Conheça as formas de reprovar uma despesa corporativa na hora

Como sua empresa lida com a reprovação de despesas? Planilhas, documentos físicos, operações morosas? Com a inovação da tecnologia no campo de viagens e despesas corporativas, já existem soluções que empregam a reprovação de despesas na hora.

Por se tratar de uma atividade cotidiana, as despesas corporativas contemplam processos importantes e complexos da empresa e precisam ser práticas e eficientes.

Processos inadequados afetam o desempenho do backoffice e abrem brechas para o aumento de fraudes ou prejuízos que impactam diretamente na saúde financeira do seu negócio.

Neste conteúdo vamos explorar as ferramentas disponíveis no mercado que visam tornar o processo de reprovação de despesas em uma operação ágil e efetiva. Acompanhe!

Quando uma despesa é reprovada? 

As despesas são reprovadas quando excedem algum limite previsto nas diretrizes da empresa frente a processos de reembolso ou adiantamento, por exemplo.

No processo de reembolso, os gastos são contabilizados ao final de cada viagem e para que haja o controle adequado do ressarcimento, é necessário que todas as despesas estejam descritas corretamente. E é nesse momento que a empresa pode reprovar as despesas que não correspondem às suas políticas de reembolso. 

O adiantamento é um processo individual para cada negócio. Mas independente da preferência da empresa, as demandas são custeadas previamente à viagem, ou seja, a empresa disponibiliza uma verba correspondente aos custos da viagem baseados em suas políticas de despesas.

Em ambas operações, o conceito de reprovação está ligado às políticas da empresa e precisam da colaboração de todos os envolvidos no processo de viagem para obter êxito.

O que acontece quando o financeiro demora para reprovar uma despesa corporativa? 

Os processos envolvidos na gestão financeira precisam ser bem estruturados para que nenhum colaborador ou setor sejam prejudicados. Portanto, é preciso pensar em partes e quais etapas podem ser automatizadas.

Referentes às operações com despesas corporativas, vários setores são envolvidos e se torna um processo bastante longo e complexo.

E geralmente é na prestação de contas, ou ao final da conferência de relatórios, que a empresa vai ter conhecimento sobre a ilegalidade das despesas e efetuar a reprovação. E após a reprovação, a despesa volta para o fluxo de despesas para ser reavaliada.

Na prática, esse processo pode se repetir diversas vezes até mesmo em um mesmo dia, tornando a rotina do backoffice bastante improdutiva. Em um cenário ideal, se as despesas fossem reprovadas na hora, pouparia muito tempo e mão de obra.

Quais os benefícios de reprovar uma despesa corporativa em tempo real

Todo o processo de gestão de despesas consome tempo e de maneira simplificada essas operações precisam ser produtivas e ágeis, do contrário podem propiciar um alto risco de fraudes corporativas.

Por isso, existem muitos benefícios em reprovar despesas corporativas em tempo real, como:

• otimização de todo o processo com despesas;
• controle de gastos;
• contenção de custos;
• processos mais ágeis;
• ganho de tempo;
• e segurança.

Quais as formas de reprovar uma despesa corporativa na hora

A tecnologia para gestão de viagens corporativas se estendeu a todos os processos relacionados a essa demanda e trouxe soluções bastante eficazes para as despesas, como a reprovação automática de despesas irregulares.

Confira algumas formas de conseguir reprovar uma despesa corporativa em tempo real na sua operação:

OCR

OCR diz respeito a uma tecnologia de reconhecimento ótico de caracteres. Em outras palavras, essa ferramenta faz o escaneamento de recibos e os transforma em imagem digital. É uma funcionalidade que traz bastante dinamismo e praticidade para gestão da empresa.

Os colaboradores não precisam mais empilhar documentos físicos, basta escaneá-los e, após o OCR extrair os dados da nota, os mesmos ficam armazenados no sistema da empresa. Além do benefício de substituir o preenchimento de planilhas por um processo mais simples e prático, reduz o risco de erros, fraudes e promove uma grande economia de tempo.

Na prática, quando um colaborador utilizar a tecnologia OCR, os dados dos documentos serão extraídos e preencherá automaticamente os relatórios, eliminando todo processo burocrático em torno das despesas e o gestor poderá rejeitar a despesa na hora.

Carteira digital

Outro meio de reprovar despesas corporativas na hora é através da carteira digital, uma solução voltada a meios de pagamentos ágil e altamente funcional.

Quando um colaborador paga uma despesa com a carteira digital ele precisa selecionar o tipo de despesa antes de efetuar o pagamento.

Por exemplo, caso uma empresa tenha definido que o almoço é R$ 30,00 e tenha esse tipo de despesa “Almoço” cadastrado. Quando o colaborador for pagar um almoço, ele seleciona o tipo de despesa e, caso o valor seja superior a R$ 30,00, a carteira informa que ele violou a política e bloqueia o pagamento ou dá um alerta e solicita justificativa. Isso funciona para todas as despesas.

Outro cenário é se, por exemplo, o colaborador pagou um almoço com uma cerveja e a empresa possui uma política que não permite pagamento de bebidas alcoólicas. Na hora de prestar contas com a nota, o OCR identifica a cerveja, o que gera automaticamente um valor para devolução, ou seja, ele não conseguirá concluir o relatório sem devolver o dinheiro gasto.

Como funciona o bloqueio automático nas operações de despesas corporativas

Incorporando tecnologias aos processos de despesas corporativas você tem uma gestão mais limpa, econômica e eficiente sobre seus gastos.

Com um sistema de gestão como o Paytrack, suas operações voltadas a despesas passam a ser completamente automatizadas.

Por se tratar de um sistema parametrizável a empresa define suas políticas vigentes previamente as atividades dos colaboradores e então o sistema atua sozinho utilizando as informações remanescentes como base, bloqueando automaticamente qualquer despesa que exceda os limites definidos pela empresa.

Integrando todos os processos de despesas, prestação de contas, conferência até a finalização de maneira centralizada em um único lugar, essa ferramenta une usuários e gestores ao backoffice promovendo maior agilidade e visão sobre os negócios.

Sua empresa precisa de uma gestão de despesas mais ágil e segura? Fale com nossos especialistas.