Como garantir o controle do reembolso de passagem aérea não utilizada? Confira nossas dicas!

Para quem gerencia o setor de viagens em uma empresa, conseguir reduzir as despesas é um objetivo muito comum, não é mesmo? Encontrar maneiras de fazer o controle mais eficiente dos recursos dentro do setor é fundamental. Sem isso, é possível que muitos recursos sejam desperdiçados pela companhia e um dos exemplos é a gestão do reembolso de passagem aérea não utilizada.

Por mais que os imprevistos aconteçam e façam parte da realidade de uma organização, eles não podem se tornar um problema maior para a companhia. É por isso que se torna ainda mais importante ter um controle sobre tudo o que está acontecendo, sempre de maneira automatizada. Imagine o quanto não pode ser economizado com uma gestão mais eficiente?

Mas como fazer isso? Quais são as ações e estratégias mais eficientes para garantir um trabalho mais preciso no controle das passagens aéreas que não foram utilizadas pelos colaboradores? E qual é o papel da tecnologia para otimizar o controle de reembolso de passagem aérea não utilizada? Continue a leitura deste artigo para tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto!

Por que créditos de passagens aéreas podem ser um problema para sua empresa?

Entre as muitas responsabilidades de um profissional de viagens em uma companhia, é natural se preocupar com tarefas como a busca pelos melhores preços ou os horários das passagens, certo? Mas em meio a uma série de ações e a falta de visibilidade, é comum que o gerenciamento de bilhetes não utilizados seja deixado de lado.

Afinal, o dinheiro perdido com uma passagem que não foi utilizada pode fazer um impacto no orçamento futuro da companhia. Quando é feito um controle próximo do voos que foram cancelados ou remarcados, fica mais fácil utilizar os créditos remanescentes a tempo e evitar que a companhia perca ainda mais dinheiro, fundamental para quem quer fazer uma gestão de viagens e despesas eficiente e saudável.

As ações mais eficientes para manter créditos sob controle

Mas, na prática, o que pode ser feito para manter os créditos da companhia sob controle? Confira nossas dicas abaixo!

Centralização das informações

O principal erro ao fazer a gestão de viagens é ter diferentes programas, planilhas e pastas para armazenar documentações aéreas. Sendo assim, o primeiro passo é centralizar todas as informações sobre passagens, viagens, passageiros, custos ou cancelamentos. É preciso que todos esses dados estejam sempre dentro de um mesmo local, facilitando o controle de todas as informações.

Definir políticas de viagem

Outro prática essencial para evitar o prejuízo com as passagens não utilizadas é definir uma política de viagem bem clara. Desde os preços e tipos de passagens que precisam ser compradas até mesmo as companhias aéreas que podem ser parceiras. Todas essas questões devem ser analisadas de perto para evitar maiores problemas no futuro, simplificando o controle dessas informações.

⇒Leia agora mesmo: Como criar uma política de viagens corporativas: passo a passo completo + modelo editável

Automação de processos

A automação de processos é outro tópico muito importante para garantir o reembolso de passagem aérea não utilizada. Afinal, nem sempre é possível ficar de olho em tudo o que está acontecendo, certo? Com a tecnologia, é possível automatizar processos e garantir que nenhuma informação seja perdida e o prazo para reembolso ou utilização dos créditos também, por exemplo.

Regras de crédito e reembolso das companhias aéreas

Outro ponto importante para um gestor acompanhar de perto é a legislação no que diz respeito ao processo de reembolso de passagens áreas não utilizadas, o que foi bastante modificado nos últimos meses por conta da pandemia. Entender quais são as regras e leis é vital para fazer um uso mais inteligente dos seus recursos na hora de solicitar o reembolso ou a remarcação de passagens.

Segundo a Lei 14.174/21, todos os consumidores têm o direito “ao reembolso, ao crédito, à reacomodação ou à remarcação do voo” até dezembro de 2021. Ou seja, as empresas podem receber os recursos de volta em caso de cancelamento de um voo ou remarcação do mesmo. Acompanhar esses detalhes pode ser útil para evitar que os recursos da empresa sejam desperdiçados.

O papel da tecnologia na gestão de bilhetes não voados

A digitalização de processos é uma realidade para empresas dos mais diferentes tamanhos ou segmentos de atuação. Por que não levar essa ideia para o universo da gestão de viagens? Com tantas responsabilidades ao longo de um dia, nem sempre é fácil identificar uma passagem que não foi utilizada, mas um sistema robusto e prático de uma Travel Tech pode contribuir, por exemplo.

A ideia de utilizar a tecnologia é justamente oferecer mais informações e detalhes para que os gestores façam um trabalho ainda mais completo. A partir do uso de indicadores específicos, é possível monitorar todas as despesas, cancelamentos e reembolsos em um único sistema. Soluções mais completas, como a Paytrack, ainda permitem o controle de fraudes e a integração com ferramentas como ERPs.

Utilizando a tecnologia, portanto, torna-se mais fácil identificar quais são as condições de cada passagem comprada, evitando que se perca dinheiro ao não usar o direito ao reembolso de passagem aérea não utilizada. No longo prazo, isso pode representar uma economia de tempo e recursos, permitindo que os gestores e sua equipe se concentrem em decisões e atividades mais estratégicas.

Pensar em um trabalho mais estratégico na gestão de reembolso de passagem aérea não utilizada é fundamental para qualquer gestor. A boa notícia é que são muitas as soluções disponíveis para quem quer otimizar essas tarefas e garantir uma maior precisão de tudo o que é feito nessa área de controle.

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