Economia de R$ 2 milhões: em despesas com frota, combustível e visitas comerciais unificados na Paytrack

A Hoya Vision Care faz parte do grupo Hoya, uma das líderes mundiais em soluções ópticas. De origem japonesa, a companhia está no mercado há mais de 80 anos — quase uma empresa centenária — e aplica tecnologia própria ao desenvolvimento de lentes oftálmicas, dos modelos convencionais aos mais avançados para correção de miopia e hipermetropia.

Hoje, a Hoya opera como uma empresa B2B: não atende diretamente o varejo ou o consumidor final, mas sim os seus clientes: as óticas. No Brasil, a marca mantém operação de fabricação própria e conta com equipes comerciais que estão constantemente em campo, visitando óticas e parceiros para sustentar o crescimento do negócio.

Essa rotina de visitas exige gestão de frota, deslocamentos frequentes e despesas de representação comercial. Para acompanhar esse ritmo, a Hoya precisava de mais controle e visibilidade sobre cada etapa da operação.

Antes da Paytrack, esse controle ainda não existia.

Antes da Paytrack, a Hoya não tinha um controle estruturado de quilometragem (KM), o que dificultava mensurar com precisão o deslocamento das equipes no dia a dia. Faltava também visibilidade sobre os gastos reais por atividade, o que limitava profundamente as análises e a tomada de decisão estratégica.

A rotina de despesas também era fragmentada: a empresa lidava com múltiplos cartões corporativos para finalidades distintas: um para o abastecimento da frota (combustível) e outro específico para despesas comerciais (representação), cada um com sua própria gestão isolada.

Esse modelo trazia impactos diretos para a operação:

• Baixa rastreabilidade: dificuldade extrema em auditar o caminho percorrido pelo investimento.
• Burocratização: execução de tarefas manuais excessivas, com alto potencial de erro humano.
• Ineficiência financeira: alta dificuldade em identificar desperdícios e gargalos de custos.
• Falta de conexão: pouca correlação entre o investimento realizado e o resultado gerado, o custo de cada visita.

Mais do que organizar dados, o desafio da Hoya era enxergar com clareza o que o investimento em campo estava, de fato, gerando para o negócio.

Sandro Britto, Diretor de Sales Excellence Latam da Hoya, conta:

O principal desafio que a gente conseguiu resolver com a Paytrack foi a gestão de despesas de quilometragem.  De forma prática, eu consigo evidenciar o quanto realmente a gente teve de deslocamento, e isso para a gente é uma informação muito importante, desde o fato de eu ter uma pessoa que acaba perdendo muitas horas em deslocamento por um trajeto, ou por uma característica da região, para visitar um cliente. Os relatórios também ajudam a gente a ter uma visão bem completa para tomar a decisão se faz sentido aquela rota ou não.

 

A chegada da Paytrack: unificação como pilar de governança

A resposta da Hoya para esse cenário foi substituir a fragmentação por uma plataforma única. Os cartões corporativos, antes isolados por finalidade, passaram a ser unificados em um só ambiente inteligente, com centralização completa dos gastos.

Essa mudança trouxe:

• Centralização: pagamentos unificados que facilitam o compliance da operação.
• Transparência: visão clara de onde o dinheiro está sendo aplicado, a qualquer momento.
• Análise estratégica: capacidade de extrair inteligência real dos dados de despesas, e não apenas registrá-los.

Britto também conta:

Com a implementação da Paytrack, a gente ganhou muita agilidade no processo de prestação de contas. A vantagem específica é ter uma gestão e um único lugar para gerir as despesas e isso entrega pra gente velocidade. A gente volta a falar de governança com a facilidade de observar tudo em um local único.

 

Segundo ele, a plataforma também resolveu um ponto sensível do dia a dia comercial: o tempo perdido reportando despesas simples, como o abastecimento de combustível. Antes, esse processo podia levar mais de uma hora; hoje, se resolve no tempo de tirar uma foto.

A Hoya também passou a ter controle real sobre os quilômetros rodados pelas equipes, com relatórios que ajudam a decidir se determinada rota faz sentido, inclusive antecipando rotas mais difíceis por trânsito ou distância.

O resultado, na prática: processos internos otimizados e prontos para escalar junto com o crescimento da empresa.

Na comparação entre os anos fiscais FY24 e FY25, os números mostram o tamanho do ganho:

• +31% de aumento no número de visitas realizadas pelas equipes em campo.
• -45% de redução no custo por visita.
• 20% a 30% de ganho em eficiência operacional.
• R$ 2 milhões de economia total, uma redução de 28% nas despesas totais.

Foi possível reduzir custos de forma significativa sem comprometer a operação: a Hoya passou a gastar menos e produzir mais. Sandro Britto complementa:

O que a ferramenta entrega para a gente é agilidade, uma dinâmica muito rápida de gestão e de reporte de despesas. Isso, no fim do dia, significa mais tempo para o time comercial visitar cliente e gastar energia com o que gera negócio, e um pouco menos com o que hoje seria visto como burocracia. Nós vemos variações entre 20% e 30% de ganho de eficiência, seja gerando novos negócios, seja reduzindo despesas.

A transformação na Hoya não ficou restrita à redução de custos. Ao unificar a gestão de despesas em uma única plataforma, a empresa passou a contar com uma base de dados confiável para orientar decisões, do planejamento de rotas à alocação de investimento em campo.

Mais do que uma ferramenta de controle, a Paytrack se tornou parte da forma como a Hoya entende a própria operação: onde investe, quanto gera e onde ainda pode evoluir. Com menos tempo dedicado à burocracia, as equipes da Hoya ganham mais tempo para o que realmente importa: sustentar o propósito da marca e o crescimento do negócio em campo.

A Paytrack segue ao lado da Hoya para sustentar essa evolução, com tecnologia e suporte que acompanham o ritmo de uma operação que não para de se movimentar pelo Brasil.

Confira o vídeo completo do case.