Dicas de especialistas para montar um workflow de aprovação eficiente para as suas despesas corporativas

Gestores financeiros sabem como o processo de aprovação das despesas pode ser moroso e pouco eficiente, gerando atrasos e insatisfação por parte dos colaboradores. Por isso, é muito importante contar com um workflow de aprovação bem estruturado.

Com o workflow de aprovação, sua empresa ganha muito mais do que agilidade. Agora, é possível estabelecer um fluxo de decisões com critérios claros, rastreabilidade e, acima de tudo, uma redução significativa no retrabalho e fraudes.

Neste artigo, reunimos as melhores dicas de especialistas em viagens e despesas corporativas para ajudar seu time a montar um workflow de aprovação eficiente para as despesas corporativas da sua empresa. Com essas informações, você poderá agilizar o processo de aprovação e garantir maior controle e transparência nas finanças da sua empresa.

Portanto, acompanhe conosco e descubra como transformar a gestão de despesas da sua empresa, eliminando os gargalos e simplificando desde as pequenas aprovações do dia a dia até os grandes projetos.

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O que é workflow de aprovação?

Um workflow de aprovação é uma sequência de etapas que uma solicitação de despesa, compra ou outra ação financeira deve passar antes de ser finalmente aprovada ou não. 

Esse processo de aprovação garante que todos os gastos estejam de acordo com as políticas da empresa, cumpram com as regulamentações governamentais e atendam às necessidades dos colaboradores e da empresa.

Deste modo, um  workflow de aprovação é indispensável para a gestão de despesas e processos financeiros. Afinal, ele estabelece regras claras para aprovações com base em critérios como cargos, departamentos ou limites de gastos.

Além disso, ele oferece maior transparência e controle, eliminando etapas manuais que podem gerar atrasos e falhas no processo. Isso resulta em uma operação mais ágil e eficiente, proporcionando uma visão clara de cada etapa aprovada ou pendente.

Como funciona o workflow de aprovação nas despesas corporativas?

Na gestão de despesas corporativas, o workflow de aprovação é usado para controlar e gerenciar as despesas dos funcionários da empresa. Isso inclui desde despesas com viagens de negócios, como passagens aéreas e hospedagem, até despesas de escritório, como material de escritório e equipamentos de tecnologia.

O funcionário inicia o processo de aprovação ao solicitar uma despesa, que segue um fluxo pré-definido de etapas e níveis de decisão até ser autorizada ou recusada.

Por exemplo, a solicitação é enviada ao gerente de departamento responsável pelo orçamento correspondente, que analisa e aprova ou rejeita a solicitação.

Em seguida, a solicitação pode ser encaminhada para o gerente financeiro para uma análise mais detalhada e, finalmente, para a aprovação do diretor financeiro.

O sistema registra automaticamente cada aprovação ou rejeição, oferecendo maior transparência e controle sobre o processo.

Sendo assim, ao automatizar essas etapas, o workflow de aprovação agiliza a gestão das despesas, reduz a chance de erros humanos e previne fraudes. Além disso, ele também garante a conformidade com as políticas internas da empresa.

Quais os benefícios de um workflow de aprovação na gestão de despesas corporativas?

Implementar um workflow de aprovação na gestão de despesas corporativas oferece vários benefícios para as empresas, principalmente em termos de eficiência, controle e transparência.

Afinal, as organizações revisam cada solicitação de forma criteriosa e em conformidade com suas políticas de despesas.

A seguir, confira conosco alguns dos principais benefícios de contar com um workflow de aprovação nas despesas corporativas:

1. Aumento da eficiência e produtividade

Um workflow automatizado realiza as aprovações de despesas de maneira mais rápida e organizada, eliminando processos manuais lentos e burocráticos.

Ou seja, ele não somente reduz o tempo de espera para aprovações, como também acelera o ciclo de processamento de despesas. Com isso, toda a operação da empresa ganha eficiência.

2. Maior transparência e conformidade

O workflow de aprovação registra e acompanha todos os gastos em tempo real. Isso garante uma maior conformidade com as políticas da empresa.

Ele facilita a realização de auditorias internas e traz mais clareza para o processo de aprovação, evitando surpresas desagradáveis no orçamento ou despesas não autorizadas.

3.  Segurança

A automatização do processo de aprovação de despesas minimiza a intervenção humana e, consequentemente, reduz os erros e as chances de fraudes.

Além disso, os fluxos de aprovação incluem verificações automáticas que garantem que as regras e limites sejam seguidos corretamente.

4. Controle financeiro

Como foi possível entender, um workflow de aprovação permite acompanhar cada solicitação de gasto desde a entrada até a aprovação final. Desta forma, as empresas mantêm um controle mais rigoroso sobre os seus recursos financeiros.

Ou seja, este processo garante uma gestão de caixa mais eficiente, além de viabilizar a detecção de possíveis excessos de maneira preventiva.

5. Flexibilidade e escalabilidade

A empresa pode ajustar os workflows de aprovação conforme suas necessidades, já que eles são configuráveis. O que isso quer dizer?

Que eles permitem adaptar o processo de acordo com o tamanho da empresa ou o tipo de despesas, garantindo que ele atenda tanto a pequenas quanto a grandes corporações.

Aproveite também para ler sobre Plataforma de gestão de despesas: como escolher uma?

Quais são os tipos de workflow de aprovação?

Existem vários tipos de workflow de trabalho, separados por categorias e que atendem a diversos outros processos. Neste conteúdo iremos trazer 3 exemplo citados no artigo da IMB Corporation, confira:

1. Sequencial

É o mais simplificado entre os três, atua de forma linear, ordena as atividades em uma sequência reta, onde uma começa e outra termina.

Na prática o workflow segue de uma etapa para outra quando a anterior estiver finalizada, por exemplo: começa no pedido de reembolso e termina quando os documentos necessários são apresentados, então parte para etapa da avaliação, quando as despesas são aprovadas ou reprovadas se prossegue para a próxima e assim sucessivamente até completar o fluxo.

É uma maneira muito segura, pois o fluxo segue em uma direção e jamais retorna para a etapa anterior, possibilitando mais controle sobre os processos.

2. Paralelo

É relativamente mais complexo. Afinal, diferente do modelo anterior, várias atividades acontecem ao mesmo tempo. Neste fluxo, é possível que pendências afetem as etapas anteriores, podendo então ir e voltar no ciclo.

Deste modo, por mais que as aprovações e análises possam acontecer ao mesmo tempo — de forma paralela — não é necessário concluir uma etapa para que outra comece.

Na prática, funciona dessa forma: sua empresa conta com uma solução que digitaliza documentos como o OCR, o sistema preenche os dados sozinhos e a análise, sendo que o pedido e aprovação acontecem ao mesmo tempo, de maneira automatizada.

Portanto, esse modelo traz mais dinamismo e agilidade para os processos da empresa, garantindo que várias partes interessadas possam avaliar as despesas de uma só vez.

3. Escolha única

Ele é parecido com o sequencial. No entanto, aqui existem direções randômicas para as próximas etapas do processo. Ou seja, quando uma etapa se encerra ela precisa de condições para seguir para a próxima etapa.

Simplificando: o reembolso precisa seguir um processo — que começa com a solicitação — quando chega na etapa de aprovação, se a empresa tiver uma metodologia de mais de um meio de aprovação, nessa etapa o processo precisa de um gatilho inicial para prosseguir, ou seja, uma condição que defina qual será a próxima etapa.

Isso promove autonomia ao time, já que não precisa acompanhar tão de perto os processos de cada etapa do fluxo.

Como criar um workflow de aprovação? 

Criar um workflow de aprovação eficiente é essencial para otimizar a gestão de despesas e outros processos dentro da empresa. No entanto, não estamos falando de algo que é implementado da noite para o dia.

Neste tópico, criaremos um guia que vai te ajudar a montar um workflow de aprovação para sua empresa. É importante que ele seja simples de desenvolver e implementar, já que a ideia é que ele facilite os processos do seu negócio.

1. Definir os objetivos do workflow

O primeiro passo para criar um workflow de aprovação é identificar o objetivo principal do processo. Neste caso, qual é o problema que sua empresa está tentando resolver?

No caso da gestão de despesas, por exemplo, pode ser a necessidade de garantir que todas as solicitações de reembolso ou adiantamento passem por diferentes níveis hierárquicos.

Deste modo, ter um objetivo é o pontapé inicial que vai determinar como serão os próximos passos para a implementação de um workflow de aprovação.

2. Identificar quem serão os aprovadores

Uma vez que o objetivo está claro, é essencial identificar quem serão os responsáveis pelas aprovações em cada estágio do processo de um workflow de aprovação.

Neste caso, pode-se incluir gerentes de departamento, o setor financeiro e até a diretoria, dependendo da complexidade da despesa ou da hierarquia da empresa.

Sendo assim, o ideal é que cada aprovador saiba exatamente em que ponto ele será acionado, evitando assim erros que possam comprometer o processo da empresa.

3. Definir os critérios de aprovação

É muito importante estabelecer critérios claros para o que será aprovado em cada etapa. Por exemplo: pense em uma solicitação de viagem corporativa. O gerente da área pode aprovar apenas os valores relacionados às despesas de hospedagem, enquanto o setor financeiro avalia o orçamento total.

Esses critérios devem ser comunicados para todas as partes envolvidas, a fim de que todos os aprovadores saibam exatamente o que verificar.

4. Estabelecer prazos para as aprovações

Definir prazos é de suma importância para evitar que o processo de aprovação se arraste por muito tempo e acabe comprometendo outros setores da empresa.

Desta forma, os responsáveis devem estipular um tempo máximo que cada um dos aprovadores tem para revisar, aprovar ou rejeitar uma solicitação. Isso garante que os processos ocorram dentro de um tempo razoável e evitam atrasos.

5. Automatizar o processo

Utilizar uma plataforma de gestão como a Paytrack pode ajudar a automatizar todo o workflow de aprovação. Isso garante que as solicitações sejam enviadas automaticamente para os responsáveis por cada etapa.

Além disso, a automação também permite o acompanhamento em tempo real do status de cada uma das solicitações, reduzindo o risco de erros humanos e otimizando o tempo.

6. Monitorar e otimizar o workflow

Por fim, uma vez que o workflow foi implementado pela empresa, é importante monitorar seu funcionamento e, com isso, buscar melhorias contínuas.

Neste momento, considere incluir ajustes nos critérios de aprovação ou na quantidade de etapas do processo, garantindo que o workflow esteja sempre alinhado às necessidades da empresa.

Principais dúvidas sobre workflow de aprovação em despesas corporativas 

Separamos algumas dúvidas frequentes relacionadas ao workflow de aprovação e convidamos especialistas com vivência no assunto para dividir seus conhecimentos. Confira:

Como definir os níveis de aprovação para despesas corporativas?

Segundo Anna Hostert — Analista de suporte técnico pleno, no Paytrack — os níveis de aprovação podem ser definidos antes da abertura da solicitação e após a prestação de contas dos gastos.

Caso seja necessário que o colaborador solicite uma autorização para iniciar sua solicitação, você deve definir essa etapa antes da prestação de contas.

Feito isso, o colaborador irá prestar contas das suas despesas e, então, encaminhar a solicitação para as etapas de aprovação, onde serão revisados os gastos e informações colocadas durante o período mencionado na solicitação.

Após esta prestação, existem as etapas de conferência e finalização, que em sua maioria, são parametrizadas para aprovação do setor financeiro e então da gestão, respectivamente. Tudo vai depender de como você quer que esse processo seja estruturado.

Como garantir que o processo de aprovação seja eficiente e rápido?

Quando questionada, Anna Hostert, especialista de suporte técnico responde: “O processo precisa fazer sentido com a árvore de aprovação da sua empresa”.

Ou seja, os aprovadores precisam estar cientes dos prazos de aprovação para que não demorem durante a análise das solicitações. 

É importante também que os colaboradores estejam cientes sobre esses prazos, para que não haja uma falsa expectativa com relação aos prazos de recebimento dos reembolsos e adiantamentos, além de terem em mente o que a empresa espera com relação a prazo para abertura dessas solicitações, que muitas vezes demoram por parte dos colaboradores.

Como implementar regras de validação de despesas para evitar fraudes e erros?

Anna Hostert responde: “É necessário entender o cenário em que o colaborador irá atuar e definir um valor máximo para utilização da respectiva despesa”.

Por exemplo, qual é o valor médio que você deseja pagar para um colaborador que está atuando em São Paulo? Defina esse valor e então parametrize uma regra com o valor máximo a ser utilizado com a ação de bloqueio. 

Desta forma, não será possível que o colaborador passe a solicitação de reembolso para frente. Essa ação tem o objetivo de barrar uma fraude na prestação de contas e nas despesas gerais, como notas fiscais falsificadas.

Como treinar os colaboradores envolvidos no processo de aprovação de despesas?

É preciso deixar claro a responsabilidade destes colaboradores na aprovação das solicitações, principalmente com relação ao compliance da empresa — diz Anna Hostert.

“A análise destes deve ser feita com extrema cautela, já que estamos lidando com dados que podem ser falsificados ou até mesmo inseridos incorretamente. Além disso, a organização com prazos deve ser respeitada, a fim de evitar conflitos com os colaboradores que muitas vezes estão aguardando este reembolso ou adiantamento” complementa Anna.

Como funciona um sistema de workflow de aprovação para despesas corporativas?

Um sistema de workflow de aprovação é aquele que facilita as operações da sua empresa e integra diversas funcionalidades para que seus processos fluam de maneira prática e eficiente.

Nossa especialista de suporte técnico, Anna Hostert, responde como funciona o workflow de aprovação dentro do nosso sistema:

“O workflow de aprovação do Paytrack acontece por meio do fluxo da solicitação do colaborador. Todo relatório tem um fluxo, que é selecionado no início da abertura da solicitação pelo próprio colaborador.”

Por exemplo, você pode ter dois fluxos: um de reembolso e outro de adiantamento, com aprovações diferentes.

Para criar um fluxo, basta definir um nome, qual será o tipo (Travel e/ou Expense), uma breve descrição do fluxo e quais serão os grupos de permissão que terão acesso (administradores, gestores, solicitantes ou colaboradores são os grupos mais comuns).

Dentro do fluxo, serão definidas as etapas de aprovação. Para solicitações de viagens e deslocamentos: autorização, cotação, seleção, aprovação, emissão, prestação de contas, conferência, finalização e finalizada.

Para solicitações de reembolso: prestação de contas, conferência, finalização e finalizada.

Lembrando que você pode parametrizar os fluxos como desejar, ok?

Dentro da tela de fluxos, você define as hierarquias que serão responsáveis pelas aprovações. Por exemplo, na etapa de conferência, o financeiro é responsável pela aprovação, já na finalização, os gestores serão responsáveis. 

Você também pode diferenciar as hierarquias em situações onde a solicitação tem uma política violada.

É possível definir a ordenação das aprovações, então pode existir mais de uma hierarquia responsável e você pode realizar essa ordem.

Além disso, é possível definir alçadas de aprovação, que limitam os valores que o gestor é encarregado de aprovar.

Como lidar com políticas parametrizáveis?

Vale ressaltar também que existem políticas dentro da plataforma da Paytrack que podem influenciar nas aprovações e tudo isso é parametrizável dentro do sistema. Observe alguns exemplos de políticas parametrizáveis abaixo:

• Não considerar o colaborador nas aprovações: com essa regra ativa, os colaboradores do relatório não serão considerados como aprovadores durante a autorização, aprovação, conferência e finalização, mesmo que estiverem como aprovadores na hierarquia;
• Utilizar aprovação em consenso: quando existir mais de um aprovador na etapa de aprovação, será necessário que todos aprovem o relatório para que o fluxo seja enviado para a próxima etapa. Quando essa regra não está ativa, é necessário que apenas um dos aprovadores aprove o relatório;
• Utilizar aprovação multinível na conferência: na etapa de “Conferência”, serão pesquisados todos os aprovadores do nível que o colaborador está, além de todos os aprovadores dos níveis acima. Esses aprovadores receberão simultaneamente o relatório para conferência. Caso essa regra esteja inativa, apenas os aprovadores do nível do colaborador estarão relacionados na lista de aprovadores.

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