Documentos e dados obrigatórios para voos: tire suas dúvidas

As viagens corporativas servem para diversos propósitos para uma corporação. Envolvendo um planejamento minucioso dentre todos os itens do processo, não é interessante que na hora do embarque o viajante esbarre com problemas de dados e outros empecilhos.

Imagine não poder viajar por falta de documentos ou erros de preenchimento? Certamente uma dor de cabeça que poderá impactar nos negócios da empresa.

Neste conteúdo reunimos as mais diversas dúvidas referentes a dados obrigatórios para voos nacionais ou internacionais, com suas especificidades e novas diretrizes de voos, além de soluções práticas para facilitar o dia a dia dos seus colaboradores. Acompanhe!

Quais dados necessários para emitir uma passagem aérea?

Na hora da aquisição das passagens, alguns dados padrões são exigidos, com apenas algumas especificidades em casos de voos nacionais e internacionais.

Voos nacionais

Serve tanto para compras por telefone, internet, em companhias ou agências corporativas. Esses dados são padrões e necessários para a emissão.

• CPF
• RG
• Cartão de crédito (Em casos de compra pela internet).

Na ausência de algum documento padrão, já é possível apresentar outros como a carteira de trabalho ou identidade. Todos documentos emitidos por algum ministério, poder legislativo ou judiciário também são válidos.

Na hora do check-in, é necessário comprovar os dados da compra e deverá ser utilizado um documento de identificação oficial.

Voos internacionais

Em termos de dados, se mantêm os mesmos padrões. Mas em voos internacionais algumas medidas a mais são exigidas por questões de diretrizes referentes ao destino da viagem.

• RG
• Carteira de identidade
• Passaporte (Vigente por 6 meses a partir da data de retorno)

Os documentos que confirmem a identificação do passageiro devem ser apresentados no embarque e no balcão, caso haja despacho de malas.

O visto será exigido dependendo do destino da viagem e cidadania do viajante, sendo necessário apresentar na baldeação antecedente ao local de destino, a não regularidade dos documentos impedirá o embarque.

Lembrando que alguns destinos exigem certificado de vacinação. o indicado é que antes da compra seja verificado no consulado ou embaixada do país de destino a necessidade da comprovação.  Para voos nacionais é preciso se informar na Anvisa.

O que é a resolução 595 e como ela afeta as viagens corporativas?

A resolução nº 595/2020 proposta pela ANAC, entrou em vigor em 03/11 de 2022 e informa que será obrigatório o preenchimento de CPF e dados de contato, sem exceção para os viajantes de voos domésticos.

Isso porque, segundo o Artigo 1º, “a prevenção e a repressão a atos de interferência ilícita na aviação civil e a investigação de interesse à saúde pública, junto às autoridades competentes” ou seja, a fim de preservar maior segurança no transporte aéreo e a saúde dos passageiros.

Em resumo, as companhias aéreas são obrigadas a fornecer antecipadamente dados completos dos passageiros com viagem marcada.

Para gestores que compram passagens aéreas via sistema de viagem corporativa, o próprio sistema já deve solicitar e relacionar corretamente os dados do viajante corporativo.

Como preencher os dados corretamente nos sites de companhias aéreas?

É importante preencher os dados corretamente e se atentar sempre a erros ortográficos. No caso do nome, o preenchimento deve seguir a mesma ordem do documento, evitando abreviações.

Por exemplo: José Rodrigues de Souza Júnior, neste caso RODRIGUES DE SOUZA JÚNIOR, deve preencher o campo sobrenome e apenas JOSÉ no campo nome, evitando abreviações ou letras iniciais.

É muito importante se certificar que o nome dos passageiros estão corretos de acordo aos documentos que serão apresentados como validação no check-in, assim como todos os demais dados, incluindo números.

Para voos internacionais a atenção é redobrada e o preenchimento dos dados deve seguir os mesmos dispositivos no passaporte.

Como preencher os dados corretamente em um sistema de gestão de viagens?

Um sistema de gestão facilita todo processo de planejamento das viagens corporativas e de maneira prática minimiza os erros com preenchimento de dados e riscos com embarque e passagens por ser altamente intuitivo.

Leia mais: Como o Paytrack atualizou o sistema depois da resolução 595

Um sistema de gestão é uma solução automatizada que atualiza automaticamente de acordo as novas resoluções e leis, para que não seja necessário alterar os dados no site da companhia ou despender tempo com excesso de etapas, em uma única aba de forma rápida é possível estar atualizado quanto ao cadastro dos seus viajantes.

Quais documentos são exigidos para a viagem?

Fique atento à documentação necessária, seja na hora de emitir a passagem ou embarcar,  os documentos de identificação serão sempre requisitados. 

Os documentos para viagem nacional padrão são RG ou CPF. É importante que os documentos estejam sempre em bom estado. Eles são aceitos na versão original ou cópia autenticada.

As versões eletrônicas aceitas incluem CNH, Documento Nacional de Identidade e título de eleitor, desde que o mesmo seja atualizado e com foto.

Os documentos para viagem internacional, ficam à critério do destino e requerem mais que a identidade.É preciso estar informado quanto a necessidade de validade do passaporte, visto e certificado de vacinação.

Existem alguns documentos além do visto/passaporte que podem ser solicitados dependendo do destino e vale ficar atento sobre:

• Comprovação monetária: dependendo do destino será necessário comprovar que você possui renda necessária para cobrir o período de permanência. 
• Passagem de retorno: alguns países podem exigir os dados de retorno da passagem para garantir que o viajante não permanecerá no país por mais tempo que o necessário.
• Certificado de vacinação: muito importante se atentar a exigência de vacinação do destino desejado, para evitar transmissão de doenças. 

É recomendado que o passaporte esteja sempre em mãos por segurança. Mas existem destinos, como para países do Mercosul ou com acordo de viagem de brasileiros, que aceitam o documento de identidade.

Aqui vale um adendo que muitas pessoas se questionam se para viajar dentro do Brasil precisa de passaporte. A resposta é não, os brasileiro não utilizam passaporte para conhecer destinos da mesma nacionalidade porque o documento de identificação (RG) é aceito em todas as regiões.

Como fazer a gestão de dados dos viajantes corporativos?

Estar sempre atualizado quanto a novas leis ou exigências das companhias é um passo muito importante. Manter os cadastros atualizados com certa frequência para que não se torne um problema em grande escala na hora da viagem.

Mas na prática é um processo moroso e muito improdutivo, portanto, um sistema de gestão de viagens é a melhor solução para os gestores que pretendem implementar agilidade em seus processos.

Um software organiza as informações em um único lugar que de maneira intuitiva tornam o preenchimento mais seguro e reduz o risco de erros ortográficos ou com dados. Sempre que as companhias aéreas sancionarem novas leis, ou novos dados forem coletados o sistema se atualiza sozinho e notifica a necessidade de reparo.

No Paytrack em uma única tela e com poucas etapas é possível fazer a gestão de dados dos viajantes corporativos e de maneira rápida manter os dados sempre atualizados, o sistema já parametrizado com a nova resolução nº 595.

Além disso, o Paytrack conta com a possibilidade de integrar dados com seu sistema de RH, atualizando as informações de seus colaboradores de forma automática.

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