7 dicas para uma definição de processos internos eficaz

Empresas são como casas. No seu lar, certamente você tem um processo diário para várias atividades, como preparar o jantar, fazer faxina e até mesmo assistir sua série favorita. No mundo corporativo, isso também acontece em muitas atividades. Portanto, a definição de processos é algo importante e que deve contribuir para a produtividade dos setores e das empresas como um todo.

Definir processos para as atividades do dia-a-dia das corporações auxilia empresas a atingir seus objetivos com o menor nível de esforço possível e no menor tempo. Além disso, a governança corporativa é um fator de extrema importância, para garantir a governança os processo internos devem ser capazes de entregar o resultado desejado de maneira qualificada, sem que haja erros, falhas ou entraves.

No entanto, muitas companhias não têm processos eficientes. Isso acontece, muitas vezes, pela falta de revisão deles. Se a empresa ou setor executa o mesmo processo há anos, eventualmente ele se torna obsoleto e pouco eficaz. Por isso, este conteúdo vai ajudar você a redefinir processos visando produtividade. Confira!

Saiba que são processos internos

Processos internos são compostos pela sequência de tarefas executadas para que se chegue a um objetivo. Toda demanda necessária na rotina corporativa está ligada a um processo. Isso acontece desde a solicitação de um novo equipamento ao setor de TI até o reembolso de uma viagem corporativa.

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Processos internos podem ser constituídos de diversas etapas, mas em geral, quanto mais etapas e quanto mais manual o processo for, maior a probabilidade da ocorrência de falhas.  Por isso, é importante avaliar os processos internos da empresa e entender quais precisam de um investimento maior de tempo e energia da equipe e precisam ser otimizados com o auxílio da tecnologia, em geral atividades ligadas ao core business da empresa. Demais processos de apoio podem ser automatizados a fim de permitir que a equipe foque no que é essencial. 

Entenda a importância da definição e gestão de processos

A definição de processos é o momento em que, após entender quais atividades precisam ser executadas para atingir os objetivos da organização, gestores e seus liderados constroem as diretrizes e melhores práticas para realizar estas atividades.. Nessa etapa, é sempre importante contar com pessoas especialistas na área, já que serão de grande ajuda para validar etapas dos processos e realizar ajustes no que for estabelecido.

É importante frisar que, diretrizes claras e alinhadas aos objetivos da empresa, são parte importante da garantia de dados íntegros e confiáveis. Seja a atividade realizada pelo time financeiro ou pela produção, dados relevantes são gerados com recorrência e são essenciais para a tomada de decisão dos gestores. 

Após definir os procedimentos há, naturalmente, o trabalho de gestão. Essa fase consiste no monitoramento de resultados de produtividade e qualidade das entregas por meio do processo. Assim,  é possível validar a eficiência e eficácia  da metodologia utilizada.

Quando uma empresa define processos de maneira estratégica e os gere adequadamente, muitos benefícios podem ser aproveitados. Entre eles:

• Redução do tempo de execução de demandas;
• Foco em atividades estratégicas;
• Simplificação das tarefas necessárias;
• Otimização do processo como um todo;
• Integração entre áreas para agilizar processos;
• Produtividade potencializada;
• Processos capazes de serem mensurados;
• Colaboradores mais satisfeitos;
• Clima organizacional melhorado.

Confira 7 dicas para a definição de processos

Processos bem definidos permitem que a equipe responsável possa gerir o tempo gasto nas demandas de forma mais inteligente. Isso, por sua vez, permite que dêem mais atenção às ações estratégicas e identifiquem gargalos que possam ser eliminados.

Veja a seguir 7 dicas para a definição de processos no seu setor ou empresa.

1. Mapeie os processo 

Selecione qual ou quais atividades deseja definir e documentar o processo. Em seguida realize o mapeamento das atividades realizadas, etapa a etapa. Tudo que é feito precisa ser analisado, isso garantirá a detecção de possíveis gargalos e problemas na forma como as atividades são realizadas

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Em alguns casos, essas dificuldades não estão expostas. No entanto, é o mapeamento, ou seja, listar tudo que é feito e analisar, que mostrará que há processos pouco eficazes. 

2. Avalie os objetivos a serem alcançados

Após mapear as ações necessárias para exercer uma atividade, é preciso analisar quais os resultados esperados com esta demanda. A partir da análise identificar o que precisa ser melhorado fica mais fácil.

Por exemplo, qual o objetivo de um processo de solicitação e agendamento de uma viagem para o time comercial? Garantir que o executivo possa realizar uma reunião com o prospect para gerar receita para a empresa. 

No exemplo acima, ter certeza de que os serviços de viagem serão emitidos com agilidade é importante para o objetivo da atividade, e deve ser considerado na estruturação do processo ideal.

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3. Identifique a melhor forma para otimizar as atividades

Ao analisar os gaps e objetivos dos processos, você poderá realizar ajustes no processo quando forem necessários. Hoje, o apoio tecnológico é essencial para empresas que querem se manter competitivas no mercado. Isso porque a automatização de processos confere maior eficiência e reduz erros operacionais. 

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Imagine conciliar faturas de vários cartões corporativos manualmente, checando linha a linha de várias planilhas? Esse trabalho levaria dias e atrapalharia toda a rotina do setor responsável. Por isso, ferramentas como o Paytrack, que concilia fatura de despesas e viagens corporativas digitalmente, ajudam a otimizar processos.

4. Defina atribuições e as distribua

É importante também deixar claro quem são as pessoas ou setores responsáveis por  executar as diferentes etapas desses processos. A gestão responsável pode identificar as qualificações e habilidades necessárias e, com isso, definir quem ocupa responderá por cada entrega.

5. Crie indicadores de monitoramento de processos

Processos eficazes são aqueles que podem ser monitorados. Se eles não são rastreáveis com dados, como você saberá que estão sendo executados no máximo de potencial? Portanto, certifique-se de que é possível criar e associar indicadores a eles.

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Os resultados, devidamente monitorados, ajudam a detectar se a empresa está trabalhando sob métodos que realmente são os melhores. Assim, gestores têm a capacidade de intervir por melhorias e otimizações sempre que necessário.

6. Documente e oficialize novos processos

Uma vez definidos, os novos processos precisam ser formalizados. Para que haja padronização, a documentação é fundamental. Assim, a empresa terá uma fonte de consulta oficial que poderá ser utilizada por qualquer time ou pessoa.

Depois de documentar, não esqueça também de comunicar esses novos processos aos colaboradores. Isso é importante para que elas saibam o que precisarão fazer dali em diante.

7. Ofereça treinamentos e qualificação

Novos processos e mudanças na rotina exigem preparo dos colaboradores da empresa. Não deixe de oferecer treinamentos, palestras, workshops e o que mais for necessário para qualificar essas pessoas.

Esse é um cenário muito comum quando os novos processos estão relacionados ao uso de novas ferramentas. Garantir que colaboradores estejam adaptados às novas ferramentas de trabalho traz a certeza de que poderão se adaptar totalmente ao processo.

A definição de processos é importante para orientar os métodos de trabalho de uma empresa. Os processos podem variar de organização para organização, mas em geral, a padronização tem como objetivo garantir a produtividade, qualidade e a potencialização dos resultados. Portanto, dedicar tempo a analisar e criar bons processos é essencial.

Em dúvida sobre por onde começar a sua definição de processos? Baixe o material sobre 4 passos para mapeamento e melhoria de processos preenchendo o formulário abaixo e inicie a padronização do seus processos!