Prestação de contas de viagens: um guia essencial para processos eficientes

A prestação de contas de viagens corporativas é um processo fundamental para garantir transparência, controle financeiro e conformidade nas empresas. No entanto, muitas organizações ainda enfrentam dificuldades na gestão eficiente desse processo.

Se a sua empresa possui uma política de despesas bem definida, é necessário se atentar para alguns fatores. Dentre eles, está a forma com a qual os colaboradores prestam as despesas originadas em viagens a trabalho.

Pensando nisso, elaboramos este guia abrangente sobre a prestação de contas de viagens. Aqui, vamos  compartilhar informações valiosas e dicas práticas para ajudar sua empresa a desenvolver processos eficientes nessa área.

Ao dominar as melhores práticas e adotar as estratégias corretas, sua empresa estará mais preparada para enfrentar os desafios inerentes à prestação de contas de viagens corporativas.

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O que é a prestação de contas de viagens corporativas?

A prestação de contas de viagens corporativas é um processo fundamental dentro das empresas, que consiste na apresentação e comprovação das despesas realizadas por colaboradores durante viagens corporativas.

Esse processo tem como objetivo garantir a transparência financeira, o controle dos gastos e a conformidade com as políticas e diretrizes estabelecidas pela organização.

Nessa etapa, os colaboradores devem fornecer documentação comprobatória como recibos, notas fiscais e relatórios detalhados, a fim de demonstrar a finalidade e o valor das despesas efetuadas durante a viagem.

Desta maneira, o processo de prestação de contas deve seguir os padrões e procedimentos estabelecidos pela empresa, considerando prazos, formatos de relatórios e políticas de reembolso.

Além disso, a prestação de contas de viagens corporativas também envolve a análise e aprovação dos relatórios por parte do setor financeiro ou gestores responsáveis.

Essa etapa permite a verificação da conformidade das despesas, a identificação de possíveis irregularidades e fraudes e a tomada de medidas corretivas, quando necessário.

Em suma, a prestação de contas de viagens corporativas é um processo essencial para a gestão financeira das empresas. Isso porque ela permite o controle adequado dos gastos, o cumprimento das políticas internas e a garantia de transparência nas transações.

Por que a prestação de contas de viagens é importante?

A prestação de contas de viagens corporativas desempenha um papel fundamental no gerenciamento financeiro e na transparência das empresas. Por isso, este processo não pode ser negligenciado ou tratado com pouca seriedade.

A seguir, listamos alguns dos motivos pelos quais toda empresa deve buscar pela eficiência na prestação de despesas corporativas:

1. Transparência e conformidade 

A prestação de contas garante a transparência dos gastos corporativos, permitindo que a empresa saiba exatamente onde o dinheiro está sendo investido.

Além disso, ao seguir as políticas internas, a empresa assegura a conformidade com as regulamentações fiscais e legais. Isso ajuda a fortalecer a reputação da empresa como uma organização que segue as melhores práticas de governança.

2. Controle financeiro 

Através da prestação de contas, é possível ter uma visão clara dos custos envolvidos nas viagens corporativas. Este processo contribui para identificar padrões de gastos, áreas de economia e otimizar recursos, contribuindo para a saúde financeira da organização.

Com um registro detalhado de todas as despesas, a empresa pode planejar melhor suas finanças. Com isso, ela também pode prever os custos futuros com maior precisão, contribuindo para uma gestão orçamentária mais sólida.

3. Tomada de decisões mais assertivas 

Com informações precisas e atualizadas sobre os gastos com viagens, os gestores podem tomar decisões mais estratégicas. Isso inclui a definição de políticas de reembolso, ajustes de orçamento, negociações com fornecedores e a adoção de medidas para melhorar a eficiência e reduzir custos.

Por exemplo, se os custos de hospedagem em determinada região são consistentemente altos, é possível negociar melhores tarifas ou considerar alternativas mais econômicas.

4. Prevenção de fraudes 

A prestação de contas rigorosa atua como um mecanismo de controle e prevenção de fraudes. Ela permite identificar possíveis irregularidades, como despesas não autorizadas, duplicadas ou inflacionadas, evitando perdas financeiras para a empresa.

Ou seja, quando os colaboradores sabem que suas despesas serão rigorosamente auditadas, a chance de tentativas de fraude diminui significativamente. Logo, é possível promover um ambiente de responsabilidade e integridade.

5. Otimização de processos 

A prestação de contas de viagens bem estruturada e eficiente agiliza os processos internos, reduzindo o tempo gasto com a revisão e aprovação de relatórios. Isso resulta em maior produtividade, permitindo que os colaboradores se concentrem em suas atividades principais.

Em resumo, a prestação de contas de viagens corporativas é essencial para garantir transparência financeira, controle dos gastos, conformidade com as políticas internas e tomada de decisões estratégicas.

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Etapas para uma prestação de contas eficiente

Como foi possível ver, uma prestação de contas eficiente é essencial para garantir que as despesas corporativas sejam bem gerenciadas e estejam em conformidade com as políticas da empresa. No entanto, para isso, é preciso seguir algumas etapas.

E, se você não sabe como implementar um processo de prestação de contas eficiente na sua empresa, não se preocupe! Acompanhe as principais etapas conosco:

1. Coleta de documentos e comprovantes 

A primeira etapa consiste em reunir todos os documentos relevantes, como recibos, notas fiscais, faturas e bilhetes de viagem. Neste momento, certifique-se de que todos os comprovantes estejam completos e legíveis, pois esses registros serão fundamentais para comprovar os gastos realizados durante a viagem.

Caso você opte por usar ferramentas ou aplicativos para a captura de comprovantes na empresa, o colaborador deve utilizá-los para digitalizar e armazenar os documentos em tempo real. Assim, evita-se correr riscos como a perda de informações.

2. Organização e categorização dos gastos 

Após coletar os documentos, é importante organizar e categorizar os gastos de acordo com as despesas como hospedagem, transporte, alimentação e outros custos relacionados à viagem. Isso facilitará a análise posterior e a identificação de padrões de gastos.

3. Elaboração do relatório de despesas 

Com os documentos e gastos organizados, é hora de elaborar o relatório de despesas. Nesse relatório, é necessário incluir informações detalhadas sobre cada despesa, como data, local, valor, descrição e categoria.

Deste modo, considere utilizar ferramentas de gestão para criar um relatório claro e de fácil compreensão. Com informações centralizadas em um único lugar, fica mais fácil ter acesso a elas para elaborar um documento completo.

4. Revisão e conformidade com as políticas internas 

Antes de submeter o relatório de despesas, é essencial revisá-lo minuciosamente para garantir a conformidade com as políticas internas da empresa.

Com isso, verifique se as despesas estão de acordo com os limites estabelecidos, se os gastos são justificáveis e se todos os requisitos estão sendo atendidos.

Se houver alguma inconsistência ou despesas inadequadas, o colaborador deve fornecer esclarecimentos ou correções. Isso pode incluir a necessidade de apresentar comprovantes adicionais ou ajustar o relatório.

5. Aprovação do relatório 

Após revisar o relatório de despesas, submeta-o para aprovação. Esse processo pode variar de acordo com a estrutura e políticas da empresa, podendo envolver a análise por parte do gestor imediato ou de um departamento específico responsável pela aprovação das despesas.

6. Arquivamento e registro adequado 

Uma vez aprovado, o relatório de despesas deve ser arquivado e registrado adequadamente. É importante manter uma cópia digital e física dos documentos relacionados à prestação de contas para fins de auditoria e referência futura.

Sendo assim, seguir essas etapas garantirá uma prestação de contas eficiente, fornecendo transparência, controle e conformidade com as políticas internas da empresa. 

Além disso, um processo bem estruturado facilita a análise das despesas, a identificação de oportunidades de economia e a tomada de decisões embasadas na gestão de viagens corporativas.

Melhores práticas para otimizar a prestação de contas de viagens

Otimizar o processo de prestação de contas de viagens é essencial para garantir eficiência, transparência e controle dos gastos corporativos. No entanto, muitas empresas ainda encontram falhas em sua gestão.

A seguir, apresentamos algumas das melhores práticas que podem ajudar a aprimorar esse processo na empresa. Confira:

1. Utilize soluções de gestão de despesas 

A adoção de um sistema ou software de gestão de despesas específico para viagens pode simplificar e automatizar muitas etapas do processo. Por isso, tenha uma solução tecnológica como parceira estratégica do seu negócio.

Isso porque essas ferramentas permitem digitalizar recibos, categorizar gastos, gerar relatórios precisos e integrar dados com sistemas contábeis, agilizando a prestação de contas.

2. Estabeleça políticas claras 

Definir políticas claras de viagens e despesas é fundamental para orientar os colaboradores e evitar interpretações equivocadas. Automaticamente, as chances de fraudes são reduzidas na gestão empresarial.

Desse modo, busque estabelecer limites de gastos, regras de reembolso e definir procedimentos para a obtenção de autorização prévia, garantindo que todos estejam cientes de todas as diretrizes estabelecidas.

3. Eduque e treine os colaboradores 

Uma vez que você cumpriu a etapa anterior, promova treinamentos e workshops para orientar os colaboradores sobre as políticas e procedimentos de prestação de contas.

Com isso, explique a importância da conformidade, a correta documentação dos gastos e o uso adequado das ferramentas disponíveis. Isso ajudará a evitar erros e agilizará o processo de prestação de contas.

4. Simplifique o processo 

Elimine etapas desnecessárias e burocráticas no processo de prestação de contas. Simplificar os formulários, padronizar os documentos necessários e automatizar tarefas repetitivas ajudará a reduzir erros e acelerar o fluxo de informações.

5. Realize auditorias internas

Implemente um programa de auditoria interna periódica para verificar a conformidade dos relatórios de despesas. Essa prática ajuda a identificar eventuais problemas, como gastos não autorizados ou não conformes com as políticas estabelecidas.

A realização de auditorias no processo de prestação de contas permite a correção e o aprimoramento contínuo da gestão.

Além disso, utilize os resultados das auditorias para fornecer feedback contínuo aos colaboradores e ajustar as políticas de despesas quando necessário.

6. Estabeleça prazos e padrões de qualidade 

Defina prazos claros para a submissão e aprovação dos relatórios de despesas. Estabelecer padrões de qualidade para os relatórios, exigindo a inclusão correta de informações, categorização adequada dos gastos e documentação completa é fundamental.

Ao adotar essas melhores práticas, sua empresa poderá otimizar a prestação de contas de viagens, reduzir erros, ganhar eficiência e ter uma visão mais clara dos gastos corporativos.

Portanto, estamos falando de práticas que contribuem para uma gestão financeira mais efetiva e embasada, permitindo tomadas de decisão mais informadas e estratégicas.

Quem pode exigir a prestação de contas?

A prestação de contas de viagens corporativas pode ser exigida por diferentes partes interessadas dentro de uma organização. Por isso, confira conosco alguns dos principais exemplos:

1. Gestores e líderes 

Os gestores e líderes da empresa têm interesse em garantir que as viagens corporativas sejam realizadas de forma responsável e alinhadas aos objetivos estratégicos da empresa.

Dessa maneira, eles podem exigir a prestação de contas para acompanhar os gastos, avaliar a eficácia das viagens e tomar decisões baseadas em dados concretos.

2. Departamento Financeiro 

O departamento financeiro é responsável por monitorar os gastos da empresa e garantir a conformidade com as políticas e procedimentos estabelecidos. Com isso, eles precisam da prestação de contas para registrar os gastos, efetuar reembolsos e realizar análises financeiras.

Além de revisar, o departamento financeiro também realiza auditorias internas, processa reembolsos, e assegura que as despesas sejam devidamente registradas nos sistemas contábeis.

3. Auditoria interna 

A auditoria interna é responsável por garantir a conformidade, a transparência e a eficiência dos processos da empresa.

Desse modo, eles podem exigir a prestação de contas como parte de suas atividades de auditoria, verificando se os gastos estão de acordo com as políticas estabelecidas e se os processos estão sendo seguidos corretamente.

4. Órgãos reguladores e fiscais 

Dependendo do setor de atuação da empresa e da legislação aplicável, órgãos reguladores e fiscais podem exigir a prestação de contas de viagens corporativas para fins de conformidade fiscal, auditorias externas ou relatórios obrigatórios.

Em resumo, a prestação de contas de viagens corporativas pode ser exigida por gestores, departamento financeiro, auditoria interna e órgãos reguladores, dependendo das políticas e regulamentações aplicáveis à empresa.

Aqui, estamos falando de uma prática fundamental para garantir transparência, controle e conformidade nas despesas de viagens.

E quem faz a prestação de contas?

Nas viagens e despesas corporativas, a prestação de contas é um processo gerado pelo colaborador que, no exercício de suas atividades, faz uso dos recursos da empresa para uma série de atividades, como:

• Se reunir com clientes;
• Promover jantares de negócios;
• Participar de eventos;
• Viagens para captar novos clientes ou investidores;
• Etc. 

No fim de suas atribuições, o colaborador deve prestar contas através de recibos fiscais e demais documentos que comprovem seus gastos. Este processo pode variar de acordo com as políticas de cada empresa.

Portanto, a mensuração do uso desses valores é feita pelo setor financeiro, que fica responsável por montar o relatório de prestação de contas. Tarefa essa que é essencial para o bem-estar das finanças.

Aproveite também para ler o conteúdo sobre: Como escolher uma agência de viagens corporativas?

Quais são as principais dúvidas na hora de prestar contas?

Na hora de prestar contas de despesas de viagens corporativas, os colaboradores podem compartilhar de algumas dúvidas comuns. A seguir, confira algumas delas:

Quais despesas são elegíveis para reembolso?

As despesas elegíveis para reembolso geralmente incluem passagens aéreas, hospedagem, alimentação, transporte local, despesas com táxi ou Uber, entre outros.

No momento de fazer a prestação de contas, é importante consultar a política de reembolso da empresa para verificar quais despesas são aceitas.

Quais documentos são necessários?

Os documentos necessários para a prestação de contas incluem recibos, notas fiscais, comprovantes de pagamento e vouchers. Por isso, é importante guardar todos os documentos relacionados às despesas para comprovação posterior.

Qual é o prazo para prestar contas?

O prazo para a prestação de contas varia de empresa para empresa. Geralmente, existe um prazo estabelecido para que os colaboradores enviem os documentos e solicitem o reembolso.

Sendo assim, consulte a política de despesas da empresa para conhecer o prazo específico e evitar riscos que podem comprometer o reembolso.

Como fazer a classificação correta das despesas?

A classificação correta das despesas pode variar de acordo com as políticas da empresa. Geralmente, as despesas são categorizadas por tipo, como transporte, hospedagem, alimentação, entre outros.

Neste momento, o ideal é consultar as orientações da empresa ou do departamento financeiro para saber como classificar corretamente cada despesa.

Como calcular o valor do reembolso?

O cálculo do valor do reembolso depende das políticas da empresa. Normalmente, é necessário apresentar os comprovantes das despesas e seguir os limites estabelecidos.

Alguns itens podem ter limites específicos, como refeições ou hospedagem. Com isso, verifique a política da empresa para entender como calcular o valor do reembolso.

Quais são as políticas e procedimentos da empresa?

As políticas e procedimentos da empresa também podem variar. Por isso, é importante familiarizar-se com as diretrizes estabelecidas, como limites de gastos, aprovações necessárias, prazos para prestação de contas e métodos de envio dos documentos.

Sempre consulte a política interna da empresa ou entre em contato com o departamento financeiro para obter informações específicas.

O que fazer em caso de despesas não previstas ou excepcionais?

Em situações de despesas não previstas ou excepcionais, é recomendado entrar em contato com o departamento financeiro ou responsável pela prestação de contas. Eles poderão orientar sobre os procedimentos a serem seguidos e fornecer orientações sobre como lidar com essas despesas inesperadas.

É importante lembrar que essas são algumas das dúvidas e as formas de resolvê-las podem variar de acordo com as políticas e procedimentos específicos da empresa em que você trabalha. 

Portanto, sempre consulte a política interna e busque orientação junto ao departamento financeiro para esclarecer qualquer dúvida relacionada à prestação de contas de viagens corporativas.

Como controlar as despesas corporativas para fazer a prestação de contas?

A melhor maneira de controlar as despesas corporativas é estabelecer um processo bem organizado com métodos claros, tanto para empresa quanto para o colaborador. A ideia é tornar a prestação de contas uma operação eficiente.

Afinal, muitas empresas se encontram com o mesmo cenário quando o assunto é a prestação de contas de despesas corporativas: fazer o colaborador ou viajante enviar o relatório de despesas de viagem com todos os comprovantes dentro do prazo estipulado.

Contudo, mesmo sendo uma tarefa simples, ela ainda é desafiadora. Por isso, separamos algumas dicas de como organizar as despesas corporativas e tornar o controle desse processo mais ágil:

1. Estruture políticas de despesas

O segredo da prestação de contas é ter uma política de reembolso e despesas bem definida e objetiva. Afinal, quando seu colaborador sabe com o que pode gastar e qual o limite de gastos com cada tipo de despesa, fica mais claro e natural para ele fazer o apontamento.

Além disso, políticas bem estruturadas são combustível para uma maior economia em suas despesas corporativas. Agora, colaboradores e viajantes se mantêm dentro dos valores estipulados na política sem grandes surpresas no momento da conferência.

2. Estabeleça um modelo de Prestações de Contas

Para que colaboradores e viajantes realizem suas prestações de contas de forma objetiva e padronizada, é preciso definir um bom modelo para reembolso de despesas.

Quando a empresa utiliza um aplicativo para apontamento de despesas, o padrão já fica estabelecido e isso otimiza o processo de prestação de contas.

Hoje, existem diversos aplicativos que permitem digitalizar as despesas e padronizar os campos que precisam ser preenchidos.

Em uma pesquisa com clientes, verificamos uma redução de até 70% no tempo despendido pelos colaboradores no apontamento das despesas quando fazem utilizando um aplicativo.

No entanto, se sua empresa ainda não usa nenhum aplicativo de despesas corporativas, pode-se definir um modelo de relatório de despesas em planilha, por exemplo, com campos para que o colaborador possa preencher e anexar os comprovantes.

3. Estabeleça quais são despesas reembolsáveis

Seu colaborador precisa saber quais os tipos de despesas são reembolsáveis e quais os limites de reembolso para cada categoria.

Deste modo, quando falamos de despesas de viagens corporativas há algumas categorias mais comuns de se enquadrarem nas políticas de reembolso. Vejamos a seguir:

• Alimentação: Gastos feitos com comidas e bebidas que estejam permitidas na política da empresa. Com o Paytrack, a empresa pode criar uma lista de palavras bloqueadas que já exclua da prestação de contas alimentos que não forem autorizados, como bebidas alcoólicas, por exemplo.
• Quilometragem: O trajeto feito pelo colaborador com o próprio veículo que será reembolsado pela empresa. Para isso, uma ótima opção é utilizar um aplicativo de quilometragem para realizar o cálculo de reembolso automaticamente.
• Serviços e traslados: Gastos com Uber, 99 ou táxi que o colaborador utiliza também precisa ser incluído no relatório de despesas. Ao receber o recibo via e-mail, é possível encaminhá-lo direto para o Paytrack e o apontamento dessa despesa é feito automaticamente.

Portanto, foque em simplificar a experiência dos colaboradores na hora das prestações de contas. Assim como existem diferentes tipos de despesas reembolsáveis, podem existir aplicativos de despesas diferentes que atendam demandas específicas.

4. Aplicativo para despesas

Ter um aplicativo para controlar os gastos e apontamento das despesas pode ajudar seu colaborador a economizar muito tempo. Hoje, todos os apps de despesas já permitem que as notas fiscais sejam digitalizadas e incluídas nos relatórios de forma automática.

No Paytrack, a leitura da nota fiscal pode inclusive ser feita pelo QR Code ou usando OCR, que lê os itens da nota e transcreve para o relatório. Você pode encontrar os aplicativos de despesas para Android e iOS.

5. Cartão corporativo

Os cartões corporativos são soluções que evitam os adiantamentos em dinheiro ou por transferência para conta bancária do colaborador. Ou seja, é uma ótima opção para ajudar a empresa e já registrar as despesas feitas em cada pagamento feito com o cartão.

Com o Paytrack CARD, além do cartão ser completo e possibilitar pagamentos de serviços de viagens como aéreo, diárias em hotéis, transportes e aluguéis de carro, cada despesa paga se transforma numa despesa a classificar dentro do app e o saldo do cartão pode ser transferido caso não tenha sido usado completamente pelo colaborador.

6. Registro de km

Aplicativo de despesas capaz de acompanhar a rota do viajante e apontar o roteiro feito ajuda a ter melhor controle das despesas de viagem e deslocamentos. Com isso, o tracklog usado pelo Paytrack consegue apontar o km rodado de forma automatizada.

7. Gestão do valor reembolsado

Permitir que o colaborador acompanhe as prestações de contas mostrando o valor pago pelas empresas dos RDVs recebidos e os valores que ainda faltam prestar contas é uma prática muito importante.

Ao disponibilizar para seus colaboradores meios de realizar a prestação de contas na palma da mão, o desafio de receber os apontamentos de despesas em dia será reduzido a praticamente zero.

Além de facilitar o processo para o viajante, estas soluções podem simplificar a vida do seu backoffice que receberá relatórios completos, padronizados e de forma centralizada.

Como fazer uma prestação de contas de viagens?

Não existem regras ou moldes para montar um documento de movimentação financeira como a prestação de contas. Entretanto, existem boas práticas que podem ajudar a preparar um relatório mais robusto e completo. Confira algumas delas:

1. Estabeleça uma política de prestação de contas

As políticas são fundamentais para que haja um alinhamento entre a empresa e seus colaboradores. Por isso, é importante estabelecer diretrizes que contemplem as necessidades da sua própria empresa.

Implantando boas políticas fica mais fácil prestar contas, os funcionários se sentem mais seguros quanto à garantia de reembolso. Além disso, o financeiro tem um processo de trabalho mais eficiente e a empresa com o registro de suas normas possui o direito legal de questionar qualquer despesa incomum.

2. Estipule prazos para prestação de contas

Quanto mais clareza sobre as etapas do processo de prestação, mais efetivo ele se torna. Deste modo, estipular prazos para entrega dos devidos documentos fiscais ajuda o financeiro a manter mais controle e ordem sobre as viagens, garantido que a prestação de contas seja realizada num prazo adequado.

3. Promova uma atmosfera de troca ao cumprir a prestação de contas

Inserir a responsabilidade de cumprir prazos para fazer a prestação de contas deve ser transmitido através da cultura da empresa. Aqui, levar ao conhecimento dos colaboradores a importância dessas entregas é fundamental.

Uma forma de usar a cultura para promover essas ações é incentivando e estimulando a boa conduta através da clareza, gratificações, para que percebam os benefícios de cumprir prazos.

Dificuldades comuns na prestação de contas

Existem alguns desafios na prestação de contas de despesas de viagens corporativas que são comuns em diversos segmentos.

No entanto, não faz sentido perder tempo com esses obstáculos, quando já existe no mercado o conhecimento e soluções necessárias para evitá-los. Sendo assim assim, algumas dificuldades que podem surgir:

1. Não contar com regras definidas

Não possuir regras e políticas de viagens definidas para a gestão de despesas corporativas é um erro grave de muitos gestores. Ainda assim, está entre as principais dificuldades na prestação de contas das empresas.

Muitas vezes, os colaboradores não sabem ao certo o que é prestar contas e controlar pagamentos, justamente porque a empresa não possui regras bem definidas e difundidas na empresa sobre o tema.

A falta de regras compromete não só o controle, mas também a rotina das viagens ou deslocamentos. Por isso, tanto os viajantes como os coordenadores precisam ter em mãos um documento consolidado com acesso à informação sobre as normas de viagens, deslocamentos e prestação de contas.

Para contornar o problema, o primeiro passo é realizar um levantamento dos últimos deslocamentos realizados e das principais necessidades dos viajantes. Com estes dados, o gestor deve criar as regras e basear-se nelas para a conferência nas prestações de contas.

Além disso, vale incluir especificações sobre o tempo de antecedência de solicitação de viagens e adiantamentos, prazos para a prestação de contas, padrão de hotel a ser escolhido, entre outras regras.

Em suma, definir as políticas para controle de despesas e viagens pode ser difícil e tomar tempo. Mas é um esforço que vale a pena devido a economia e segurança que gerará.

2. Informações desencontradas

Quando o controle das viagens corporativas é feito de forma manual, muitos dados acabam se perdendo. Dessa forma, a troca de e-mails nem sempre é visualizada no prazo, as planilhas ficam desatualizadas e os dados muitas vezes são perdidos. 

Essa falta de informações acaba tomando muito tempo da equipe para conferência dos deslocamentos ao invés de se dedicar ao cliente e aos negócios.

As dificuldades na prestação de contas impactam desde o colaborador que realiza as despesas à equipe que realiza as conferências. Para acabar com a descentralização de informações, adote uma solução tecnológica que permita unificar os canais utilizados para este processo.

Sendo assim, se hoje seus colaboradores prestam contas em planilhas, solicitam aprovação de adiantamentos via e-mail e recebem recursos em dinheiro, é possível eliminar todos os controles paralelos e centralizá-los em uma única plataforma especializada na gestão de despesas.

Um artigo referente ao tema que também pode ajudar: Vantagens da prestação de contas e reembolsos por aplicativo

3. Prestação de contas burocrática

Indo na contramão da primeira dificuldade na prestação de contas que abordamos neste artigo, muitas empresas possuem as normativas bem definidas para a prestação de contas. No entanto, acabam engessando o processo e tornando-o extremamente burocrático.

Processos burocráticos fazem com que ciclo de prestação de contas seja muito longo e podem levar os colaboradores a desistir das prestações de contas, gerando furos nos dados relacionados às despesas da empresa.

Deste modo, a automatização da prestação de contas é uma ótima opção para desburocratizar o seu processo.

Hoje, diversas soluções especializadas na gestão de reembolsos e prestação de contas de despesas corporativas permitem uma validação precisa das políticas da empresa, sem dificultar o processo para o usuário da ponta.

Na solução de Despesas da Paytrack, por exemplo, a prestação de contas da viagem corporativa acontece de forma automatizada e em tempo real, podendo ser feita por meio do aplicativo de qualquer lugar.

Além disso, os gestores e conferentes podem aprovar ou reprovar as despesas reportadas pelos usuário na prestação de contas.

4. Falta de controle global

Todas as questões que tratamos até aqui culminam em um descontrole total da área de gestão de viagens corporativas.

Muitas vezes, as equipes registram os deslocamentos em planilhas, mas nem sempre as atualizam corretamente. Ao gestor de viagens, cabe conferir um a um os registros para ter a certeza de que tudo está ocorrendo conforme deveria. Sem a consolidação das informações, ele não consegue ter uma visão global. 

Neste momento, os gastos desnecessários são comuns. Por isso, se pergunte: Quais funcionários irão para a mesma cidade ou proximidades, na mesma data? Eles poderiam alugar um só carro ou até mesmo comprar a passagem em uma única transação?

Todas essas questões devem estar bem alinhadas internamente para que sua empresa tenha uma gestão financeira e operacional mais efetiva.

Com informações centralizadas em uma única plataforma e, aliado a isso, esta plataforma integrada aos principais sistemas de gestão da sua empresa, ter uma visão e controle global sobre as despesas é mais simples e assertivo.

5. Perda de tempo na gestão das viagens corporativas

Por último, pergunte a si mesmo: Quanto tempo levo para prestar contas ou realizar a conferência das viagens? O que poderia fazer se tivesse este tempo de sobra?

Ao analisar essa questão, a maioria dos gestores percebe que passa boa parte do expediente conferindo e aprovando tarefas que um sistema de gestão de viagens poderia automatizar.

Quando o processo é feito manualmente, os gestores gastam muito mais tempo do que ao realizar as ações com poucos cliques.

Como melhorar a prestação de contas?

As viagens corporativas são muito importantes para empresas que buscam crescimento dos seus os negócios, crescendo nacionalmente ou até expandindo no mercado internacional.

Contudo, é preciso estar ciente que essa demanda também traz custos para a sua empresa, o que significa que precisa existir etapas bem estruturadas de prestação de contas para que as viagens corporativas tragam o retorno esperado.

Portanto, vamos trazer orientações sobre a prestação de contas de viagens para que você e toda a sua equipe estejam alinhados e realizem o processo de maneira organizada, planejada e, preferencialmente, automatizada, evitando elevar os custos de viagem.

1. Planejamento e organização

Para que todo o processo de gestão de viagens a trabalho ocorra de forma satisfatória e traga redução de custos, é preciso começar com planejamento e organização.

Práticas como definições de roteiro e objetivos da viagem, necessidade de serviços da agência do cliente, controle do orçamento, planejamento financeiro, definição de tetos de gastos e alçadas de aprovação podem tornar os recursos empregados nas viagens mais efetivos.

2.Conte com uma política de viagens

A política de viagens vai ajudar sua empresa a criar definições e diretrizes para o planejamento e execução da viagem corporativa.

Ao criar esse documento, você estará ganhando tempo na organização da viagem, pois todos os detalhes necessários para a tomada de decisão estarão contemplados neste documento.

3. Utilize uma ferramenta de gestão de viagens

Após contar com uma política de viagens que contempla todas as etapas e diretrizes para o processo, você pode decidir automatizar a gestão das despesas com viagens.

Por meio de um sistema, é possível ter visibilidade ao processo completo: desde a roteirização, solicitação dos serviços, workflow de aprovações até a prestação de contas, conectada ao ERP/Financeiro da empresa, além de inúmeros relatórios gerenciais.

4. Oportunize a prestação de contas via sistema

Se você quer reduzir seus custos com viagens corporativas de forma efetiva, é preciso destinar uma solução para o principal gargalo deste processo: a prestação de contas. Aqui, é interessante ter um aplicativo para despesas para eliminar processos manuais.

Ela parece inofensiva, mas quando realizada de forma burocrática e manual, a prestação de contas representa um grande gargalo de produtividade e custos tanto para o viajante, que tem que guardar notas fiscais e prestar contas de forma manual, quanto para o gestor, que avalia e aprova todas as despesas.

Qual o custo da prestação de contas manual?

Talvez as empresas não consigam mensurar exatamente essas perdas e quanto uma prestação de contas sem processos otimizados representa em custos para a organização. Mas esses gastos existem e podem prejudicar seu negócio.

Para exemplificar melhor, vale entender o que o impacto da prestação manual no ambiente organizacional, acompanhe:

• O tempo que o viajante precisa para coletar todas as notas e digitar seu relatório/planilha de despesas de forma manual, com todos os gastos pessoais;
• Horas que o gestor passa analisando e aprovando esses relatórios;
• Dificuldade de identificar possibilidades de otimização de custos de forma manual;
• Submeter todos gastos de viagens à política de viagens da empresa.

Leia também: O que é SaaS? Entenda como funciona um software como serviço

Como simplificar o processo de prestação de contas dos colaboradores?

Além do cuidado com os pagamentos, as empresas precisam se preocupar com as prestações de conta que fazem parte do dia a dia financeiro e administrativo das corporações.

A melhor forma de manter esse compromisso em dia é estruturar relatórios que tragam organização e confiabilidade ao processo.

Sendo assim, separamos algumas dicas para dar agilidade e simplicidade à prestação de contas na sua empresa:

1. Defina políticas claras sobre despesas

Caso seus colaboradores não saibam quais informações apresentar em seus relatórios de despesas, eles podem acabar cometendo erros sem ter conhecimento sobre eles. Por esse motivo, as regras devem estar claras e devidamente formalizadas.

Todos os profissionais precisam ter acesso a um documento que consolide as regras sobre os deslocamentos corporativos, gastos, reembolsos, prestações de contas e outras situações relacionadas.

Além disso, evite políticas extensas e complexas, que resultem em mais dúvidas ao invés de respostas. Objetividade e clareza evitam que a má interpretação ou não entendimento das normativas resulte em erros nos relatórios de prestação de contas.

2. Não aceite itens irregulares

Um erro comum em processos de conferência de despesas e prestações de contas é aceitar itens irregulares e abrir diversas “exceções”. Exceções entre aspas porque, se são diversas e ocorrem com frequência, perdem a característica de uma exceção.

A empresa deve criar uma série de normativas que os colaboradores devem seguir e os conferentes devem cobrar. Com o tempo, seus colaboradores adaptarão seu comportamento às políticas e, naturalmente, deixarão de incluir itens que sabem que a empresa reprovará.

Se existem perfis de colaboradores que sempre terão benefícios ou permissões para prestar contas de valores diferenciados, considere criar mais de uma política de despesas para simplificar a prestação de contas desses grupos.

3. Estipule valores para as despesas

Em sua política de viagens, estipule os valores para cada tipo de despesa. Isso orientará os colaboradores antes mesmo de realizarem as despesas, e ainda atua no controle dos custos com viagens corporativas.

São inúmeros os tipos de despesas que podem ter os valores previstos em sua política de despesas. O valor reembolsado por km rodado, refeições, hospedagens, são apenas alguns exemplos do que você pode levar em consideração.

Para definir os valores máximos das despesas, você pode se basear em benchmarks, pesquisas de consumo em determinadas regiões ou ainda em sites que disponibilizam o preço médio de serviços, como os sites da Alelo e da Sodexo.

Estas informações são via de mão dupla, uma vez que tanto simplificam a prestação de contas do seu colaborador quanto aumentam o seu controle sobre estes gastos.

4. Utilize a tecnologia para simplificar a prestação de contas

Se o profissional que se desloca com frequência só puder realizar seu relatório quando retornar à empresa, nem sempre conseguirá entregar as despesas no prazo estipulado, gerando transtorno e estresse.

O mais indicado é que a companhia tenha uma solução tecnológica para realizar e simplificar todo o processo, como um sistema para gestão e prestação de contas. 

Uma opção mobile permite que o colaborador digitalize o cupom ou nota fiscal assim que realizou a despesa. Desta forma, o viajante não precisará armazenar os cupons fiscais fisicamente, economizando tempo na prestação de contas.

Neste momento, a validação de políticas demonstrará rapidamente ao colaborador e ao conferente se houve violação das políticas.

Sendo assim, ao invés de os colaboradores apresentarem as notas fisicamente para conferência ao fim da viagem, o que levaria horas, uma solução tecnológica permite que eles digitalizem todas as despesas em poucos minutos, tornando a prestação de contas muito mais rápida, simples e assertiva

Ferramentas de gestão de despesas permitem que o setor responsável pela conferência dos relatórios ganhe mais agilidade e precisão nas informações. A centralização e aumento na precisão dos dados, facilita análises financeiras e a construção de relatórios de custos, cruciais  para o time financeiro.

Como fazer prestação de contas na Paytrack?

Após realizar uma despesa, os colaboradores precisam prestar contas para definir se há um valor a devolver ou receber da empresa.

Depois que o relatório for criado e aprovado, chegamos à fase de prestação de contas, onde será possível vincular as despesas ao relatório correspondente.

Em primeiro lugar, vale ressaltar que se o relatório for uma solicitação de serviço, a despesa dessa solicitação será criada e vinculada automaticamente.

No entanto, caso seja necessário criar manualmente uma despesa e vinculá-la ao relatório, há duas formas de fazer isso:

• Criando a despesa diretamente no relatório, acessando a aba “Despesas” e clicando em “+ Despesas”;
• Criando a despesa na tela “Despesas a classificar”, clicando em “+ Despesas” e vinculando ao relatório que está em prestação de contas;
• Se a despesa for criada manualmente, será necessário preencher algumas informações: tipo de despesa, valor, data, de quem, tipo de pagamento.

Importante: caso o pagamento tenha sido feito com Paytrack Card ou Carteira Digital, a despesa será gerada automaticamente na aba “Despesas a classificar”.

Após vincular todas as despesas ao relatório, você pode finalizar a etapa de prestação de contas e avançar para a conferência.

Nesta etapa, o sistema valida se as despesas estão de acordo com a política da empresa. Caso necessário, podem ser solicitados ajustes ou informações adicionais.

Feito isso, seu relatório seguirá para aprovação, e você pode acompanhar o status na aba “Relatórios”.

Faça da prestação de contas da sua empresa um processo eficiente

Ficou claro que a prestação de contas é um serviço essencial corporativo, capaz de garantir a adesão e gerar confiança sobre os limites de gastos. Além disso, esta é uma forma de minimizar fraudes e reduzir despesas que fujam do orçamento permitido.

Realizar a prestação de contas com simplicidade otimiza o tempo dos usuários da ponta e do seu time financeiro. Esta economia de tempo e aumento da visibilidade de dados leva à redução de custos significativa na sua companhia.

Com o auxílio da tecnologia, uma boa comunicação interna e firmeza no cumprimento das regras, o trabalho ganha legitimidade, transparência e produtividade.

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