de viagens, transformou a maneira como a empresa governa a mobilidade corporativa e toma decisões. Deixamos de administrar e-mails e passamos a gerir uma jornada digital, integrada e baseada em dados, elevando a experiência do colaborador e o papel estratégico de Facilities dentro da organização.