Como o Rock in Rio impacta no preço das viagens corporativas?

Organizar viagens corporativas não requer apenas ter os recursos disponíveis para isso, mas também estar sempre atento a possíveis eventos pontuais que ocorrem e que podem trazer um grande impacto no valor das passagens aéreas e dos hotéis.

Um grande exemplo de um evento que traz esse impacto não apenas de forma financeira, mas também mudando todo o deslocamento no local é o Rock in Rio. Aqui, temos um dos maiores festivais musicais do planeta que ocorre a cada dois anos no Rio de Janeiro.

Deste modo, quando o destino de um colaborador fica por conta da cidade em que o evento ocorrerá, a organização das viagens corporativas acaba não sendo mais a mesma, precisando de uma atenção redobrada.

Para ajudar a entender esse momento e como lidar com essa situação, mostraremos neste artigo como um festival como o Rock in Rio impacta nas viagens a trabalho, assim como entender qual a melhor forma de lidar em situações como essa. Confira!

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Afinal, o que é o Rock in Rio?

O Rock in Rio é um festival musical realizado pela primeira vez em 1985. O evento já trouxe os maiores artistas do mundo para se apresentarem no palco do Rio de Janeiro com mais de um milhão de pessoas prestigiando esse momento.

Não é à toa que hoje o festival passou a ocorrer também em outros países, com edições em Portugal, Espanha e Las Vegas.

Desta forma, a cada dois anos a capital fluminense recebe milhares de pessoas diferentes de todo o país trazendo uma movimentação enorme para o local. 

Em 2024, o evento está marcado para acontecer na Cidade do Rock, localizado na Zona Oeste da cidade, durante duas semanas em setembro, entre os dias 13 e 22 de setembro.

Qual os impactos que o festival traz?

Como você pode entender, grandes festivais, como é o caso do Rock in Rio 2024, podem ter um impacto significativo nas viagens corporativas.

Isso porque essas ocasiões atraem um grande número de pessoas para uma mesma cidade ou região, o que pode afetar diretamente a logística e os custos das viagens de negócios. A seguir, confira alguns destes impactos:

1. Preço das passagens

Com a alta procura de pessoas querendo viajar no mesmo período e com uma previsão de receber milhares de pessoas para o festival, o custo das passagens aéreas pode ficar muito acima do normal.

De acordo com o IBGE, a inflação acumulada de passagens aéreas no Brasil nos últimos 12 meses foi de 77%, enquanto a inflação geral do país no período foi de 10%.

Atualmente, os passageiros estão se deparando com passagens saindo por até R$ 3 mil ou voos com mais de 10 horas de conexão para as opções mais baratas.

Sendo assim, as empresas precisam se planejar com antecedência para evitar gastos excessivos ou considerar outras alternativas, como alterar datas de viagem ou negociar tarifas especiais com fornecedores.

2. Lotação das hospedagens

Não é apenas o setor hoteleiro que sente o impacto dessa movimentação! Por outro lado, também é preciso lidar com hotéis lotados. Além disso, aplicativos especializados como Airbnb, Booking e TemporadaLivre recebem uma alta demanda durante períodos como esse.

Com isso, torna-se ainda mais difícil conseguir encontrar um local para se estabelecer, principalmente em uma boa localização com um preço que não pese tanto no bolso.

Isso pode forçar as empresas a buscar opções menos convenientes ou localizadas longe dos centros de negócios. No entanto, estamos falando de uma alternativa que pode aumentar o tempo de deslocamento e diminuir a eficiência da viagem.

Portanto, o ideal é que as empresas façam as reservas com antecedência e explorem diferentes opções de hospedagem.

3. Funcionamento completamente diferente da cidade

Com a vinda de milhares de pessoas para o Rio de Janeiro, o funcionamento da cidade sente a diferença.

Desse modo, é necessário ter consciência de que durante esse período, o trânsito ficará muito mais movimentado. Uma prova disso é a mudança com horários estendidos dos ônibus para conseguir atender a todos.

A prefeitura do Rio chegou a criar, inclusive, um Planejamento Operacional para o Rock In Rio dos últimos anos, com esquema especial para o trânsito. Algumas ruas são fechadas, foi criado um Serviço Especial Rock Express para a operação de fretamento de ônibus e apenas moradores credenciados passam nos pontos de bloqueios.

4. Complexidade do planejamento da viagem

A combinação de fatores como custos mais altos, disponibilidade limitada e maior risco de atrasos torna o planejamento de viagens corporativas durante grandes festivais mais complexo.

Por isso, as empresas precisam de uma estratégia mais robusta que inclua reservas antecipadas, negociações com fornecedores e flexibilidade nas datas de viagem.

Neste momento, trabalhar com uma agência de viagens corporativas pode ser uma solução eficaz para gerenciar tais desafios, garantindo que as viagens sejam realizadas de maneira eficiente e dentro do orçamento.

Mas afinal, como isso impacta as viagens corporativas?

Em um primeiro momento, é preciso entender que as viagens corporativas usufruem de transportes e locações que também são utilizadas por viagens a turismo.

Por isso, quando eventos como o Rock in Rio ocorrem e trazem altos preços em passagens aéreas e nos hotéis, as empresas que dependem desses serviços para realizar suas viagens também são diretamente afetadas.

Contudo, a elaboração de um bom planejamento em momentos como esse pode ajudar a amenizar os impactos, como:

• Comprar as passagens com antecedência;
• Procurar pela melhor hospedagem;
• Escolher o melhor meio de transporte corporativo;
• Estabelecer um bom plano de viagem.

Para que a viagem esteja dentro do orçamento e o colaborador não seja afetado negativamente, leve em consideração todos os detalhes que mencionamos acima e, caso possível, tente remanejar a data da viagem para um momento mais oportuno.

6 dicas para lidar com viagens corporativas em períodos de grandes eventos

O aumento do preço de passagens e hospedagens em períodos como o Rock in Rio são inevitáveis. Contudo, é possível lidar com este contexto sem deixar que ele interfira nas viagens corporativas da empresa.

Sendo assim, confira conosco algumas dicas que vão contribuir na gestão de viagens a trabalho dos seus colaboradores:

1. Evite itinerários com conexões

Sabemos que, às vezes, conexões são inevitáveis, principalmente para viagens mais longas. No entanto, caso seja viável, opte sempre por escolher itinerários que não as envolvam.

Isso porque, ao evitá-las, você diminui a chance de passar por algum problema durante a viagem, como um possível atraso ou até mesmo algum cancelamento.

Além disso, voos diretos costumam ser menos estressantes e economizam tempo, o que é crucial em viagens de negócios.

2. Realize o check-in online o quanto antes

Ao contrário do que muitos pensam, realizar o check-in com antecedência vai muito além de apenas não precisar enfrentar longas filas no momento que chegar no aeroporto.

Isso porque ao garantir essa etapa, você reduz de forma considerável a chances de acabar passando por um overbooking.

Ou seja, ficar em solo devido a uma possível situação em que a companhia aérea acabe vendendo o serviço em uma quantidade maior do que a capacidade que a empresa pode fornecer. O que pode acabar ocorrendo pela grande quantidade de buscas nessa época do evento.

3. Cogite outras opções de deslocamento

Sabemos que as viagens de avião são sempre práticas e fáceis quando o assunto é o mundo corporativo. Entretanto, durante o período do Rock in Rio ou de outros eventos maiores, tenha em mente cogitar outras opções para se locomover.

Neste momento, é importante prezar por opções que possam, de alguma forma, facilitar a viagem para o colaborador, além de economizar no pagamento.

Além disso, essa flexibilidade pode ajudar a evitar os principais pontos de congestionamento causados por grandes fluxos de viajantes.

4. Deixe mais tempo para a viagem

Durante grandes eventos, atrasos são mais prováveis em todas as etapas da viagem – desde o check-in até a chegada ao destino.

Isso porque, com toda essa mudança do funcionamento da cidade, é possível que se tenha atrasos em voos e, por isso, ter um tempo extra pode ajudar a se adaptar caso alguma coisa saia do planejado.

Essa folga no cronograma ajudará a evitar o estresse de correr contra o relógio e garantirá que você chegue aos seus compromissos pontualmente.

5. Tenha sempre um seguro de viagem

A viagem pode não ser internacional, mas essa com certeza é uma opção extremamente válida, principalmente para evitar passar por problemas.

Isso porque o seguro te ajuda em casos de cancelamentos, atrasos e malas perdidas. Neste momento, a melhor coisa é se prevenir para que não haja futuros problemas maiores.

6. Conte uma solução especializada em viagens corporativas

Uma outra forma de lidar com esses problemas é ter uma solução especializada que otimize o seu planejamento, além de ajudar a escolher as melhores opções para minimizar os possíveis problemas.

Plataformas como a Paytrack oferecem gestão completa das suas viagens corporativas, desde a reserva até o reembolso, podendo negociar tarifas especiais e condições mais flexíveis.

Além disso, oferecemos suporte personalizado 24 horas, 7 dias da semana, garantindo que qualquer problema seja resolvido rapidamente e permitindo que o colaborador se concentre no sucesso da sua viagem de negócios.

Portanto, se você não quer que suas viagens corporativas durante o período do Rock in Rio 2024 se transformem em uma dor de cabeça, solicite o contato de um dos nossos especialistas e saiba como lidar com essa situação da melhor forma sem sair do orçamento!

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