Compliance em viagens corporativas: as melhores práticas

São vários os pilares que sustentam uma gestão de despesas eficiente. Dentre eles, podemos destacar a definição de políticas de despesas claras e bem definidas. Elas são as responsáveis para que uma empresa obtenha o compliance em viagens corporativas.

O termo compliance vem se tornando cada vez mais relevante dentro das empresas. Afinal de contas, qual gestor não gostaria de ver as suas políticas de viagens corporativas sendo seguidas à risca por todos?

Manter um alto padrão de compliance em viagens corporativas protege a empresa contra fraudes, sanções e possíveis irregularidades. Por isso, investir na implementação de práticas de compliance é fundamental.

Assim, é possível garantir que todos os colaboradores que viajam a trabalho entendam as suas responsabilidades e ajam de acordo com as políticas definidas. Consequentemente, a empresa colhe uma série de benefícios.

Para conhecer as melhores práticas de compliance em viagens corporativas, preparamos este artigo. Portanto, faça a leitura conosco e saiba como implementá-las no dia a dia da sua empresa.

O que é compliance em viagens corporativas?

O compliance em viagens corporativas nada mais é do que a forma com a qual uma empresa se comporta mediante às políticas internas que regem as viagens a trabalho dos seus colaboradores.

Desse modo, o seu principal objetivo é garantir que todos os colaboradores sigam à risca as diretrizes internas da empresa, minimizando riscos legais, financeiros e operacionais.

Em outras palavras, o compliance, quando relacionado à política de viagens corporativas, visa garantir que todas as etapas de uma viagem, desde a sua aprovação até a prestação de contas, sejam realizadas em conformidade.

Por exemplo, independentemente se uma empresa opta pelo adiantamento de despesas ou pelo uso de um cartão corporativo, é indispensável que o colaborador utilize os recursos somente com o que é permitido pela empresa.

Quando ele age em conformidade com as políticas, o compliance está em dia. Agora, se ele utiliza o valor disponível para compras pessoais, mesmo sabendo que esta é uma atitude indevida, temos um problema a ser resolvido.

Sendo assim, implementar um programa de compliance em viagens corporativas envolve a adoção de várias medidas. Quando colocadas em prática, uma empresa pode se beneficiar em ver os seus processos sendo executados da forma correta.

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Por que o compliance nas viagens corporativas é importante?

A importância do compliance nas viagens corporativas pode ser vista de diferentes formas. Seja na proteção dos interesses da empresa, na mitigação de riscos financeiros e legais, na manutenção da transparência e integridade das operações e na garantia de uma gestão responsável e ética dos recursos da organização durante as viagens de negócios.

Além disso, garantir o compliance nas suas viagens corporativas possibilita:

• Controle de gastos: As políticas e orientações sobre gastos, limites e prazos garante que a empresa não sofra com gastos indevidos e prejuízos, mas sim, assegure o alinhamento das viagens de acordo aos objetivos propostos.
• Reputação dos negócios: Condutas duvidosas e violações de compliance podem trazer uma imagem negativa da empresa perante seus clientes e investidores, afetando negativamente a empresa.
• Garantia do cumprimento legal: O cumprimento da lei voltada para viagens corporativas, principalmente se tratando de outras culturas, é fundamental para evitar multas, penalidades e até processos.

Melhores práticas de compliance em viagens corporativas

Como você pode perceber, manter um elevado índice de compliance em viagens corporativas é altamente benéfico para uma empresa. No entanto, alcançar tais benefícios passa pela adoção de algumas medidas.

A implementação destas práticas não contribui somente para minimizar riscos de fraudes e erros, como também promove uma cultura organizacional que possui como pilares a responsabilidade e transparência.

Portanto, confira conosco algumas medidas de compliance que sua empresa deve considerar ao gerenciar viagens corporativas:

1. Estabelecer políticas de viagens claras e acessíveis

A primeira e talvez mais crucial prática de compliance em viagens corporativas é a criação de políticas claras e acessíveis. Elas devem englobar todos os aspectos de uma viagem a trabalho, envolvendo a aprovação, despesas e prestação de contas.

Dessa maneira, elas também precisam incluir diretrizes sobre orçamentos, tipos de despesas reembolsáveis, padrões para transporte e hospedagem, entre outros.

Para garantir que elas sejam eficazes, você deve investir para que elas sejam facilmente acessíveis aos colaboradores. Caso seja preciso, forneça treinamentos regulares para que todos estejam cientes e saibam como aplicá-las em viagens.

2. Monitorar e auditar as despesas regularmente

Uma vez definidas as regras para despesas de viagens corporativas, é essencial realizar o monitoramento e promover auditorias de forma regular. O foco é conferir se as transações estão em conformidade com as políticas.

Neste momento, a implementação de um sistema de gestão pode facilitar o processo. Isso porque ele permite que as empresas acompanhem os gastos em tempo real, aumentando a eficácia e reduzindo riscos.

A realização de auditorias é essencial para combater fraudes. Esse processo ajuda a manter a integridade financeira da empresa e, além disso, evitar quaisquer tipos de problemas fiscais e legais.

3. Fornecer treinamentos sobre compliance

Investir em treinamentos contínuos é uma prática indispensável para garantir o sucesso do compliance em viagens corporativas. Afinal, é importante que os colaboradores estejam constantemente atualizados sobre as regras e regulamentos.

Esses treinamentos devem cobrir não apenas as políticas internas da empresa, mas também as exigências legais e regulatórias que podem impactar as viagens. Com isso, maiores são as chances das viagens a trabalho estarem em conformidade.

Além disso, os treinamentos podem servir como uma oportunidade para esclarecer dúvidas e revisar casos práticos. Logo, você estará investindo em colaboradores preparados para lidar com situações que possam surgir durante suas viagens.

4. Investir em uma comunicação aberta e transparente

Outra prática crucial é investir em uma comunicação aberta e transparente dentro da empresa. Você deve promover um ambiente onde os colaboradores se sintam à vontade para reportar quaisquer preocupações ou irregularidades que possam surgir durante as viagens.

Com isso, crie canais de comunicação eficazes, como linhas diretas de compliance ou plataformas de feedback anônimo, onde os colaboradores possam relatar problemas sem medo de sofrer represálias.

Outro ponto importante é que manter uma comunicação clara também significa informar regularmente os colaboradores sobre eventuais atualizações nas políticas de viagem, mudanças nas regulamentações e resultados de auditorias.

5. Utilizar a tecnologia em favor da empresa

Por fim, mas não menos importante, você deve utilizar a tecnologia em favor da empresa no compliance em viagens corporativas. As ferramentas de gestão de viagens e despesas permitem automatizar grande parte dos processos.

Uma plataforma completa não só facilita o cumprimento das políticas de viagem, mas também aumenta a transparência e a precisão dos dados, reduzindo o risco de erros humanos.

Além disso, as plataformas tecnológicas oferecem recursos como relatórios automatizados, alertas de conformidade, e integração com sistemas de pagamento. Logo, você terá um processo mais eficiente na empresa.

Com a Paytrack, você pode parametrizar a nossa solução de acordo com as regras da sua empresa. Enquanto o colaborador faz a prestação de contas pelo app, o time financeiro acompanha tudo em tempo real.

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Como lidar com situações de violação do compliance nas viagens?

Lidar com situações de violação do compliance nas viagens é uma tarefa delicada, mas essencial para garantir a conformidade com as políticas internas da empresa.

Quando uma violação é identificada, é fundamental agir de maneira rápida e eficaz para mitigar os impactos, corrigir o problema e prevenir que ocorram novamente no futuro.

Portanto, para lidar com estas situações, selecionamos alguns procedimentos essenciais para um compliance em viagens corporativas mais eficiente. Veja:

1. Identifique e documente a violação

O primeiro passo ao lidar com uma violação do compliance em viagens corporativas é identificar claramente o que aconteceu. Aqui, você deve coletar todas as informações relevantes, como detalhes da violação, os envolvidos, e o contexto em que a infração ocorreu.

É essencial documentar tudo com precisão, pois essas informações serão fundamentais para a análise do caso e para determinar as ações corretivas necessárias.

Além disso, documentar a violação não apenas ajuda a entender o que aconteceu, mas também cria um registro formal que pode ser usado para treinamentos futuros e para fortalecer as políticas de compliance da empresa. 

2. Comunique a violação imediatamente

Após identificar e documentar a violação, é crucial comunicar o problema imediatamente às partes relevantes dentro da empresa. Isso pode incluir o departamento de compliance, o setor de recursos humanos, e a alta administração, dependendo da gravidade da violação

A comunicação rápida permite que a empresa tome as medidas necessárias para mitigar os impactos e evite que a situação se agrave.

Além disso, comunicar a violação de forma transparente demonstra o compromisso da empresa com o compliance em viagens corporativas e ajuda a manter a confiança entre os colaboradores. Você deve fazê-la de forma clara e direta, ok?

3. Analise as causas e avalie o impacto

Depois de comunicar a violação, a empresa deve realizar uma análise detalhada das causas que levaram ao incidente. Isso pode incluir uma revisão das políticas existentes, uma avaliação do processo de treinamento, ou uma investigação sobre falhas nos sistemas de controle.

Neste momento, compreender as causas é essencial para desenvolver estratégias de prevenção e corrigir quaisquer lacunas no programa de compliance.

4. Implemente medidas corretivas

Com base na análise das causas e no impacto da violação, a empresa deve implementar medidas corretivas para evitar incidentes semelhantes e manter o compliance nas viagens corporativas.

Isso pode incluir a revisão e atualização das políticas de viagem, o fortalecimento dos controles internos, ou a realização de treinamentos adicionais para os colaboradores. As medidas corretivas devem ser específicas, mensuráveis e alinhadas com os objetivos de compliance.

5. Reforce o programa de compliance

Por fim, use a violação como uma oportunidade para reforçar o compliance em viagens corporativas. Aproveitar as lições aprendidas com a violação para  se fortalecer é essencial para prevenir futuros incidentes e garantir que a empresa continue operando de maneira ética e em conformidade.

Como usar o Self Compliance para auxiliar sua gestão de viagens corporativas?

O self compliance é um termo designado a auto responsabilidade, uma abordagem onde as empresas adotam um sistema onde tanto a empresa quanto os colaboradores fazem seu autogerenciamento.

No âmbito das viagens corporativas, o self compliance se aplica tanto à empresa criar e aplicar suas próprias regras, políticas e procedimentos, quanto aos colaboradores se atentar para cumprir as normas e seguir os processos com iniciativas próprias.

As vantagens aplicadas a essa metodologia são:

• Autonomia
• Eficiência
• Cultura e conformidade

No entanto, para que o self compliance funcione adequadamente, é importante adotar algumas medidas. Ou seja, deve-se criar um ambiente que promova uma adoção melhor dessa metodologia, criar treinamentos que incentivem os colaboradores e orientar devidamente sobre todas as políticas e processos.

Neste caso, um sistema de gestão de despesas e viagens pode contribuir significativamente. Por isso, não deixe de investir no compliance das viagens corporativas da sua empresa.

Invista no compliance em viagens corporativas da sua empresa

Você pode entender que investir no compliance em viagens corporativas da sua empresa é essencial para garantir que todas as viagens sejam realizadas de maneira segura, eficiente e em conformidade.

Com a Paytrack, você pode transformar a gestão das suas viagens corporativas, implementando as melhores práticas de compliance de forma automatizada e integrada.

A Paytrack oferece uma plataforma robusta que facilita o controle de todas as etapas das viagens, desde a aprovação inicial até a prestação de contas. Com ferramentas que permitem o monitoramento em tempo real e relatórios detalhados, sua empresa pode garantir que todas as despesas estejam alinhadas com as políticas de compliance.

Não deixe a gestão das viagens corporativas ao acaso. Invista no compliance com a Paytrack e assegure que sua empresa esteja sempre em conformidade, protegendo seus recursos e promovendo uma cultura de responsabilidade e ética em todas as operações.

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