Lojas MM economiza R$ 232 mil em viagens com a Paytrack

Fundada em 1978, a Lojas MM cresceu de uma pequena loja para uma das maiores redes de varejo do país, com mais de 200 lojas físicas em 4 estados — Paraná, Santa Catarina, Mato Grosso do Sul e São Paulo — além de presença nacional pelos canais digitais. Com mais de 90 cidades mapeadas para expansão e cerca de 50 lojas reestruturadas por ano, a rede segue um ritmo de crescimento intenso, sustentado por uma gestão cada vez mais profissionalizada.

Esse crescimento, no entanto, colocava pressão sobre um ponto sensível da operação: a gestão de viagens corporativas, adiantamentos e despesas operacionais das filiais, ainda dependente de processos manuais e descentralizados.

Antes da Paytrack, o fluxo de viagens, adiantamentos e despesas das filiais concentrava uma série de gargalos que geravam custo direto para a Lojas MM:

• Juros e multas: pagamentos de hospedagem em atraso geravam juros e multas recorrentes nas faturas;
• Perdas por pendência: adiantamentos sem prestação de contas geravam perdas financeiras diretas para a empresa;
• Risco de fraude: caixa físico nas filiais e ausência de comprovação ampliavam o risco de perdas por fraude;
• Custo de horas operacionais: a equipe financeira consumia horas todo mês com conferência, cobrança e regularização manual.

Por trás desses gargalos, a operação lançava manualmente entre 100 e 110 notas fiscais por mês. O fluxo completo, da solicitação ao lançamento contábil, passava por seis etapas manuais e pouco padronizadas: solicitação, pagamento descentralizado, comprovante disperso, cobrança do financeiro, prestação manual e conciliação difícil.

Três frentes para conter custos operacionais

A resposta da Lojas MM foi implementar o ecossistema Paytrack em três frentes integradas, cada uma endereçando um ponto específico de perda:

Viagens corporativas — gestão completa das viagens corporativas, da solicitação ao faturamento, com formalização de acordos comerciais junto à rede hoteleira, ampliação do prazo de pagamento das faturas, fim dos juros e multas por atraso, política e aprovação prévia por centro de custo, e faturamento centralizado.

Cartão corporativo — saldo controlado para adiantamentos, com prestação de contas obrigatória. O saldo controlado elimina o excesso de dinheiro em mãos do colaborador, o bloqueio automático evita o acúmulo de novas pendências financeiras, e a devolução automática dos valores não utilizados encerra o ciclo sem perda para a empresa.

Gestão de pagamentos — pequenas despesas das filiais, integradas via API ao sistema interno, com abertura parametrizada por centro de custo, aprovação por alçada do gestor responsável, validação final do financeiro e baixa automática após conferência.

As três frentes passaram a operar com auditoria em tempo real e visibilidade gerencial por filial, centro de custo e tipo de despesa — trocando um fluxo de seis etapas manuais por uma operação de sete etapas controladas e rastreáveis, com pagamento via PIX rastreável e integração automática ao sistema interno.

Em 15 meses de operação, a Lojas MM gerou R$ 232 mil em economia direta com hospedagem e locomoção, uma redução de 11% nas despesas de viagem — fruto direto dos acordos comerciais formalizados com a rede hoteleira e do fim dos pagamentos em atraso.

Os juros e multas por atraso caíram 84,5%, de R$ 17.705,02 para R$ 2.479,34 no período — o reflexo mais direto de trocar o pagamento descentralizado e o contato individual com fornecedores por um faturamento único e previsível.

Com a prestação de contas obrigatória do Paytrack Card, a empresa eliminou R$ 107 mil em perdas por pendências de adiantamentos — valores que, no modelo anterior, simplesmente deixavam de ser prestados ou comprovados.

A Carteira Digital, por sua vez, reduziu em 60% os lançamentos manuais no período, liberando a capacidade da equipe financeira. O volume de adiantamentos processados cresceu 101% (de 282 para 567) e o volume financeiro movimentado via Paytrack Card aumentou 140% (de R$ 237.804 para R$ 570.419) — mostrando que a nova operação sustentou mais volume com menos esforço manual, não o contrário.

A prestação de contas via Paytrack Card chegou a 100%, eliminando por completo as perdas por pendências que antes corriam o caixa da Lojas MM. Combinada à queda nos juros e multas e à redução nos lançamentos manuais, a nova operação também abriu espaço para redistribuir a equipe: a automação liberou 100% da capacidade de uma colaboradora, que passou a ser realocada para atividades estratégicas, sem necessidade de ampliar o quadro de pessoal.

Ao integrar viagens corporativas, adiantamentos e despesas operacionais das filiais em um único ecossistema com política, aprovação por alçada e auditoria em tempo real, a Lojas MM trocou um fluxo caro e disperso por uma operação centralizada, digital e rastreável. O resultado foi economia direta, menos risco financeiro e mais capacidade para sustentar o ritmo de expansão da rede sem multiplicar o esforço manual.